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Angebot

Statusübergang

Anlegen eines Angebots

Um ein neues Angebot anzulegen gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie auf das Modul Angebot in der nun offenen Auswahl klicken Sie auf Neu .
Nun geben Sie in den Kopfdaten die allgemeinen Informationen zum Beleg ein. Das bedeutet u.a. den Kunden, Lieferzeit, Gültigkeit - je nach Bedarf.

Mit einem Klick auf Speichern bestätigen Sie die Eingaben.

Wechseln Sie in den Reiter Positionen und geben hier die Positionen, die Sie anbieten möchten ein. 
Um eine neue Position hinzuzufügen klicken Sie auf Neu wählen im unteren Bereich des Fensters die Art der Position (Positionsarten), geben die Informationen (u.a. Menge) ein und klicken auf Speichern. Gehen Sie für alle gewünschten Positionen wie oben beschrieben vor.

 

Wenn die Erfassung der Positionen abgeschlossen ist, dann wechseln Sie in den Reiter Konditionen.
Hier geben Sie die Informationen ein, wenn diese von den Grundeinstellungen abweichen und ändern ev. die Texte für dieses eine Angebot ab. 

Mit Klick auf Drucken (oder oberes Menü Angebot - Drucken...) erhalten Sie eine Voransicht des Ausdrucks. Mit dem Ausdruck , der Druckvorschau , dem Versenden per E-Mail oder speichern , aktivieren Sie das Angebot, der Status ändert sich von angelegt in offen. 

Q: Können Positionen aus Stücklisten auch auf offiziellen Belegen angedruckt werden?

A: Ja. Es müssen dazu die gewünschten Positionen in der Stückliste markiert werden.
Danach werden beim Druck des Angebotes die gewählten Stücklisten-Positionen nach dem eigentlichen Artikel unter der Angabe von Menge, Mengeneinheit und Bezeichnung zeilenweise mit angedruckt. Siehe dazu auch Stückliste.

Q: Wie ist die Positionsart "AGStückliste" zu verstehen?

A: Die Positionsart "AGStückliste" dient der Verwendung von Angebotsstücklisten im Angebot. Damit haben Sie die einfache Möglichkeit "Verkaufsstücklisten" zu erstellen und diese, ohne Artikel- und Stücklistenverwaltung aufzublähen, in einem eigenen Modul zu organisieren. Auch bei den Angebotsstücklisten können die anzudruckenden Angebotsstücklistenpositionen definiert werden.


Wurde die Positionsart AGStückliste ausgewählt, so kann über den Button "Agstkl..." eine bereits angelegte Angebotsstückliste ausgewählt werden, die damit diesem Angebot zugeordnet wird. Von HELIUM V wird der kalkulatorische Wert der Angebotsstückliste ermittelt und in der Preiseingabe angezeigt. Sie können nun den Positionspreis manuell eingegeben, der Vorschlagswert für den kalkulatorischen Wert der Position kann übersteuert werden.

Q: Wie kann der Lieferantenpreis, der Einkaufspreis für einen Artikel schon im Angebot dokumentiert werden?

A: Wenn Parameter LIEFERANT_ANGEBEN in der Kategorie Angebot gesetzt ist (Wert des Parameters=1), so kann im Angebot und im Auftrag je Artikel-(Ident-)Position auch der Lieferant angegeben werden. Zusätzlich kann der geplante Einkaufspreis mit angegeben werden. Dies bewirkt im weiteren Verlauf, dass wenn die Position kopiert wird (ZWA), der Preis als Nettopreis im Bestellvorschlag und in der Bestellung aus dem Angebot (EK-Preis) verwendet wird. Wenn in dem Feld Lieferantenpreis keine Information eingegeben wird, so wird die übliche Logik (Preise und Bezeichnungen aus dem Artikelllieferanten) verwendet.

Q: Wie / wann kann die Währung eines Angebotes geändert werden?

A: In die Währung wird als erste Vorbesetzung die Währung des Kunden oder Lieferanten zum Anlegezeitpunkt übernommen. Ändert später ein Kunde oder Lieferant seine Währung, bleibt die übernommene Währung unberührt. Werden mengen-/preisbehaftete Positionen erfasst, so sperrt das Bewegungsmodule automatisch das Währungsfeld. Tipp: Ein Löschen aller mengen-/preisbehafteten Positionen öffnet das Währungsfeld wieder.

Q: Wie kann ich den fälschlich zugeordneten Ansprechpartner wieder löschen?

A: Klicken Sie erneut auf den Knopf und in der Auswahlliste dann auf löschen.

Damit wird der zugeordnete Ansprechpartner wieder entfernt.

Q: Wie kann ich ein fälschlich erledigtes Angebot wieder auf offen setzen?

A: Gehen Sie in die Kopfdaten des entsprechenden Angebotes und klicken Sie auf ändern. Die nachfolgende Frage beantworten Sie mit Ja. Nun kann das Angebot wieder bearbeitet werden, bzw. kann daraus ein Auftrag erstellt werden.

Q: Was versteht man unter alternativen Angebots-Positionen?

A: Eine Angebots-Position vom Typ Ident, Handeingabe, AGStückliste kann als alternativ gekennzeichnet werden, solange sich ein Angebot im Status Angelegt befindet. Eine entsprechend gekennzeichnete Position ist als alternativ zum direkten Vorgänger zu betrachten. Eine alternative Position wird am Angebots Druck mit dem Text "Option" gekennzeichnet. Sie erhält keine Positionsnummer und ihr Gesamtwert wird nicht angedruckt. Außerdem wird sie bei der Angebots-Gesamtwertberechnung sowie in sämtlichen Auswertungen und in der Angebots-Vorkalkulation nicht berücksichtigt.

alternativ kann in den Positionsdaten definiert werden. Sie finden diese unmittelbar unter der Eingabe der Mehrwertsteuer.

Q: Was bewirkt eine AG Position vom Typ "Endsumme"?

A: Eine Position vom Typ "Endsumme" bezeichnet die Position im Angebotsdruck, an dem die Endsumme angedruckt wird. Damit ist es möglich, innerhalb der Angebots-Positionen Texte zu erfassen, die nach der Endsumme angedruckt werden. Pro Beleg kann nur eine Position vom Typ "Endsumme" erfasst werden. Es ist nicht möglich, eine preisbehaftete Position nach der "Endsumme" zu erfassen. Wird dies versucht, so wird automatisch die Position Endsumme nach der neu eingefügten preisbehafteten Position eingereiht.

Q: Kann ich freie Texteingaben machen?

A: Ja. Bitte beachten Sie dazu Freie Texte in Belegen.

Q: Wie kann ich reine Kostenpositionen im Angebot anführen?

A: Verwenden Sie dazu kalkulatorische Artikel.

Angebots Vorkalkulation

Mit der Angebots Vorkalkulation steht Ihnen die Kalkulation Ihres Angebotes unter Berücksichtigung aller Materialkosten über alle Stücklistenebenen zur Verfügung. Da aber, gerade bei Vorkalkulationen nicht jedes kleinste Detail von Bedeutung ist, steht mit dem Mandantenparameter ANGBOT_AGVORKALK_STKL_AUFLOESUNG_TIEFE die Möglichkeit der Begrenzung der Auflösungstiefe zur Verfügung. 

0 bedeutet, es werden keine Stücklisten Unterpositionen angedruckt. Es scheint lediglich die Stücklisten Position selbst auf.

1 bedeutet, es werden die Stücklistenpositionen der ersten Ebene ebenfalls in die Vorkalkulation mit einbezogen usw.

 

Bitte beachten Sie weiters, dass Fremdfertigungsstücklisten nicht weiter aufgelöst werden, also wie Zukaufteile behandelt werden.

Q: Welche Preise werden in der Angebots Vorkalkulation angedruckt ?

A: In der Angebots Vorkalkulation werden der aktuelle Gestehungspreis, der Lieferantenstaffelpreis und der (Kunden-) Verkaufspreis angedruckt. Für die Findung des Lieferantenstaffelpreis werden auch die angebotenen Mengen, wie in der Stücklistengesamtkalkulation, mit berücksichtigt.

Beachten Sie bitte den Parameter LIEFERANT_ANGEBEN in der Kategorie Angebot. Steht hier der Wert des Parameters auf 1, so kann im Angebot und im Auftrag je Artikel-(Ident-)Position auch der Lieferant angegeben werden. Zusätzlich kann der geplante Einkaufspreis mit angegeben werden. Der Andruck der Lieferantenpreise ist so gelöst, dass:

a.) wenn kein spezifischer Lieferant auf der Angebotsposition eingegeben ist, so wird bei der Vorkalkulation der bevorzugte Lieferant aus dem Artikel verwendet
b.) ist die Position eine Handeingabe, so wird als Lieferantenpreis der eingegebene Gestehungspreis verwendet.
In der Deckungsbeitragsberechnung für die Lieferanten werden auch die Transportkosten des Lieferanten berücksichtigt. Diese können im jeweiligen Lieferanten im Reiter Konditionen eingegeben werden.

Q: Wie kann ich Lagerstände In der Angebots Vorkalkulation andrucken?

A: Um die verfügbaren Lagerstände in der Angebots Vorkalkulation anzudrucken ist es erforderlich, dass der geplante Realisierungstermin für das Angebot unter Konditionen eingetragen wird.

Hintergrund ist, dass eine reine Lagerstandsanzeige als Aussage der Lieferfähigkeit viel zu gefährlich wäre, da es sein kann, dass zwar im Moment ausreichend Ware auf Lager ist, jedoch zum Zeitpunkt der Lieferung, also dem Realisierungszeitpunkt, die Ware bereits für andere Aufträge verbraucht würde.

Bitte beachten Sie, dass bei der Anzeige des fiktiven Lagerstandes alle Reservierungen, Fehlmengen, Bestellungen, Fertigungsablieferungen des jeweiligen Artikels terminlich berücksichtigt werden, jedoch nicht eventuell auf den gleichen Artikel lautende Angebote.

Wurde bei einem Angebot ein Realisierungstermin angegeben, so wird bei nicht ausreichenden fiktiven Lagerständen die Menge in Reverse gedruckt.

Angebote mit Stücklistenpositionen

Bei verschiedenen Anwendungen ist es praktisch, wenn für den Kunden Details aus der Stückliste auf dem Angebot mit angedruckt werden. Auch hier kann durch den Mandantenparameter ANGBOT_AG_STKL_AUFLOESUNG_TIEFE die Auflösungstiefe der Stückliste entsprechend gesteuert werden. Bitte beachten Sie bei beiden Parametern die Erhöhung der Berechnungsdauer für den jeweiligen Report. Je tiefer die Auflösung erfolgen muss, desto länger dauert auch die Berechnung.

Woran erkenne ich ob eine Artikelnummer durch das Vorbesetzen oder durch Ändern / Artikelauswahl übernommen wurde?

In der Detailbearbeitung einer Angebotsposition wird bei der Positionsart Ident, die zuletzt gewählte Artikelnummer (= Ident) automatisch vorgeschlagen. Dies hat den Zweck, Ihnen entsprechende Tipparbeit bei ähnlichen / gleichen Artikeln (z.B. Mengenstaffeln) zu ersparen. Anhand der Anzeige der Bezeichnung des Artikels kann erkannt werden, ob die Artikelnummer aus dem Vorschlag kommt, also die zuletzt eingegebene Artikelnummer ist, oder ob diese aus einer Auswahl kommt. Wenn die Artikelnummer nur vorbesetzt wurde, so wird KEINE Bezeichnung angezeigt. Erst nachdem die Eingabe der Artikelnummer mit TAB(ulator) verlassen wird, bzw. die Artikelnummer über den Auswahl Knopf Artikel... ausgewählt wurde, werden die Bezeichnungen des Artikels angezeigt.

Angebot Druck

Es gibt drei spezielle Lieferzeiten (egal welcher Einheit), die auf dem Druck im Angebot folgendes bewirken:

Lieferzeit Sondertext
0 Lieferung ab Lager
98 Nach Vereinbarung, freibleibend
99 Nach Vereinbarung

Fehlerhafter Angebotsdruck

Erscheint ein Ausdruck wie oben dargestellt oder ähnlich, so wurde die Texteingabe nicht vollständig abgespeichert. Um die Texteingabe richtig auszudrucken gehen Sie bitte erneut in die Bearbeitung der Texteingabe und speichern Sie diese erneut ab. Damit ist der Fehler behoben.

Positionsarten in den Verkaufsmodulen

Siehe bitte hier.

Q: Können die Angebots-Lieferzeiten geändert werden.

Ja. Wenden Sie sich bitte an Ihren HELIUM V Betreuer (ANG_ANGEBOTEINHEIT). Er wird das gerne für Sie einstellen.

Q: Was bedeuten die einzelnen Spalten der Umsatzübersicht?

Sie finden in HELIUM V in den Verkaufsmodulen jeweils eine Umsatzübersicht. Diese ist vor allem als schnelle Übersicht über den Status des jeweiligen Moduls gedacht. So erhalten Sie im Angebotswesen eine kompakte Übersicht über die Angebot nur für einen Vertreter (= Vertriebsmitarbeiter) oder über das gesamte Unternehmen.

 

Die Darstellungen bedeuten im Einzelnen:

 

Die linke Spalte stellt immer den Zeitraum dar:

D.h. die Anzeige erfolgt in Ihrer Unternehmenswährung in unserem Falle in Euro.

Unter Vorjahr sehen Sie die Werte des Jahres vor der gewählten Darstellung, darunter die einzelnen Monate des gewählten Darstellungsjahres, darunter die Jahressumme des gewählten Jahres und dann, soweit sinnvoll, eine Gesamtsumme.

 

In horizontaler Richtung stehen im Angebot folgende Spalten zur Verfügung:

 

Gesamt Gesamtwert der gelegten Angebote im Zeitraum, z.B. für den Monat Januar/Jänner
Offene Der Werte der im Zeitraum gelegten Angebote sind noch offen. D.h. also noch nicht bestellt bzw. als erledigt (= verloren) abgehakt.
Offene Termin bewertet Hier sehen Sie Ihre gewichteten Hoffnungsfälle. D.h. hier sind die offenen Angebote gewichtet mit der Angebotswahrscheinlichkeit zum voraussichtlichen Realisierungstermin enthalten. Sind in Ihren Angeboten keine Wahrscheinlichkeit und keine Realisierungstermine eingetragen, so erscheinen diese auch nicht in dieser Spalte.
Bestellt Welche Angebote konnten realisiert werden. D.h. welche Angebote wurde in Aufträge übergeleitet.

Bei den Handeingaben werden keine Einzelpreise gedruckt.

Sieht der Druck einer Angebots, Auftrags, Rechnungsposition z.B. wie folgt aus,

so wurden die Verkaufspreise unvollständig eingegeben.

Vermutlich wurde eine Eingabe wie unten angeführt vorgenommen:

HELIUM V druckt dies so wie von Ihnen gewünscht aus.

 

Richtig ist folgende Eingabe:

Beachten Sie, dass hier auch der Einzelpreis definiert ist und dieser somit auch im Ausdruck angeführt werden kann.

 

 

Q: Ein nicht erhaltenes Angebot erledigen

A: Haben Sie für ein Angebot den Auftrag nicht erhalten, so sollte dieses trotzdem mit Begründung, warum Sie dieses Angebot nicht erhalten haben erledigt werden. Viele unserer Anwender geben bei den Erledigungsgründen deren Mitbewerber an. So sehen Sie im laufe der Zeit, an welche Mitbewerber Sie die Angebote verlieren und können Analysieren, warum immer einige wenige Mitbewerber anstatt Ihnen die Aufträge erhalten. Die Auswertung dazu finden Sie unter Journal Abgelehnte Angebote.

Die Manuelle Erledigung des Angebotes finden Sie im Menü des Angebotsmoduls unter Bearbeiten, Manuell erledigen.

Die Definition der Angebots-Erledigungsgründe finden Sie unter Grunddaten, Erledigungsgrund im Modul Angebot.

Q: Kann ein Angebot nachträglich einem Auftrag zugeordnet werden ?

A: Wurde bei der Anlage des Auftrags vergessen, dass dadurch eigentlich ein Angebot erledigt wurde, so kann im Dialog des Erledigens nachträglich der Auftrag zugeordnet werden.

Wählen Sie dazu ebenfalls, den Menüpunkt Bearbeiten, Manuell Erledigen und wählen Sie nun durch Auftrag. Geben Sie im nachfolgenden Dialog den Auftrag an, durch den das Angebot erledigt wurde.

Hinweis: Ist auch das Modul Projektklammer in Verwendung, so gilt als Bedingung um ein Angebot durch einen Auftrag zu erledigen, dass sich sowohl Angebot als auch Auftrag auf dasselbe Projekt beziehen.

Q: Mit Zusammenfassung

A: In verschiedenen Branchen kommt immer wieder die Notwendigkeit ein umfassendes Angebot in zwei Teilen zu drucken. Diese Möglichkeit haben wir mit dieser Funktion zur Verfügung gestellt.

Da der tatsächliche Druck immer mit einer individuellen Gestaltung zusammenhängt, muss der tatsächliche Ausdruck immer an Ihre Wünsche angepasst werden. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren HELIUM V Betreuer.

 

Die Grundidee ist, dass ein Angebot mit Zusammenfassung zwei Teile hat. Zum Beispiel:

Ob ein Angebot mit Zusammenfassung gedruckt werden sollte, wird in den Konditionen des Angebotes definiert.

 

Beachten Sie dazu auch den Parameter DEFAULT_MIT_ZUSAMMENFASSUNG, mit dem definiert werden kann, ob Ihre Angebote, Auftragsbestätigungen generell mit Zusammenfassung gedruckt werden sollten.

 

Q: Wie füge ich Einzelpositionen eines Set-Artikels (über die Zwischenablage) in ein Angebot ein?

A: Um im Angebot mit Set-Artikel zu arbeiten muss mind. ein Set-Artikel eingefügt werden. Fügen Sie einen Set-Artikel in das Angebot ein, es werden auch die Einzelpositionen übernommen.
Mit dem Button Löschen können Sie einzelne Positionen löschen. Um nun neue Positionen im Set-Artikel hinzuzufügen haben Sie 2 Möglichkeiten:

Weitere Positionen außerhalb des Set-Artikels können Sie wie gewohnt durch Klick auf neu hinzufügen.

Wichtig: Bitte überprüfen Sie den Preis des Set-Artikels vor dem Versand des Angebots!

 

Q: Angebotspositionen zusammenfassen

A: Mit der Positionsart intelligente Zwischensumme steht die Möglichkeit der Zusammenfassung von mehreren Angebotspositionen zur Verfügung. Siehe dazu bitte auch.

Hier steht nun auch die Möglichkeit die Anzeige der Positionspreise abzuschalten. Damit wird erreicht, dass für die Positionen die innerhalb der Zwischensumme sind, keine Einzelpreise angedruckt werden. In anderen Worten, es wird damit ein frei konfigurierbarer Setartikel zur Verfügung gestellt.

Q: Verwendung des Angebotes für reinen Handel

A: Im (IT-) Handel hat man oft die Situation, dass von der Idee her zwar standard Artikel geliefert werden, diese aber immer in einer (Kunden-)spezifischen Konfiguration, die beim Lieferanten auch bestellt werden muss, angeboten und geliefert werden. Die Vorgehensweise dazu ist wie folgt:

a.) Der Kunde sendet / meldet einen Bedarf. Erfassen Sie dies bitte im Modul Projekte

b.) Sie (der HELIUM V Anwender) senden Anfrage(n) an Ihre Lieferanten

c.) Sie erhalten entsprechende Angebote und entwickeln / erstellen daraus Angebote in HELIUM V

d.) Kunde erteilt Auftrag

e.) Sie bestellen nun die genau richtigen Artikel bei Ihren Lieferanten

Wichtig zu wissen:

- Das Angebot enthält natürlich mehrere Positionen die einerseits Standard sind, die aber immer individuell für den Kunden konfiguriert werden. D.h. es wird ein standard Artikel verwendet. Die Zusatz-Beschreibung wird als Texteingabe individuell im Angebot hinterlegt.

- Es wird nicht für jeden Artikel (PC, Server) in seiner Spezialkonfiguration ein neuer Artikel erstellt. Trotzdem muss das konkrete Angebot des Lieferanten bei der einzelnen Angebotsposition hinterlegt werden können und auch die Einkaufspreise dazu. Dazu werden die Lieferanten Angebotsdaten in der Ident-Texteingabe eingetragen.

- Bei welchem Lieferanten bestellt wird, wird in der Angebotsposition und damit auch in der Auftragsposition hinterlegt.

- Der geplante Einkaufspreis wird in der Angebots- und in der Auftragsposition hinterlegt.

- Damit ist auch die Vorkalkulation des Angebotes in der Deckungsbeitragsrechnung richtig. Es werden die definierten Einkaufspreise herangezogen.

- Nun wird aus dem Angebot ein Auftrag erstellt (Auftrag aus Angebot). Dabei werden die Daten aus dem Auftrag übernommen, also der Lieferant, der Einkaufspreis und der ergänzende Ident-Text. Somit hat man, Lieferantenpreise,  bei welchem Lieferanten, die genaue Spezifikation und die erklärenden, beschreibenden Texteingaben für den Kunden

- Sodann wird entweder

  - ein Bestellvorschlag (für alle) gemacht

  - manuell eine Bestellung gemacht

  - der Bestellvorschlag über die Zwischenablage aus dem Auftrag befüllt

- die Bestellung(en)

  - gehen an den richtigen Lieferanten

  - es sind darin die im Angebot definierten Einkaufspreise enthalten

  - Es steht darin die genaue Beschreibung, so dass die individuelle Konfiguration auch so beim Lieferanten bestellt wird. Dafür ist das Bestellformular entsprechend für den Andruck der Texteingaben anzupassen.

Q: Kann man eine Handeingabe in einen Artikel umwandeln?

A: Ja, mit Hilfe des Menüpunkts Bearbeiten - Handartikel in Artikel umwandeln. Um zum Beispiel nach Erteilung des Auftrags Handeingaben in Artikel umzuwandeln, verwenden Sie diesen Menüpunkt. Nach Klick auf den Menüpunkt, erfolgt eine Abfrage, welche Artikelnummer Sie für den Artikel verwenden wollen, hier können Sie auch einfach eine neue Artikelnummer generieren.

Mit Klick auf OK bestätigen Sie die Artikelnummer, ein neuer Artikel wird angelegt und im Angebot hinterlegt. Bitte achten Sie darauf, dass die Umwandlung nur im Belegstatus "Offen" möglich ist.

Q: Können die Preise entsprechend der HELIUM V-Preisfindung aktualisiert werden?

A: Ja, mit einem Klick auf das Taschenrechner-Icon werden die Preise im Angebot entsprechend der Preisfindung aktualisiert. Das bedeutet das VK-Preislisten, Kundensonderkonditionen, Mengenstaffeln etc. berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass manuelle Eingaben zb. von Fixpreisen überschrieben werden.

Q: Kann der Angebotswert als gesamtes übersteuert werden?

A: Es kommt immer wieder vor, dass für ein Angebot ein pauschaler Betrag vereinbart wird. Details siehe bitte.

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Autor:
Ing. Werner Hehenwarter