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Projekte

Mit dem Modul Projekte oder auch ToDo Liste genannt steht Ihnen eine einfache Projektliste bzw. ToDo Liste zur Verfügung.

In den Grunddaten können die Auswahlmöglichkeiten an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

 

Die Projekt-Verwaltung kann sowohl für eine einfache Projektplanung als auch als einfaches aber doch sehr praktisches CIC-Tool (Customer Interaction Center) verwendet werden.

Für eine komfortable Projektübersicht steht auch die zusätzliche Funktion Projektklammer zur Verfügung.

Grundeinstellungen der Projekte

Kategorie Die Gruppierung / Unterteilung Ihrer Projekte
z.B. für die Vertriebsbereiche
Typ Welche Form von Projekt ist es, wie ist das Projekt zu behandeln
z.B. Infogespräch, Kaltakquise, Produktpräsentation
Status Welche Stati können Ihre Projekte haben.
Beachten Sie hier bitte besonders den Status erledigt. Dieser wird eigens protokolliert und ausgewertet.

Von der Idee her ist es so, dass jedes Projekt einen Status und einen Termin ev. mit Uhrzeit hat. Der beginnende Status ist Angelegt, der endende Status ist erledigt, was auch extra protokolliert wird.
Der Status offen, signalisiert den Zustand dazwischen. Die anderen Stati sind für den Vertrieb nicht direkt relevant. Der Status getestet ist von der Logik her nach erledigt angesiedelt.

In den Grunddaten können Sie definieren, welche Stati als erledigt gelten. Setzen Sie dazu den Haken bei Erledigt.

In der Auswahl der Projekte finden Sie im Menüpunkt Ansicht die Möglichkeit nur Ihre offenen Projekte anzusehen. Durch Klick auf Termin sind diese entsprechend nach dem geplanten Termin sortiert.
In den Zusatzfiltern finden Sie, neben den Auswahlmöglichkeiten FÜR (= welcher Mitarbeiter sollte sich darum kümmern) auch die Möglichkeit dies nach LKZ (=Länderkennzeichen) und PLZ (=Postleitzahl) einzuschränken.
Wir verwenden dies gerne um gezielt gewissen Gebiete, z.B. für Rundreisen, herauszufiltern.

 

Bitte beachten Sie, es können keine Projekte bebucht werden, die storniert sind, bzw. können keine Projekte storniert werden, die Zeiten beinhalten.
In der Quickzeiterfassung werden stornierte Projekte nicht angezeigt.

Q: Wieso sind Erzeuger, Mitarbeiter und Partner Pflichtfelder?

A: Erzeuger, also wer hat das Projekt aufgenommen. Ist üblicherweise der Benutzer und dient Ihrer Information wer ursächlich mit dem Partner gesprochen hat.

Mitarbeiter und Partner sind ganz bewusst auf Pflichtfeld gesetzt, da eine Aufgabe immer einem Mitarbeiter zugeordnet werden muss, sonst ist Keiner dafür zuständig und es wird das Projekt nicht bearbeitet. Wir haben auch bei unserer eigenen Anwendung festgestellt, dass es sehr positiv ist, wenn man den Partner, üblicherweise den Kunden, angibt für den das Projekt ist. Gibt es wirklich mal keinen Kunden, so setzen wir es auf unser eigenes Unternehmen.

Um aus Projekten wirklich auch etwas zu machen, muss es auch einen Zuständigen dafür geben, sonst ist keiner Verantwortlich. Sollte ausnahmsweise im Moment keiner Ihrer Mitarbeiter dafür zuständig sein, so müssen Sie trotzdem jemanden definieren, der sich darum kümmert. Sonst wird dieser Job nicht erledigt.

Q: Zieltermin

A: Der Zieltermin wird automatisch mit einem Termin in der Zukunft vorbesetzt. Wie weit dies in der Zukunft sein sollte kann unter System, Parameter, PROJEKT_OFFSET_ZIELTERMIN eingestellt werden.
Zusätzlich kann dieser Termin abhängig von der Historyart mit dem im Projektdetail angegebenen Termin automatisch übersteuert werden.

Q: Wozu Priorität

A: In aller Regel gibt es mehr oder weniger dringende / wichtige Projekte. Wir haben daher fünf Prioritätsstufen vorgesehen, wobei automatisch die mittlere Priorität (3) bei neuen Projekten vorgeschlagen wird.

Q: Umsatz geplant

A: Erfassen Sie hier den durch dieses Projekt geplanten Umsatz in Ihrer Mandantenwährung.

Q: Wahrscheinlichkeit

A: Erfassen Sie hier das Potential oder auch die Umsatzwahrscheinlichkeit dieses Projektes

Q: Verkaufsfortschritt

A: Um die Entwicklung des Verkaufsfortschritts zu sehen, stellen Sie bitte a.) den Parameter PROJEKT_MIT_UMSATZ auf den Wert 1 und definieren Sie bitte in den Grunddaten Ihre Verkaufsfortschrittsstufen. Bewährt hat sich, dass bis zu 10 Stufen für die Darstellung des Vertriebstrichters verwendet werden. Siehe dazu bitte auch Abbildung der vertrieblichen Steuerung.

Q: Schätzung in Stunden

A: Erfassen Sie den geschätzten Zeitaufwand um das Projekt zu realisieren.

Q: Verrechenbar

A: Kann der Zeitaufwand auch an den Partner verrechnet werden?

Q: Freigegeben

A: Ist das Projekt für die Realisierung bereits freigegeben?

Q: In der Projektauswahlliste sollte Umsatz und Wahrscheinlichkeit angezeigt werden.

A: Stellen Sie unter System, Parameter, PROJEKT_MIT_UMSATZ den Wert auf 1 und starten Sie das Projektmodul neu.

Q: Kann ich nur meine offenen Projekte sehen

A: Wählen Sie unter Ansicht Ihre gewünschte Darstellung.

Q: Ich möchte nur eine Kategorie sehen

A: Verwenden Sie den Zusatzfilter , wählen Sie hier die Definition einer Kategorie und geben Sie nach dem Klick auf das Plus die gewünschte Kategorie an. Hier steht auch die Möglichkeit der Filterung nach Länder (LKZ) bzw. Postleitzahlen (PLZ) zur Verfügung um z.B. Vertriebsaktionen nur für ein bestimmtes Gebiet durchzuführen.

Hinweis: Es sind alle Filtermöglichkeiten durch ein logisches Und kombinierbar, also Direktfilter, Ansicht(sfilter) und Zusatzfilter. Damit können Sie die Darstellung rasch auf Ihre gewünschten Daten einschränken.

Q: Sortierung der Anzeige

Zusätzlich können in der Projektverwaltung die Spalten kombiniert sortiert werden. D.h. durch den Klick auf den ersten Spaltenknopf kann z.B. nach dem Typ sortiert werden. Halten Sie nun die Strg Taste gedrückt und Klicken Sie auf z.B. den Termin, danach auf den Ort, so wird die Darstellung genau in dieser kombinierten Sortierung angezeigt. Sollte nun mit der Sortierung von vorne begonnen werden, so genügt ein Klick ohne die Strg Taste gedrückt zu halten.

Aus dem Projekt Angebot / Auftrag neu anlegen

Wenn die Zusatzfunktion Projektklammer genutzt wird, gibt es iIn den Projekt-Kopfdaten 2 Symbole, mit denen Aufträge/Angebote angelegt werden können.

Q: Details

A: Hier kann die Projekt History hinterlegt werden. Sie sehen hier auch, wann hat wer welche zusätzlichen Anmerkungen hinzugefügt. Die Definition der Historyarten erfolgt in den Grunddaten des Projektes. Wählen Sie hier auch entsprechende Farben, um sofort eine farbliche Hervorhebung der wichtigen Details zu einem Projekt zu sehen.

Q: Grunddaten

A: In den Grunddaten können Kategorie, Typ, Status, usw. definiert werden.

Da sich für die Anzeige der Stati ICONs bewährt haben, können auch für selbst erstellte Projekt-Stati ICONs hinterlegt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Definieren Sie im Modul Projekt unter Grunddaten, Status den gewünschten kurzen Begriff, z.B. Potential. Durch das Speichern wird dieser neue Status automatisch in die allgemeine Status Definition mit übernommen. Diese finden Sie unter System, Sprache, Status. Hier kann nun durch ändern, Datei ein Status-Icon für diesen Status definiert werden.

Bitte beachten Sie, dass

a.) die Icons nur 16x16 Pixel haben dürfen

b.) die Icons in den Auswahllisten erst nach Neustart des Clients angezeigt werden.

Gerne stellen wir Ihnen von uns lizenzierte Icons zur Verfügung, welche jedoch ausschließlich für die Verwendung mit HELIUM V eingesetzt werden dürfen.

Q: In den Kopfdaten werden keine Kategorien und keine Typen angezeigt?

A: Es sind für die gewählte Sprache keine Übersetzungen eingetragen.

Tragen Sie diese unter Projekte, unterer Modulreiter Grunddaten, für Kategorie, Typ, Status entsprechend ein.

Q: Wozu Bereiche?

A: In vielen Anwendungsfällen ist es praktisch die Projekte in verschiedene Bereiche einzuteilen. Z.B. um Tickets, Verkaufsprojekte, Support oder Ähnliches getrennt und doch in einem zu behandeln.

Dafür wurden die Bereiche geschaffen.

Definieren Sie die möglichen Bereiche im Modul Projekt, unterer Modulreiter Grunddaten, Bereich.
Beachten Sie unbedingt die nachfolgende Definition der Zuordnung der Dokumente.

Q: Wie ist die Zuordnung zwischen Bereichen und der Dokumentenablage?

A:

Für die Projekte steht sowohl in der Auswahl als auch in den Details die Dokumentenablage zur Verfügung.
Um die Trennung zwischen den Bereichen transparent zu machen, wurden die textlichen Bezeichnungen der Bereiche in den Pfad der Dokumentenablage übernommen. Das bedeutet auch, wenn die Texte verändert werden, so können die den Projekten zugeordneten Dokumente nur mehr über die gesamte Dokumentenablage (System) wieder gefunden werden.

Q: Journal offene Projekte Stichtag

A: Der Stichtag bezieht sich auf das Anlage Datum aller Projekte die noch nicht erledigt sind. D.h. alle Projekte die vor dem Stichtag angelegt wurden und noch nicht erledigt sind werden aufgeführt.

Q: Journal Aktivitätsübersicht

A: Das Journal Aktivitätsübersicht verschafft einen schnellen Überblick über die Aktionen des gewählten Zeitraum. Wählen Sie den Zeitraum und die gewünschte Sortierung aus und ob die Gesamtinformation (alle Projekt-Detail-Einträge) angeführt werden soll.

Sie erhalten eine Auswertung  Telefonate / Arbeiten / Aktionen in der letzten Woche gemacht wurden. So können Sie den Ausdruck zum Reporting von Vertriebsprojekten und deren Statis, Notizen, Termine zum Beispiel verwenden. Je nach Art der Verwendung der Zeiterfassung in Ihrem Unternhmen erhalten Sie eine Art "Chef-Auswertung" aller gebuchten Zeiten und Notizen zu einzelnen Belegen.

 

Steuerung des Vertriebs mit dem Projektmodul von HELIUM V

Auch im Vertrieb / im Verkauf ist eine gute Kennzahlen getriebene Steuerung unbedingt erforderlich. Auch wenn manche Verkäufer der Auffassung sein sollten, dass sie das alles im Kopf / im Bauch haben. Lassen Sie sich davon nicht beeindrucken. Ein guter Verkäufer ist froh, wenn Sie ihm ein Werkzeug zur Verfügung stellen, mit dem er seine umfassenden und manchmal auch komplexen vertrieblichen Aufgaben lösen kann.

Wie werden die vertrieblichen Projekte in HELIUM V abgebildet?
Für uns hat jedes Vertriebsprojekt, welches z.B. ein eigener Bereich sein kann, folgende Definitionen:
a.) Kategorie -> um welche Module geht es, ev. auch aus welcher Quelle kommt dieser Lead
b.) Titel -> wählen Sie hier einen für Sie intern wirklich sprechenden Titel, um so in der Auswahlliste sofort eine Aussage machen zu können worum es geht. Vermeiden Sie Wiederholungen die Sie durch Kategorie oder Typ bereits gemacht haben
c.) Typ -> wie genau ist der Lead zu Ihnen gekommen, z.B. Empfehlung
d.) Umsatz geplant -> für welchen Umsatz steht dieses Projekt, in vielen Anwendungen auch der potentielle Kunde
e.) Wahrscheinlichkeit -> Ihr Bauchgefühl, oder auch: Der Auftrag kommt ganz sicher
f.) Status -> oft auch als NextStep bezeichnt. Was ist denn aktuell gerade zu tun um beim Kunden weiter zu kommen
g.) Prio -> wie schnell wird sich der Kunde entscheiden? Das bedingt auch dass Sie sich intensiver / häufiger um den Kunden kümmern müssen oder eben nicht
h.) Verkaufsfortschritt -> Wie entwickelt sich der Kunde im Verkaufstrichter vorwärtz. Gerade diese Entwicklung zeigt Ihnen, ob Ihr Verkauf etwas weiter bringt oder nicht. Prüfen Sie die offenen Sales-Projekte jede Woche mindestens jedes Monat und beurteilen Sie die Entwicklung der wichtigen Projekte im Verkaufstrichter. Entspricht dies Ihren Erwartungen oder bleiben diese Entwicklungen hinten. Wenn Sie hinten bleiben, klären Sie die Ursachen ab und schaffen Sie verlässliche Zahlen.

Info: Für die (grafische) Darstellung dieser Entwicklungen kommen unterschiedliche Auswertungen zum Einsatz, welche alle auf Ihr Unternehmen etwas angepasst werden müssen. Wenden Sie sich dazu vertrauensvoll an Ihren HELIUM V Betreuer.

Mit einer guten Abbildung in den vertrieblichen Projekten haben Sie ein gutes CRM-Tool um Ihre Vertriebsmitarbeiter ganz gezielt zum Erfolg zu steuern.

So sehen Sie hier, für verschiedene Verkäufer, deren offene Vertriebsprojekte gereiht nach Verkaufsfortschritt.




Eine andere Darstellung zeigt die Einordnung der Projekte in Prioritäten, was den Realisierungszeiträumen entspricht

 

Wie geht man mit Bereichen, Kategorie, Typ um?

Bereich, Kategorie, Typ in den Projekten, wie verwenden, bzw. was man dazu wissen muss:

Zusätzlicher Nutzen:
Manchmal arbeiten an einem Projekt mehrere Personen. Diese können im Reiter Techniker als weitere Teilnehmer eingetragen werden. Nutzt man nun nach den Menüpunkt Ansicht meine offenen so hat jedeR die für Ihn wichtigen Projekte im jeweiligen Bereich.

Projekt Verknüpfung

Ab der Version 10373 steht auch die Verknüpfung von über und untergeordneten Projekten zur Verfügung.
Damit können Projekte sowohl mit Vater- als auch mit Kindeprojekten verbunden werden (es sind durchaus mehrere Vaterprojekte möglich).
Die jeweilge Verknüpfung eines Projektes wird im Reiter Verknüpfung angezeigt.
D.h. Sie finden in den Projekten nun einen oberen Reiter Verknüpfung.
Der Projektbaum in dem sich das jeweilige Projekt befindet, kann im Reiter Verknüpfung durch Klick auf das Druckersymbol dargestellt werden. Der Andruck der jeweiligen über bzw. untergeordneten Projekte ist in den jeweiligen Formularen vorbereitet und kann sehr rasch an Ihre Erfordernisse angepasst werden.

Das Ausgangsprojekt des Projektbaumes ist in der Baumstruktur farblich hervorgehoben.

Nachtragen von Projekten in Aufträgen, Angeboten

Projekte können in angelegten Aufträgen und Angeboten auch nachgetragen werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass das Projekt für einen Auftrag, wenn dieser sich auf ein Angebot bezieht durch das Angebot definiert wird. D.h. wenn ein Auftrag sich auf eine Angebot bezieht, so muss ein Projekt im Angebot hinterlegt werden, damit auch der Auftrag sich auf dieses Angebot bezieht. Aus diesem Grunde wird in der Konstallation auch der Projekt Knopf in Grau (= nicht änderbar) dargestellt.

Projektstatistik

Wenn bei Ihnen die Funktionalität der Projektklammer zur Verfügung steht, so finden Sie unter Info, Statistik auch eine Projektstatistik.
Diese liefert eine Übersicht über alle Warenbewegungen die sich auf dieses Projekt beziehen.
Die Sortierung ist grundsätzlich nach Artikel und Seriennummer und Belegdatum damit vor allem die Bewegung der Seriennummern auf den Artikel klar ersichtlich ist.
Wird aktueller Stand angehakt, so werden nur Seriennummernartikel gedruckt, deren Gesamtmenge ungleich 0,00 ist. Damit erhalten Sie:
- eine Übersicht über alle Bewegungen der Artikel auf einem Projekt
- die Anzeige über den aktuell beim Kunden für dieses Projekt installierten Seriennummernstand
Zusätzlich können noch Filter auf die verschiedenen Bereiche (Einkauf, Verkauf, Fertigung) eingerichtet werden.

Projektforecast

Selbstverständlich interessiert das Vertriebscontrolling, also die Steuerung des Vertriebs, welche Umsätze wahrscheinlich in Zukunft gemacht werden. Dafür steht das Journal Projektforecast zur Verfügung. Da dies eine Auswertung für den Vertrieb ist, muss der Parameter PROJEKT_MIT_UMSATZ aktiviert (= auf 1) gestellt sein.
Hiermit erhalten Sie eine Auswertung über alle offenen Projekte mit den Umsätzen und Wahrscheinlichkeiten und einer Prognose welche Umsätze Sie aus heutiger Sicht in den nächsten drei bzw. sechs Monate machen werden.

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter