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Anzahlungs- und Schlussrechnung

Unterscheidung zwischen Anzahlungsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen.

Im Gegensatz zur Anzahlungs- und Schlussrechnung ist die Teilrechnung eine fortschreitende Verrechnungsweise.

Anzahlungs- und Schlussrechnung wird von HELIUM V unterstützt.

Der wesentliche Unterschied ist:

Eine Anzahlungsrechung wird vor Fertigstellung einer vereinbarten Leistung ausgestellt. Die Leistung wurde vom Empfänger noch nicht abgenommen!

Bei der Teilrechnung wurde eine genau abgegrenzte Teilleistung vom Empfänger bereits abgenommen. Daher werden hier auch alle in dem Projekt bisher erbrachten Teilleistungen mit angeführt, da diese alle bereits abgenommen sind.

Anzahlungs- und Schlussrechnung

Die Anzahlungs- und Schlussrechnungen dienen in der Regel einer (teilweisen) Vorfinanzierung eines (Entwicklungs-)Projektes um bei den beteiligten Partnern, Auftraggeber und Auftragnehmer, eine gewisse Sicherheit zu erreichen. Wenn der Auftraggeber schon einen Teil anbezahlt, dann meint er es wirklich ernst. Die Anzahlungs- und Schlussrechnung ist im Projektgeschäft üblich und stellt eine gänzlich andere Vorgehensweise als die Teilrechnung, siehe unten, dar. Üblich sind z.B. 1/3, 1/3, 1/3. D.h. 1/3 Zahlung bei Auftragserteilung, 1/3 Zahlung bei Lieferung und der Rest nach Abnahme des Projektes, jedoch spätestens 6Wochen nach Lieferung. Diese Punkte sind natürlich immer Verhandlungssache.

Gesetzlich ist es so, dass Anzahlungsrechnungen getrennt zu behandeln sind, da ja das Projekt noch nicht abgerechnet ist. Das bedeutet:

Um eine eindeutige Zuordnung zu einem Projekt zu erreichen, ist es erforderlich, dass sowohl Anzahlungs- als auch Schlussrechnungen einem Auftrag zugeordnet werden.

Ein Thema ist auch immer wieder die Zahlung auf eine Anzahlungsrechnung mit / ohne Skonto. Hier ist es logisch so, dass grundsätzlich das Zahlungsziel der Schlussrechnung gilt. Viele Kunden bestehen aber darauf, dass auch auf Anzahlungsrechnungen Skonto gewährt wird. D.h. bei der Berücksichtigung der Anzahlungsrechnung in der Schlussrechnung muss dann der bezahlte Betrag anstelle des Rechnungswertes berücksichtigt werden, da ja sonst das Skonto doppelt berücksichtigt würde.

So sollte die Endsumme einer Schlussrechnung wie folgt aussehen:

Nettosumme 5.000,-
zzgl. Mwst 20% 1.000,-
Rechnungsendbetrag 6.000,-
Anzahlung aus RE 06/0123456 3.000,-
enthaltene MwSt 500,- bezahlt
2.450,- 490, 2.940,-
Anzahlung aus RE 06/0123457 1.500,-
enthaltene MwSt 250,- bezahlt
1.225 245,- 1.310,-
Offener Zahlbetrag 1.310,-

Will nun der Rechnungsempfänger die Schlussrechnung mit 2% Skonto bezahlen, so muss er von den 6.000,- 2% abziehen. Das ist dann der Basis-Zahlbetrag. Davon sind dann die bereits bezahlten 4.690,- abzuziehen. Was einen tatsächlichen Zahlbetrag von 5.880 - 4.690 = 1.190,- ergibt. Ob der Rechnungsleger (der Auftragnehmer) dies akzeptiert und nicht anstelle dessen nur den Skontobetrag vom Zahlbetrag akzeptiert ist Verhandlungssache.

 

Hinweis: In der Umsatzübersicht werden die Anzahlungen extra ausgewiesen. Es sind nur die Schlussrechnungen und die freien Rechnungen in der Umsatzgesamtsumme enthalten.

Bei offenen Ausgangsrechnungen wird wie folgt vorgegangen:

Die freien und die Anzahlungsrechnungen werden wie gewöhnliche Rechnungen behandelt. Bei den Schlussrechnungen wird der Wert der enthaltenen Anzahlungsrechnungen abgezogen. D.h. es bleibt als offener Betrag nur mehr der Rest-Wert der Schlussrechnung über. Vom Zeitraum her sind die Beträge in den Monaten der Anzahlungsrechnungen eingetragen.

Anlegen einer Anzahlungsrechnung

Um eine Anzahlungsrechnung zu erstellen, muss bei der Erstellung des Rechnungskopfes die Rechnungsart Anzahlungsrechnung ausgewählt werden. Dies bedingt, dass ein Kundenauftrag, auf den sich diese Anzahlungsrechnung bezieht, angegeben werden muss.

Der Inhalt der Anzahlungsrechung ist üblicherweise eine Handeingabe und eventuell ein erklärender Text dazu.

Auf keinen Fall sind in einer Anzahlungsrechung Positionen des Projektes / des Auftrags enthalten. Diese werden alle in der Schlussrechnung aufgeführt.

Q: Wie wird eine Anzahlungsrechnung erstellt?

A: Anzahlungsrechnungen beinhalten immer nur einen kurzen Text mit einem Projektbezug und üblicherweise eine Handeingabe mit dem Anzahlungsbetrag. Erst in der Schlussrechnung werden alle Positionen des Projektes angeführt und dann, automatisch beim Ausdruck der Rechnung, werden die Anzahlungsrechnungen des Auftrags mit angeführt, um so zum entsprechenden offenen Betrag zu kommen.

 

Beispiel:

    1. Anzahlung zu unserem Projekt

    Menge 1 Stk oder x Betrag 10.000,- 

 

Hinweis:

Oft wird an uns die Frage herangetragen, wie kann ich denn einen Prozentsatz, z.B. 30%, eines Projektes in der Anzahlungsrechnung angeben.

Das Einfachste ist hier, wenn Sie die Handeingabe für den Anzahlungsbetrag so eingeben, dass in der Menge der Prozentsatz (1,00 = 100%) und im Einzelpreis der volle Wert des Projektes angegeben wird.

So ist der verrechnete Anteil für Sie und für Ihren Kunden nachvollziehbar.

Teilrechnung

Die Teilrechnung ist im Gegensatz zur Anzahlungsrechnung eine fortschreitende Verrechnungsweise. Sie wird vor allem im Baugewerbe verwendet. D.h. wird ein Gewerk teilweise fertig gestellt, z.B. beim Bau eines Hauses der Keller, so ist dieser Teil zu verrechnen. Wird nun das Erdgeschoss fertig gestellt so erfolgt eine weitere Teilrechnung. Diese beinhaltet von den Positionen her sowohl die Positionen der ersten Teilrechnung als auch die neu hinzugekommenen Positionen. Die Teilrechnungen sollten immer die selbe Basisrechnungsnummer haben und nur durch eine Subnummer unterschieden werden. Es sollten alle vergangenen Teilrechnungen eingesehen werden können, es kann aber immer nur die aktuelle Teilrechnung verändert werden. Auf der Teilrechnung ist immer der bereits bezahlte Betrag anzuführen, sodass der noch offene Zahlbetrag ersichtlich ist. Die letzte Teilrechnung ist zugleich auch die Schlussrechnung.
Teilrechnungen werden derzeit von HELIUM V nicht unterstützt.

Anlegen und Abrechnen einer Schlussrechnung

Um eine Schlussrechnung zu erstellen, muss bei der Erstellung des Rechnungskopfes die Rechnungsart Schlussrechnung ausgewählt werden. Geben Sie hier den Kundenauftrag an, welcher Endabgerechnet werden soll. Sie sehen in der Auswahl nur Aufträge, welche eine Anzahlungsrechnung aber keine Schlussrechnung beinhalten.

In der Schlussrechnung werden üblicherweise alle Positionen des Projektes, alle Lieferscheine, Auftragspositionen usw. angeführt, welche mit dem Projekt verrechnet werden. Durch die Kennzeichnung als Schlussrechnung erkennt HELIUM V, dass auch die über dem Auftrag zugeordneten Anzahlungsrechnungen mit berücksichtigt werden müssen und führt diese nach dem Rechnungsendbetrag mit am Ausdruck an.

Q: Kann eine Schlussrechnung auch für offene Anzahlungsrechnungen erstellt werden ?

A: 

§ 11 Abs. 1 UStG besagt zur Schlussrechnung Folgendes:
„Wird eine Endrechnung erteilt, so sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen ... ausgestellt wurden.“ 

Leider verstehen viele Kunden nicht, dass alleine aus diesem Titel auf eine Anzahlungsrechnung kein Skonto abgezogen werden dürfte (und ziehen sich dieses trotzdem ab). Richtig wäre, da ja die Anzahlung nur eine andere Form der Geldbeschaffung ist, dass erst bei der Schlussrechnung ein entsprechendes Skonto vom Rechnungsbetrag abgezogen wird.

 

Schlussrechnungen können in HELIUM V angelegt werden, auch wenn es Anzahlungen gibt, die noch nicht bezahlt wurden. Diese Anzahlungen können dann aber nicht mehr per Hand erledigt werden, sprich: Das Hakerl in den Zahlungen ist disabled und wird automatisch aktiviert, wenn der volle Rechnungsbetrag bezahlt ist. Ist die Schlussrechnung noch nicht in der Finanzbuchhaltung (Fibu) übernommen, können Sie wie üblich den Skonto buchen, also das Hakerl auf erledigt setzen.

 

Desweiteren ist das Verhalten in den Ausgangsrechnungen nun wie folgt:

Ist eine Schlussrechnung vorhanden und bereits in der Fibu (also gedruckt), dürfen

-keine weiteren Anzahlungsrechnungen angelegt werden

-stornierte Anzahlungsrechnungen dürfen nicht wieder auf angelegt geändert werden

-Zahlungen auf Anzahlungen müssen vollkommen bezahlt werden, damit diese als bezahlt gekennzeichnet werden

 

Ist eine Schlussrechnung vorhanden, aber noch nicht in der Fibu (also 'angelegt' in der RE) darf man

-weitere Anzahlungen erstellen

-Anzahlungen mit Skonto bezahlen

-Anzahlungen beliebig ändern (stornieren, storno aufheben, Positionen hinzufügen, solange es keine Schlussrechnung gibt)

 

Die Schlussrechnung kann erst gedruckt werden, wenn ALLE Anzahlungen entweder storniert oder in der Fibu (=gedruckt bei RE) sind. Sonst würden diese angelegten Anzahlungen nicht in die Schlussrechnung miteinfließen.

 

Wichtig: Wenn die Integrierte Finanzbuchhaltung genutzt wird, so sind auf Anzahlungsrechnungen keine Gutschriften möglich.

Q: Wie werden Anzahlungsrechnungen einer Schlussrechnung zugeordnet

A: Wird eine Schlussrechnung erstellt, so werden dieser automatisch alle Anzahlungsrechnungen die sich auf den Auftrag der Schlussrechnung beziehen zugeordnet. D.h. es reicht die Angabe des Auftrags um damit auch die Anzahlungsrechnungen auf der Schlussrechnung anzuführen.

Q: Welche Alternativen gibt es, die Anzahlungs-, Teilrechnungs-, Schlussrechnungsthematik selbst zu steuern?

A: Die einfachste Lösung ist, wenn Sie einen sogenannten Anzahlungsartikel definieren, der nicht Lagerbewirtschaftet ist.

Hinterlegen Sie für den Artikel eine eigene Artikelgruppe, z.B. Anzahlung, welche wiederum auf das Konto der erhaltenen Anzahlungen bucht.

Bei den Anzahlungsrechnungen schreiben Sie den Wert des Anzahlungsbetrages in den Verkaufswert der Artikelposition.

Bei der dann auszustellenden Schlussrechnung ziehen Sie manuell die Artikelpositionen durch Angabe eines negativen Verkaufspreises wieder ab.

Der Ausweis des Steuersatzes ist durch den Ausweis der kleinen 20% am rechten Rand der Rechnung gegeben.

Um auch den Andruck des Rechnungstextes mit Anzahlungs- und Schlussrechnung zu steuern, kann z.B. der Eintrag Betrifft durch eine spezielle Formularanpassung verwendet werden. Wenden Sie sich dazu vertrauensvoll an Ihren HELIUM V Betreuer.

Q: Warum kann eine Anzahlungsrechnung nicht storniert werden?

A: Wenn eine Schlussrechnung vorhanden ist, kann die Anzahlungsrechnung nicht mehr storniert werden

Q: Kann eine Gutschrift zu einer Anzahlungsrechnung erstellt werden?

A: Ja. Auch in der Auftragsnachkalkulation eine Gutschrift auf eine Anzahlungsrechnung dargestellt. Der Saldo der Schlussrechnung berücksichtigt Gutschriften auf Anzahlungsrechnungen

Achtung: 

Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Gutschrift auf eine Anzahlungsrechnung bei integrierter Finanzbuchhaltung nicht möglich ist! Gegebenenfalls stornieren Sie bitte die Anzahlungsrechnung und senden dem Kunden den Beleg der Stornorechnung.

Q: Warum kann eine Anzahlungsrechnung nicht erledigt werden? Warum kann ein etwaiger Skonto nicht verbucht werden?

A: Ein Ändern / Nachbuchen in einer Anzahlungsrechnung ist nicht mehr möglich, sobald eine Schlussrechnung zur Anzahlungsrechnung erstellt wurde.
Um die Anzahlungsrechnung noch bearbeiten zu können gehen Sie bitte wie folgt vor:
Löschen Sie die Zahlung aus der Schlussrechnung, danach ändern Sie die Art der Rechnung von Schlussrechnung auf Rechnung.
Nun können Sie die Anzahlungsrechnung bearbeiten. Danach stellen Sie die Rechnungsart bei der ursprünglichen Schlussrechnung wieder auf Schlussrechnung, aktivieren die Schlussrechnung und denken daran auch den eventuellen Zahlungsbetrag wieder einzutragen.

Q: Wie wird die Zahlung einer Schlussrechnung verbucht?

A: Wird für einen Auftrag (oder auch eine Bestellung) eine Schlussrechnung erstellt, so ist damit implizit verbunden, dass nur der sich aus dem Schlussrechnungswert abzüglich bereits gelegter Anzahlungsrechnungen ergebende Betrag offen ist. Das bedeutet:
a.) es sind natürlich die Anzahlungsrechnungen zu bezahlen (diese werden auch als entsprechend offen mit angeführt)
b.) es ist bei der Schlussrechnung immer nur der Schlussrechnungswert abzüglich der Summe der Anzahlungsrechnungen offen und wird auch nur entsprechend als offen vorgeschlagen.
c.) ergibt es sich, dass der offene Betrag der Schlussrechnung durch die Anzahlungsrechnungen bereits vollständig ausgeglichen ist, so muss
c1.) bei HELIUM V Installationen ohne integrierter Finanzbuchhaltung die Schlussrechnung manuell auf erledigt gesetzt werden (Menü, Bearbeiten, manuell erledigen)
c2.) bei HELIUM V Installationen mit integrierter Finanzbuchhaltung trotzdem eine Zahlungsbuchung mit 0,00 erfolgen. Wir raten dafür das Duchläuferbankkonto zu verwenden.

Q: Der Rechnungsempfänger ist in einem anderen Land als dort wo die Ware hingeht?

A: Es kommt auch immer wieder vor, dass Rechnungsempfänger und Lieferung in unterschiedliche Länder, wenn Drittland und z.B. EU-Ausland beteiligt sind auch noch unterschiedliche Länderarten, gelegt werden müssen. Wenn es größere Projekte sind, wird dies mit Anzahlungs- und Schlussrechnung abgewickelt.
Da, wenn der Rechnungsempfänger im Ausland ist, bei Lieferung das Empfängerland die Art der umsatzsteuerlichen Behandlung regelt, muss die Anzahlungsrechnung so erzeugt werden, dass, obwohl die Anzahlungsrechnung in ein anderes Land geht, trotzdem die Versteuerung für das Lieferland erfolgt. Um dies zu erreichen stellen Sie bitte:
a.) die Lieferadresse so ein, dass auch für den Lieferempfänger klar ersichtlich ist, dass dies eine Lieferung für Ihren eigentlichen Kunden ist.
b.) Beide Adressen, sowohl Lieferadresse als auch Rechnungsadresse müssen auf das gleiche Debitorenkonto zeigen. WICHTIG: Damit wird unter Umständen die Steuerkategorie entsprechend verändert. Bitte beachten Sie in jedem Falle die gesetzlichen Vorschriften. So ist das österreichische Finanzamt (Q1/2016) der Ansicht, dass bei einem Schweizer Rechnungsempfänger der seine Lieferung nach Italien dirigiert, dieser, neben der UID Nummer des italienischen Lieferempfängers, auch eine EU-UID Nummer benötigt.

Ein Beispiel:
Ein Kunde aus der Schweiz = Drittland bestellt Ware. Diese sollte von Österreich nach Italien versandt werden. Am italienischen Standort ist eine UID Nummer gegeben. Die Rechnungslegung muss jedoch an die Schweiz erfolgen. Der Schweizer Kunde hat keine UID Nummer. Es sollten vor der Lieferung Anzahlungsrechnungen gelegt werden.
Damit dies als innergemeinschaftliche Lieferung betrachtet werden darf, sollte der Schweizer Kunde ein EU-UID Nummer haben (Achtung: Seit 2015 bezeichnet das Schweizer Finanzamt die Schweizer Steuernummern auch als UID Nummer. Dies hat mit der UID-Nummer der europäischen Union nichts zu tun).
Wichtig ist bei der Anlage der Kunden, dass beide auf die gleiche Debitorennummer zeigen. So hat sich bewährt, dass die Lieferadresse wie folgt ausgeführt ist:
Rechnungsempfänger c/o
Lieferempfänger
im Lieferland
Es sollte auch zuerst die Debitorennummer für den Lieferempfänger eingegeben werden. Damit wird automatisch das Debitorenkonto mit den Einstellungen der Lieferadresse definiert und erst danach wird die Rechnungsadresse angelegt. Hier wird nun, bevor die Rechnung geschrieben wird, die Debitorennummer der Lieferadresse hinterlegt.
Somit wird von HELIUM V dies auf den Debitor der Lieferadresse und nach dessen Regeln verbucht. Somit sind bei Anzahlungs- und Schlussrechnung die gleichen Debitoren beteiligt und zum Schluss die Salden ausgeglichen. Zusätzlich werden für die Konten der Anzahlungsrechnungsverbuchung (Erhaltene Anzahlungen und erhaltene Anzahlungen bezahlt) die Länderartübersetzungen anhand der Stuerkategorie des Debitorenkontos verwendet.
Umsatzsteuerlich wird der Rechnungsempfänger dann gleich wie die Lieferadresse behandelt.

Q: Vorausrechnung?

A: Ein manchmal verwendeter Begriff anstelle des richtigen Begriffes Anzahlungsrechnung. Siehe bitte Anzahlungsrechnung.
Auslöser ist immer, dass ein Kunde bevor er die Ware erhält, den vollen oder einen Teil des Auftragswertes vorauszahlen muss.
Die richtige Abwicklung ist immer, zuerst den Auftrag anzulegen, dann auf diesen Auftrag eine Anzahlungsrechnung mit dem vereinbarten Vorausbetrag als Handeingabe einzubuchen. Hat der Kunde die Anzahlungsrechnung bezahlt kann produziert und dann geliefert werden. Die Lieferung erfolgt mittels Lieferschein und die Verrechnung des / der Lieferscheine(s) erfolgt mit einer Schlussrechnung. Damit sind die Anzahlungsrechnungen abgeschlossen und der verbleibende Saldo, welcher 0 oder auch negativ sein kann, aber hoffentlich positiv ist, ist mit der Schlussrechnung noch zu bezahlen.

Q: Mehrere Schlussrechnungen pro Auftrag?

A: Es sollte dem Kunden eine Auftragsbestätigung gesandt werden, damit das Gesamtvolumen des Auftrags klar ist, aber es werden dann in mehreren (Teil-)Lieferungen jeweils Anzahlungsrechnungen gelegt, wobei die Lieferungen dann jeweils eigenständig Schluss-abgerechnet werden. Wie kann das dargestellt werden?
Nutzen Sie dafür die Funktionalität Rahmenauftrag mit Abrufaufträgen. D.h.
- dem Kunden wird als Bestätigung des Gesamtvoulmens eine Rahmenauftragsbestätigung gesandt
- für den ersten Lieferauftrag wird eine Abruf-Auftragsbestätigung aus dem Rahmenauftrag erstellt
- auf diese Abruf-Auftragsbestätigung wird eine Anzahlungsrechnung in der vereinbarten Höhe erstellt
- Zahlunge usw. wie mit Kunde vereinbart
- dann wird die Gesamt-Lieferung durchgeführt
- nun kann für diese Gesamtlieferung die Schlussrechnung zu dem Abruf-Auftrag durchgeführt
- für die nächste Teillieferung wird ein weiterer Abrufauftrag angelegt und in gleicher Weise vorgegangen.

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter