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Es kommt vor, dass an Partner, Tippgeber, Empfehler aber auch an Zulieferer Ausgangsgutschriften erstellt werden müssen.
Da diese Art von Belegen für Sie als UnternehmerIn einen Aufwand darstellen, müssen diese als Eingangsrechnung erfasst werden. Üblicherweise sind dafür keine Artikelbewirtschaftungen oder ähnliches erforderlich, obwohl man gerne vorgefertigte Texte verwendet.
Wir haben daher das Modul Eingangsrechnung
erweitert, sodass auch Artikel bzw. Handartikel erfasst werden können und dies
in Form einer Ausgangsgutschrift ausgedruckt werden kann.
Um die Eingangsrechnung in diesen Modus umzuschalten, haken Sie bitte in den
Kopfdaten der Eingangsrechnung 
mit
Positionen an.
Dies bewirkt, dass die Eingangsrechnung als Splittrechnung erfasst werden muss und dass im Reiter Kontierung auch Artikel bzw. Handeingaben erfasst werden können.
Zugleich wird die Druckfunktion auf Belegdruck umgeschalten.
Weiters wird die Lieferantenrechnungsnummer mit 0 vorbesetzt
und ein vorläufiger Rechnungsbetrag von 0 angenommen.
Nach dem Speichern der
Kopfdaten wechseln Sie in den Reiter Kontierung und erfassen in der üblichen Bedienungsweise von HELIUM V Artikel bzw. Handeingaben.
Für längere
beschreibende Texte zu den Positionen verwenden Sie bitte die Texteingabe zu
Artikel 
.
Info: Die Rechnungsbeträge der Eingangsrechnung werden, da dies ja eine positionsweise Erfassung ist, erst beim Aktivieren, also dem tatsächlichen Ausdrucken der Ausgangsgutschrift errechnet und eingetragen. Mit diesem Aktivieren ist auch die eventuelle Verbuchung in der integrierten Finanzbuchhaltung verbunden, bzw. die Freigabe für einen eventuellen Fibu-Export.
Tipp:
Für die effizientere Erfassung empfiehlt es sich, das
beim Lieferanten, Reiter Konditionen, Kostenstelle und Warenkonto vorbelegt
sind. Diese werden bei jeder Kontierungsposition automatisch aus dem
Lieferantenstamm übernommen.
Q: Können Kopf- bzw. Fußzeilen definiert und bearbeitet werden?
A: Ja. Die allgemeine Definition finden Sie in den Grunddaten der Eingangsrechnung. Die je Ausgangsgutschrift eventuell individuellen Kopf- bzw. Fußzeilen finden Sie im Reiter Kopf/Fuß.
Q: Werden die Zeilen Text und WE-Artikel mit angedruckt?
A: Ja.
Q: Kann eine bereits ausgedruckte Ausgangsgutschrift wieder geändert werden?
A: Ja. Wechseln Sie dazu in die Kopfdaten, Klicken Sie auf Ändern und beantworten Sie die Frage entsprechend. Beachten Sie bitte, dass hier noch weitere Regeln aus der Buchhaltung greifen, welche eventuell verhindern, dass eine aktivierte Ausgangsgutschrift (= Eingangsrechnung) noch verändert weden darf (zb. UVA Verprobung).
Q: Bei der Kontierung muss ich immer Kostenstelle und Kontierung auswählen, kann man das vorbesetzen?
A: Ja. Definieren Sie in den Konditionen des jeweiligen Lieferanten Kostenstelle und Warenkonto. Wenn Sie nun das Eingangsrechnungsmodul neu öffnen wird für die jeweiligen Lieferanten das entsprechende Konto und die Kostenstelle vorgeschlagen.
Q: Wo kann ich Belastungsanzeigen an meine Lieferanten senden?
A: Genauso wie die Ausgangsgutschriften Aufwände sind, sind Belastungsanzeigen
an Lieferanten, z.B. für eine Lieferung in einer anderen als der gewünschten
Qualität, negative Aufwände und kein Ertrag. D.h. um eine Belastungsanzeige an
Ihren Lieferanten zu senden, nutzen Sie die Eingangsrechnung und setzen in den
Kopfdaten ebenfalls den Haken bei mit Positionen. Nun geben Sie bitte ebenfalls
die gewünschten Artikel oder Handeingaben ein, definieren aber einen negativen
Preis. Damit wird beim Druck der Eingangsrechnung erkannt, dass der Gesamtwert
der Eingangsrechnung negativ ist und somit der Text Belastung beim Druck der
Eingangsrechnung angezeigt.
WICHTIG:
Bitte beachten
Sie, dass die angegebenen Artikel nur textliche Platzhalter sind. Es ist mit
diesem Modul derzeit KEINE wie immer geartete Lagerbewirtschaftung verbunden.
Sollten Sie Waren mit Lieferantenlieferscheinen an Ihren Lieferanten
zurückgesandt haben, so denken Sie bitte daran, dass dieser Lieferschein mit der
Belastungsanzeige manuell erledigt werden sollte.
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