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Da unsere Anwender immer öfter nach den Kennzahlen fragen, mit denen sie Ihre
Unternehmen führen sollten, hier eine Sammlung von Punkten die unserer Meinung
nach wichtig sind um ein Unternehmen überhaupt führen zu können.
Wir gehen
hier von einem produzierenden Betrieb aus, die Kennzahlen für reine
Handelsbetriebe werden in den grundlegenden Bereichen gleich sein, in den
Analysebereiche der Erfolge der Vertreter mögen Sie durchaus detaillierter sein
müssen.
Bitte betrachten Sie dies auch als eine Sammlung von Anregungen
ohne jeglichen Anspruch auf Vollständigkeit.
Controlling oder Kontrolle?
Gerade im deutschsprachigen Raum werden diese beiden Begriffe gerne vermischt.
Bitte beachten Sie, dass es aber immer um Controlling geht, also die Steuerung
Ihres/r Unternehmens. In diesem Zusammenhang ist in gewissen Bereichen auch
immer wieder Kontrolle notwendig. Aber es geht um die Steuerung.
Und:
Leider müssen wir Unternehmer immer wieder erkennen, dass manche Aufgaben nicht
delegierbar sind und wenn wir diese nicht wahrnehmen, uns hinter zuviel anderer
Arbeit verstecken, werden Dinge nicht gemacht. Bedenken Sie immer auch, es ist
Ihr Unternehmen und nicht das eines Bankdirektors, eines Investors usw.
(Zumindest in der Anwendergruppe die bis heute unsere Softwarelösungen
einsetzt).
Was ist wichtig?
Das allerwichtigeste ist, dass Sie sich auf die Daten verlassen können die Ihnen Ihr HELIUM V präsentiert. Leider gilt insbesondere in der Unternehmenssteuerung, Shit in, Shit out. Es lässt sich nicht treffender darstellen, auch wenn es kein feines Wort ist.
Wie erreicht man nun, dass man sich auf die Zahlen verlassen kann?
In der ersten Darstellung ist das ganz einfach: Übertragen Sie Ihrem
MitarbeiterInnen die Aufgabe und
jetzt wird's schon schwieriger, prüfen Sie
ob die MitarbeiterInnen diese Aufgabe auch so wie von Ihnen gedacht umsetzen.
Werden die vereinbarten Maßnahmen nicht umgesetzt, so wird zwei Mal
nachgeschult, wobei Sie bei jeder Schulung darauf achten sollten, dass IhrE
MitarbeiterIn dies auch tatsächlich so umsetzen will/kann (und nicht nur ja, ja
gesagt hat). Ist nun auch das dritte Mal kein Können oder Wollen erkennbar,
müssen daraus die Konsequenzen gezogen werden und auch an die anderen
Mitarbeiter kommuniziert werden. Das ist definitiv nicht lustig, eigentlich ist
es sehr traurig, ist aber die einzige Maßnahme, die dem Rest Ihres Teams zeigt
dass Sie es mit den vereinbarten Maßnahmen schon ernst meinen. Wichtig: Bleiben
Sie Mensch-lich!!
Ein Beispiel:
Können Sie sich auf Ihre Lagerstände
verlassen?
Nehmen Sie sich täglich 3Artikel, gehen Sie zu den unmöglichsten
Zeiten ins Lager und zählen Sie die Artikel. Stimmen diese mit dem in Ihrem
HELIUM V System gezählten Mengen zusammen. Wenn dies nicht stimmt, wobei Sie
hier wohlwollend Schwankungen / Ungenauigkeiten zu Gunsten Ihrer
MitarbeiterInnen übersehen. Aber: Denken Sie auch an die Werte. Es macht keinen
Sinn Beilagscheiben zu zählen (augenommen diese fehlen gleich Schachtelweise).
Aber Artikel im Wert von einigen 100,- € stimmen immer auf das Stück genau. Wenn
nicht: Warum lieber Lagerverantwortlicher stimmt das nicht?
Leider hat
die Praxis gezeigt, dass es dieser Kontrollen bedarf, insbesondere dann, je
komplexer Ihr Produkt ist, je mehr Zwischenstufen = Halbfertigfabrikatsstufen es
tatsächlich gibt.
Welche Werte / Indikatoren sollten nun regelmäßig geprüft / verfolgt / überwacht werden?
Bitte trennen Sie hier zwischen der Überwachtung der Zahlen aus Ihrem HELIUM V
und der Überprüfung ob die durch Ihr HELIUM V errechneten Zahlen auch stimmen.
Machen Sie auch Querprüfungen um den menschlichen Faktor auszuschließen.
| Thema | Ziel | Fußnote | Wie protokollieren | Aufzurufen unter | Siehe dazu auch |
| Lagerwerte | entwickelt sich Ihr Lagerwert wie geplant | 1) | Stichtagswert | Artikel, Journal, Lagerstandsliste Alle Artikel |
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| Lagerwert fertige Halbfertigfabrikate | Stichtagswert | Artikel, Journal, Lagerstandsliste nur Stücklisten |
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| Ladenhüter | soweit wie möglich reduzieren | Stichtagswert | Artikel, Journal, Ladenhüter | ||
| Material- und Arbeitswerte in der Produktion | Welche Werte sind permanent in der Produktion gebunden | Stichtagswert | Los, Journal, Halbfertigfabrikatsinventur | ||
| Angebots Ausgang | Monatswert | Angebot, Journal, alle Angebote oder auch im Angebot und der Reiter Umsatzübersicht | |||
| Auftrags Eingang | Auftrag, Journal, alle Aufträge oder auch der Reiter Umsatzübersicht | ||||
| Auftrags Nachkalkulation | Stimmen die erzielten Deckungsbeiträge mit den geplanten Deckungsbeiträge überein | 2) | Auswahl des Auftrags in der Auswahlliste, Info, Nachkalkulation für den einzelnen Auftrag oder auch Journal, Auftragsstatistik | ||
| Ablieferung aus den Losen | Wurde von Ihrer Produktion der geplante Ausstoß erzielt | Los, Journal, Ablieferungsstatistik | |||
| Bestellausgang | 3) | Bestellung, Journal, Alle | |||
| Wareneingang | Bestellung, Journal, Wareneingang | ||||
| Zeitbuchungen auf nicht produktive Lose / Tätigkeiten | Sind die Zeitbuchungen auf nicht produktive Tätigkeiten im Rahmen, oder finden auch Sie 20.000 Std. Maschinen reinigen in einem Geschäftsjahr? | Zeiterfassung, Info, Produktivitätsstatistik, Alle, nur anwesende | |||
| Stunden Produktivität | Werden Sie und Ihr Team effizienter? Gegenüberstellung des Ausgangsrechnungsumsatzes zu den anwesenden Stunden |
a.) Zeiterfassung, Info, Mitarbeiterübersicht, Alle, nur anwesende,
die Gesamtstunden aller Mitarbeiter b.) Rechnung, Journal, Alle Rechnungen Umsätze (oder auch Modulreiter Umsatzübersicht) Umsatz pro Monat zu Stunden pro Monat |
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| Eingangsrechnungseingang | Eingangsrechnung, Journal, Alle oder auch Reiter Umsatzübersicht |
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| Ausgangsrechnungsausgang | Rechnung, Journal, Alle oder auch Reiter Umsatzübersicht |
||||
| offene ERs | Eingangsrechnung, Journal oder auch Reiter Umsatzübersicht |
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| offene REs | Rechnung, Journal, offene Rechnungen, oder auch Reiter Umsatzübersicht |
Sollten diese Prüfungen täglich, wöchentlich oder monatlich durchgeführt werden?
Unsere Meinung dazu: Machen Sie es von der Zuverlässigkeit abhängig. D.h. stimmt das Lager eigentlich immer, so ist die Überprüfung nicht unbedingt täglich durchzuführen. Sie sollten aber immer wieder Stichproben machen, um sicher zu sein, dass dem auch wirklich so ist. Stimmt das Lager nicht, also in einem nennenswerten Ausmaß, so prüfen Sie täglich, völlig überraschend zu möglichen und unmöglichen Zeiten.
Welche Prüfungen kann man versteckt / indirekt einbauen?
Ein gutes Beispiel ist immer den Lagerstand permanent zu prüfen bzw. den
einzelnen Mitarbeitern die schriftliche Verantwortung dafür zu übertragen.
D.h. wenn Material in die Fertigung gebracht wird, so übernimmt der Mitarbeiter
der damit weiter arbeitet die Verantwortung dafür, der Lager-Verantwortliche
wird damit von der Verantwortung für dieses Material entlastet. Wenn das nun bei
Ihrem Unternehmen nicht selbstverständlich sein sollte, so nehmen Sie die
Los-Ausgabeliste, geben diese zum an die Fertigung gelieferten Material und
lassen sich die Übernahme des vollständigen Materials vom Vorarbeiter
unterzeichnen.
Eine ähnliche Maßnahme kann mit der Packliste aus den
Aufträgen erreicht werden.
In beiden Listen / Aufstellungen sind immer auch
die Lagerstände nach der Entnahme angeführt. D.h. hier hat zugleich der
Lagerverantwortliche die Möglichkeit eine permanent mitlaufende Inventur zu
machen, wobei hier .... wenn noch 1000Stk da sein sollten, so reicht ein kurzer
Blick ob es 100, 500 oder ca. 1000 sind. Sollte nichts mehr da sein, und es sind
noch zig Stück da, so stimmt was nicht. Denken Sie hierbei bitte vor allem an
falsche Stücklisten, zu wenig entnommene Teile, doppelte Lagerplätze usw.. Ja es
gibt auch den Diebstahl. In aller Regel ist es, gerade bei Start-Ups / jungen
Unternehmen, jedoch ein organistatorisches Problem.
Loben Sie Ihre MitarbeiterInnen
Wenn der Ausstoß der Fertigung gut war, z.B. endlich im Plan oder immer gut über Plan (je nachdem was Sie erreichen möchten / müssen) so loben Sie Ihre MitarbeiterInnen für die tolle Leistung.
Sollte man die Kennzahlen öffentlich machen?
Einige unserer Anwender veröffentlichen einige wenige der wichtigsten Kennzahlen. Zu denen gehört immer der Lagerwert.
Nutzen Sie die Liquiditätsvorschau
Und denken Sie dabei auch an die Möglichkeit der Plankosten.
Bekämpfen Sie TimWood!
Mit dieser palaktiven Bezeichnung finden Sie einen Ausdruck für die Gefahren zur
Entstehung unnötiger Kosten. Haben Sie ein ernstes Auge auf diese Vorgänge!
T ... Transport
I ... Inventary ... Bestände
M ... Motion ...
(zuviel) Bewegung
W ... Warten (auf ...)
O ... Over-production ... Über
Produktion
O ... Over-engineering ... Falsche Technologien / falsche Prozesse
aber auch Detailverliebtheit, die in einer Serienfertigung nichts verloren hat
D ... Defects ... Ausschuss, Nacharbeit, Garantiekosten
Lagermindeststände
sind praktisch um die Lieferfähigkeit hoch zu halten, binden Kapital, dass Sie sinnvoller einsetzen können und verdecken die Strukturprobleme Ihrer Fertigung. Reduzieren Sie die Lagermindeststände. Auch wenn wir die theoretische Losgröße ein Stück für hoffnungslos übertrieben halten, so ist es eine gute Vorgabe um Möglichkeiten zu Strukturverbesserungen aufzuzeigen.
Sicherheit und Vertrauen in der Buchhaltung
Aus unserer langjährigen Erfahrung möchten wir Ihnen folgende Gedankengänge und
Empfehlung mitgeben.
Hier kommt leider mit dazu, dass noch immer gilt
Vertrauen ist gut, Kontrolle muss aber sein.
Gerade in KMU (kleinen und
mittelständischen Unternehmen) ist es doch immer oft so, dass wenige Mitarbeiter
sehr umfassende Funktionen innehaben / innehaben müssen.
So ist es durchaus
üblich, dass der Einkäufer sich um den strategischen Einkauf kümmert, die
einzelnen Komponenten beschafft und da er dabei auch immer die
Liquiditätssituation im Blick haben muss, bekommt er auch noch die Steuerung der
Zahlung der Eingangsrechnungen aufgetragen.
Damit man auf der sicheren Seite
ist, wird die Freigabe der Eingangsrechnungen von einer anderen Person gemacht.
Leider ist kommt hier manchmal und hoffentlich nicht in Ihrem Unternehmen die
Not oder auch die kriminelle Energie mancher Menschen zum Vorschein.
Daher
die Frage: Wie kann man in dieser Konstellation, es wird doch jede
Eingangsrechnung geprüft, noch Geld abzweigen.
Es war uns dies selber viele
Jahre nicht klar, es ist aber ganz einfach. Nachdem nur die Eingangsrechnungen
geprüft werden braucht nur von den Hauptlieferanten eine Eingangsrechnung
fingiert werden. Dies ist in Zeiten von Photoshop und Co sehr einfach. Diese
wird im System erfasst. Damit ist sie eine offizielle Eingangsrechnung die auch
zu bezahlen ist. Also wird diese Eingangsrechnung von der prüfenden Person auch
freigegeben. Nachdem der Einkäufer, die Buchhalterin ja auch die Zahlungen auf
die diversen Konten veranlasst und nur die freigegebenen Eingangsrechnungen
bezahlt werden können / dürfen, wird die entsprechende Überweisung gemacht und
bei der besonderen Eingangsrechnung ein anderes Empfängerkonto angesprochen.
Damit haben Sie selber / die prüfende Person die Falsch-Zahlung freigegeben.
Damit ist das Geld schlicht weg.
Wie können Sie sich dagegen
schützen?
Bitten Sie vor allem Ihre Lieferanten zumindest einmal im
Jahr um eine Kontoabstimmung. Diese muss beinhalten, den Umsatz im Zeitraum z.B.
im vergangenen Jahr und die aktuell / zum Stichtag offene Posten. Dies muss mit
Ihren Buchungen / Ihrer Buchhaltung auf den Cent / den Rappen übereinstimmen.
Welcher Personenkreis sollte sich schützen?
Geschäftsführer
die nicht Eigentümer sind
Verantwortliche die den Kreis Bestellung,
Eingangsrechnung, Zahlung delegiert haben.
Verwenden Sie zwei
Buchungssysteme?
Wenn Sie diese Konstellation haben, also ein ERP System mit
Warenwirtschaft und Eingangsrechnungen und natürlich als HELIUM V Anwender auch
das komplette Bestellmodul und andererseits eine ausgelagerte Buchhaltungslösung
z.B. beim Steuerberater, Wirtschaftstreuhänder, so führen Sie diese Prüfung für
beide Systeme durch. Aus Sicht der offenen Posten ist sicherlich die Buchhaltung
führend. Wir haben hier jedoch auch schon bei Steuerberatern sehr interessante
Dinge gesehen. Es ist Ihr Unternehmen.
Warum das Ganze?
Es wurden hier leider schon deutlich sechsstellige Eurobeträge veruntreut. Davor
sollten Sie sich schützen.
Zusatzinfo: Dass Sie zusätzlich laufend die
Ladenhüter und die nicht benötigten Materialien im Blick haben ergibt sich von
selbst, oder wie schon oben beschrieben. Dass der Lagerstand stimmt ist in der
Warenwirtschaft so selbstverständlich, wie in der Buchhaltung, dass die Bank
stimmt. Zu jederzeit!
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