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oder auch
wie wir uns den Ablauf in einem Unternehmen vorstellen, welches
eigene Geräte herstellt.
Nachdem uns immer wieder Anwender und
Interessenten fragen, was denn unsere Empfehlung für einen idealen Ablauf wäre,
hier eine kurze und kompakte Zusammenfassung unserer Gedanken zu diesem nicht
unkomplexen Thema.
Voraussetzungen:
Wir gehen grundsätzlich davon aus, dass die Stücklisten und deren Strukturen
richtig sind.
Insbesondere die Strukturen der Stücklisten mit
Hilfsstücklisten (z.B. für die Abbildung von Varianten) orientieren sich an den
Fertigungsprozessen.
Die Kundenaufträge sind alle eingepflegt und auch
terminlich aktuell.
Die Wareneingänge werden annähernd sofort gebucht
(normalerweise am Tag des Warenzugangs, in Ausnahmefällen am nächsten
Arbeitstag).
Der Lagerstand jedes einzelnen Artikels stimmt, egal ob dies ein
teurer Generator ist oder nur eine A3.2 Beilagscheibe oder ein Adernendhülserl.
Die Wiederbeschaffungszeiten der Artikellieferanten sind bekannt und gepflegt,
wobei dies ein laufender Prozess ist.
Dass die Einkaufspreise,
Verpackungseinheiten, Konditionen der Kunden und Lieferanten stimmen, ist
selbstverständlich.
Die tatsächlich für die Fertigung entnommenen Materialien
sind akribisch in die Lose nach tatsächlicher Verwendung gebucht.
Auch alle
anderen Materialbewegungen sind erfasst und möglichst auf die richtigen
Kostenträger gebucht (Lose, Aufträge, Arbeitsplätze, .....)
Wie sieht nun der ideale Ablauf aus?
es werden laufend / täglich die eingehenden Neuaufträge erfasst.
je nach erforderlicher Reaktionsgeschwindigkeit wird täglich / wöchentlich der Lauf der internen Bestellungen (aus den Losen/Fertigungsaufträgen) durchgeführt. Damit erhalten Sie eine Aussage, welche Lose noch anzulegen sind um den aktuellen Bedarf zu decken. Diese Lose werden auch tatsächlich angelegt, aber, da noch nichts produziert wird, noch nicht ausgegeben.
Es wird anschließend an das Anlegen der Lose der Bestellvorschlag neu
erzeugt.
Je nach Zeitfenster der Bedarfe, werden die Bestellungen sofort
ausgelöst oder zumindest wöchentlich versandt.
Die Lieferterminbestätigungen der Lieferanten werden erfasst und bei Abweichungen werden die sich daraus notwendigerweise ergebenden Terminverschiebungen in Abstimmung mit Verkauf und Kunden im System eingepflegt.
Dass die täglich produzierte Menge jedes einzelnen Loses erfasst und abgeliefert werden, muss selbstverständlich sein. Nur damit stimmt der Lagerstand / Lagerwert. Nur dadurch können Sie Ihren Kunden sehr schnell eine Aussage liefern, ja wir sind kurz vorm abschließenden Systemtest oder ähnliches.
Es hat sich in einigen Firmen eingebürgert, dass nur die Lose für die Fertigung
der aktuellen Woche / der nächsten Woche angelegt werden. Bedenken Sie, dass für
eine Aussage welches Material benötigt wird, alle Fertigungsaufträge = Lose für
alle Kundenaufträge, egal wie weit diese in die Zukunft reichen angelegt sein
müssen. Nur damit können Sie eine Aussage darüber treffen, welches Material und
welche Mitarbeiter- und Maschinenkapazität Sie in Zukunft benötigen. Es ergibt
sich draus zwar ein höherer Pflegeaufwand. Sie erhalten damit aber die
Sicherheit alle Artikel/Produkte eingeplant zu haben.
Nutzen Sie daher die
Unterscheidung zwischen (nur) angelegten Lose und den Losen die Ausgegeben bzw.
in Fertigung sind.
Kapazität:
Dass
Zeitmodelle, Urlaube, Zeitausgleiche, geplante Krankenstände usw. zumindest über
Ihren Planungshorizont erfasst sein sollten ergibt sich aus der Forderung der
Planung.
Dass geplante Maschinenstillstände ebenfalls auf das Maschinenlos (=
eine freie Materialliste auf die alle Kosten der jeweiligen Maschine erfasst
werden) eingebucht sind sollte ebenfalls klar sein.
Abstimmung der Kapazität mit den Auftragsterminen
Reduziert den Liquiditätsbedarf, da nur das Material beschafft wird, welches
auch verarbeitet werden kann.
Lagermindeststände
Mit den Lagermindestständen wird immer wieder versucht, Pufferzeiten für die
Wiederbeschaffung der Artikel zu erzeugen.
Beachten Sie, dass damit
entsprechendes Kapital gebunden wird und es immer wieder vorkommt, dass Artikel
im Lager veraltern und nicht mehr verkauft werden können. Denken Sie an die
Verträge mit Ihren Kunden (wie weit/lange darf vorgefertigt werden usw.). Siehe
dazu auch das Buch: Bestände sind böse, von Dr. Thorsten Hartmann (ISBN:
978-3-937960-04-3). Die ist zumindest ein interessanter
Gedankengang.
Wie damit umgehen, dass immer voraus produziert werden muss?
Legen Sie die geplanten Produkte z.B. im Monatsraster manuell, ohne
Auftragsbezug oder mit einem Auftragsbezug auf Planauftrag in den Losen an.
Dadurch dass kein Auftragsbezug (oder bei Planauftrag im Auftrag eigentlich
keine Inhalte) gegeben sind, werden Kundenaufträge durch die Lose erfüllt.
Sollte nun bei der Internen Bestellung der Bedarf eines Kopflos aufscheinen,
sehen Sie, dass Ihre Kunden mehr bestellt haben, als Sie geplant haben. Die
Entscheidung wie nun damit umgegangen wird, liegt bei Ihnen.
Kann schnell
nachproduziert werden, oder muss der Kundentermin verschoben werden und vor
allem, welchen Auftrag können Sie aus vertrieblicher Sicht denn überhaupt
verschieben?
Denken Sie daran, dass Ihre Planung z.B. monatlich
rollierend aktualisiert werden muss.
Nutzen Sie dafür gegebenenfalls auch das
Modul des Forecastauftrags mit der geplanten Erweiterung NUR Auftragsvorplanung,
welche die Bedarfe der Kopflose als Grobplanung zur Verfügung stellt und
(hoffentlich) durch die Kundenaufträge erfüllt wird.
Welche Module / Journale helfen / stehen zur Verfügung?
Aufträge
offene Details mit Lagerstandsdetailbetrachtung
offene Aufträge mit Details
Auszuliefernde Positionen
Lieferplan
Lose
offene Lose
Auslieferliste
Auslastungsvorschau (auf Mitarbeiterzeiten / Tätigkeiten)
Maschinenkapazitätsanzeige (als eigenes Modul)
Lagerstände
Ein ganz wesentlicher Punkt für jede Materialwirtschaft ist, dass die
Lagerstände zu jedem Zeitpunkt richtig sind. So wie in der Finanzbuchhaltung die
Buchhaltungskraft dafür verantwortlich ist, dass die Buchungen auf der Bank
immer richtig sind, ist die Leitung der Materialwirtschaft dafür verantwortlich,
dass der Lagerstand immer richtig ist.
Es helfen die ganzen Berechnungen in
Ihrem ERP-System HELIUM V nichts, wenn die Lagerstände nicht stimmen. Wie sollte
man eine verbindliche Zahl errechnen, wenn die Basis falsch ist.
Zu diesem
Thema gehört ergänzend dazu, dass es sehr sehr von Vorteil ist, wenn auch die
Termine, wann welches Material benötigt wird gepflegt werden. Dies hilft vor
allem Ihrer Liquidität.
Die Entwicklung, Konstruktion holt sich einfach Material
Wie sollte man mit diesen Dingen umgehen?
Hier gehören auch so Dinge wie
Inventar, Maschineninstandhaltung und ähnliches dazu.
Vorne weg: Es wird
davon ausgegangen, dass keiner Ihrer MitarbeiterInnen Material für private
Zwecke entwendet. Sollten Sie hier ein Problem vermuten, auch dafür gibt es
Auswertungen.
Wir gehen aber jetzt davon aus, dass Ihr Team deswegen Material
aus dem Lager holt / entnimmt, um seine Aufgaben zu erfüllen. Natürlich kommen
hier die ganzen menschlichen Aspekte mit dazu.
Auch die Versuche, das Lager
abzusperren und nur xyz hat einen Schlüssel, haben in der Praxis nicht zum
Erfolg geführt.
Hier hilft einzig und allein, auch wie bei der unbedingt
erforderlichen ehrlichen Zeiterfassung, das Wissen und Verständnis der
MitarbeiterInnen dafür, dass im Endeffekt ein sorgfältiges Arbeiten für das
Überleben des Unternehmens eine unabdingbare Grundvoraussetzung ist. Wie sollte
der Einkauf rechtzeitig Material beschaffen, wenn nicht sicher ist, dass der
Lagerstand stimmt.
Wie also diese Themen lösen?
a.) Inventar
(Schreibtische usw.)
Vom Gedankengang sollte das Inventar auch im HELIUM V
erfasst werden. Bewährt hat sich diese Artikel auf ein eigenes Lager zu
erfassen, welches in den Bestellvorschlägen usw. nicht berücksichtigt wird. Es
ist dies ein Punkt für eine bereits akribische Erfassung aller Materialien und
sollte zur Zeit der Systemeinführung hintangestellt werden.
b.)
Wartungslisten
Dieser Fall ist ja für Messwerkzeug u.ä. interessant. Dafür
sollten einzelne Artikel angelegt werden. Für Details siehe bitte
Prüfmittelverwaltung.
c.)
Material und auch Zeiten für die Entwicklung
Egal ob in Ihrem Unternehmen es
eine Entwicklungs- oder eine Konstruktionsabteilung und ähnliche Bereiche gibt.
In Bezug auf die Lagerstände sind alle diese Unternehmensbereiche gemeint.
Jedenfalls:
Man macht doch eine Entwicklung, eine Neu-Konstruktion für
ein neues Produkt / Verfahren usw.
Man hat sich dazu auch einen gewissen
Kostenrahmen überlegt.
Und man will dann wissen was denn eigentlich diese
Entwicklung gekostet hat.
Wir lösen das normalerweise folgendermaßen:
- es
wird ein Los angelegt. Dieses wird bei der Art (oben) auf Materialliste
gestellt.
Das ist faktisch ein Los
ohne Stückliste und mit leerem Sollmaterial.
- es wird das Los sofort
ausgegeben
- nun wird jedes Material das man für die Entwicklung braucht im
Reiter Material mit nachträglicher Materialentnahme ohne Sollmaterial in dieses
Los gebucht. 
Hier kann
auch eine eventuelle Rückgabe von Material gebucht werden.
- Es sollten auch
die Zeiten für die Entwicklung auf dieses Los gebucht werden.
Somit hat man
am Ende der Entwicklung eine Gesamtkostensicht, was die jeweilige Entwicklung
gekostet hat.
Der einzige Nachteil, der aber für die Entwicklung
unrelevant bzw. eher ein Vorteil ist, der Wert der (freien) Materialliste
verschwindet dann bei der Erledigung des Loses vollständig (geht in kein Lager
o.ä., dafür hat man das Produkt). Zur Abbildung der Rückführung der
Entwicklungskosten siehe.
d.) Maschinenkosten, Wartung
Ähnliches wird oft für die Erfassung der
laufenden Kosten für die Pflege der Maschinen verwendet.
Auch dafür wird eine
freie Materialliste angelegt und das für den Betrieb benötigte Material und auch
der Zeitaufwand entsprechend darauf gebucht.
Insbesondere diese Lose müssen
regelmäßig überwacht werden. Sie werden von einem bestimmten Mitarbeiter Typ
auch gerne als Aufbesserung der Soll-/Ist-Zeit Betrachtung verwendet. Verwenden
Sie dafür die Produktivitätsstatistik und gehen Sie menschlich und mit viel
Verständnis für Ihre Mitarbeiter, die Sie ja viele Jahre behalten möchten, vor.
Sollte man auch Schrauben und Beilagscheiben und ähnliches bewirtschaften?
Die Frage war: Wir haben viele Schrauben und Kleinteile in unseren
verschiedensten Geräten. Sollte man diese bewirtschaften?
Ja unbedingt, denn
wenn für ein Gerät um 25.000,- € eine Beilagscheibe im Wert von 0,01€ fehlt,
können Sie das Gerät nicht liefern und somit ist die Beilagscheibe wesentlich.
Aber:
- den Lagermindeststand auf 1-2 Verpackungseinheiten setzen damit
HELIUM V rechtzeitig warnt wenn der Lagerstand ausgeht.
- die Schrauben
stehen natürlich in den Verpackungen auf den jeweiligen Arbeitsplätzen. D.h.
wenn es z.B. vier Arbeitsplätze sind, sollte der Lagermindeststand auf 4
Packungen gestellt werden.
- immer wenn eine neue Packung vom Lager geholt
wird, wird mit einem halben Blick der Lagerstand zwischen HELIUM V und dem
physikalischen Lagerstand geprüft und der Mehrverbrauch entsprechend als
Lagerkorrektur oder auf das Werkstattlos gebucht.
- wenn alle Stücklisten
richtig sind, schaut der ideale Prozess so aus, dass der Materialverantwortliche
weiß, dass jetzt die Beilagscheiben am Arbeitsplatz ausgehen werden. Bzw. "ja
ich habe schon damit gerechnet, dass du wieder Beilagenscheiben holen kommen
wirst."
Idealerweise sind alle Schrauben auch in den Stücklisten
enthalten und wenn die Entwicklung / das Labor eine Packung braucht, sollte das
in jedem Falle gebucht werden (auf das Labor Los, oder als manuelle
Handlagerbewegung siehe oben). Das Ziel ist, dass das Lager immer stimmt und
dass, auch bei den C-Teilen, man sich darauf verlassen kann, dass immer genug da
ist. Und die C-Teile kosten hoffentlich nichts.
In der Inventur sollten man
dann schon sehen um wieviele Packungen es differiert und idealerweise dann auch
herausfinden warum.
Und ja selbstverständlich: Um eine A3.2 bücke ich
mich, klettere aber nicht unter den Tisch. Also bitte mit Vernunft!
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