Für den Export der Lieferschein und Rechnungsdaten auch stehen EDI Export
Formate,
welche meist sehr kunden- bzw. Anwenderspezifisch sind, zur Verfügung. Kundenspezifisch
bedeutet, dass jeder der großen Abnehmer sein eigenes Verständnis von EDI
(Electronic Data Interchange) hat und natürlich auch von den verschiedensten
vorhandenen Formaten jeder seine eigene Unterversion verwendet.
Darum kann
man zwar grundsätzlich davon sprechen, dass verschiedene EDI Export-Formate zur
Verfügung stehen. Ob diese 1:1 für die jeweilige Anforderung passen / geeignet
sind, ist in jedem Falle zu prüfen. Insbesondere das weit verbreitete EDI Fact
Format hat hier so seine zig tausend Varianten und Subformen.
Einrichten der Versandwege
Bitte Sie bitte Ihren HELIUM V Betreuer, dass er für Sie für die jeweiligen
Kunden die passenden Versandwege einrichtet. Die Möglichkeit die Versandwege
selbst einrichten zu können ist für die Zukunft vorgesehen.
ACHTUNG:
Der derzeitige EDI Export erfolgt in Kombination
mit dem Zusatzprogramm EDI4ALL, welches ein reines Windowsprogramm ist.
Das
bedeutet, dass nach dem Export, welcher vom HELIUM V Server erzeugt wird, vom
Anwender noch die eigentliche Konvertierung in das Kundenformat vorgenommen
werden muss. Um dies möglichst einfach zu gestalten, wird auch der Aufrufbatch
für EDI4ALL von HELIUM V generiert. D.h. nach dem Export wechseln Sie bitte in
das entsprechende Verzeichnis und rufen den Batch auf. Der Namensaufbau des
Batch ist HV_MODUL_BELEGNUMMER.bat. Z.B.: hv_ls_16_100042.bat was bedeutet es
wird der Lieferschein 16/100042 konvertiert.
Bitte achten Sie darauf, dass
die weitere Behandlung von Ihnen angestoßen werden muss.
Lieferaviso
Der Ablauf bei der Erstellung eines Lieferavisos ist wie folgt:
Es wird der Lieferschein wie üblich erstellt und ausgedruckt
In den Kopfdaten des Lieferscheines finden Sie Button
Lieferaviso übermitteln
Recht für den
Versandknopf = LS_LIEFERSCHEIN_VERSAND
Damit wird der in den Versand-Definitionen definierte Export für den jeweiligen Partner der Lieferadresse angestoßen und die Daten versandt / in den Dateistrukturen abgelegt.
Bitte beachten Sie, dass der Versand des Lieferscheines / des Lieferavisos
NUR möglich ist, wenn sich
1.) der Lieferschein im Status geliefert und
2.) der Lieferschein tatsächlich ausgedruckt (oder gespeichert oder per
EMail versandt) wurde
Q: Ist ein erneuter Versand des Lieferavisions möglich ?
A: Ja. Wurde das Lieferaviso eines Lieferscheines bereits einmal erzeugt, so kann es, solange der Lieferschein im Status geliefert ist, erneut versandt werden. Es erscheint beim erneuten Versand ein Hinweis, welcher mit Ja zu beantworten ist.
Q: Ist ersichtlich ob ein Lieferschein schon versandt wurde?
A: ja, es ändert sich die Hintergrundfarbe des Lieferavisobuttons auf Grün
Rechnungsversand
Auch für den Rechnungsversand per EDI sind einige wenige Parametrierungen passend zu den
Versanddaten erforderlich.
Der Ablauf für den Rechnungsversand ist ähnlich
der Erstellung des Lieferavisios. D.h.:
Es wird die Rechnung wie üblich erstellt und ausgedruckt
In den Kopfdaten der
Rechnung finden Sie Button Rechnung übermitteln
Recht für den Versandknopf = RECH_RECHNUNG_VERSAND
Damit wird der in den Versand-Definitionen definierte Export für den jeweiligen Partner der Rechnungsadresse angestoßen und die Daten versandt / in den Dateistrukturen abgelegt.
Bitte beachten Sie, dass der Versand der Rechnung NUR möglich ist, wenn sich
1.) die Rechnung im Status offen und
2.) die Rechnung tatsächlich
ausgedruckt (oder gespeichert oder per EMail versandt) wurde
Info: Ein erneuter Versand der Rechnung bzw. die Anzeige ob der Versand schon durchgeführt wurde, ist analog zum Lieferschein.
Q: Fehlermeldung: Das Verzeichnis existiert nicht bzw. kann nicht beschrieben werden.
A: In den Versandwegdefinitionen sind die jeweiligen Pfade hinterlegt unter denen die von HELIUM V erzeugten Dateien erstellt werden sollten. Sind diese für Ihren HELIUM V Server nicht vorhanden bzw. wenn Ihr HELIUM V Server nicht auf diese Pfade schreiben darf, so erscheint diese Fehlermeldung. Bitte stellen Sie sicher, dass beide Voraussetzungen erfüllt sind. Gegebenenfalls bitten Sie Ihren HELIUM V Betreuer um entsprechende Änderung der Parametrierung.
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