Anlegen einer Anfrage
Um
eine neue Anfrage anzulegen gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken
Sie auf das Modul Anfrage in der nun offenen
Auswahl klicken Sie auf Neu
oder auf Anfrage aus Anfrage
erstellen, wenn Sie die Inhalte einer bestehenden Anfrage übernehmen wollen.
Nun
geben Sie in den Kopfdaten die allgemeinen Informationen zum Beleg ein. Das
bedeutet u.a. den Lieferanten, das Projekt und den Anliefertermin.
Mit
einem Klick auf Speichern bestätigen Sie die Eingaben.
Wechseln
Sie in den Reiter Positionen und geben hier die Positionen, die Sie anfragen
möchten ein.
Um
eine neue Position hinzuzufügen klicken Sie auf Neu
wählen im unteren Bereich des Fensters die Art der Position (Positionsarten),
geben die Informationen (u.a. Menge) ein und klicken auf Speichern.
Gehen
Sie für alle gewünschten Positionen wie oben beschrieben vor.
Wenn
die Erfassung der Positionen abgeschlossen ist, dann wechseln Sie in den Reiter
Lieferkonditionen.
Hier geben Sie die Informationen ein,
wenn diese von den Grundeinstellungen abweichen und ändern ev. die Texte für diese
eine Anfrage ab.
Mit
Klick auf Drucken (oder oberes Menü Anfrage
- Drucken...) erhalten Sie eine Voransicht des Ausdrucks. Mit dem
Ausdruck , der Druckvorschau
, dem Versenden per E-Mail oder
speichern , aktivieren Sie die Anfrage, der
Status ändert sich von angelegt in offen.
Sobald
Sie die Antwort des Lieferanten erhalten, wählen Sie die Anfrage aus, wechseln
in den Reiter Lieferkonditionen und erfassen hier das Angebot des Lieferanten.
Danach
können Sie im Reiter Lieferdaten die Inhalten zu den einzelnen Positionen der
Anfrage eintragen.
Wenn
Sie die Inhalte der Anfrage in eine Bestellung übernehmen, so werden diese
Informationen übertragen.
Weiters
finden Sie das Icon Daten in
den Artikellieferant zurückpflegen. Um die Informationen der Anfrage
zurückzupflegen, wählen Sie die gewünschten Zeilen aus und klicken auf das
Icon.
Das
zweite Icon Daten in den
Artikellieferant zurückpflegen als bevorzugter Lieferant bewirkt, dass die
Inhalte rückgepflegt werden und der Lieferant als Bevorzugter eingetragen wird.
Wenn nun aus der Bestellung eine Anfrage erzeugt wird, wird der Erledigungsgrund 'Bestellt' in der Anfrage hinterlegt.
Wenn Sie die Anfrage manuell erledigen, so geben Sie bitte einen
Erledigungsgrund an.
Q: Wozu benötige ich das Projekt?
A:
Das Projekt dient der Kennzeichnung der unterschiedlichen Projekte Ihrer
Anfragen. Geben Sie hier entweder explizite Kundenprojekte ein oder z.B.
Jahresbedarf 2009 oder ähnliches.
Werden
hier die Kundenprojektnamen eingegeben, so achten Sie bitte darauf, dass diese
nicht angedruckt werden sollen, bzw. nur wenn dies so vereinbart ist.
Die
Angabe eines Projektnamens erleichtert die Auswertung der Lieferantenangebote
ganz deutlich.
Q: Die ausgewählte Kostenstellen wird wieder gelöscht?
A: Wenn Sie, z.B. in einer Anfrage, eine Kostenstelle ausgewählt haben und danach wird der Lieferant geändert, so wird die Kostenstelle wieder auf die Kostenstelle des Lieferanten gesetzt. Ist beim Lieferanten keine Kostenstelle definiert, so wir die Kostenstelle auf nicht gesetzt gestellt.
Q: Erfassung der Lieferkonditionen und Erfassung der Lieferdaten?
Bitte beachten Sie, dass die Erfassung der Lieferkonditionen vor der Erfassung
der eigentlichen Lieferdaten erfolgen muss.
Wenn Sie Lieferdaten erfassen
wollen, so geben Sie zuerst in den Lieferkonditionen die Angebotsnummer ein.
Wenn
Sie nun wieder Kopfdaten/Positionen/Konditionen ändern wollen, so entfernen Sie
die Angebotsnummer aus den Lieferkonditionen. Bitte beachten Sie, dass hierzu
keine Daten im Reiter Lieferdaten enthalten sein dürfen - löschen Sie etwaige
Inhalte vor dem Löschen der Angebotsnummer.
Der
Status der Anfrage ändert sich auf erledigt, sobald Sie eine Bestellung
erstellen, bzw. die Anfrage manuell erledigen (geben Sie hierzu bitte einen
Erledigungsgrund an).
Q: Warum werden die Anliefertermine nur in Wochen angegeben?
A: Weil eine Anfrage eine grobe Information darstellt und natürlich auch vom Bestelldatum abhängt.
Q: Wie erhalte ich schnell einen Überblick über die Warenbewegungen und den Bedarf der Artikel zu denen ich eine Anfrage erstelle?
A: Markieren Sie eine Zeile in den Anfragepositionen, mit Klick auf das Icon Monatsstatistik wird die Statistik über Warenzu- und abgänge dieses Artikels aufgerufen und angezeigt.
Q: Wo sehe ich eine Zusammenfassung der angebotenen Preise?
A: Diese sehen Sie unter Journal, Lieferdaten. Es stehen hier folgende Auswertemöglichkeiten zur Verfügung:
Von - Bis | Betrachtungszeitraum der versandten Anfragen |
Artikelnummer von - bis | eine eventuelle Einschränkung auf gewünschte Artikel |
Sortierung nach Projekt | Sortiert die Lieferdaten nach Projekt und dann nach Artikelnummer, sodass je Projekt übersichtlich alle angebotenen Artikel / Preise gemeinsam dargestellt werden und daraus der entsprechende Anbieter ermittelt werden kann |
nur Projekt xy | Es werden nur die Anfragen für ein bestimmtes Projekt ausgewertet. Auch hier sind die Artikel nach Artikelnummer sortiert. Für diese Auswertung ist wichtig, dass die Projektbezeichnung der Anfragen gleichlautend sind. |
Anfragen ohne gelieferte Mengen anführen | Es werden hier auch angefragte Positionen angeführt, die noch nicht angeboten wurden. So erhalten Sie einen Überblick, welche Artikel insgesamt noch fehlen. |
Man sieht in dieser Übersicht auch deutlich die günstigste Einkaufsform. D.h. gerade in der Elektronik kann es immer wieder vorkommen, dass eine größere Stückzahl, einen geringeren Beschaffungswert ausmacht, als die gewünschte / benötigte Stückzahl.
Q: Die in den Lieferdaten erfassten Lieferanten-Angebote werden nicht in den Artikelstamm übernommen?
A:
Die erfassten Lieferdaten der Anfragen finden Sie NICHT unter Artikellieferant,
sondern unter Info, Anfragestatistik.
Warum
ist das so?
In
Artikellieferant werden die Lieferanten hinterlegt bei denen Sie tatsächlich
einkaufen.
In
den Anfragen werden ja üblicherweise an deutlich mehr Lieferanten gerichtet,
als bei denen dann wirklich eingekauft wird. Daher eben von den Lieferdaten
keine automatische Übernahme in den Artikellieferanten aber:
Wird
eine Anfrage in eine Bestellung eingelesen und dort dann die Mengen bestätigt,
so kann der Artikellieferant direkt übernommen werden. Bitte beachten Sie dazu
unbedingt die Einstellung der Preisübernahme in der Bestellposition.
Q: Zurückpflegen der in den Lieferdaten erfassten Lieferanten-Angebote
A:
Durch Klick auf den Button Daten in Artikellieferant zurückpflegen, werden die Daten dieses Artikels in
den Artikelstamm, Artikellieferant zurückgepflegt.
Bitte
unterscheiden Sie zwischen zurückpflegen
und als erster = bevorzugter Lieferant
zurückpflegen.
Sind
für diesen Lieferanten bereits Staffelmengen eingetragen, so erscheint folgende
Abfrage:
Mit
Ja werden die bestehenden Staffelpreise des Lieferanten gelöscht.
Mit
Nein werden diese belassen und eventuelle zusätzliche Staffelmengen aufgrund
dieser Anfrage hinzugefügt.
Mit
Abbrechen werden keine Änderungen vorgenommen.
Durch die Übernahme wird
ab Build 14846 auch eine Verlinkung vom Artikellieferanten zur Anfrageposition
hergestellt.
D.h. im Artikellieferanten finden durch diese Zuordnung Sie
die Anfrage Nummer mit einem GoTo zur
Anfrage. Womit wiederum vom Artikellieferanten aus direkt auf das damals erfasst
Angebot Ihres Lieferanten, das Sie in der Anfrage erfasst haben gesprungen
werden kann.
Übernahme von Staffelmengen:
Sind
in der Anfrage verschiedene Mengen des gleichen Artikels eingetragen, so wird
die niedrigste Menge in den Artikellieferanten übernommen. Alle weiteren Mengen
werden in die EK-Staffelpreise des Artikellieferanten übernommen.
Es
werden dabei folgende Daten von der Anfrage in den Artikellieferanten
übernommen:
Standardmenge
Mind.
Bestellmenge
Verpackungseinheit
Wiederbeschaffungszeit
(Tage oder Wochen, siehe dazu Mandantenparameter ARTIKELWIEDERBESCHAFFUNGSZEIT)
Anliefermenge
... wird nur in die EK-Staffelmengen übernommen
Anlieferpreis
Zertifikatsart
Aus
den Lieferkonditionen:
Angebotsnummer
Angebotsdatum
... Gültig ab. Ist das Angebotsdatum nicht gesetzt, so wird das Anfragedatum
als Gültig ab in den Artikellieferanten übernommen.
Angebot
gültig bis ... Gültig bis
Hinweis:
Sollte in Ihrer
HELIUM V Installation der Parameter Parameter DIMENSIONEN_BESTELLEN aktiviert
sein, so wirkt trotzdem die Preis-Rückpflege nur auf den gewählten
(Zuschnitts-)Artikel.
Zertifikatsart:
In
manchen Branchen ist es bereits in der Angebotsphase erforderlich, dem Kunden
mitzuteilen, in welcher Form er das Zertifikat seiner Ware erhält. Definieren
Sie hier, welches Zertifikat Sie von Ihrem Lieferanten erhalten. Diese Info wird
an den Artikellieferanten weitergegeben.
Beim
Ausdruck des Angebotes wird die Zertifikatsart des bevorzugten Lieferanten mit
angedruckt.
Die
Zertifikatsarten können im Modul Anfrage in den Grunddaten definiert werden.
Q: Wie können Lieferdaten rasch erfasst werden?
A: Nutzen Sie dafür bitte im Reiter Lieferdaten
die
Schnellerfassung.
Damit gelangen Sie in eine eigene Erfassungsmaske mit der
die Wiederbeschaffungszeit (WBZ), die Anliefermenge und der Anlieferpreis direkt eingetippt werden können
und so sehr
rasch eine große Anzahl entsprechender Daten erfasst werden kann. Wenn noch
keine Anliefermenge erfasst wurde, kommt der Vorschlag aus der Anfrageposition.
Ergänzend
zu den üblichen Feldwechsel mit der Tab-Taste kann hier auch die Enter-Taste zum
Wechsel in das nächste Feld genutzt werden. Geänderte Werte werden in Blau
dargestellt. Beim Schließen des Dialogs können die Änderungen gespeichert oder
verworfen werden.
Mit der Taste + wird die aktuelle Zeile gespeichert und in
die gleiche Spalte der nächsten Zeile gewechselt.
Über den Button "WBZ"
kann die WBZ (Wiederbeschaffungszeit) für alle Zeilen vorbelegt werden.
Q: Können für die angebotenen Positionen die Preis gültig ab übernommen werden?
A: In den Lieferkonditionen der Anfrage gibt es das Feld "Preis gültig ab". Wenn
dieses besetzt ist, wird dieses Datum als Vorschlagswert in die einzelne
Position der Lieferdaten übernommen. Ist dieses nicht gesetzt, wird heute als
"Preis gültig ab" in die Artikellieferantendaten übernommen. Dies wird auch in
der Lieferdaten-Schnellerfassung berücksichtigt.
Q: Wozu dient der Anfrage Vorschlag?
A:
Die grundlegende Idee des Anfragevorschlages ist, dass Sie, bevor Produkte /
Artikel / Teile bestellt werden, diese auch bei verschiedenen Lieferanten
anfragen wollen, also sich von diesen Lieferanten ein Angebot einholen.
Die
grundsätzliche Funktionsweise und Bedienung des Anfragevorschlages ist
identisch zum Bestellvorschlag.
Ergänzend
sind zwei Funktionen:
Überleitung in Gruppenanfragen mit Angabe eines gemeinsamen Projektes. Bitte beachten Sie, dass für die Überleitung auch der Artikel die jeweilige Liefergruppe hinterlegt haben muss.
Import
des Anfragevorschlages anhand der SolidWorks
Schnittstelle.
Achten Sie bitte beim Import des Anfragevorschlages aus der SolidWorks
Schnittstelle darauf, dass hier NUR die Positionen einer
Stücklistenstruktur importiert werden. D.h. wird hier nur eine flache Liste
ohne Kopfdaten der Stückliste angegeben, so erfolgt kein Import, da ja
"nur" die Stücklistenpositionen mit ihren Unterpositionen
übernommen werden
Ebenso können Sie einen Anfragevorschlag für ein ausgewähltes Angebot erstellen. Hierzu verwenden Sie das Icon Anfragevorschlag aus Angebot erstellen und wählen anschließend durch Klick auf Angebot das gewünschte Angebot aus der Liste der Angebote aus. Nun wird ein Anfragevorschlag erstellt, der sich auf dieses Angebot bezieht.
Beachten Sie bitte auch, dass im Gegensatz zum Bestellvorschlag im Anfragevorschlag KEINE Preispflege im Artikellieferanten erfolgt.
Zusätzlich werden im Anfragevorschlag auch eine Kompaktinformation über die
bisherigen Anfragen angezeigt.
D.h. es werden, in der Regel am Anfang, zwei
Spalten angezeigt:
- angefragt: Die hier angezeigte Zahl signalisiert wie oft
dieser Artikel in letzter Zeit angefragt wurde
- angeboten: Hier wir
angezeigt, wieviele Angebotspositionen in letzter Zeit erfasst wurden
In
letzter Zeit: Das ist der Zeitraum von heute abzüglich dem Wert im Parameter
BEREITS_ANGEFRAGT, welcher üblicherweise auf 90Tage gestellt ist.
D.h.
Anfragen die älter als diese 90Tage sind, werden nicht berücksichtigt oder
umgekehrt, Sie erkennen damit Artikel die Sie kürzlich angefragt haben und
können so die Erstellung neuer Anfragen entsprechend steuern.
Q: Kann der Anfragevorschlag gemeinsam genutzt werden?
A: Ja. Dies ist mit dem persönlichen Bestellvorschlag gekoppelt. D.h. aktivieren Sie bitte den persönlichen Bestellvorschlag, so steht auch der Anfragevorschlag in der gleichen Logik zur Verfügung.
Q: Kann man eine Handeingabe in einen Artikel umwandeln?
A: Ja, mit Hilfe des Menüpunkts Bearbeiten - Handartikel in Artikel umwandeln. Um zum Beispiel nach Erteilung des Auftrags an Ihren Lieferanten Handeingaben in Artikel umzuwandeln, verwenden Sie diesen Menüpunkt. Nach Klick auf den Menüpunkt, erfolgt eine Abfrage, welche Artikelnummer Sie für den Artikel verwenden wollen, hier können Sie auch einfach eine neue Artikelnummer generieren.
Mit Klick auf OK bestätigen Sie die Artikelnummer, ein neuer Artikel wird angelegt und in der Anfrage hinterlegt. Bitte achten Sie darauf, dass die Umwandlung nur im Belegstatus "Offen" möglich ist.
Q: Wie erfasst man Preise, obwohl der Lieferant eine andere Einheit verwendet?
A: Verwenden Sie dazu die Eingabe der Bestellmengeneinheit im Artikel. In den Anfragepositionen und in den Lieferdaten kann der Preis in Bezug auf die Bestellmengeneinheit eingegeben werden, wenn der Artikel eine Bestellmengeneinheit und einen Umrechnungsfaktor hinterlegt hat.
Q: Warum wird als Positionsmenge eine bestimmte Menge vorgeschlagen?
A: Bei der Artikelauswahl wird als Positionsmenge aus den Lieferdaten des Lieferanten die Standardmenge, ist diese nicht vorhanden, die Mindestbestellmenge vorgeschlagen.
Q: Wie kann man eine Anfrage ent-erledigen?
A: Wurde eine Anfrage bereits erledigt, so kann man diese, z.B. um doch noch Daten einzupflegen, diese über den Menüpunkt Bearbeiten, Manuell erledigen wieder auf offen bzw. Erfasst zurückstellen.
Q: Kann der Anfragende definiert werden?
A: Ja. Es kann in den Kopfdaten der Anfrage mit dem Button "Anfrager" dieser
definiert werden. Es wird dieser bei einer neuen Anfrage mit dem angemeldetem
Benutzer vorbesetzt.
Wenn Anfragen aus einer Liefergruppenanfrage erzeugt
wird, wird der Anfrager aus der Liefergruppenanfrage übernommen.
Wenn
Anfragern aus einem Anfragevorschlag erzeugt werden, wir der Anfrage mit dem
angemeldeten Benutzer vorbesetzt.
Wenn eine Anfrage kopiert oder eine
Bestellung aus einer Anfrage erstellt wird, wird der Anfrager durch den
angemeldeten Benutzer ersetzt.
Q: Wozu dient eine Liefergruppenanfrage?
A: Dient dazu eine Anfrage an alle Lieferanten dieser Liefergruppe zu erstellen. Es wird damit automatisch eine entsprechende Anzahl an Anfragen generiert, welche dann wiederum eigenständig antworten und Angebote liefern, die gut miteinander verglichen werden können.
Man wählt zuerst in den Kopfdaten Liefergruppenanfrage anlegen und trägt die richtige Liefergruppe ein (Liefergruppe anlegen).
Hinweis:
In der Liefergruppenauswahl im Anfragekopf werden nur diejenigen Liefergruppen angezeigt, die auch Zuordnungen zu Lieferanten haben. Sollten Sie daher keine Liefergruppe bzw. die gewünschte Liefergruppe nicht in der Anfrage vorfinden, so ist für die jeweilige Liefergruppe noch kein einziger Lieferant zugeordnet.
Bitte beachten Sie, dass für die Überleitung (Anfragevorschlag) auch der Artikel die jeweilige Liefergruppe hinterlegt haben muss. Sie können diese im Artikel Reiter Detail zuordnen.
Q: Wo werden die Liefergruppen definiert?
A: Die Liefergruppen werden im Lieferanten definiert.
Q: Wie wird bei Liefergruppenanfragen vorgegangen?
A: Definieren Sie zuerst eine Liefergruppenanfrage durch Klick auf . In dieser müssen alle Positionen enthalten sind, welche Sie bei der gewünschten Liefergruppe anfragen wollen.
Zur Kontrolle drucken Sie diese Liefergruppenanfrage aus.
Danach wechseln Sie wieder nach Auswahl und wählen Anfragen aus Liefergruppenanfrage erstellen.
Nun werden entsprechend den bei den Lieferanten hinterlegten Liefergruppen Anfragen für diese Lieferanten erstellt und die ursprüngliche Liefergruppenanfrage auf erledigt gesetzt. Die erzeugten Anfragen an die einzelnen Lieferanten können wiederum wie gewohnt weiterbearbeitet werden.
Q: Alle angelegten Drucken
Im
Menüpunkt Anfrage gibt es auch die Möglichkeit alle Anfragen oder nur die
Anfragen einer Liefergruppe die im Status
angelegt sind auf einmal zu drucken bzw. per EMail oder Fax zu versenden.
In der Regel wird
Angelegte Liefergruppen wandeln und dann alle drucken ausgewählt. Das bedeutet,
dass zuerst alle angelegten Liefergruppenanfragen in einzelne Anfragen für die
jeweiligen Liefergruppe umgewandelt werden. Damit werden die umgewandelten
Liefergruppenanfragen erledigt.
Zugleich wurden dadurch Anfragen (mit
Liefergruppen Bezug) erzeugt. Diese sind ebenfalls im Status angelegt.
Nun
werden alle Anfragen, die im Status angelegt sind, ausgedruckt.
Wird
"Liefergruppe wählen und wandeln und nur die daraus angelegten Anfragen drucken"
gewählt, so werden nur die angelegten Liefergruppenanfragen der gewählten
Liefergruppe aufgelöst und dann wiederum die daraus erzeugten angelegten
Anfragen gedruckt.
Das bedeutet auch, wenn es keine umzuwandelnden
Liefergruppenanfragen der gewählten Liefergruppe gibt, z.B. weil bereits manuell
die Liefergruppenanfrage aufgelöst wurde, werden auch keine Anfragen versandt.
In diesem Falle sollte dann Angelegte Liefergruppen wandeln und dann alle
drucken verwendet werden.
Q: Vergleich der Angebote einer Liefergruppenanfrage
A: Wenn Sie eine Liefergruppenanfrage an Ihre Lieferanten versandt haben, so
erhalten Sie hoffentlich von Ihren Lieferanten auch die gewünschten Positionen
angeboten. Um diese nun zu vergleichen, steht unter Info Bieterübersicht ein
entsprechender Vergleich der Anfragen einer Gruppenanfrage zur Verfügung.
Wählen Sie dafür eine Anfrage die entweder eine Gruppenanfrage ist, oder aus
einer Gruppenanfrage erzeugt wurde.
Nun wählen Sie Info, Bieterübersicht.
Sie bekommen damit eine Zusammenfassung aller angebotenen Positionen und wer wo
der günstigste Lieferant ist.
Q: Kann man auf Liefergruppen filtern?
A: In der Auswahlliste steht eine Combobox mit der Liste der definierten
Liefergruppen als zusätzliche Filtermöglichkeit zur Verfügung.
Entfernen Sie gegebenenfalls den
Haken bei nur Offene um eine Übersicht über alle bisherigen Anfragen zu
bekommen.
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