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Eingangsrechnung

Statusübergänge

Q: Können neben den üblichen Eingangsrechnungen auch Mieten und Gehälter verwaltet werden?

A: Ja, wir haben dafür das Modul Zusatzkosten geschaffen.

Q: Wie erfasse ich Ausgangsgutschriften?

A: Siehe bitte Ausgangsgutschriften.

Q: Kann ich Daten importieren?

A: Siehe bitte.

Q: Kontierung der Eingangsrechnung?

A: Um die für die Verbuchung der in der Finanzbuchhaltung steuerlich relevanten Kontierung zu erhalten definieren Sie die Kontierung. Die Konten müssen im Modul Finanzbuchhaltung angelegt werden. Für die steuerrechtlich richtige Kontierung stimmen Sie sich bitte mit Ihrem Steuerberater ab.

Q: Splittbuchung, Mehrfachkontierung

A: Da es immer wieder erforderlich ist, einen Eingangsrechnungsbeleg auf mehrere Konten zu verteilen, steht dafür die Funktion zur Verfügung. D.h. wenn eine Eingangsrechnung auf mehrere Konten bzw. Kostenstellen verteilt werden sollte, muss dies angehakt werden.

Nach dem Abspeichern der Eingangsrechnung mit dem Eintrag Mehrfach- / Splittbuchung wird der Reiter Kontierung freigeschaltet. In der Anzeige der Kopfdaten erscheint solange die Info bis im Reiter Kontierung die Eingangsrechnung vollständig auf die verschiedenen Konten bzw. Kostenstellen aufgeteilt ist.

 

Unter Kontierung geben Sie nun

die Kostenstelle, das Sachkonto, den Bruttobetrag und den Mehrwertsteuersatz dieses Teilbetrages der Eingangsrechnung an. Durch Klick auf Rest wird der noch nicht kontierte Betrag der Eingangsrechnung in diese Kontierung übernommen.

Achten Sie darauf, dass die Eingangsrechnung vollständig kontiert wird.

 

Ab der Version 8434 kann bei der Splittbuchung auch der Nettobetrag verwendet werden, somit wird der Steueranteil automatisch errechnet.

Geben Sie dazu im Feld Nettobetrag den gewünschten Betrag ein und wählen den Steeuersatz.

Q: Wie wird eine Eingangs-Gutschrift richtig eingetragen?

A: Im Modul Eingangsrechung kann beim Anlegen einer Eingangsrechnung die Art dieser Eingangsrechnung definiert werden.

Um eine Eingangs-Gutschrift einzutragen, wählen Sie Gutschrift aus.

Bitte beachten Sie, dass die Beträge in der Erfassung positiv eingegeben werden. In der Auswahlliste werden diese mit negativem Vorzeichen dargestellt, da es ja Gutschriften sind.

Der Ausgleich der Eingangs-Gutschriften erfolgt in der Regel mit einer Eingangsrechnung.

Gehen Sie dazu derzeit bitte so vor, dass bei Erledigung der Eingangsrechnung, welche auch mit dieser Gutschrift zusammenhängt auch die Gutschrift über das Menü, Bearbeiten, Manuell erledigt, genauso wie die eigentliche Eingangsrechnung erledigt wird.

Wichtig: Bei der Erfassung einer Eingangsgutschrift, ist egal ob der Rechnungsbetrag positiv oder negativ eingegeben wird, er wird immer als negative Eingangsrechnung interpretiert. Bei eine reinen Eingangsrechnung wird das Vorzeichen so belassen wie es von Ihnen eingegeben wird.

Für die richtige Berücksichtigung der Eingangsgutschrift im Zahlungsvorschlag, sollte diese umgehend gegen die auslösende Eingangsrechnung ausgeglichen / bezahlt werden. Siehe dazu.

Q: Kann auch eine negative Eingangsrechnung angelegt werden?

A: Ja. Dies empfiehlt sich dann, wenn Sie auf die erhaltene Eingangsgutschrift auch eine Zahlung erwarten.

Q: Eingabe der Lieferantenrechnungsnummer

A: Die Lieferantenrechnungsnummer wird im Feld Text eingegeben.

Die Eingabe der Lieferantenrechnungsnummer ist abhängig von der angebundenen Finanzbuchhaltung zweigeteilt.

Ist die in HELIUM V integrierte Finanzbuchhaltung nicht aktiv, so lässt der erste Teil (der Linke) nur die Eingabe von bis zu sechs Ziffern zu. Im zweiten Teil der Lieferantenrechnungsnummer kann ein beschreibender Text eingegeben werden.

Die Aufteilung und Begrenzung in zwei Teile ist deshalb erforderlich, da viele fremde Buchhaltungsprogramme in den Rechnungsnummern nur Ziffern erlauben. Wird die Eingangsrechnung exportiert, so wird nur der erste Teil mit den Ziffern an die fremde Finanzbuchhaltung übergeben. Der zweite Teil dient zu Ihrer Information in HELIUM V.

Wird die integrierte Finanzbuchhaltung von HELIUM V verwendet, so kann der Text in einem durch eingegeben werden. Dieser wird vollständig in den Finanzbuchhaltungsteil übernommen.

Wenn der Parameter EINGANGSRECHNUNG_LIEFERANTENRECHNUNGSNUMMER_LAENGE auf -1 gestellt wird, so können im Feld der Lieferantenrechnungsnummer auch Buchstaben und nicht nur Zahlen eingegeben werden.

Q: Eingabe des Textes

A: Hier sollten Sie vermerken, was mit der Eingangsrechnung bezahlt wurde. Die Idee dahinter teilt sich in zwei Bereiche:

a.) Viele Lieferanten haben nicht rein nummerische Rechnungsnummern. Wie oben beschrieben, ist in gewissen Fällen in HELIUM V nur eine nummerische Erfassung der Lieferantenrechnungsnummern wegen der weiterführenden Buchhaltungssysteme möglich. Tragen Sie gegebenenfalls die vollständige Lieferantenrechnungsnummer mit allen Zeichen in dieser Zeile ein.

b.) Sie sollten nach 7 bzw. 10Jahren immer noch auf Anhieb wissen, warum Sie die Eingangsrechnung erhalten und auch bezahlt haben. Je eindeutiger und klarer Sie hier die Texte angeben, desto klare können Sie oder auch Ihre NachfolgerInnen die Fragen einer eventuellen Finanzprüfung beantworten.

Q: Ich kann keine Mehrwertsteuersätze auswählen.

A: Bitte pflegen Sie die Mehrwertsteuersätze im Mandanten ein, um diese dann auch auswählen zu können.

Q: Woher kommt der Defaultvorschlag der Mehrwertsteuer?

A: Der standardmäßig vorgeschlagene Mehrwertsteuersatz ist der beim Lieferanten hinterlegte Mehrwertsteuersatz.

Q: Woher kommt der Defaultvorschlag der Kostenstelle?

A: Die standardmäßig vorgeschlagene Kostenstelle wird vom gewählten Lieferanten übernommen. Siehe dazu auch Lieferant, Konditionen.

Q: Wozu dient das Freigabedatum?

A: In HELIUM V können zwei Daten zu einer Eingangsrechnung definiert werden.

Das eigentliche Eingangsrechnungsdatum und das Freigabedatum.

Das Eingangsrechnungsdatum dient für die Erfassung des Datums der Lieferantenrechnung z.B. für die Buchhaltung. Das ist also jenes Datum welches der Lieferant auf seiner Rechnung angibt.

Das Freigabedatum ist das Datum ab dem Sie die Eingangsrechnung akzeptieren. Denken Sie z.B. daran, dass Sie Ware vor dem gewünschten Liefertermin erhalten oder Sie erhalten eine Eingangsrechnung mit einem gänzlich falschen / viel zu frühen Datum. Hier geben Sie mit dem Freigabedatum an, ab wann Sie die ER akzeptieren. Ab dem Freigabedatum wird das Zahlungsziel gerechnet.

Q: Wie wird das Zieldatum einer Eingangsrechnung ermittelt?

Das jeweils neu errechnete Zieldatum einer Eingangsrechnung ist das Freigabedatum zzgl. der Zieltage anhand des Zahlungszieles. Mit dem Zieldatum ist die Eingangsrechnung fällig.

Q: Kann ich das Original an die Eingangsrechnung anhängen?

Mit der Dokumentenablage kann an die Eingangsrechnung auch die Kopie des jeweiligen Dokumentes angehängt werden. Damit haben Sie ganz praktisch die Daten / das Aussehen des Beleges vor sich, ohne lange die Papierablage durchsuchen zu müssen.

Für Belege, die Sie digital erhalten haben und es eine Aufbewahrungsfrist gibt, ist jedoch die Ablage in ein Dokumentenverwaltungssystem oder Ähnliches erforderlich. 

Q: Wie kann ich eine Eingangsrechnung rückdatieren, wenn sich der Steuersatz geändert hat?

Ändern Sie die Daten in den Kopfdaten und speichern Sie. Dann ändern Sie die Kopfdaten und wählen den richtigen Steuersatz aus.

Q: Wie werden Zahlungen verbucht?

A: Siehe Zahlungen:

Hinweis: Für die Verbuchung von Eingangsrechnungsgutschriften siehe bitte.

Q: Wechselnde Kurseingabe bei den Zahlungen

A: In manchen Ländern ist es üblich, dass von den Zollbehörden Wechselkurs vorgeschrieben werden, zu denen insbesondere offene Eingangsrechnungen zu betrachten sind, andererseits buchen natürlich die Banken zum Börse-Wechselkurs und nicht zu dem von den Behörden gewünschten Kurs. Daher ist es manchmal erforderlich, dass je Zahlungsbuchung in der Eingangsrechnung der tatsächlich von der Bank verbuchte Wechselkurs je Zahlung erfasst und verbucht wird.

Um diese Funktionalität zu erreichen stellen Sie im System den Parameter PARAMETER_EINGANGSRECHNUNG_ZAHLUNG_MIT_KURSEINGABE auf 1.

Nach dem Neustart des Eingangsrechnungsmodules erscheint bei der Zahlung neben dem Kurs die Checkbox Übersteuert. Wird diese angehakt, so kann der gewünschte Umrechnungskurs eingegeben werden, wobei der zum Zeitpunkt gültige Wechselkurs vorgeschlagen wird.

Q: Werden die Umrechnungskurs angezeigt ?

A: Die Umrechnungskurse werden einerseits in den Kopfdaten der Eingangsrechnung angezeigt und andererseits bei jeder Zahlung.

Zusätzlich werden im Journal der offenen Eingangsrechnungen die original Beträge in Fremdwährung zusätzlich zu den Beträgen in Mandantenwährung angezeigt, damit z.B. bei Teilzahlungen offensichtlicher ist, welche Fremdwährungsbeträge tatsächlich offen sind. Zusätzlich werden die Umrechnungskurse angezeigt.

Q: Kundendaten für E-Banking?

A: Wenn Sie den Zahlungsvorschlag aus HELIUM V nutzen, so sollten / können für jede Eingangsrechnung / für jeden Zahlungsvorgang Ihre Kundendaten an den Zahlungsempfänger übermittelt werden. Tragen Sie dafür die auf den Lieferantenbelegen angegebenen Daten in das Feld ein. Dieses Feld wird beim Anlegen einer Eingangsrechnung nach erfolgter Auswahl des Lieferanten automatisch auf die im Lieferanten angegebene gesetzt.

Q: Zahlungsziel

A: Siehe bitte.

Q: Was ist die Aussage der Umsatzübersicht

A: Mit der Eingangsrechnungsumsatzübersicht sollten Sie einen raschen Überblick über Ihre offenen Verbindlichkeiten bekommen.

 

Die Ansicht ist in drei Bereiche geteilt. Links der Zeitbereich, in der Mitte die Offenen Eingangsrechnungen und rechts der Umsatz.

So enthält z.B. die Zeile Mai alle Eingangsrechnungen, welche mit Eingangsrechnungsdatum Mai 2005 erfasst wurden.

Unter der rechten Spalte Umsatz gibt es wiederum zwei Unterspalten: Brutto und Netto

Die Spalte Umsatz Brutto enthält die Summe aller für diese Zeile, in unserem Fall Mai, erfassten Eingangsrechnungen inkl. Umsatzsteuer (USt). Die Spalte Umsatz Netto enthält die Summe aller für diese Zeile erfassten Eingangsrechnungen exkl. USt.

Die mittlere Spalte Offene ist ebenfalls in Brutto und Netto unterteilt. Sie enthält die zum Berechnungszeitpunkt noch offenen, also die nicht bezahlten oder teilweise nicht bezahlten, Eingangsrechnungen für diese Zeile. Auch hier unterteilt noch Brutto also inkl. Ust und Netto (exkl. Ust).

Die Zeile Vorjahr ist die Summe aller Eingangsrechnungen des Vorjahres wiederum mit den vier Werten. Summe Jahr (2005) die Summe des laufenden Jahres.

Die Zeile Summe Gesamt enthält nur die offenen Eingangsrechnungen.

Hintergrund: Man benötigt in vielen Auswertungen und Vergleichen immer wieder die Umsätze in der jeweiligen Periode. Auch ist das eine wichtige Aussage über die Unternehmensentwicklung. Was bezahlt wurde interessiert die Geschäftsleitung, den Controller  nur insofern, dass er wissen will mit welchen Kunden es Probleme gibt, oder warum Lieferanten nicht bezahlt wurden. Diese Zusatzinfo ist wichtig, und wird in Zukunft bei den ARs auch angezeigt werden.

Behandlung von Fremdwährungen

Siehe Rechnungen.

Behandlung von reinen Mehrwertsteuer-Rechnungen, reinen Vorsteuerrechnungen

Gerade Einnahmen Ausgabenrechner wollen / müssen auch Ihre reinen Steuervorschreibungen z.B. für Einfuhr Umsatzsteuer erfassen können. Dafür ist es erforderlich, dass der exakte Steuerbetrag eingebucht werden kann.

 

Gehen Sie in dazu bitte wie folgt vor:

 

1. Definition der Handeingabe-Mehrwertsteuer

Definieren Sie unter System, Mandant, Mwst für jeden Mandanten eine Mehrwertsteuerart Handeingabe.

Verwenden Sie bitte keinen Steuersatz über 999%

2. Starten Sie nun das Eingangsrechnungsmodul (neu)

Legen Sie eine neue Eingangsrechnung an und definieren Sie Mehrfach / Splittbuchung.

Erfassen Sie Rechnungsnummer und vollen Betrag und speichern Sie die Eingangsrechnung ab.

 

3. Wählen Sie Kontierung und legen Sie mit neu einen neuen Datensatz für die (Splitt-)Kontierung an. Beim Mehrwertsteuersatz kann nun die definierte Handeingabe ausgewählt werden.

 

4. Geben Sie nun unter MwSt den gesamten bzw. den gewünschten Mehrwertsteueranteil an.

Bitte achten Sie unbedingt auf die gesetzlichen Vorschriften.

Q: Beim Abspeichern wird abweichendes Umsatzsteuerland gemeldet.

A:

 

Wird obige Meldung beim Speichern der Eingangsrechnung ausgegeben, so besagt diese, dass das Abweichende Umsatzsteuerland nicht mit dem Land des beim Konto definierten Finanzamtes zusammen stimmt. Das Abweichende Umsatzsteuerland im Lieferanten wurde vor allem für die Anwender geschaffen, die Umsatzsteuernummern in verschiedenen Ländern haben.

Um die richtige Definition sicherzustellen, prüfen Sie bitte

a.) Das Abweichende Umsatzsteuerland des Lieferanten (Lieferant, Konditionen)

b.) Finanzamt des Kontos (Finanzbuchhaltung, Konten, Kopfdaten, Finanzamt)

c.) Das Länderkennzeichen des Finanzamtes, Partner, Finanzamt (= Name des Partners), Detail, Ort

 

Das durch den Ort des Finanzamtes definierte Land und das Abweichende Umsatzsteuerland des Lieferanten müssen zusammenstimmen. Siehe dazu auch Buchen von Eingangsrechnungen mit abweichenden Umsatzsteuerländern.

Q: Beim Abspeichern kommt eine Fehlermeldung

A: Wenn im Detailtext steht:

Fehlerbeschreibung: Der Beleg bezieht sich auf mehrere Finanzämter

So stimmt das durch den Lieferanten definierte (abweichende) Finanzamt mit dem Finanzamt welches bei den Konten definiert ist nicht überein. Entweder ist die Finanzamtszuordnung für den Lieferanten richtigzustellen, oder es muss eine Kontierung mit entsprechend zugeordnetem Finanzamt verwendet werden. Siehe dazu auch Sachkonten definieren.

Q: Können auch Überweisungsbelege gedruckt werden?

A: Ja. In der Eingangsrechnung stehen in den Kopfdaten, aber auch unter Eingangsrechnung Drucken zwei Formulare dafür zur Verfügung. Damit können Benutzer die noch immer Überweisungsformulare ausfüllen komfortabel diese Formulare bedruckt werden.

Hier kann ein Zusatztext und ein Betrag angegeben werden. Diese beiden Werte werden nicht abgespeichert. Sie dienen lediglich dem Druck des Zahlscheines.
Bitte beachten Sie, dass für den Druck der Überweisungsbelege in der Regel die maschinenlesbare Schrift OCR-A am Server und Client installiert sein müssen.

Q: Können auch Schecks gedruckt werden?

A: Ja, fragen Sie Ihren HELIUM V Betreuer um die Einrichtung des Formulars.

Um auch laufende Schecknummern mitdrucken zu können, muss in den Mandantenparametern der Parameter SCHECKNUMMER auf größer 0 gesetzt werden. Erst wenn die Schecknummer > 0 definiert wurde, steht dieses Feld, nach einem Neustart des Eingangsrechnungsmoduls, zur Eingabe zur Verfügung.

Immer beim Ausdrucken eines Schecks, wird die nächst höhere Schecknummer vorgeschlagen. Wird nun der Scheck / das Formular tatsächlich gedruckt, so wird die nun erfasste Schecknummer in den Mandantenparametern aktualisiert. Somit steht für den nächsten Ausdruck die nächste Schecknummer zur Verfügung.

Q: Wo sehe ich, für welche ERs schon Überweisungen bzw. Schecks gedruckt wurden?

A: Dies wird in der Auswahlliste durch die Anzeige des Druckersymbols in der Spalte Status angezeigt.

Für die Anzeige, wann der Zahlungsbeleg zu diese Eingangsrechnung gedruckt wurde klicken Sie bitte auf die Eingangsrechnung. Es wird nun unten in der Statuszeile das Druckdatum angezeigt.

Q: Im Reiter Wareneingänge können keine Einträge hinzugefügt werden?

A: Die Ansicht Wareneingänge im Eingangsrechnungsmodul ist eine reine Anzeige der über die Wareneingänge der Bestellungen zugeordneten Wareneingänge. Da der Ablauf in der Praxis so ist, dass aus den Wareneingängen Eingangsrechnungen erzeugt werden, finden Sie die gesuchte Funktionalität im Modul Bestellungen, Reiter Wareneingang. Für eine genauere Beschreibung siehe bitte dort.

Q: Im Reiter Wareneingänge wird der Nettowert der Eingangsrechnung angezeigt ?

A: Diese Anzeige dient dazu, um die Übereinstimmung der Eingangsrechnung mit den darauf gebuchten Wareneingängen anzuzeigen. Um eine eventuelle Abweichung deutlich zu signalisieren wird dieser in rot angezeigt, wenn die Beträge nicht übereinstimmen. So haben Sie bei der Zuordnung mehrer Wareneingänge zu einer Eingangsrechnung rasch die Sicherheit, dass die Gesamtsumme der Wareneingänge auch mit der Eingangsrechnung übereinstimmen.

Q: Kann man mehrere Wareneingänge bzw. Bestellungen einer Eingangsrechnung zuordenen?

A: Ja. Gerade wenn Sie von Ihrem Lieferanten monatliche Sammelrechnungen bekommen, ist oft die umgekehrte Vorgehensweise leichter.
D.h. es wird zuerst die Eingangsrechnung angelegt und dann mit dem Reiter 7 Wareneingänge die Wareneingänge der unterschiedlichsten Bestellungen, die alle als Rechnungsadresse von diesem Lieferanten sein müssen, und deren Wareneingänge noch nicht einer Eingangsrechnung zugeordnet sind, damit zugeordnet.
Klicken Sie dazu im Reiter Wareneingänge auf Neu . Nun erhalten Sie die Liste der Wareneingänge die noch keine Eingangsrechnung zugeordnet haben.

Genau genommen sind es die noch nicht einer Eingangsrechnung zugeordneten Wareneingänge der Bestellungen, deren Rechnungsadresse dem Lieferanten der Eingangsrechnung entspricht.

Wählen Sie nun durch markieren einer oder mehrerer Zeilen die entsprechenden Wareneingänge aus.
Eventuelle Transportkosten bearbeiten Sie, in dem auf Ändern geklickt wird und anschließend unten die entsprechenden Kosten eingegeben werden.
Die gewählten Wareneingänge übernehmen Sie durch Klick auf den Haken .
Bitte beachten Sie, dass damit die Zuordnung bereits hergestellt wurde, auch wenn, aufgrund des Ablaufes, das Preis erfasst auf der einzelnen Wareneingangsposition noch nicht angehakt ist. Sollte dies nicht gemacht werden / vergessen werden, so wird dies durch die rote Anzeige in der Liste der Wareneingänge der Eingangsrechnung signalisiert.

Nun erhalten Sie die Liste der Positionen die mit den gewählten Wareneingängen zugebucht wurden.
Hier bestätigen Sie die Positionspreise durch Klick auf Preis erfasst. Um mehrere Zeilen auf einmal auf Preis erfasst zu setzen, markieren Sie diese Zeilen und klicken auf . Dadurch werden alle markierten Positionen auf den gegenteiligen Wert der ersten Zeile gesetzt. Wenn also z.B. die erste markierte Zeile noch nicht gesetzt ist, so werden alle markierten Positionen gesetzt und umgekehrt.
Sollten Sie Positionspreise ändern müssen, so klicken Sie auf ändern.
Ist die Erfassung abgeschlossen, so verlassen Sie diese durch die Tür .

Aus der Liste der Wareneingänge der Eingangsrechnungen können Sie mit dem GoTo direkt auf den betreffenden Wareneingang springen.
Mit Löschen entfernen Sie die Zuordnung wieder.

Q: Auftragszuordnung wozu?

A: Im Reiter Auftragszuordnung kann der Nettowert einer Eingangsrechnung auf mehrere Aufträge zugeordnet werden.

Wir haben diese Funktion vor allem für jene Anwendungsfälle geschaffen, bei denen keine Materialbewegungen / Warenbuchungen stattfinden. Z.B. bei reinen Dienstleistungen. Bitte beachten Sie dazu unbedingt das Thema der Transportkosten der Wareneingänge und vermeiden Sie, dass die Kosten einmal auf dem Weg der Materialzubuchung und zusätzlich auf dem Weg der "zusätzlichen" Kostenbuchung auf die Aufträge über die Eingangsrechnung erfolgt.

Q: Kann eine Eingangsrechnung auf einen bereits erledigten Auftrag zugeordnet werden?

A: Ab der Version 8039 kann eine Eingangsrechnung keinem vollständig erledigten Auftrag mehr zugeordnet werden.

Der Hintergrund ist, dass wenn ein Auftrag vollständig erledigt ist, so ist davon auszugehen, dass auch keine Kosten mehr auf diesen Auftrag gebucht werden dürfen. Es würde sich dadurch ja auch die Deckungsbeitragsrechnung verändern. Dies wird damit verhindert.

Ausnahme: Wenn das Recht AUFT_DARF_AUFTRAG_ERLEDIGEN vorhaden ist, dann können Eingangsrechnungen auch erledigten Aufträgen auf Nachfrage zugeordnet werden.

Q: Kann jeder Benutzer einen Auftrag erledigen, werden Aufträge automatisch erledigt?

A: Dies hängt von der Einstellung des Parameters AUFTRAG_AUTOMATISCH_VOLLSTAENDIG_ERLEDIGEN ab. Steht dieser auf 1 so werden Aufträge automatisch, wenn sie vollständig geliefert wurden erledigt und es kann auch jeder, der eine schreibende Berechtigung für die Aufträge hat, einen Auftrag erledigen oder auch enterledigen (Erledigung wieder aufheben).

Ist dieser Parameter AUFTRAG_AUTOMATISCH_VOLLSTAENDIG_ERLEDIGEN abgeschaltet (steht auf 0), so werden grundsätzlich Aufträge nicht vollständig erledigt. Dies hat den Hintergrund, dass gerade umfangreichere Aufträge vor der vollständigen Erledigung einer Prüfung unterzogen werden. Die Erledigung eines Auftrages ist in diesem Falle mit dem Rollenrecht AUFT_DARF_AUFTRAG_ERLEDIGEN verbunden. D.h. nur Benutzer die Mitglieder einer Systemrolle sind, die dieses Recht besitzt können Aufträge erledigen bzw. enterledigen.

Q: Buchen von Eingangsrechnungen mit abweichenden Umsatzsteuerländern usw.

A: Einige unserer Schweizer Anwender unterhalten aus verschiedensten Vereinfachungsgründen auch ein Zoll-Außenlager z.B. in Deutschland. Um nun die Vorteile / Vereinfachungen nutzen zu können, haben diese Anwender auch eine deutsche Steuernummer und können damit Warenverkehr innerhalb der EU entsprechend abwickeln. Vielfach ist es nun auch so, dass deutsche Speditionen beauftragt werden, Lieferungen für Sie durchzuführen. Diese Speditionen stellen dann entsprechende Rechnungen für die erbrachten Leistungen, welche auch sehr oft gemischte Vorgänge beinhalten.

 

Nun hier ein etwas extremes Beispiel, welches in der Praxis durchaus vorkommt.

 

Spediteur R. mit Sitz in Deutschland

HELIUM V Anwender mit Sitz in der Schweiz

 

Die Rechnung beinhaltet:

Nr Bewegung Betrag Kostenart / Finanzamt
1 Seefracht für Lieferung von Asien nach Deutschland 1.180,62 Deutschland
2 Zollgebühren 215,76 Schweiz
3 Einfuhrumsatzsteuer für Import von (anderen) Waren in die Schweiz 1207,48 Schweiz

 

Wichtig:

Um die getrennte steuerliche Behandlung zu ermöglichen, müssen zwei Finanzämter definiert werden.

Finanzamt Bern ......... Ihr standard Finanzamt in der Schweiz

Finanzamt Konstanz ... Ihr Finanzamt für die Abwicklung der deutschen / innergemeinschaftlichen Warenbewegungen.

 

Um in den Auswertungen klar die Trennung zwischen den beiden Bereichen zu haben, sollte / wird die Kostenstellenverwaltung verwendet, mit der die Geschäfte, welche über das Schweizer Finanzamt abzuwickeln sind und die Geschäfte, die über das deutsche Finanzamt abzuwickeln sind, klar unterschieden werden. D.h. hier sind z.B. zwei Kostenstellen mit Inland und Ausland angelegt.

 

Zusätzlich:

Die für die Erfassung der Eingangsrechnungen erforderlichen Konten, müssen ebenfalls für die jeweiligen Finanzämter angelegt sein.

Da die Lieferanten (und gegebenenfalls auch Kunden) Rechnungen für die unterschiedlichen Finanzämter legen, müssen die Lieferanten einmal mit der Zuordnung (abweichendes Umsatzsteuerland) zum Finanzamt Bern und einmal mit der Zuordnung zum Finanzamt Konstanz angelegt werden. Beachten Sie, dass für die Prüfung die beim jeweiligen Finanzamt hinterlegten Länder verwendet werden.

 

Wie wird nun gebucht:

1.) ... Seefracht Lieferant mit Ust-Land DE auf Kostenstelle Ausland und Kontierung Eingangsfracht mit Finanzamt Konstanz

2.) ... Zollgebühren Lieferant mit Ust-Land CH auf Kostenstelle Inland und Kontierung Umsatzsteuer CH mit Finanzamt Bern

3.) ... EUST Lieferant mit Ust-Land CH auf Kostenstelle Inland und Kontierung Vorsteuer CH mit Finanzamt Bern

 

Wichtig:

Zu Ihrer Sicherheit haben wir bei den Buchungen eine Verriegelung eingebaut, welche prüft ob das bei der Kontierung hinterlegte Finanzamt mit dem Finanzamt des Lieferanten übereinstimmt. Ist dies nicht der Fall, so erscheint die Meldung der Beleg bezieht sich auf mehrere Finanzämter.

Dies bedeutet, dass das beim Lieferanten hinterlegte (abweichende) Umsatzsteuerland nicht mit dem Finanzamt des Kontos übereinstimmt. Bitte gleichen Sie die Einstellungen entsprechend ab.

 

Warum ist das so strickt getrennt?

Wenn mehrere Finanzämter verwendet werden, so muss für jedes Finanzamt eine eigene Umsatzsteuererklärung abgegeben werden. Das bedeutet, dass alle Buchungen für das jeweilige Umsatzsteuerland (des Lieferanten) auch auf ein Konto welches dem Finanzamt zugeordnet ist gebucht werden müssen.

Q: Wird nun der Brutto- oder der Nettowert in der Auswahlliste angezeigt?

A: Das hängt davon ab. Siehe dazu bitte.

Q: Erledigen einer Eingangsrechnung

A: Wurde z.B. eine Eingangsrechnung nur teilweise bezahlt, so kann diese auch nachträglich mit dem Menüpunkt Bearbeiten, Manuell erledigen erledigt werden. Dies ist auch bei einer Eingangsrechungsgutschrift möglich, welche z.B. gar keinen Zahlungseintrag hat. Wird eine Eingangsrechnung erledigt, unterscheidet HELIUM V zwischen Währungsgewinn/Verlust und Skonto. Somit wird bei Eingangsrechnungen, die erledigt gekennzeichnet werden und der Betrag nicht dem vollen Umfang entspricht, die Differenz auf Skontoerlöse gebucht. 

Q: Erledigung einer Eingangsrechnung wieder aufheben.

A: Auch für die Enterledigung einer Eingangsrechnung, z.B. weil diese aus Versehen erledigt wurde, wählen Sie den Punkt: Bearbeiten, Manuell erledigen und bestätigen die Frage, Erledigung aufheben mit Ja.

Hinweis:

Wird bei einer erledigten Eingangsrechnung in den Kopfdaten auf Ändern geklickt, so erscheint ebenfalls die Frage nach der Enterledigung. Es wird dabei jedoch der Status der Eingangsrechnung immer auf Teilbezahlt gesetzt. Bei Bearbeiten, Manuell erledigen wird auch der Zahlungsstatus in die Berechnung des neuen Status mit einbezogen.

Q: Kann die Kontierung / Kostenstelle einer Eingangsrechnung auch geändert werden wenn diese schon bezahlt ist?

A: Wenn eine Eingangsrechnung bereits vollständig bezahlt ist, aber noch nicht in die Finanzbuchhaltung (FiBu) übertragen wurde, ist es manchmal erforderlich, dass die Zuordnung dieser ER noch verändert werden sollte. Dies kann im oberen Modulreiter Zuordnung durchgeführt werden. Wurde eine Eingangsrechnung auf Splittbuchung gesetzt, so kann im Reiter Kontierung diese ebenfalls solange geändert werden, bis diese nicht in die FiBu exportiert wurde. Beantworten Sie dazu die nachfolgende Frage

mit Ja.

Q: Wieso wird der Kurs in den Kopfdaten in Rot angezeigt?

A: Diese Anzeige signalisiert, dass der in der Eingangsrechnung hinterlegte Wechselkurs zum aktuell in der Währungstabelle eingetragenen Umrechnungskurs abweicht.

Bitte prüfen Sie welcher der Kurse der richtige Wechselkurs ist.

Mit ändern, speichern wird der nun gültige Wechselkurs neu aus der Währungstabelle übernommen und der Wert in Ihrer Mandantenwährung neu errechnet.

Q: Wie wird eine Eingangsgutschrift erledigt, als Bezahlt verbucht?

A: Um eine Eingangsgutschrift als bezahlt bzw. gegenverrechnet bzw. ausgeglichen zu verbuchen, muss diese "Zahlung" auf der Eingangsrechnung eingetragen werden, gegen die die Eingangsgutschrift gebucht werden sollte. Üblicherweise sollten Sie dies gleich wie Ihr Lieferant verbuchen.

D.h. Sie gehen auf die Eingangsrechnung.

Wählen den Reiter Zahlung und legen mit Neu einen neuen Zahlungseintrag an.

Wählen Sie nun als Zahlungsart Gutschrift aus und

wählen durch Klick auf den Knopf Gutschrift die gewünschte Eingangsrechnung aus.

Damit reduziert sich der offene Wert der Eingangsrechnung und wird auch im Zahlungsvorschlag nur mit dem reduzierten Wert vorgeschlagen.

Q: Reverse Charge, IG-Erwerb

A: Gerade für Buchhaltungsbelange ist es bei innergemeinschaftlichen Lieferungen wesentlich, welche Art von Lieferung dies ist. Derzeit wird hier zwischen:

   IG-Lieferung ... IG-Erwerb

   IG-Leistung ... Reverse Charge

unterschieden.

Diese Angaben bewirken, in Zusammenhang mit einem gültigen Mehrwertsteuersatz, dass hier zwar Nettobeträge eingegeben werden, dass aber für die Buchung der theoretische Steuerbetrag mit berücksichtigt wird und vor allem in den Fibu-Schnittstellen diese Daten entsprechend übergeben werden.

Beachten Sie auch, dass die Anzeige der MwSt. entsprechend auf die theoretische Umsatzsteuer umgeschaltet wird und somit auch die Berechnung der angezeigten Umsatzsteuer auf dem Nettobetrag der Eingangsrechnung basiert und nicht wie bei Inlandsrechnungen auf dem Bruttobetrag. Dies wird auch durch die Umschaltung der Anzeige von Brutto-Betrag auf Betrag signalisiert.

Der Standardwert für Reverse Charge kann im Lieferanten, Reiter Konditionen eingestellt werden.

Für die Behandlung in der integrierten Finanzbuchhaltung siehe bitte.

Q: Ein EU-Lieferant erbringt eine Inlands-Lieferung, wie kann dies richtig erfasst werden?

A: Bei der integrierten Buchhaltung ist hier darauf zu achten, dass dieser Lieferant als Inlandslieferant behandelt wird. D.h. für den Kreditor ist die Steuerkategorie auf Inland zu stellen.
Sie bemerken dies bei der Erfassung der Eingangsrechnung auch dadurch dass entweder IG-Erwerb automatisch angehakt (und nicht entfernbar) ist, oder dass eben das IG-Erwerb NICHT angehakt ist.

Q: Ich bekommen vom gleichen EU-Lieferanten manchmal Inlands und manchmal IG-Rechnungen. Wie ist damit umzugehen?

A: Hier muss der Lieferant zwei verschiedene Kreditorennummern bekommen, da dies einerseits ein Inlandslieferant ist und andererseits ein ausländischer Lieferant mit oder ohne UID Nummer.
Es muss Ihr Lieferant bei der Inlandslieferung ja auch die Inlands UST an das (= IHR) Inland abführen, wozu er eine Inlands UID Nummer benötigt.

Q: Zollimportpapiere

A: Für unsere Schweizer Anwender ist es oft wichtig, dass auch protokolliert wird, dass die zu einer Einfuhr dazugehörenden Zollpapiere tatsächlich vorhanden sind. Dazu haben wir die Protokollierung des Erhalts der Zollpapiere, oft auch Gelber Schein genannt, geschaffen.

Ein Klick darauf setzt das Datum wieder zurück.

 

Da nicht für alle Lieferanten diese Papiere erforderlich sind, muss im Lieferanten unter Konditionen Zollimportpapiere erforderlich angehakt werden.

 

Um nun festzustellen für welche Eingangsrechnungen noch die Zollpapiere fehlen, bei deren Lieferanten auch angehakt ist, dass Zollimportpapiere erforderlich sind, wählen Sie Journal, fehlende Zollimportpapiere.

Q: Mahnungsverwaltung

A: Im Menü der Eingangsrechnungen kann unter Bearbeiten, Mahnstufe das Mahndatum und die Mahnstufe zur jeweiligen Eingangsrechnung als Information hinterlegt werden.

Q: Vorauszahlungen

A: Es kommt immer wieder vor, dass für verschiedene Lieferungen von Lieferanten Vorauskasse geleistet werden muss. Dies kann in zwei verschiedenen Arten abgebildet werden.

  1. Sie erhalten von Ihrem Lieferanten eine Anzahlungsrechnung. Sie erfassen diese Anzahlungs-Eingangs-Rechnung mit der Eingangsrechnungsart Anzahlungsrechnung. Dies erzwingt automatisch eine Bestellung auf die sich die Anzahlungs-Eingangs-Rechnung bezieht. Wird dann vom Lieferanten die Ware geliefert erhalten Sie anschließend die Schlussrechnung über den vollen Betrag. Da sich auch die Schlussrechnung auf die gleiche Bestellung beziehen muss, ergibt sich aus der Differenz von Anzahlungsrechnung(en) und Schlussrechnung der noch offene Zahlbetrag. Gerade wenn keine integrierte Finanzbuchhaltung zum Einsatz kommt, ist diese Vorgehensweise zu empfehlen. Verwenden Sie gegebenenfalls die Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten mit der die Vorauszahlung gefordert wird als Anzahlungsrechnung. Denken Sie auch daran dass:

    1. Sie dem Lieferanten rechtlich gesehen nur Ihr Geld leihen.

    2. Es immer wieder vorkommt, dass die Vorauszahlung (die ja als Anzahlungsrechnung erfasst wird) nicht mit der Schlussrechnung übereinstimmt.

    3. Läuft die Beschaffung dann noch über den Geschäftsjahreswechsel, so ist dies der einzig transparente Weg um die Abgrenzungen über den Jahreswechsel hin zu erreichen.

  2. Wird auch die integrierte Finanzbuchhaltung eingesetzt und sind die Vorauszahlungen ein seltener Sonderfall, so kann so vorgegangen werden, dass es ein Zwischenkonto gibt, auf das die Vorauszahlung gegen Bank gebucht wird. Von diesem Konto (als Bankkonto definiert) wird dann die Zahlung der schlussendlichen Rechnung gebucht und somit das Zwischenkonto wieder ausgeglichen. Diese Vorgehensweise ist nur für sehr wenige Vorauszahlungsbuchungen zu empfehlen. Steuerlich richtig ist obige Version. Um bei mehreren Lieferanten mehr Übersicht zu gewinnen kann pro Lieferant ein eigenes geleistete Anzahlungen - Konto angelegt werden, auf das die Buchungen erfolgen. 

  3. Eine weitere Möglichkeit ist, dass die Vorauszahlung als Umbuchung Bank an Debitor bzw. Kreditor an Bank manuell gebucht wird. Bei der Zahlung der Rechnung/Eingangsrechnung kann bei Zahlungsart Vorauszahlung aus den "Offenen Posten" mit Buchungsart Umbuchung und Buchungsart Bankbuchung des jeweiligen Debitor/Kreditor gewählt werden. Achtung: Die Vorgehensweise in diesem Fall ist, dass die ursprüngliche Buchung um den Betrag der Zahlung reduziert und somit geändert wird. Ist die Vorauszahlung höher als der Rechnungsbetrag wird der Rest als neue Vorauszahlungs-Umbuchung gebucht. Weitere Informationen

Q: Was sind Anzahlungs- und Schlussrechnungen, wie ist damit umzugehen?

A: Siehe dazu bitte die Beschreibung für die Ausgangs-Anzahlungs- bzw. Schlussrechnungen. Die Verwendung auf der Eingangsrechnungsseite ist analog. Es wird anstelle des Auftrages die Bestellung als zusammenfassende Klammer zwischen Anzahlungs- und Schlussrechnung verwendet.

Q: Wie wird mit Schlussrechnungen umgegangen, deren Wert niedriger als die Summe der Anzahlungsrechnungen ist?

A: Ehrlich gesagt: Eigentlich sollte es so etwas nicht geben. Soweit die Theorie. Die Praxis lehrt uns, dass es auch das gibt. Also:

Ein Lieferant stellt ihnen eine oder mehrere Anzahlungsrechnungen. Mit der übermittelten Schlussrechnung stellt sich heraus, dass Sie zuviel angezahlt haben. Wie ist nun vorzugehen?

Wichtig: Durch die zu niedrige Schlussrechnung leihen Sie weiterhin ihrem Lieferanten Geld (siehe oben). D.h. der aus der Schlussrechnung noch offene Betrag muss über das Konto der geleisteten Anzahlungen (1800) gebucht werden. Definieren Sie dafür das Anzahlungskonto als sichtbare Bankverbindung.

WICHTIG:

Da durch das Verhalten des Lieferanten die Anzahlungs-/Schlussrechnungs-Thematik noch nicht abgeschlossen ist, sollten Sie die Schlussrechnung erst dann als bezahlt verbuchen, wenn klar ist, was mit dem überschüssigen Betrag zu geschehen hat. Bis dahin muss die Schlussrechnung offen bleiben. Buchen Sie die Differenz, die ja zu Ihren Gunsten besteht, erst aus, wenn eine weitere Verwendung dafür gegeben ist.

Damit sehen Sie jederzeit am Lieferanten/Kreditorenkonto, dass hier noch offene Beträge zu Ihren Gunsten bestehen. Wir raten dazu, die Lieferanten sehr eindringlich dazu aufzufordern, hier ordentlich zu arbeiten, sodass es zu diesen Konstellationen erst gar nicht kommt.

 

Wurde die Verwendung der Gelder die Sie noch vom Lieferanten bekommen definiert, so ist der Buchungsverlauf wie folgt:

a.) Erfassen Sie die nachfolgende Eingangsrechnung

b.) Gehen Sie auf der Schlussrechnung auf den Reiter Zahlungen und buchen Sie den negativen Zahlbetrag auf das (Bank-)Konto geleistete Anzahlungen.

c.) Gehen Sie in die nachfolgende Eingangsrechnung und buchen Sie hier den gleichen Betrag, nun aber positiv, als Zahlung vom Konto geleistete Anzahlungen.

Damit ist, für diese Rechnungen das geleistete Anzahlungen-Konto ausgeglichen.

Zugleich erhalten Sie durch diese späte Buchung auch die Übersicht über den tatsächlichen Offenen Postenstand am Kreditor. Das Konto der geleisteten Anzahlungen sollte sowieso immer im Auge behalten werden, dass dieses in aller Regel ausgeglichen ist.

 

Q: Wie wird eine Eingangsrechnung richtig erfasst?

A: Um eine Eingangsrechnung richtig zu erfassen sind folgende Dinge notwendig:

Q: Wie gehts dann weiter?

Wenn die Eingangsrechnung bezahlt wurde, empfiehlt sich dies ebenfalls auf den Papieren mit Buchungsdatum und gegebenenfalls auch von welchem Bankkonto aus dies bezahlt wurde direkt unter der Kontierung festzuhalten. Wenn Sie einen Stempel verwenden wollen, denken Sie bei der Bestellung dieser Stempel auch an ein Feld für die Zahlung. 

Q: Es wurde versehentlich eine Eingangsrechnungsgutschrift bezahlt, wie kann ich das auflösen?

Wenn eine Zahlung auf eine Rechnung (es gilt dies analog auch für Ausgangsrechnungen) getätigt wurde, die, aus welchen Gründen auch immer, (auf der Bank) gebucht wurde, so raten wir aus Gründen der Transparenz, diese falsche Buchung soweit irgend möglich direkt beim Beleg einzubuchen, damit Sie zu jederzeit einen klaren Blick auf die Situation dieses Beleges / Kunden / Lieferanten haben. Anbei ein Beispiel in dem eine Eingangsrechnungsgutschrift versehentlich bezahlt wurde.


Der Ablauf war folgender:
a.) versehntliche Zahlung an den Lieferanten (anstatt diesen Betrag einzubehalten)
b.) Lieferant wurde informiert und hat den gesamten Betrag, also die versehentliche Zahlung und die Gutschrift zurücküberwiesen.
Schritte im HELIUM V:
1.) Änderung der Eingangsrechnungsart von Gutschrift auf Eingangsrechnung. Der negative Betrag muss erhalten bleiben.
2.) Verbuchen der falschen Zahlung an den Lieferanten als positiver Betrag. Da bezahlt wurde und Sie im Eingangsrechnungsmodul sind, passend zu a.) bzw. zum Eintrag in obigem Bild mit 3.8.
3.) Verbuchung der Rückzahlung vom Lieferanten als negativer Betrag. Da Sie Geld auf eine Eingangsrechnung zurückerhalten haben, passend zu b.) bzw. zu obigem Bild mit 5.8.

 

Q: Können Kommentare zur Buchung erfasst werden?

A: Für Dokumentationszwecke, um die Buchungen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehen zu können, gibt es die Möglichkeit einen Kommentar zur Zahlung und der Splittbuchung zu erfassen.

Dieser Kommentar wird in den Modulen der Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung und auch in der Integrierten Finanzbuchhaltung von HELIUM V angezeigt.

Sie können den Kommentar durch einen Klick auf den Textblock erfassen,wenn Sie im Bearbeiten der Buchungszeile sind. Sobald hier ein Eintrag besteht wird das Icon grün gefärbt .

In der Liste der Zahlungseinträge und der Finanzbuchhaltung wird in der Spalte Kommentar ein Haken gesetzt, wenn ein Kommentar zu der Zeile besteht .

Wenn Sie nun die Maus über die Buchung bewegen, wird der Eintrag angezeigt.

 

 

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HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter