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Anfrage

Statusübergänge

Anlegen einer Anfrage

Um eine neue Anfrage anzulegen gehen Sie bitte wie folgt vor:

Klicken Sie auf das Modul Anfrage in der nun offenen Auswahl klicken Sie auf Neu oder auf Anfrage aus Anfrage erstellen, wenn Sie die Inhalte einer bestehenden Anfrage übernehmen wollen.

Nun geben Sie in den Kopfdaten die allgemeinen Informationen zum Beleg ein. Das bedeutet u.a. den Lieferanten, das Projekt und den Anliefertermin.

Mit einem Klick auf Speichern   bestätigen Sie die Eingaben.

Wechseln Sie in den Reiter Positionen und geben hier die Positionen, die Sie anfragen möchten ein.

Um eine neue Position hinzuzufügen klicken Sie auf Neu wählen im unteren Bereich des Fensters die Art der Position (Positionsarten), geben die Informationen (u.a. Menge) ein und klicken auf Speichern.

Gehen Sie für alle gewünschten Positionen wie oben beschrieben vor.

Wenn die Erfassung der Positionen abgeschlossen ist, dann wechseln Sie in den Reiter Lieferkonditionen.

Hier geben Sie die Informationen ein, wenn diese von den Grundeinstellungen abweichen und ändern ev. die Texte für diese eine Anfrage ab. 

Mit Klick auf Drucken (oder oberes Menü Anfrage - Drucken...) erhalten Sie eine Voransicht des Ausdrucks. Mit dem Ausdruck , der Druckvorschau , dem Versenden per E-Mail oder speichern , aktivieren Sie die Anfrage, der Status ändert sich von angelegt in offen. 

 

Sobald Sie die Antwort des Lieferanten erhalten, wählen Sie die Anfrage aus, wechseln in den Reiter Lieferkonditionen und erfassen hier das Angebot des Lieferanten. 

Danach können Sie im Reiter Lieferdaten die Inhalten zu den einzelnen Positionen der Anfrage eintragen.

Wenn Sie die Inhalte der Anfrage in eine Bestellung übernehmen, so werden diese Informationen übertragen.

Weiters finden Sie das Icon  Daten in den Artikellieferant zurückpflegen. Um die Informationen der Anfrage zurückzupflegen, wählen Sie die gewünschten Zeilen aus und klicken auf das Icon.

Das zweite Icon Daten in den Artikellieferant zurückpflegen als bevorzugter Lieferant bewirkt, dass die Inhalte rückgepflegt werden und der Lieferant als Bevorzugter eingetragen wird.

 

Wenn nun aus der Bestellung eine Anfrage erzeugt wird, wird der Erledigungsgrund 'Bestellt' in der Anfrage hinterlegt. Wenn Sie die Anfrage manuell erledigen, so geben Sie bitte einen Erledigungsgrund an.

Q: Wozu benötige ich das Projekt?

A: Das Projekt dient der Kennzeichnung der unterschiedlichen Projekte Ihrer Anfragen. Geben Sie hier entweder explizite Kundenprojekte ein oder z.B. Jahresbedarf 2009 oder ähnliches.

Werden hier die Kundenprojektnamen eingegeben, so achten Sie bitte darauf, dass diese nicht angedruckt werden sollen, bzw. nur wenn dies so vereinbart ist.

Die Angabe eines Projektnamens erleichtert die Auswertung der Lieferantenangebote ganz deutlich.

Q: Die ausgewählte Kostenstellen wird wieder gelöscht?

A: Wenn Sie, z.B. in einer Anfrage, eine Kostenstelle ausgewählt haben und danach wird der Lieferant geändert, so wird die Kostenstelle wieder auf die Kostenstelle des Lieferanten gesetzt. Ist beim Lieferanten keine Kostenstelle definiert, so wir die Kostenstelle auf nicht gesetzt gestellt.

Q: Erfassung der Lieferkonditionen und Erfassung der Lieferdaten?

Bitte beachten Sie, dass die Erfassung der Lieferkonditionen vor der Erfassung der eigentlichen Lieferdaten erfolgen muss. 

Wenn Sie Lieferdaten erfassen wollen, so geben Sie zuerst in den Lieferkonditionen die Angebotsnummer ein. 

Wenn Sie nun wieder Kopfdaten/Positionen/Konditionen ändern wollen, so entfernen Sie die Angebotsnummer aus den Lieferkonditonen. Bitte beachten Sie, dass hierzu keine Daten im Reiterl Lieferdaten enthalten sein dürfen - löschen Sie etwaige Inhalte vor dem Löschen der Angebtosnummer.

Der Status der Anfrage ändert sich auf erledigt, sobald Sie eine Bestellung erstellen, bzw. die Anfrage manuell erledigen (geben Sie hierzu bitte einen Erledigungsgrund an).

Q: Wozu dient eine Liefergruppenanfrage?

A: Dient dazu eine Anfrage an alle Lieferanten dieser Liefergruppe zu erstellen. Es wird damit automatisch eine entsprechende Anzahl an Anfragen generiert, welche dann wiederum eigenständig antworten und Angebote liefern, die gut miteinander verglichen werden können.

Man wählt zuerst in den Kopfdaten Liefergruppenanfrage anlegen und trägt die richtige Liefergruppe ein (Liefergruppe anlegen).

Hinweis:

In der Liefergruppenauswahl im Anfragekopf werden nur diejenigen Liefergruppen angezeigt, die auch Zuordnungen zu Lieferanten haben. Sollten Sie daher keine Liefergruppe bzw. die gewünschte Liefergruppe nicht in der Anfrage vorfinden, so ist für die jeweilige Liefergruppe noch kein einziger Lieferant zugeordnet.

Bitte beachten Sie, dass für die Überleitung (Anfragevorschlag) auch der Artikel die jeweilige Liefergruppe hinterlegt haben muss. Sie können diese im Artikel Reiter Detail zuordnen. 

Q: Warum werden die Anliefertermine nur in Wochen angegeben?

A: Weil eine Anfrage eine grobe Information darstellt und natürlich auch vom Bestelldatum abhängt.

Q: Wie erhalte ich schnell einen Überblick über die Warenbewegungen und den Bedarf der Artikel zu denen ich eine Anfrage erstelle?

A: Markieren Sie eine Zeile in den Anfragepositionen, mit Klick auf das Icon Monatsstatistik wird die Statistik über Warenzu- und abgänge dieses Artikels aufgerufen und angezeigt.

Q: Wo werden die Liefergruppen definiert?

A: Die Liefergruppen werden im Lieferanten definiert.

Q: Wie wird bei Liefergruppenanfragen vorgegangen?

A: Definieren Sie zuerst eine Liefergruppenanfrage durch Klick auf . In dieser müssen alle Positionen enthalten sind, welche Sie bei der gewünschten Liefergruppe anfragen wollen.

Zur Kontrolle drucken Sie diese Liefergruppenanfrage aus.

Danach wechseln Sie wieder nach Auswahl und wählen Anfragen aus Liefergruppenanfrage erstellen.

Nun werden entsprechend den bei den Lieferanten hinterlegten Liefergruppen Anfragen für diese Lieferanten erstellt und die ursprüngliche Liefergruppenanfrage auf erledigt gesetzt. Die erzeugten Anfragen an die einzelnen Lieferanten können wiederum wie gewohnt weiterbearbeitet werden.

Q: Wo sehe ich eine Zusammenfassung der angebotenen Preise?

A: Diese sehen Sie unter Journal, Lieferdaten. Es stehen hier folgende Auswertemöglichkeiten zur Verfügung:

Von - Bis Betrachtungszeitraum der versandten Anfragen
Artikelnummer von - bis eine eventuelle Einschränkung auf gewünschte Artikel
Sortierung nach Projekt Sortiert die Lieferdaten nach Projekt und dann nach Artikelnummer, sodass je Projekt übersichtlich alle angebotenen Artikel / Preise gemeinsam dargestellt werden und daraus der entsprechende Anbieter ermittelt werden kann
nur Projekt xy Es werden nur die Anfragen für ein bestimmtes Projekt ausgewertet. Auch hier sind die Artikel nach Artikelnummer sortiert. Für diese Auswertung ist wichtig, dass die Projektbezeichnung der Anfragen gleichlautend sind.
Anfragen ohne gelieferte Mengen anführen Es werden hier auch angefragte Positionen angeführt, die noch nicht angeboten wurden. So erhalten Sie einen Überblick, welche Artikel insgesamt noch fehlen.

 

 

Man sieht in dieser Übersicht auch deutlich die günstigste Einkaufsform. D.h. gerade in der Elektronik kann es immer wieder vorkommen, dass eine größere Stückzahl, einen geringeren Beschaffungswert ausmacht, als die gewünschte / benötigte Stückzahl.

Q: Die in den Lieferdaten erfassten Lieferanten-Angebote werden nicht in den Artikelstamm übernommen?

A: Die erfassten Lieferdaten der Anfragen finden Sie NICHT unter Artikellieferant, sondern unter Info, Anfragestatistik.

Warum ist das so?

In Artikellieferant werden die Lieferanten hinterlegt bei denen Sie tatsächlich einkaufen.

In den Anfragen werden ja üblicherweise an deutlich mehr Lieferanten gerichtet, als bei denen dann wirklich eingekauft wird. Daher eben von den Lieferdaten keine automatische Übernahme in den Artikellieferanten aber:

Wird eine Anfrage in eine Bestellung eingelesen und dort dann die Mengen bestätigt, so kann der Artikellieferant direkt übernommen werden. Bitte beachten Sie dazu unbedingt die Einstellung der Preisübernahme in der Bestellposition.

Q: Zurückpflegen der in den Lieferdaten erfassten Lieferanten-Angebote

A: Durch Klick auf den Button Daten in Artikellieferant zurückpflegen, werden die Daten dieses Artikels in den Artikelstamm, Artikellieferant zurückgepflegt.

Bitte unterscheiden Sie zwischen zurückpflegen und als erster = bevorzugter Lieferant zurückpflegen.

 

Sind für diesen Lieferanten bereits Staffelmengen eingetragen, so erscheint folgende Abfrage:

Mit Ja werden die bestehenden Staffelpreise des Lieferanten gelöscht.

Mit Nein werden diese belassen und eventuelle zusätzliche Staffelmengen aufgrund dieser Anfrage hinzugefügt.

Mit Abbrechen werden keine Änderungen vorgenommen.

 

Übernahme von Staffelmengen:

Sind in der Anfrage verschiedene Mengen des gleichen Artikels eingetragen, so wird die niedrigste Menge in den Artikellieferanten übernommen. Alle weiteren Mengen werden in die EK-Staffelpreise des Artikellieferanten übernommen.

 

Es werden dabei folgende Daten von der Anfrage in den Artikellieferanten übernommen:

Standardmenge

Mind. Bestellmenge

Verpackungseinheit

Wiederbeschaffungszeit (Tage oder Wochen, siehe dazu Mandantenparameter ARTIKELWIEDERBESCHAFFUNGSZEIT)

Anliefermenge ... wird nur in die EK-Staffelmengen übernommen

Anlieferpreis

Zertifikatsart

 

Aus den Lieferkonditionen:

Angebotsnummer

Angebotsdatum ... Gültig ab. Ist das Angebotsdatum nicht gesetzt, so wird das Anfragedatum als Gültig ab in den Artikellieferanten übernommen.

Angebot gültig bis ... Gültig bis

 

Zertifikatsart:

In manchen Branchen ist es bereits in der Angebotsphase erforderlich, dem Kunden mitzuteilen, in welcher Form er das Zertifikat seiner Ware erhält. Definieren Sie hier, welches Zertifikat Sie von Ihrem Lieferanten erhalten. Diese Info wird an den Artikellieferanten weitergegeben.

Beim Ausdruck des Angebotes wird die Zertifikatsart des bevorzugten Lieferanten mit angedruckt.

Die Zertifikatsarten können im Modul Anfrage in den Grunddaten definiert werden.

Q: Alle angelegten Drucken

Im Menüpunkt Anfrage gibt es auch die Möglichkeit alle Anfragen die im Status angelegt sind auf einmal zur drucken bzw. per EMail oder Fax zu versenden.

Bei diesem Vorgang werden auch die angelegten Liefergruppenanfragen aufgelöst.

D.h. es werden zuerst aus allen angelegten Liefergruppenanfragen Anfragen an die jeweiligen Lieferanten erzeugt und dabei die Liefergruppenanfragen erledigt.

Danach werden alle angelegten Anfragen versandt.

Q: Wozu dient der Anfrage Vorschlag?

A: Die grundlegende Idee des Anfragevorschlages ist, dass Sie, bevor Produkte / Artikel / Teile bestellt werden, diese auch bei verschiedenen Lieferanten anfragen wollen, also sich von diesen Lieferanten ein Angebot einholen.

Die grundsätzliche Funktionsweise und Bedienung des Anfragevorschlages ist identisch zum Bestellvorschlag.

Ergänzend sind zwei Funktionen:

Q: Kann man eine Handeingabe in einen Artikel umwandeln?

A: Ja, mit Hilfe des Menüpunkts Bearbeiten - Handartikel in Artikel umwandeln. Um zum Beispiel nach Erteilung des Auftrags an Ihren Lieferanten Handeingaben in Artikel umzuwandeln, verwenden Sie diesen Menüpunkt. Nach Klick auf den Menüpunkt, erfolgt eine Abfrage, welche Artikelnummer Sie für den Artikel verwenden wollen, hier können Sie auch einfach eine neue Artikelnummer generieren.

Mit Klick auf OK bestätigen Sie die Artikelnummer, ein neuer Artikel wird angelegt und in der Anfrage hinterlegt. Bitte achten Sie darauf, dass die Umwandlung nur im Belegstatus "Offen" möglich ist.

Q: Wie erfasst man Preise, obwohl der Lieferant eine andere Einheit verwendet?

A: Verwenden Sie dazu die Eingabe der Bestellmengeneinheit im Artikel. In den Anfragepositionen und in den Lieferdaten kann der Preis in Bezug auf die Bestellmengeneinheit eingegeben werden, wenn der Artikel eine Bestellmengeneinheit und einen Umrechnungsfaktor hinterlegt hat.

Q: Warum wird als Positionsmenge eine bestimmte Menge vorgeschlagen?

A: Bei der Artikelauswahl wird als Positionsmenge aus den Lieferdaten des Lieferanten die Standardmenge, ist diese nicht vorhanden, die Mindestbestellmenge vorgschlagen.

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HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter