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Zahlungsvorschlag

In HELIUM V können auf einfache Weise die fälligen Zahlungen in das Electronic Banking (Elba) übertragen werden.
Die grundsätzliche Idee ist, zuerst wird ein Zahlungsvorschlag erstellt, dieser wird danach bearbeitet und das Ergebnis wird in das Elba übertragen.
Da für den Import von Daten die Eigenheiten der verschiedenen Elba Programme zu berücksichtigen sind, wurde als erstes Format das von Elba Österreich definierte CSV Format als Exportfilter realisiert.
Als weiteres Exportformat steht nun die Übertragung nach dem SEPA (Single Euro Payments Area) Standard zur Verfügung. Siehe.
Ergänzend steht auch das Lastschriftverfahren nach SEPA Standard zur Verfügung.

Q:   Erzeugen des Zahlungsvorschlages

A: Im Modul Finanzbuchhaltung finden Sie den unteren Modulreiter Zahlungsvorschlag. 

Hier sind alle bisher erzeugten Zahlungsvorschläge enthalten.

Durch Klick auf Neu werden nun die Parameter für den neuen Zahlungsvorschlagslauf definiert.

Definieren Sie hier die Zahlungsstichtag, das Datum des nächsten Zahlungslaufes und ob die Bezahlung mit Skonto erfolgen sollte aus. Definieren Sie die Bankverbindung über die die Zahlung erfolgen sollte.

Hinweis: Es wird die unter System Mandant Lieferkonditionen definierte Bankverbindung vorgeschlagen.

Bei der Errechnung der zu bezahlenden Eingangsrechnungen werden folgende Regeln angewandt:

Q: Bearbeiten des Zahlungsvorschlages

A: Der Zahlungsvorschlag kann nach der Erzeugung bearbeitet werden, z.B. weil einzelne Rechnungen nicht oder nur teilbezahlt werden sollten.

Sie finden unter dem oberen Modulreiter offene Posten die Details des Zahlungsvorschlages.

In der letzten Spalte finden Sie die Bankverbindung. Bedenken Sie hier bitte, dass nur Eingangsrechnungen mit Bankverbindungen exportiert werden, deren Länder am SEPA teilnehmen. Die SEPA Teilnahme eines Landes kann im System, oberer Modulreiter Land, definiert werden.

Wird in der vorletzten Spalte ein Haken angezeigt, so wird diese Eingangsrechnung mit dem angezeigten Betrag exportiert, wenn die Bankverbindung in einem SEPA teilnehmenden Land ist.

Durch Klick auf kann die Übernahme in die Überweisungsliste ein bzw. ausgeschaltet werden. Um mehrere Eingangsrechnungen von der Überweisung auszunehmen markieren Sie bitte die entsprechenden Zeilen und klicken dann auf den Haken.

Durch Klick auf kann der zu überweisende Betrag geändert werden.

Rechts unten wird unter Gesamtwert die Summe der für die Überweisung freigegebenen Beträge angezeigt.

 

Hinweis:

Wird Skonto berechnet, so werden auch die Beträge um den Skontobetrag reduziert.

 

Der Parameter ZAHLUNGSVORSCHLAG_MIT_SKONTO definiert, dass beim Zahlungsvorschlag Skonto berücksichtigt wird.

Beim Parameter ZAHLUNGSVORSCHLAG_SKONTOUEBERZIEHUNGSFRIST können Sie einstellen wie lange Skonto noch berücksichtig werden soll (Eingabe in Tagen).

ZAHLUNGSVORSCHLAG_PERIODE gibt den Zeitraum zwischen den Zahlungsläufen in Tagen an.

 

Hinweis:

Werden z.B. Vorauszahlungen nicht exportiert, so sind sehr wahrscheinlich Skontotage definiert, aber keine Netto-Zahlungstage.

Korrigieren Sie daher das Zahlungsziel entsprechend.

 

Im Zahlungsvorschlag sind auch die offenen Zusatzkosten (Modul Eingangsrechnungen) mit enthalten. Damit haben Sie die praktische Möglichkeit auch Ihre laufenden Zahlungen über den Zahlungsvorschlag abzubilden.

Q: Werden auch Gutschriften exportiert?

A: Nein, Gutschriften werden nicht exportiert, genauer offene negative Beträge werden nicht exportiert. Sollten Sie versehentlich einen Zahlungsvorschlag mit einem negativen Betrag eingetragen haben, so erscheint beim Exportieren des Zahlungsvorschlages die Fehlermeldung
Gutschriften enthalten.
Zusätzlich werden die Zeilen mit negativen Beträgen in Rot angezeigt. Die Entscheidung wie mit der Gutschrift und eventueller offener weiterer Beträge umgegangen wird muss Zeile für Zeile von Ihnen getroffen werden. Nutzen Sie dazu auch die Möglichkeit den Zahlungsvorschlag nach den Lieferanten (Spalte Firma) zu sortieren.
Wir empfehlen, dass bereits bei der Erfassung von Eingangsgutschriften diese mit den Eingangsrechnungen für die Sie diese erhalten haben ausgeglichen werden.

Q: Wie kennzeichnet man eine Rechnung als bezahlt?

A: Im Zahlungsvorschlag gibt es nun ein neues Feld 'vollständig Bezahlt'  .

Wenn dies angehakt ist, wird diese bei einem späterem Zahlungsvorschlagslauf berücksichtigt, d.h. wenn bereits bezahlt, dann scheint die Eingangsrechnung nicht nochmals im Zahlungsvorschlag auf.

Wenn der Haken bei 'vollständig bezahlt' nicht gesetzt ist, dann werden bei einem späteren Zahlungslauf die vorherigen Zahlungen mitgerechnet.
Wenn ein Zahlungsvorschlag gespeichert wird, dann kann dieser nur mehr nach Warnung gelöscht/nochmal gespeichert werden.

Q: Exportieren des Zahlungsvorschlages

A: Für den Export der zur Zahlung markierten Rechnungen wählen Sie den oberen Modulreiter Zahlungsvorschlagsläufe. Durch einen Klick auf wird der Zahlungsvorschlag im CSV Format exportiert. Der Pfad des CSV-Exportes kann unter System, Parameter, Mandantenparameter, ZAHLUNGSVORSCHLAG_EXPORTZIEL eingestellt werden. Dieser Exportpfad muss mit Ihren Elba Einstellungen übereinstimmen (siehe unten).
Bitte beachten Sie, dass der Exportlauf beliebig oft vorgenommen werden kann.
Durch den Klick auf SEPA wird der Zahlungsvorschlag im SEPA Format in das in der Bankverbindung definierte Verzeichnis exportiert.

Q: Ich erhalte die Fehlermeldung

A:

Dies bedeutet dass bei diesem Lieferanten noch keine Bankverbindung hinterlegt ist. Tragen Sie im Lieferanten seine Bankverbindung ein. Die Basisdaten der Banken müssen unter Partner, Bank eingerichtet werden.

WICHTIG:  

Da ausländische Lieferanten oft inländische Bankverbindungen haben, und da die ELBA CSV Schnittstelle nur inländische Banken verarbeiten kann, ist für den gültigen Export der Ort der Bank wesentlich. D.h. Sie erhalten obige Fehlermeldung auch, wenn zwar eine Bankverbindung angegeben ist, aber der Ort der Bank fehlt und daher nicht festgestellt werden kann ob dies eine inländische oder eine ausländische Bank ist.

Hinweis:

Hier greift auch die SEPA Definition. D.h. ist ein Land SEPA-Teilnehmer, so wird es, dank IBAN und BIC, wie Inland behandelt und somit exportiert. Ist ein Land kein SEPA-Teilnehmer, so werden die Daten nicht an die Schnittstelle übergeben. Siehe dazu auch.

WICHTIGER Hinweis:

SEPA gilt laut dem Rulebook des European Payment Councils vom 12.12.2013, Version 7.1 ausschließlich für Überweisungen in EURO. Für alle anderen Währungen muss die wesentlich teurere Auslandsüberweisung verwendet werden. Siehe dazu auch 
http://www.europeanpaymentscouncil.eu/index.cfm/knowledge-bank/epc-documents/sepa-credit-transfer-rulebook-version-70/epc125-05-sct-rb-v71-approvedpdf/
Seite 16 Punkt 2.4

 

Q: Kann ein Zahlungslauf mehrfach exportiert werden?

A: Ja. Ein Zahlungslauf kann beliebig oft exportiert werden.
Bitte beachten Sie die Einschränkungen für Zahlungsvorschlag mit Buchun der Zahlung auf Geldtransitkonto.

Q: Wie muss Elba für den Import eingerichtet werden.

A: Im Elba 5 finden Sie unter Zahlungsverkehr den Menüpunkt Import.

 

Wechseln Sie in den Reiter Importprofile.

 

Hinweis:

Wenn dieser Reiter nicht verfügbar ist, haben Sie im Elba keine Rechte um diese zu definieren. Melden Sie sich daher als Elba-Administrator an Elba an.

 

Wählen Sie nun ein bestehendes Importprofil aus, oder definieren Sie mit Neu ein neues Profil. Als Dateipfad geben Sie den unter System, Parameter, Zahlungsvorschlag_Exportziel

angegebenen Dateipfad an.

 

Nach dem Abspeichern des neuen Profils definieren Sie durch Klick auf Dateivorschau den genaueren Dateiaufbau, wobei es hier im wesentlichen um die Definition der Trennzeichen geht. Diese müssen als Semikolon (Strichpunkt) definiert werden. Definieren Sie hier auch, ab welcher Zeile der Import beginnt. In der Exportdatei sind, insbesondere für die leichtere Zuordnung, in der ersten Zeile die Feldüberschriften enthalten. D.h. für die Definition der Dateistruktur stellen Sie das Feld Import beginnt ab Zeile ... auf 1 und für den echten Datenimport dann auf 2.

 

Nach der Definition der Trennzeichen gelangen Sie in die Feldzuordnung.

Klicken Sie hier zuerst in das linke Fenster, danach in das dazupassende Import Feld des rechten Fensters und dann auf Zuordnung erstellen.

Definieren Sie so alle Felder, sodass Sie im Endeffekt im unteren Fenster folgende Definition erhalten.

Die Reihenfolge der Felder ist unwichtig, aber die Zuordnung der Felder zueinander muss stimmen.

Nach der richtigen Definition denken Sie daran, Import beginnt mit Zeile 2 einzustellen.

 

Achten Sie hier auf den Eintrag Import beginnt ab Zeile 2. Zugleich geben Sie beim Dateiaufbau: Einzel-Aufträge an.

 

Nun klicken Sie auf Importieren und bestätigen diese Meldung mit Ja, wenn der Import wie oben beschreiben richtig definiert ist.

 

Sie müssen nun noch die Auftragsart für alle Importe definieren. Dies wird üblicherweise die Überweisung sein.
Wählen Sie die Auftragsart aus und bestätigen Sie mit OK.
 
Nun wird von Elba die Gültigkeit der Bankverbindungsdaten überprüft.
Im Fehlerfalle erhalten Sie entsprechende Informationen / Dialoge. Bitte korrigieren Sie in diesem Falle Ihre Daten sowohl in diesem einen Auftrag und in Ihrem HELIUM V Datenbestand.
 
Am Ende des gültigen Imports sind die Aufträge als Einzel-Aufträge in ihrem Elba enthalten und können von dort als Einzel-Aufträge weiter behandelt werden.
Das Datum des Imports ist zugleich das Durchführungsdatum der Aufträge.
D.h. es ist grundsätzlich angedacht, den Zahlungsvorschlagslauf, den Elba Import und die Übertragung der Daten an die Bank in einem Zuge zu machen.

Q: Wie die Daten nach SFirm übernehmen?

A: Die SEPA-XML-Exportdaten können auch nach SFirm übernommen werden.
Wählen Sie hier links im Programmbaum, Zahlungsverkehr und klicken Sie oben auf Fremddaten importieren.
Nun sehen Sie alle Aufträge, die je einer Zeile des Zahlungsvorschlages entsprechen.
Haken Sie unten "alle Sammler auf einmal importieren" an, damit alle Buchungen in einem Durchgang importiert werden.

Denken Sie daran, dass nach dem Import die Datei gelöscht werden sollte und beantworten Sie die Frage von SFirm entsprechend.

Q: Wie sollte mit Eingangsgutschriften umgegangen werden?

A: Es kommt immer wieder vor, dass Sie von Ihren Lieferanten Gutschriften erhalten.

Damit im Zahlungsvorschlag nicht zu hohe Beträge aufscheinen, sollten Sie die Eingangsgutschrift unmittelbar nach deren Erhalt als "bezahlt" verbuchen. Siehe dazu.

Wenn in einem Zahlungsvorschlag eine Eingangsrechnungsgutschrift enthalten ist, so wird diese Rot markiert und eine Fehlermeldung angezeigt.

In diesem Fall entfernen Sie bitte die Eingangsrechnung aus dem Zahlungsvorschlag und führen den Zahlungsvorschlag erneut durch.

Q: In meinem Zahlungsvorschlag ist eine rote Zeile?

A: Ab Build 9200 werden im Zahlungsvorschlag jene Beträge die negativ sind und zur Übertragung (Zahlung) markiert sind in Rot gekennzeichnet. Sind solche Zeilen bei der Speicherung des Zahlungsvorschlages noch vorhanden, so kann der Zahlungsvorschlag nicht gespeichert werden, da manche Importprogramme einfach die Vorzeichen verwerfen und dadurch eine Zahlung auf ein Guthaben geleistet würde. Wir haben diese Information in jedem Falle im Zahlungsvorschlag mit aufgeführt, damit Sie, wie oben beschrieben, daran denken, dies auf den jeweiligen Lieferanten zu buchen / die Zahlung einzutragen.

Transitorisches Bankkonto, Geldtransit Konto

Ist in der Definition der Bankverbindung Geldtransitkonto angehakt, so wird beim Speichern des Zahlungsvorschlagslauf auf dieses (Bank-)Konto sofort die Zahlung Ihrer Eingangsrechnungen gegen dieses Konto gebucht. Im Gegensatz zur oben beschriebenen Berücksichtigung der bereits erfolgten Zahlungen, wird diese hier nicht durchgeführt, da ja bereits die Zahlungen verbucht sind. (Der normale Zahlungsvorschlag berücksichtigt bei der Ermittlung der offenen Positionen die bisherigen Zahlungsvorschläge. Der Zahlungsvorschlag auf das Geldtransitkonto berücksichtigt diese nicht.)
Denken Sie daran, unter System, Mandant, Vorbelegungen die richtige Bank als Vorschlagswert einzurichten.
Der Export kann, nach Bestätigung der Warnmeldung mehrfach erfolgen. Die Zahlungsbuchung erfolgt jedoch nur beim ersten Exportlauf.

SEPA Import / Export

Ab Build 9366 können Zahlungsaufträge aus dem Zahlungsvorschlag im SEPA Standard exportiert werden. Für die integrierte Finanzbuchhaltung können auch Kontoauszüge importiert werden und so der Vorgang des Zahlungen buchens deutlich vereinfacht werden.

Bitte beachten Sie. SEPA ist nur für Zahlungen in Euro. Andere Währungen werden damit NICHT unterstützt. Für Zahlungen in CHF Schweizer Fanken innerhalb der Schweiz gibt es besondere Regeln, die sich stark an SEPA anlehnen. Deren Implementierung ist für die Zukunft angedacht.

Um, insbesondere für die Eingangsrechnungen einen möglichst einfachen Ablauf zu erreichen, empfiehlt es sich, diese mit dem Zahlungsvorschlag zu exportieren. Die dadurch erzeugten Buchungsdaten werden so gekennzeichnet, dass beim Import des Kontoauszuges diese eindeutig erkannt werden können. Dadurch ersparen Sie sich die Zuordnungsarbeit.

Bitte beachten Sie!

Sie hantieren hier mit XML Dateien welche für versierte IT-Benutzer Daten im Klartext enthalten. Das bedeutet, wenn diese Dateien auf allgemein zugänglichen Stellen lagern, können diese auch von allen gelesen werden. So findet man hier z.B. Ihren aktuellen Kontostand, das Nettogehalt des Kollegen, die Geschäftsführervergütung, u.v.a.m.. Bedenken Sie dies, wenn Sie mit diesen Daten arbeiten. Ihr IT-Betreuer oder gerne auch Ihr HELIUM V Betreuer unterstützt Sie bei diesen wichtigen Sicherheitsüberlegungen.

Voraussetzungen für den Sepa Export

Für den Sepa Export und den nachfolgenden Import in Ihr Buchhaltungsprogramm muss für die sichtbaren Bankverbindungen das Sepa Exportverzeichnis definiert sein. Siehe.

Fehlermeldungen die beim SEPA Export auftreten können:

Die Bank hat keinen Ort hinterlegt.


Sollte die Fehlermeldung kein SEPA Pfad in der Bankverbindung hinterlegt, so definieren Sie diesen bitte unter Bankverbindung.

Die exportierten Daten werden im angegebenen SEPA Pfad im Unterverzeichnis Sepaexport abgespeichert.


Infos zur Datenübergabe / Einzelauftrag <-> Sammelauftrag
Derzeit werden, aus Gründen der Übersichtlichkeit, die einzelnen Zahlungsaufträge exportiert und sollten so auch in Ihre Bankingsoftware übernommen werden. Die Übergabe von Sammelaufträgen ist für zukünftige Erweiterungen angedacht.

Welche Texte werden übergeben ?
Beim SEPA Export stehen leider Zahlungsreferenz bzw. Verwendungszweck nur alternativ zur Verfügung.
D.h. sind bei der Eingangsrechnung im Feld Kundendaten für E-Banking Daten eingegeben, so werden diese Daten als Zahlungsreferenz übergeben. Ist hier kein Eintrag, so wird der Verwendungszweck mit maximal 140 Zeichen in folgender Reihenfolge befüllt:
1. Lieferantenrechnungsnummer, 2. Ihre Eingangsrechnungsnummer, 3. optional falls mit Skonto eine Info darüber, z.B. "EUR 1143.46 -2% Skonto", also der eigentliche Zahlungsbetrag und Angabe des Skontos.
Bitte beachten Sie dazu auch den Parameter EINGANGSRECHNUNG_KUNDENDATEN_VORBESETZEN, mit dem gesteuert werden kann, ob automatisch die Kundennummer aus dem Lieferantenstamm in eine neue Eingagsrechnung übernommen werden sollte oder eben nicht.

Einstellungen an ELBA für den Import

Um den Import als einzelne Aufträge zu sehen, definieren Sie bitte für ELBA 5 im Importassistenten durch klick auf Nein,

da Sie diese als Einzelaufträge importieren möchten. D.h. bitte Import als Aufträge anhaken und gegebenenfalls den Haken bei als Sammler entfernen.
Wichtig: Damit eröffnen Sie dem Benutzer von ELBA die Möglichkeit die aus HELIUM V übertragenen Daten in jeglicher Form zu verändern.
Wir sehen dies als Vorteil, insbesondere wenn Sie nach dem Zahlungslauf feststellen, dass Sie eine Zahlung doch nicht durchführen möchten.
Zusätzliche Info: Wenn der Zahlungslauf aus HELIUM V exportiert wurde, wird damit in HELIUM V KEINE Zahlungsbuchung vorgenommen (aus obigem Grund, aber auch weil nicht in jedem Falle sichergestellt ist, dass die Bank Ihren Zahlungsauftrag durchführt). Nutzen Sie daher auch den Import des Kontoauszuges. Mit diesem werden die tatsächlich durchgeführten Zahlungen importiert.



Hinweis: Sollten Sie beabsichtigter Weise eine Zahlung, die über den Import eingespielt wurde, aus Ihrer Bankingsoftware gelöscht haben, so sollten Sie diese auch aus dem Zahlungsvorschlag als nicht exportiert kennzeichnen. Hintergrund: Bei der Berrechnung der nächsten Zahlung werden die bereits exportierten Zahlungen berücksichtigt - also würde diese Eingangsrechnung nicht mehr als zu bezahlen aufscheinen.



SEPA Kontoauszug importieren

Ab der Version 9842 können Daten im CAMT053 Format und im CAMT052 Format importiert werden. Wählen Sie im Modul Finanzbuchhaltung den unteren Modulreiter Bankverbindung. Wählen Sie dann die Bank und damit das Konto in das der Kontoauszug importiert werden sollte.
Zur Definition von welchem Pfad Ihr Sepa-Kontoauszug importiert werden sollte, tragen Sie im Reiter Kopfdaten das SEPA-Verzeichnis ein.


Für den eigentlichen Import wechseln Sie in den Reiter 3 SEPA-Kontoauszug.
Klicken Sie hier auf SEPA-Kontoauszug importieren.
Bestätigungen Sie nun

die Importdefinitionen.
Wichtig: Wird im camt.052 Format importiert, so ist dies kein echter Kontoauszug sondern es stellt dies nur eine Übergabe von Buchungsdaten dar, wie Sie diese oft bei Internet Banking Systemen vorfinden. Daher ist für das camt.052 die Angabe der gewünschten, von Ihnen verwendeten Kontoauszugsnummer erforderlich.

Beim camt.053 Format werden hingegen echt Kontoauszugsdaten transportiert in denen auch die Kontoauszugsnummer enthalten ist.


Nachdem Sie die Daten gewählt bzw. bestätigt haben klicken Sie auf Importieren.

Es erscheint nun nach wenigen Sekunden:


Durch diesen Import wurden die Dateien aus dem Importverzeichnis in die HELIUM V Datenbank in eine Zwischentabelle zur Verarbeitung übernommen. Die importierten Dateien wurden in das Unterverzeichnis Old verschoben. Um die Rückverfolgbarkeit bei eventuellen Unstimmigkeiten zu ermöglichen, lassen Sie diese Dateien bitte bis zum z.B. Jahres- oder Quartals-Abschluss bestehen.

Bitte beachten Sie, dass wir aus Gründen der sicheren Datenverarbeitung maximal 50 Kontoauszugsdateien in einem Lauf importieren. Sind mehr Dateien in dem Verzeichnis enthalten, sollten Sie bitte das Verzeichnis vorerst bereinigen und danach den Import neu starten. Bereinigen z.B. dadurch, dass alle alten Kontoauszüge aus dem Verzeichnis gelöscht werden. Sollten Sie tatsächlich laufend mehr wie 50 SEPA Kontoauszugsdateien importieren müssen, lassen Sie uns das bitte wissen. Wir finden eine Lösung.

Erhalten Sie beim Import eine ERR: Zeile so handeln Sie bitte entsprechend.
So bedeutet z.B.: , die Salden stimmen nicht ...., dass der Saldo laut Bankkonto und der Saldo der ersten Kontoauszugsimportdatei nicht übereinstimmen, was wiederum die Vermutung nahe legt, dass die Dateien manuell verschoben / adaptiert wurden. Bitte entfernen Sie die überzähligen Dateien.


Sie finden nun, im Reiter 3 SEPA-Kontoauszug, eine Liste von importierten Kontoauszügen.


Durch Klick auf kann der gewählte Kontoauszug als storniert / gelöscht gekennzeichnet werden. Dies nutzen Sie z.B. wenn bereits Buchungen für diesen Kontoauszug gegeben sind.
Durch Klick auf SEPA Kontoauszug verbuchen starten Sie den eigentlichen Zuordnungsvorgang der Bewegungen des Kontoauszuges. Es wird dabei immer mit dem ältesten noch nicht importierten Kontoauszug begonnen.

In der ersten Maske werden alle Bewegungen des Kontoauszugs dargestellt.

Mit weiter wird versucht eine Zuordnung der Bewegungen, also der Buchungen auf Ihrem Kontoauszug zu den offenen Ausgangs-/Eingangsrechnungen bzw. Zusatzkosten zu finden. Im Idealfall können alle Buchungen zugeordent werden und Sie erhalten ein Bild ähnlich dem untenstehenden:


Sie sehen hier:
- Zahlung: den Text aus dem Kontoauszug
- Buchungsdatum: das Buchungsdatum laut Kontoauszug
- Betrag: den Betrag laut Kontoauszug
- Belege: die diesem Betrag des Kontoauszugs zugewiesenen Belege. Werden hier Kunden bzw. Lieferantennamen angezeigt, so sind dies die Kurzbezeichnungen der Kunden/Lieferanten
- Restbetrag: bleibt für den / die Belege ein Restbetrag
- Erledigt: Ist damit die Zahlung auf diese Rechnung erledigt, abgeschlossen
- Übernehmen: Haken Sie diese Checkbox an, damit die Buchung tatsächlich übernommen wird.

Für jede Zeile wird deren Status beim Import definiert.
Grün ... es wurde eine eindeutige Zuordnung für den Betrag zu einem Beleg (Eingangs- / Ausgangsrechnung) erkannt
Rot ..... Es konnte keine Zuordnung gefunden werden
Orange .. Es konnte keine eindeutige Zuordnung gefunden werden
Türkis ... es wurden manuell ein oder mehrere Belege zugeordnet

Hinweis: Bei der Zuordnung von Ausgangsrechnungen wird gegebenenfalls auch die Bankverbindung des Kunden mit eingetragen.


Um die Zuordnung der Belege zu den Zahlbeträgen vorzunehmen bzw. zu verändern klicken Sie bitte in die jeweilige Zeile in die Spalte Belege

Hier finden Sie bis zu 50 mögliche passende Belege und zusätzlich die Zeile manuelle Auswahl.
Der Klick auf Manuelle Auswahl bringt Sie in die Zuordnung dieses Zahlbetrages = SEPA Kontoauszug Suchergebnis

Hier kann nun, je nach Art der Bankbewegung eine oder mehrere Eingangsrechnungen, eine oder mehrere Rechnungen und auch direkte Buchungen (=Manuelle Buchung) auf (Sach-) Konten vorgenommen werden.
Ein Doppelklick auf die gewünschte Rechnung markiert diese als Gesamtes zu übernehmen. Es wird damit der mögliche Zahlbetrag zugewiesen und wenn dieser 100% dem noch offenen Betrag der Rechnung entspricht auch das Erledigt angehakt. Sollten ein anderer Betrag als der noch offene bezahlt worden sein, bzw. ein anderer als der vorgeschlagene Zahlbetrag der Rechnung zugeordnet werden, so klicken Sie bitte mit der Maus in das Feld Zahlbetrag der markierten Rechnungszeile und geben Sie den tatsächlichen Betrag ein.

Im Reiter Übersicht finden Sie eine Liste der für diese Buchungszeile des Bankkontoauszugs zugewiesenen Rechnungen. Rechts unten wird der noch offene zuzuweisende / zu buchende Betrag angezeigt. Dieser sollte selbstverständlich 0,00 sein. Es wird, bei der Verbuchung des Kontoauszuges daher der erwartete Saldo, da er auch mit dem in den Sepa-Daten enthaltenen Beträgen nicht übereinstimmt in Rot angezeigt.
Haken Sie auch bei den manuellen Zuordnungen das Übernehmen an, damit diese Buchungen durchgeführt werden. Sind alle Buchungen richtig zugeordnet, so ändert sich die Farbe des Feldes "erwarteter Saldo für Auszug xxxx" auf grün und die tatsächliche Übernahme kann durchgeführt werden.

Dadurch wurde auch der Weiter Knopf freigeschaltet. Ein Klick darauf startet die tatsächliche Verbuchung des Kontoauszuges. Es werden damit auch alle Zahlungen auf Ein- und Ausgangsrechnungen bzw. Gutschriften, Zusatzkosten und die manuellen Buchungen gebucht.
Zur Bestätigung sehen Sie:

Durch Klick auf Beenden sind Sie nun wieder in der Auswahlliste der Kontoauszüge, in der der soeben übernommene Kontoauszug naturgemäß nicht mehr offen ist.

Um alle bisher importierten Kontoauszüge anzuzeigen entfernen Sie, wie in HELIUM V üblich, bitte den Haken bei nur offene. Die bereits importierten Kontoauszüge sind mit einem Haken versehen. Die stornierten sind durch das rote X gekennzeichnet und die angelegten, also noch nicht verbuchten Kontoauszüge sind durch das angelegt Symbol gekennzeichnet.

Werden / wird bei der Ermittlung der Belege keine Zuordnung gefunden, so wird dies

durch orange farbene Zeilen angezeigt. Nehmen Sie hier die Zuordnung manuell vor.

Q: Wie wird eine manuelle Zuordnung gemacht ?

A: Es kommt immer wieder vor, dass Buchungen direkt auf Sachkonten oder eine Buchung auf mehrere Rechnungen u.ä. vorgenommen werden. Hier wird, aus Sicherheitsgründen, keine vollautomatische Zuordnung vorgenommen. Es werden Ihnen jedoch die wahrscheinlichen Rechnungen vorgeschlagen.
Klicken Sie dazu in die Importzeile in die Spalte Belege und wählen Manuelle Auswahl.
Bei Haben-Buchungen wird automatisch der Reiter Eingangsrechnungen vorgeschlagen, bei Soll-Buchungen der Reiter (Ausgangs-)Rechnungen.
Für Buchungen auf Sachkonten klicken Sie bitte auf Manuelle Buchung.
Die Buchung ist, aus Sicht des gewählten Bankkontos mit Haben vorbesetzt. Geben Sie nun das gewünschte (Aufwands-) Konto an. Als Zahlbetrag wird immer der noch offene Betrag für diese Kontoauszugszeile vorgeschlagen. Durch Klick auf übernehmen wird diese manuelle Bankbuchung in der Buchungsart Bank in die Auswahlzeile übernommen. Der offene Restbetrag, dieser Kontoauszugszeile, wird rechts unten angezeigt. Ist dieser 0,00 so wird der Knopf Übernehmen freigeschaltet und es wird / werden diese Buchungszeilen (in Art einer Stapelbuchung) für diese Kontoauszugszeile festgehalten.

Q: Kann der Import unterbrochen werden ?

A: Der Import zwischen den einzelnen Kontoauszügen kann jederzeit beendet werden. Wurde der Zuordnungsvorgang des einzelnen Kontoauszuges gestartet, so muss dieser beendet oder abgebrochen werden. Beachten Sie bitte, dass beim Abbrechen alle erfassten / zugeordneten Daten verworfen werden.

Q: Welche Prüfungen werden vorgenommen, wie erlange ich Sicherheit, dass alles richtig verbucht ist ?

A: Es müssen grundsätzlich die in den SEPA Daten enthaltenen Daten schlüssig sein. D.h. wenn der Banksaldo und die von Ihnen zugewiesenen Buchungen zusammenstimmen wird der entsprechende Weiter Knopf freigeschaltet. Damit haben Sie die Sicherheit, dass der Saldo Ihres Bankkontos mit dem in Ihrem Fibu_Bank-Konto gebuchten Saldo übereinstimmt.

Q: Weiter wird nichtfreigeschaltet

A:

Dieses Bild bedeutet unter anderem, dass der im Import enthaltene Anfangssaldo mit dem Saldo Ihres Bankkontos NICHT übereinstimmt.
Zur Behebung stellen Sie bitte den Banksaldo richtig.

Q: Beim Import erscheint eine Fehlermeldung

A: Es wird bereits beim Import geprüft, ob die Daten in sich logisch sind.
So können z.B. nur Kontoauszüge importiert werden, die noch nicht in Ihrem Bankkonto vorhanden sind.
Die Kontoauszüge müssen chronologisch und aufsteigend sein. D.h. nach der Auszugsnummer 1 muss die Auszugsnummer 2 kommen usw.
Leider passiert es, dass von den Banken nicht immer absolut richtige Daten gesandt werden. D.h. wird beim Import festgestellt, dass diese unlogisch / nicht schlüssig sind, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und diese Daten werden nicht importiert.

Hinweise zur Fehlerursache:
Erscheint die Fehlermeldung .... keine fortlaufende Auszugsnr.

So bedeutet dies, dass wir die Soll-Auszugsnummer erwarten aber die Ist-Auszugsnummer bekommen haben.
In diesem Falle bedeutet das konkret, dass der Auszug Nr 172 zweimal in der einzulesenden Datenbasis enthalten war. Abhilfe: den falschen XML Datensatz entfernen.

Q: Werden Kontoauszüge übersprungen?

A: Grundsätzlich werden keine Kontoauszüge übersprungen. Es werden jedoch von den Banken manchmal reine Informations-Kontoauszüge gesandt. D.h. das sind Kontoauszüge OHNE Bewegungsdaten, d.h. diese beinhalten reinen Informationstext. Diese werden von HELIUM V erkannt und ignoriert.

Q: Welche Auszugsnummern werden verwendet?

A: Abhängig von der Art des Importes wird:
- beim CAMT053, der ja eine echte Repräsentierung des "papierenen" Kontoauszuges ist, wird die tatsächliche Kontoauszugsnummer, wie in der XML Datei gespeichert, verwendet.
- verwenden Sie für die Aktualisierung Ihrer Bankdaten das CAMT052 Format, welches nur eine Mitteilung der Kontobewegungen im gewählten Zeitraum darstellt, so wird das Datum mit dem der Datenexport gespeichert wurde verwendet.

Q: Unterschied zwischen CAMT053 und CAMT052

Das CAMT053 Format stellt die XML Abbildung des Kontoauszuges dar, mit Kontoauszugsnummer usw.
Das CAMT052 Format liefert die Umsätze des gewählten Zeitraumes.

Info:
Stimmen beim Import die Bewegungsdaten aus dem Zahlungsvorschlag nicht mit den im Kontoauszug erhaltenen Daten überein, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Info für ELBA Benutzer:

Um Kontoauszugsdaten im Format CAMT053 im Elba Offline zu erhalten, muss unter Grundeinstellungen --> Zugangsdaten --> Eigene Konten für das jeweilige Konto, im Reiter Export-Daten der Punkt Kontoauszug camt.053 angehakt sein.
Damit werden automatisch die Daten im angegebenen Verzeichnis mit abgelegt. Bitte beachten Sie bitte, dass diese Daten unter Umständen, je nach Verzeichnis und Zugriffsrechten, von anderen Personen, z.B. Administratoren, gelesen werden können. Ein pfiffiger Admin liest die XML Dateien "mit freiem Auge" aus.


 

Import von Onlinebanking im camt.052 Format

Die Vorgehensweise ist von Seiten HELIUM V sehr ähnlich dem camt.053 Format. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die Daten keine Kontoauszüge sind, sondern Tageweise aufbereitet geliefert werden. Es hat sich bewährt, dass vom Anwender, also Ihnen, die importierten Daten Kontoauzügen ähnlich verwaltet werden. Daher die Eingabe der Kontoauszugsnummer beim Import der Dateien.
Für den Export aus Ihrem Onlinebanking stellen Sie bitte den gewünschten Zeitraum ein, wählen als Exportformat CAMT-Format-gebuchte Umsätze und klicken auf speichern bzw. exportieren.


Hier erhalten Sie in der Regel eine ZIP Datei. Speichern Sie diese z.B. lokal ab (ACHTUNG: an das Löschen denken).
Für Windows User könnte das z.B.
sein.
Daran anschließend sehen Sie alle enthaltenen Dateien

markieren Sie diese und ziehen Sie diese in Ihr definiertes SEPA Import Verzeichnis.
Nach dem rüberziehen, was leider immer ein kopieren ist, denken Sie daran die ZIP-Datei zu löschen.

Die weitere Vorgehensweise ist wie oben beschrieben.

Tipp:
Da bei den Online-Buchungssystemen immer wieder mal für den laufenden Tag Buchungen hinzukommen können, importieren Sie nur bis inkl. gestern. Es könnte sonst vorkommen, dass Sie für einen Tag zwei unterschiedliche Kontoauszüge erhalten, was Sie in jedem Falle vermeiden sollten. Die Verwirrung wäre enorm und wird auch von den Online Bankingsystemen NICHT unterstützt.

Hinweis:
Beim Import des Kontoauszuges werden immer auch Sammelaufträge oder Sammler mit übergeben. Diese haben die Eigenschaft, dass nur Betrag und Anzahl der Buchungen übergeben werden. Damit stehen keinerlei Informationen für die weitere Verwertung zur Verfügung. Beantragen Sie daher bitte bei Ihrer Bank, dass diese Sammler abgeschaltet werden und sie alle Buchungen im Detail erhalten.

SEPA Lastschriftverfahren

Um das automatische Lastschriftverfahren verwenden zu können benötigen Sie die entsprechende HELIUM V Lizenz. Bitte wenden Sie sich vertrauensvoll an Ihren HELIUM V Betreuer, damit diese freigeschaltet wird.
Der Grundgedanke des Lastschriftverfahrens ist, dass gleichzeitig mit den Mahnungen der (Ausgangs-)Rechnungen anhand der Zahlungsziel-Definitionen der Rechnungen auch die Lastschriften definiert werden können. D.h. damit eine Rechnung in den Lastschriftvorschlag aufgenommen wird, muss das Zahlungsziel
a.) mit Lastschrift definiert sein

b.) Es muss anhand der Mahnungsfälligkeit (Rechnungsdatum + Anzahl Tage netto + Mahntage (der 1.Mahnstufe) ) die Rechnung fällig sein

Damit die SEPA Lastschrift durchgeführt werden kann, muss bei der Bankverbindung des Kunden das SEPA Mandat eingetragen sein (siehe) und
für Sie als Anwender die SEPA Gläubiger ID (System, Mandant, Vorbelegungen 2) auch Creditor ID genannt.

Nun werden beim Mahnlauf auch die Rechnungen mit berücksichtigt, bei denen beim Zahlungsziel Lastschrift angehakt ist.
Diese erscheinen nun im oberen Modulreiter Lastschriftvorschlag beim jeweiligen Mahnlauf.
Prüfen Sie bitte die aufgelisteten Rechnungen, korrigieren Sie gegebenenfalls den Betrag oder löschen, falls der Zahlungseinzug doch nicht erfolgen sollte, die Lastschrift aus dem Vorschlag.

Durch Klick auf SEPA Lastschrift exportieren, werden alle Lastschriften im SEPA Format (Camt ) exportiert.
Die exportierte XML Datei wird im SEPA-Verzeichnis Ihrer Bank exportiert.

Beim Export der Lastschriften werden die Daten überprüft und bei fehlenden Daten die entsprechenden Fehlermeldungen ausgegeben.
Bitte handeln Sie entsprechend.

So bedeutet obige erste Zeile, dass für den Mandanten noch keine Lastschrift-Bank definiert ist.
Die zweite Zeile bedeutet, dass beim Kunden aus der Rechnung 65 keine SEPA Mandatsnummer hinterlegt ist. Siehe.
Um den Lastschriftexport durchführen zu können, pflegen Sie bitte die Daten nach und klicken Sie dann erneut auf SEPA Lastschrift exportieren.

Konnte der Export erfolgreich durchgeführt werden, so erscheint die Meldung wohin die Datei gespeichert wurde. Z.B.:


Wechseln Sie nun in Ihre Bankensoftware und spielen Sie diese Datei ein.

Für ELBA ist die Vorgehensweise wie folgt:
- wählen Sie links importieren
- Wählen Sie beim ersten Mal Neu und geben obige Datei an (Trick, diesen Pfad aus der Bankdefinition der Finanzbuchhaltung kopieren)
- Damit ist der Dateiaufbau automatisch auf XML festgelegt
- wählen Sie nun importieren. Sollten hier Fehlermeldungen auftreten, so handeln Sie bitte entsprechend.
  Info: Die Creditor ID muss ohne Leerzeichen in HELIUM V erfasst sein.
  nachdem die Korrekturen erfolgt sind, muss die Lastschrift noch einmal exportiert werden. Bitte bestätigen Sie die erscheinende Meldung entsprechend.


Nach dem erfolgten Import finden Sie nun die Lastschrift(en) als Sammelauftrag in Ihrer Bankensoftware. Handeln Sie nun wie Sie auch bisher mit den Übertragungen an die Bank vorgegangen sind.

Info: Da ja ein Einzug von Geld erfolgt, erscheint in den Überweisungsaufträgen der Einziehungsbetrag natürlich negativ (und oft auch in Rot).

Q: Welche Bank wird für die SEPA Lastschrift verwendet?

A: Dies wird in der Bankverbindung, Modul Finanzbuchhaltung, definiert. Bitte beachten Sie, dass jeweils nur eine Bankverbindung als SEPA-Lastschrift-Bank verwendet werden kann.

Q: Welche Mandatsreferenznummer sollte verwendet / eingetragen werden?

A: Es hat sich hier inzwischen eingebürgert, hier der Einfachheit halber die Debitorennummer Ihres Kunden einzutragen.

Q: Kann ein neuer Mahnlauf erstellt werden, wenn noch offene Lastschriften gegeben sind?

A: Nein. Exportieren Sie bitte alle Lastschriften oder löschen Sie diese aus dem Reiter Lastschriftvorschlag.

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter