(c) HELIUM V IT-Solutions GmbH    

Erste Schritte für die Arbeit mit HELIUM V

Für einen möglichst raschen Einstieg in HELIUM V empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

 

Voraussetzungen:

Lernschritte                    Bitte beachten Sie auch das Schulungskonzept.

  1. Machen Sie sich mit der grundsätzlichen Bedienung von HELIUM V vertraut.

  2. Danach machen Sie sich mit den für Sie relevanten Stammdaten vertraut, z.B. Kunde, Personal oder Artikel.
    Beachten Sie bitte den zentralen Partnerstamm.
    Beachten Sie die Arbeitsweise mit den Direktfiltern und den Spaltenüberschriften.

  3. Nun verwenden Sie die für Sie relevanten Bewegungsmodule

  4. Drucken Sie einen der Bewegungsdatensätze und beachten Sie die Möglichkeiten beim Drucken

  5. Zur leichteren Orientierung haben wir die Module in der Toolbar nach Themengruppen sortiert.
    Nachfolgend die Auflistung aller in HELIUM V verfügbaren Module in der auch am Client verwendeten Gruppierung.

    Hinweis: Da die zur Verfügung stehenden Module von den bei Ihnen installierten Modulen und den Rollenrechten abhängig ist, müssen nicht alle angeführten Module auch in Ihrer Installation zur Verfügung stehen.

  6. Warum sind manche Bewegungsdatensätze änderbar und manche nicht mehr.
    Der generelle Gedankengang ist, dass ein Bewegungsdatensatz solange änderbar ist, bis es einen Nachfolger gibt. Weitere Details entnehmen Sie den bei den jeweiligen Modulen angeführten Statusdiagrammen.

  7. Ihr Administrator sollte die Pflege Ihres HELIUM V Systems übernehmen. Siehe dazu auch.

Konfiguration Ihrer HELIUM V - Installation

Neben der Konfiguration von HELIUM V entsprechend Ihrer Basisinstallation durch Ihren HELIUM V Betreuuer stehen Ihnen weitere Einstellungen zur Verfügung.

Mit diesen Einstellungen können Sie Ihre Installation an die Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen.

 

Grunsätzlich unterscheidet HELIUM V in Arbeitsplatz- und Mandantenparameter. Eine Liste der Mandantenparameter und deren Wirkung finden Sie hier.

Gerade zu Beginn ist es essentiell u.a. Belegnummern und das Geschäftsjahr zu definieren.

 

Verwenden Sie für die Definition des Geschäftsjahres die Parameter:

GESCHAEFTSJAHRBEGINNMONAT

GESCHAEFTSJAHRPLUSEINS

 

Hiermit definieren Sie den Aufbau der Belegnummern, wieviele Stellen die Jahreszahlen und die fortlaufende Nummer erhalten soll:

BELEGNUMMERNFORMAT_STELLEN_BELEGNUMMER

BELEGNUMMERNFORMAT_STELLEN_GESCHAEFTSJAHR

BELEGNUMMERNFORMAT_STELLEN_ZUFALL

BELEGNUMMER_MANDANTKENNUNG

BELEGNUMMERNFORMAT_TRENNZEICHEN

 

Mit den folgenden Parametern können Sie die Startwerte der Belegnummern für den Jahresbeginn / den Start mit HELIUM V bestimmen. Bitte achten Sie darauf eventuell im folgenden Jahr den Parameter wieder auf den Wert 1 zurückzustellen.

 

ANFRAGE_BELEGNUMMERSTARTWERT
ANGEBOT_BELEGNUMMERSTARTWERT
AUFTRAG_BELEGNUMMERSTARTWERT
BESTELLUNG_BELEGNUMMERSTARTWERT
EINGANGSRECHNUNG_BELEGNUMMERSTARTWERT
GUTSCHRIFT_BELEGNUMMERSTARTWERT
LIEFERSCHEIN_BELEGNUMMERSTARTWERT
LOS_BELEGNUMMERSTARTWERT_FREIE_LOSE
PROJEKT_BELEGNUMMERSTARTWERT
RECHNUNG_BELEGNUMMERSTARTWERT
REKLAMATION_BELEGNUMMERSTARTWERT

 

ACHTUNG: Änderungen an der Struktur der Belegnummern dürfen nur bei einer Neuinstallation vorgenommen werden. Änderungen in laufenden Systemem müssen auch auf die bestehenden Daten Rücksicht nehmen und sollten daher nicht durchgeführt werden. Für Änderungen in laufenden Systemen wenden Sie sich bitte an Ihren HELIUM V Betreuer.

 

Für die Anpassung von Reports, also Ausdrucken aus HELIUM V finden Sie hier eine umfangreiche Beschreibung, sowie ein Schulungsvideo auf unserer Website.

 

Um die Konditionen der Lieferanten und Kunden vor dem Versenden von Belegen zu überprüfen, ist in der Basisinstallation der Parameter KONDITIONEN_DES_BELEGS_BESTAETIGEN für die Belege aktiviert. Dadurch erscheint eine Meldung, sobald die Konditionen eines Beleges nicht bestätigt wurden. Gerne können Sie den Parameter auf 0 stellen und so diese Meldung deaktivieren.

 

Definieren Sie unternehmensintern und unternehmensweit eine Struktur für Artikelnummern. Je nach Bedarf kann diese sprechend mit Abkürzungen oder fortlaufend ohne Bezug zum Artikel selbst gestaltet werden. Um die Zeichen der Artikelnummer festzulegen verwenden Sie den Parameter ARTIKELNUMMER_ZEICHENSATZ, besonders bei der Verwendung von Barcodes achten Sie bitte darauf keine Sonderzeichen anzuführen.

Q: Können Belegnummern mit einer Zufallszahl fortlaufend eingestellt werden?

A: Wenn Sie den Parameter BELEGNUMMERNFORMAT_STELLEN_ZUFALL auf > 0 stellen, so kann ein Teil der Belegnummer per Zufallswert ergänzt werden.

Bsp. Wenn Belegnummer 70 und die Anzahl der Zufalls-Stellen = 2: 70 wird mit 10^2 multipliziert und ein Zufalswert von 0-99 hinzugefügt = 7033

Diese Berechnung wird in AG/AB/LS/RE/GS/PROFORMA unterstützt.

Q:Was ist bei der Einführung von HELIUM V zu beachten?

A: Was ist aus Fertigungs-, Stücklisten, Kunden - Sicht zu beachten, wenn HELIUM V eingeführt wird:
Trotz aller Vorbereitung wird man als klein und mittelständischer Unternehmer nicht alle Strukturen, die man in Zukunft haben wird abbilden / vorhersehen können.

Das bedeutet: Ja, Gedanken machen, aber nicht den Kopf zerbrechen. Einfach beginnen. Man sieht es im Laufe des Prozesses was passend ist.

 

Kontaktdaten / Adressen

Anlegen der Kunden-, Lieferanten Stammdaten. So dass Adressen, Telefonnummern, Ansprechpartner stimmen.

Wenn an Fibu ooder Fibuüberleitung gedacht ist und es schon bestehende Debitoren- Kreditorenkonten gibt, so bitte auch diese einpflegen.

 

Artikel

Beim Artikelstamm raten wir zu grob strukturieren Artikelnummer, es kann dies auch über Artikelgruppen dargestellt werden. Es hängt dies ganz von persönlichen /firmen-Vorlieben ab.

Wird die Fibu / Fibuexport eingesetzt, so sollten die Artikelgruppen soweit definiert werden, dass dies auch zur Erlöskontenstruktur passt.

Und es sollten die Artikelbezeichnungen, nur die ersten beiden Zeilen, so definiert werden, dass es für Inhaus Verwendung eindeutig ist.

Definieren Sie gegebenenfalls auch die Art und Weise, wie die Artikelbezeichnung geschrieben wird.

Was kommt zuerst, welche Infos sind die wichtigsten, werden von links nach rechts geschrieben.

 

Warum hat HELIUM V keine Eigenschaften Felder?

Solche Felder sind auf den ersten Blick faszinierend. Auf den zweiten zeigt sich, dass diese sehr dynamisch an die unterschiedlichen Artikelarten angepasst werden müssten, was dann im Endeffekt immer wieder zu Unklarheiten bei der Artikelerfassung führen würde. Wir sehen daher die kurze und prägnante Erfassung direkt in den zwei Zeilen der Artikelbezeichnung in Kombination mit der komfortablen Textsuche

als zielführender an, was uns unsere Anwender auch immer wieder bestätigen. Wenn Sie im Laufe der Arbeit mit HELIUM V feststellen, dass diese Felder nicht ausreichend sind, so kann ein eigener Reiter mit Artikeleigenschaften mit frei definierbaren, individuellen Feldern, aktiviert werden.

 

Stücklisten

Denken Sie daran, dass die Stücklisten Strukturen, Kopfstücklisten, Unterstücklisten, Baugruppen usw. auch die Art und Weise der Fertigung abbilden.

Verwenden Sie dazu aber auch die Montageart um Stücklisteninhalte(Positionen) so zu gruppieren, dass z.B. SMD Bestückung oben, SMD Bestückung unten sauber getrennt werden kann und so der Fertigungsprozess entsprechend gesteuert werden kann.

 

Weitere Definitionen

In den Grunddaten Die Kopf und Fußzeilen aller Module von der Anfrage bis zu Gutschrift eintragen

Eigentumsvorbehalt und Lieferbedingungen im System Medien definieren

Im Angebot die Erledigungsgründe hinterlege

In der Projektverwaltung ev. die Stati, welchen dann (System, Sprache, Status) auch Icons hinterlegt werden sollen.

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter