Unterscheidung
zwischen Anzahlungsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen.
Im
Gegensatz zur Anzahlungs- und Schlussrechnung ist die Teilrechnung eine
fortschreitende Verrechnungsweise.
Anzahlungs-
und Schlussrechnung wird von HELIUM V unterstützt.
Der
wesentliche Unterschied ist:
Eine
Anzahlungsrechung wird vor Fertigstellung einer vereinbarten
Leistung ausgestellt. Die Leistung wurde vom Empfänger noch nicht abgenommen!
Bei
der Teilrechnung wurde eine genau abgegrenzte Teilleistung vom Empfänger
bereits abgenommen. Daher werden hier auch alle in dem Projekt bisher erbrachten
Teilleistungen mit angeführt, da diese alle bereits abgenommen sind.
Proforma Rechnung, Handelsrechnung
In diesem Zusammenhang treffen wir auch immer wieder auf die Begriffe
Profromarechnung und Handelsrechnung.
Diese scheinen sich aus dem englischen
Sprachraum mit einer ungenauen Übersetzung bei uns verbreitet zu haben.
Bitte
beachten Sie, dass eine richtige Profroma Rechnung ein Zolldeklaration ist.
Siehe dazu Profromarechnung.
Eine
Handelsrechnung ist jegliche Form einer gültigen Rechnung. In der Kombination
der falschen Begriffe macht dann die Handelsrechnung wiederum Sinn. In der für
die im deutschen Sprachraum üblichen Buchhaltungsregeln kann dies wie folgt
übertragen werden:
Profroma Rechnung (Im Sinne einer Vorauskasse) ist als
Anzahlungsrechnung abzubilden.
Handelsrechnung, welche dann, nach der
Anzahlungs/Vorauskasse/Proforma-Rechnung, bei der tatsächlichen Lieferung mit
dazu gegeben wird und die Leistungserbringung darstellt, ist als Schlussrechnung
abzubilden.
Anzahlungs- und Schlussrechnung
Die Anzahlungs- und Schlussrechnungen dienen in der Regel einer (teilweisen) Vorfinanzierung eines (Entwicklungs-)Projektes um bei den beteiligten Partnern, Auftraggeber und Auftragnehmer, eine gewisse Sicherheit zu erreichen. Wenn der Auftraggeber schon einen Teil anbezahlt, dann meint er es wirklich ernst. Die Anzahlungs- und Schlussrechnung ist im Projektgeschäft üblich und stellt eine gänzlich andere Vorgehensweise als die Teilrechnung, siehe unten, dar. Üblich sind z.B. 1/3, 1/3, 1/3. D.h. 1/3 Zahlung bei Auftragserteilung, 1/3 Zahlung bei Lieferung und der Rest nach Abnahme des Projektes, jedoch spätestens 6Wochen nach Lieferung. Diese Punkte sind natürlich immer Verhandlungssache.
Gesetzlich ist es so, dass Anzahlungsrechnungen getrennt zu behandeln sind, da ja das Projekt noch nicht abgerechnet ist. Das bedeutet:
Anzahlungsrechnungen müssen zum Zeitpunkt der Zahlung in die UVA aufgenommen werden.
Wird die Schlussrechnung erstellt, so verrechnet diese das
gesamte Projekt. Die darin / darauf geleisteten Anzahlungen sind inkl. MwSt.
Ausweis vom Endbetrag der Schlussrechnung abzuziehen. Die
Anzahlungsrechnungen sind daraufhin aus der FiBu zu stornieren und nur die
Schlussrechnung in die FiBu zu übernehmen. Da die Zahlungen auf die
Anzahlungsrechnungen ja beim Debitor(Kunden) bleiben, ergibt sich somit die
offene Forderung aus der Schlussrechnung.
Wichtige Info: Rechtlich gesehen ist eine Anzahlungszahlung des
Kunden nur ein "leihen von Geld". D.h. dieses Geld gehört nicht
Ihnen, sondern wird nur vom Kunden zur Verfügung gestellt. Erst bei der
Schlussrechnung wird die Leistung erbracht und damit haben Sie erst
wirklichen Anspruch auf die Bezahlung Ihrer Leistung. Dies ist der große
Unterschied zur Teilrechnung, wo bei jeder Teilrechnung(-slegung) dieser
Teil als erbracht / geleistet angesehen wird.
Insofern ist eine
Teilrechnung in der Regel nichts anderes als eine teilweise Verrechnung
eines Auftrages, durch mehrere Lieferscheine bzw. Rechnungen.
Um eine eindeutige Zuordnung zu einem Projekt zu erreichen, ist es erforderlich, dass sowohl Anzahlungs- als auch Schlussrechnungen einem Auftrag zugeordnet werden.
Ein Thema ist auch immer wieder die Zahlung auf eine Anzahlungsrechnung mit / ohne Skonto. Hier ist es logisch so, dass grundsätzlich das Zahlungsziel der Schlussrechnung gilt. Viele Kunden bestehen aber darauf, dass auch auf Anzahlungsrechnungen Skonto gewährt wird. D.h. bei der Berücksichtigung der Anzahlungsrechnung in der Schlussrechnung muss dann der bezahlte Betrag anstelle des Rechnungswertes berücksichtigt werden, da ja sonst das Skonto doppelt berücksichtigt würde.
So sollte die Endsumme einer Schlussrechnung wie folgt aussehen:
Nettosumme | 5.000,- | ||
zzgl. Mwst 20% | 1.000,- | ||
Rechnungsendbetrag | 6.000,- | ||
Anzahlung aus RE 06/0123456 3.000,- enthaltene MwSt 500,- bezahlt |
2.450,- | 490, | 2.940,- |
Anzahlung aus RE 06/0123457 1.500,- enthaltene MwSt 250,- bezahlt |
1.225 | 245,- | 1.310,- |
Offener Zahlbetrag | 1.310,- |
Will nun der Rechnungsempfänger die Schlussrechnung mit 2% Skonto bezahlen, so muss er von den 6.000,- 2% abziehen. Das ist dann der Basis-Zahlbetrag. Davon sind dann die bereits bezahlten 4.690,- abzuziehen. Was einen tatsächlichen Zahlbetrag von 5.880 - 4.690 = 1.190,- ergibt. Ob der Rechnungsleger (der Auftragnehmer) dies akzeptiert und nicht anstelle dessen nur den Skontobetrag vom Zahlbetrag akzeptiert ist Verhandlungssache.
Hinweis: In der Umsatzübersicht werden die Anzahlungen extra ausgewiesen. Es sind nur die Schlussrechnungen und die freien Rechnungen in der Umsatzgesamtsumme enthalten.
Bei offenen Ausgangsrechnungen wird wie folgt vorgegangen:
Die freien und die Anzahlungsrechnungen werden wie gewöhnliche Rechnungen behandelt. Bei den Schlussrechnungen wird der Wert der enthaltenen Anzahlungsrechnungen abgezogen. D.h. es bleibt als offener Betrag nur mehr der Rest-Wert der Schlussrechnung über. Vom Zeitraum her sind die Beträge in den Monaten der Anzahlungsrechnungen eingetragen.
Anlegen einer Anzahlungsrechnung
Um
eine Anzahlungsrechnung zu erstellen, muss bei der Erstellung des
Rechnungskopfes die Rechnungsart Anzahlungsrechnung ausgewählt werden. Dies
bedingt, dass ein Kundenauftrag, auf den sich diese Anzahlungsrechnung bezieht,
angegeben werden muss.
Der
Inhalt der Anzahlungsrechnung ist üblicherweise eine Handeingabe und eventuell
ein erklärender Text dazu.
Auf
keinen Fall sind in einer Anzahlungsrechnung Positionen des Projektes / des
Auftrags enthalten. Diese werden alle in der Schlussrechnung aufgeführt.
Da,
siehe oben, die Anzahlungsrechnung sehr oft auch als Vorauszahlungsrechnung zu
verwendet wird, steht seit Build 14436 die Übernahme der Anzahlungspositionen in
den Druck der Anzahlungsrechnungen zur Verfügung.
D.h. nachdem die Rechnung
als Anzahlungsrechnung definiert ist, wechseln Sie auf den Reiter
Anzahlungspositionen. Hier
definieren Sie welcher Prozentsatz oder auch Betrag der jeweiligen Position in
die Anzahlungsrechnung übernommen werden sollte.
Damit ergibt sich in Summe
der entsprechende Wert der Anzahlungsrechnung, welcher durch eine Handeingabe
mit der Bezeichnung Anzahlung und der netto Summe der angeführten
Anzahlungspositionen automatisch befüllt wird. Diese Position wird automatisch
angelegt. Sollten Sie auf der Rechnung einen anderen Text wünschen, so ändern
Sie im Reiter Positionen einfach den Text der Handeingabe, belassen Sie diese
aber als erste Position.
Die Angabe der Anzahlungspositionen bewirkt, dass
diese Liste der teil-verrechneten Auftragspositionen nur zur Information auf der
Rechnung, in der Regel vor der eigentlichen Rechnungsposition angeführt wird und
dient lediglich der Information an Ihren Kunden.
Q: Wie wird eine Anzahlungsrechnung erstellt?
A: Anzahlungsrechnungen beinhalten immer nur einen kurzen Text mit einem Projektbezug und üblicherweise eine Handeingabe mit dem Anzahlungsbetrag. Erst in der Schlussrechnung werden alle Positionen des Projektes angeführt und dann, automatisch beim Ausdruck der Rechnung, werden die Anzahlungsrechnungen des Auftrags mit angeführt, um so zum entsprechenden offenen Betrag zu kommen.
Beispiel:
1. Anzahlung zu unserem Projekt
Menge 1 Stk oder x Betrag 10.000,-
Hinweis:
Oft wird an uns die Frage herangetragen, wie kann ich denn einen Prozentsatz, z.B. 30%, eines Projektes in der Anzahlungsrechnung angeben.
Das Einfachste ist hier, wenn Sie die Handeingabe für den Anzahlungsbetrag so eingeben, dass in der Menge der Prozentsatz (1,00 = 100%) und im Einzelpreis der volle Wert des Projektes angegeben wird.
So ist der verrechnete Anteil für Sie und für Ihren Kunden nachvollziehbar.
Die Teilrechnung ist im Gegensatz zur Anzahlungsrechnung
manchmal eine
fortschreitende Verrechnungsweise. Diese fortschreitende Verrechnungsweise wird
gerne im Baugewerbe verwendet.
D.h. wird ein Gewerk teilweise fertig gestellt, z.B. beim Bau eines Hauses der
Keller, so ist dieser Teil zu verrechnen. Wird nun das Erdgeschoss fertig
gestellt so erfolgt eine weitere Teilrechnung. Diese beinhaltet von den
Positionen her sowohl die Positionen der ersten Teilrechnung als auch die neu
hinzugekommenen Positionen. Die Teilrechnungen sollten immer die selbe
Basisrechnungsnummer haben und nur durch eine Subnummer unterschieden werden. Es
sollten alle vergangenen Teilrechnungen eingesehen werden können, es kann aber
immer nur die aktuelle Teilrechnung verändert werden. Auf der Teilrechnung ist
immer der bereits bezahlte Betrag anzuführen, sodass der noch offene Zahlbetrag
ersichtlich ist. Die letzte Teilrechnung ist zugleich auch die Schlussrechnung.
Teilrechnungen werden derzeit von HELIUM V nicht unterstützt. In anderen Worte,
der Gewerksfortschritt wird durch die Teilrechnung abgebildet.
Anlegen und Abrechnen einer Schlussrechnung
Um eine Schlussrechnung zu erstellen, muss bei der Erstellung des Rechnungskopfes die Rechnungsart Schlussrechnung ausgewählt werden. Geben Sie hier den Kundenauftrag an, welcher Endabgerechnet werden soll. Sie sehen in der Auswahl nur Aufträge, welche eine Anzahlungsrechnung aber keine Schlussrechnung beinhalten.
In der Schlussrechnung werden üblicherweise alle Positionen des Projektes, alle Lieferscheine, Auftragspositionen usw. angeführt, welche mit dem Projekt verrechnet werden. Durch die Kennzeichnung als Schlussrechnung erkennt HELIUM V, dass auch die über dem Auftrag zugeordneten Anzahlungsrechnungen mit berücksichtigt werden müssen und führt diese nach dem Rechnungsendbetrag mit am Ausdruck an.
Q: Kann eine Schlussrechnung auch für offene Anzahlungsrechnungen erstellt werden ?
A:
§ 11 Abs. 1 UStG besagt zur Schlussrechnung Folgendes:
„Wird eine Endrechnung erteilt, so sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen,
wenn über die Teilentgelte Rechnungen ... ausgestellt wurden.“
Leider
verstehen viele Kunden nicht, dass alleine aus diesem Titel auf eine
Anzahlungsrechnung kein Skonto abgezogen werden dürfte (und ziehen sich dieses
trotzdem ab). Richtig wäre, da ja die Anzahlung nur eine andere Form der
Geldbeschaffung ist, dass erst bei der Schlussrechnung ein entsprechendes Skonto
vom Rechnungsbetrag abgezogen wird.
Schlussrechnungen können in HELIUM V
angelegt werden, auch wenn es Anzahlungen gibt, die noch nicht bezahlt wurden.
Diese Anzahlungen können dann aber nicht mehr per Hand erledigt werden, sprich:
Der Haken in den Zahlungen ist
deaktiviert und wird automatisch aktiviert, wenn der volle Rechnungsbetrag bezahlt ist. Ist die Schlussrechnung noch nicht in der
Finanzbuchhaltung (Fibu) übernommen, können Sie wie üblich den Skonto buchen, also den Haken auf erledigt setzen.
Des weiteren ist das Verhalten in den
Ausgangsrechnungen nun wie folgt:
Ist eine Schlussrechnung vorhanden und bereits in der Fibu (also gedruckt), dürfen
-keine weiteren Anzahlungsrechnungen angelegt werden
-stornierte Anzahlungsrechnungen dürfen nicht wieder auf angelegt geändert werden
-Zahlungen auf Anzahlungen müssen vollkommen bezahlt werden, damit diese als bezahlt gekennzeichnet werden
Ist eine Schlussrechnung vorhanden, aber noch nicht in der Fibu (also 'angelegt' in der
RE) darf man
-weitere Anzahlungen erstellen
-Anzahlungen mit Skonto bezahlen
-Anzahlungen beliebig ändern (stornieren, storno aufheben, Positionen hinzufügen, solange es keine Schlussrechnung gibt)
Die Schlussrechnung kann erst gedruckt werden, wenn ALLE Anzahlungen entweder storniert oder in der Fibu (=gedruckt bei RE) sind. Sonst würden diese angelegten Anzahlungen nicht in die Schlussrechnung miteinfließen.
Wichtig:
Wenn die Integrierte Finanzbuchhaltung genutzt wird, so sind auf
Anzahlungsrechnungen keine Gutschriften möglich.
Siehe.
Q: Wie werden Anzahlungsrechnungen einer Schlussrechnung zugeordnet
A: Wird eine Schlussrechnung erstellt, so werden dieser automatisch alle Anzahlungsrechnungen die sich auf den Auftrag der Schlussrechnung beziehen zugeordnet. D.h. es reicht die Angabe des Auftrags um damit auch die Anzahlungsrechnungen auf der Schlussrechnung anzuführen.
Q: Welche Alternativen gibt es, die Anzahlungs-, Teilrechnungs-, Schlussrechnungsthematik selbst zu steuern?
A:
Die einfachste Lösung ist, wenn Sie einen sogenannten Anzahlungsartikel
definieren, der nicht Lagerbewirtschaftet ist.
Hinterlegen
Sie für den Artikel eine eigene Artikelgruppe, z.B. Anzahlung, welche wiederum
auf das Konto der erhaltenen Anzahlungen bucht.
Bei
den Anzahlungsrechnungen schreiben Sie den Wert des Anzahlungsbetrages in den
Verkaufswert der Artikelposition.
Bei
der dann auszustellenden Schlussrechnung ziehen Sie manuell die
Artikelpositionen durch Angabe eines negativen Verkaufspreises wieder ab.
Der
Ausweis des Steuersatzes ist durch den Ausweis der kleinen 20% am rechten Rand
der Rechnung gegeben.
Um
auch den Andruck des Rechnungstextes mit Anzahlungs- und Schlussrechnung zu
steuern, kann z.B. der Eintrag Betrifft durch eine spezielle Formularanpassung
verwendet werden. Wenden Sie sich dazu vertrauensvoll an Ihren HELIUM V
Betreuer.
Q: Warum kann eine Anzahlungsrechnung nicht storniert werden?
A: Wenn eine Schlussrechnung vorhanden ist, kann die Anzahlungsrechnung nicht mehr storniert werden
Q: Kann eine Gutschrift zu einer Anzahlungsrechnung erstellt werden?
A:
Ja. Auch in der Auftragsnachkalkulation wird die Gutschrift auf eine Anzahlungsrechnung dargestellt.
Der Saldo der Schlussrechnung berücksichtigt Gutschriften auf Anzahlungsrechnungen
Achtung:
Bitte
beachten Sie jedoch, dass eine Gutschrift auf eine Anzahlungsrechnung bei integrierter
Finanzbuchhaltung nicht möglich ist! Gegebenenfalls stornieren Sie bitte die
Anzahlungsrechnung und senden dem Kunden den Beleg der Stornorechnung.
Q: Warum kann eine Anzahlungsrechnung nicht erledigt werden? Warum kann ein etwaiger Skonto nicht verbucht werden?
A:
Ein Ändern / Nachbuchen in einer Anzahlungsrechnung ist nicht mehr möglich,
sobald eine Schlussrechnung zur Anzahlungsrechnung erstellt wurde.
Um
die Anzahlungsrechnung noch bearbeiten zu können gehen Sie bitte wie folgt vor:
Löschen
Sie die Zahlung aus der Schlussrechnung, danach ändern Sie die Art der Rechnung
von Schlussrechnung auf Rechnung.
Nun können Sie die Anzahlungsrechnung
bearbeiten. Danach stellen Sie die Rechnungsart bei der ursprünglichen
Schlussrechnung wieder auf Schlussrechnung, aktivieren die Schlussrechnung und
denken daran auch den eventuellen Zahlungsbetrag wieder einzutragen.
Q: Wie wird die Zahlung einer Schlussrechnung verbucht?
A:
Wird für einen Auftrag (oder auch eine Bestellung) eine Schlussrechnung
erstellt, so ist damit implizit verbunden, dass nur der sich aus
dem Schlussrechnungswert abzüglich bereits gelegter Anzahlungsrechnungen ergebende
Betrag offen ist. Das bedeutet:
a.) es sind natürlich die
Anzahlungsrechnungen zu bezahlen (diese werden auch als entsprechend offen mit
angeführt)
b.) es ist bei der Schlussrechnung immer nur der
Schlussrechnungswert abzüglich der Summe der Anzahlungsrechnungen offen und wird
auch nur entsprechend als offen vorgeschlagen.
c.) ergibt es sich, dass der
offene Betrag der Schlussrechnung durch die Anzahlungsrechnungen bereits
vollständig ausgeglichen ist, so muss
c1.) bei HELIUM V Installationen ohne
integrierter Finanzbuchhaltung die Schlussrechnung manuell auf erledigt gesetzt
werden (Menü, Bearbeiten, manuell erledigen)
c2.) bei HELIUM V Installationen
mit integrierter Finanzbuchhaltung trotzdem eine Zahlungsbuchung mit 0,00
erfolgen. Wir raten dafür das Durchläuferbankkonto zu verwenden.
Q: Der Rechnungsempfänger ist in einem anderen Land als dort wo die Ware hingeht?
A: Es kommt auch immer wieder vor, dass Rechnungsempfänger und Lieferung in
unterschiedliche Länder, wenn Drittland und z.B. EU-Ausland beteiligt sind also auch
noch unterschiedliche Länderarten, gelegt werden müssen. Wenn es größere
Projekte sind, wird dies mit Anzahlungs- und Schlussrechnung abgewickelt.
Da,
wenn der Rechnungsempfänger im Ausland ist, bei Lieferung das Empfängerland die
Art der umsatzsteuerlichen Behandlung regelt, muss die Anzahlungsrechnung so
erzeugt werden, dass, obwohl die Anzahlungsrechnung in ein anderes Land geht,
trotzdem die Versteuerung für das Lieferland erfolgt. Um dies zu erreichen
stellen Sie bitte:
a.) die Lieferadresse so ein, dass auch für den
Lieferempfänger klar ersichtlich ist, dass dies eine Lieferung für Ihren
eigentlichen Kunden ist.
b.) Beide Adressen, sowohl Lieferadresse als auch
Rechnungsadresse müssen auf das gleiche Debitorenkonto zeigen. WICHTIG: Damit
wird unter Umständen die Steuerkategorie entsprechend verändert. Bitte beachten
Sie in jedem Falle die gesetzlichen Vorschriften. So ist das österreichische
Finanzamt (Q1/2016) der Ansicht, dass bei einem Schweizer Rechnungsempfänger der
seine Lieferung nach Italien dirigiert, dieser, neben der UID Nummer des
italienischen Lieferempfängers, auch eine EU-UID Nummer benötigt.
Ein
Beispiel:
Ein Kunde aus der Schweiz = Drittland bestellt Ware. Diese sollte
von Österreich nach Italien versandt werden. Am italienischen Standort ist eine
UID Nummer gegeben. Die Rechnungslegung muss jedoch an die Schweiz erfolgen. Der
Schweizer Kunde hat keine UID Nummer. Es sollten vor der Lieferung
Anzahlungsrechnungen gelegt werden.
Damit dies als innergemeinschaftliche
Lieferung betrachtet werden darf, sollte der Schweizer Kunde ein EU-UID Nummer
haben (Achtung: Seit 2015 bezeichnet das Schweizer Finanzamt die Schweizer
Unternehmens Identifikationsnummern auch als UID Nummer. Dies hat mit der UID-Nummer der europäischen
Union nichts zu tun).
Wichtig ist bei der Anlage der Kunden, dass beide auf
die gleiche Debitorennummer zeigen. So hat sich bewährt, dass die Lieferadresse
wie folgt ausgeführt ist:
Rechnungsempfänger c/o
Lieferempfänger
im
Lieferland
Es sollte auch zuerst die Debitorennummer für den Lieferempfänger
eingegeben werden. Damit wird automatisch das Debitorenkonto mit den
Einstellungen der Lieferadresse definiert und erst danach wird die
Rechnungsadresse angelegt. Hier wird nun, bevor die Rechnung geschrieben wird,
die Debitorennummer der Lieferadresse hinterlegt.
Somit wird von HELIUM V
dies auf den Debitor der Lieferadresse und nach dessen Regeln verbucht. Somit
sind bei Anzahlungs- und Schlussrechnung die gleichen Debitoren beteiligt und
zum Schluss die Salden ausgeglichen. Zusätzlich werden für die Konten der
Anzahlungsrechnungsverbuchung (Erhaltene Anzahlungen und erhaltene Anzahlungen
bezahlt) die Länderartübersetzungen anhand der Steuerkategorie des
Debitorenkontos verwendet.
Umsatzsteuerlich wird der Rechnungsempfänger dann
gleich wie die Lieferadresse behandelt.
Q: Vorausrechnung?
A: Ein manchmal verwendeter Begriff anstelle des richtigen Begriffes
Anzahlungsrechnung. Siehe bitte Anzahlungsrechnung.
Auslöser ist immer, dass
ein Kunde bevor er die Ware erhält, den vollen oder einen Teil des
Auftragswertes vorauszahlen muss.
Die richtige Abwicklung ist immer, zuerst
den Auftrag anzulegen, dann auf diesen Auftrag eine Anzahlungsrechnung mit dem
vereinbarten Vorausbetrag als Handeingabe einzubuchen. Hat der Kunde die
Anzahlungsrechnung bezahlt kann produziert und dann geliefert werden. Die
Lieferung erfolgt mittels Lieferschein und die Verrechnung des / der
Lieferscheine(s) erfolgt mit einer Schlussrechnung. Damit sind die
Anzahlungsrechnungen abgeschlossen und der verbleibende Saldo, welcher 0 oder
auch negativ sein kann, aber hoffentlich positiv ist, ist mit der
Schlussrechnung noch zu bezahlen.
Q: Mehrere Schlussrechnungen pro Auftrag?
A: Es sollte dem Kunden eine Auftragsbestätigung gesandt werden, damit das
Gesamtvolumen des Auftrags klar ist, aber es werden dann in mehreren
(Teil-)Lieferungen jeweils Anzahlungsrechnungen gelegt, wobei die Lieferungen
dann jeweils eigenständig Schluss-abgerechnet werden. Wie kann das dargestellt
werden?
Nutzen Sie dafür die Funktionalität Rahmenauftrag mit Abrufaufträgen.
D.h.
- dem Kunden wird als Bestätigung des Gesamtvolumens eine
Rahmenauftragsbestätigung
gesandt
- für den ersten Lieferauftrag wird eine Abruf-Auftragsbestätigung
aus dem Rahmenauftrag erstellt
- auf diese Abruf-Auftragsbestätigung wird
eine Anzahlungsrechnung in der vereinbarten Höhe erstellt
- Zahlungen usw. wie
mit Kunde vereinbart
- dann wird die Gesamt-Lieferung durchgeführt
- nun
kann für diese Gesamtlieferung die Schlussrechnung zu dem Abruf-Auftrag erstellt
werden
- für die nächste Teillieferung wird ein weiterer Abrufauftrag
angelegt und in gleicher Weise vorgegangen.
Q: Welches Zahlungsziel wird für Anzahlungsrechnungen verwendet?
A: Anzahlungsrechnungen werden als Rechnung mit Auftragsbezug erstellt. Somit
wird in der Regel das Zahlungsziel aus dem Auftrag verwendet.
Um nun für die
Anzahlungsrechnungen abweichende Zahlungsziele, z.B. sofort, automatisch
eintragen zu können, kann im System, Mandant, Vorbelegungen für die Anzahlungen
ein eigenes Zahlungsziel definiert werden.
Q: Wie ist bei einer Rückerstattung von bezahlten Anzahlungsrechnungen vorzugehen?
A: Sollte der, hoffentlich für Sie nie zutreffende, Fall eintreten, dass ein
Auftrag, für den Sie Anzahlungsrechnungen gelegt haben, nicht geleistet werden
kann, so tritt hier der Fall ein, dass Sie dem Kunden das auf die
Anzahlungsrechnung(en) bezahlte Geld wieder zurückbezahlen müssen.
In diesem
Falle gehen Sie bitte wie folgt vor:
a.) Stornieren Sie eventuell noch offene
Anzahlungsrechnungen und senden Sie die Stornobelege dem Kunden
b.) Summieren
Sie den Nettobetrag der bereits bezahlten Anzahlungsrechnungen. Ev. nur
teilbezahlte Anzahlungsrechnungen, ändern Sie so ab, dass der Wert der
Anzahlungsrechnung dem Zahlbetrag entspricht.
c.) erstellen Sie nun eine
Schlussrechnung mit dem Wert der bereits bezahlten Anzahlungsrechnungen und
aktivieren Sie diese. Damit wandert der Anzahlungsbetrag in den Erlös.
Der
offene Zahlbetrag der Schlussrechnung muss 0,00 sein.
d.) erstellen Sie nun
eine Gutschrift für die Schlussrechnung mit dem Wert (nicht dem offenen
Zahlbetrag) der Schlussrechnung und dem gleichen Artikel wie in der
Schlussrechnung (Gegebenenfalls kopieren Sie den Inhalt der Schlussrechnung über
die HELIUM V Zwischenablage in die Gutschrift).
e.) nun bezahlen Sie die
Schlussrechnung mit dem Zahlbetrag von 0,0
f.) Überweisen Sie Ihrem Kunden
den zurückzuzahlenden Betrag und buchen diese Zahlung in die Gutschrift.
Bitte achten Sie darauf, dass das Datum der Belege / Zahlungsbuchungen der
Punkte c.) bis e.) zum gleichen Belegdatum bzw. Zahlungsdatum erfolgen.
Q: Wie werden allgemeine Rabatte auf Anzahlungsrechnungen dargestellt?
A: Wenn auf der Anzahlungsrechnung in den Konditionen ein allgemeiner Rabatt
eingetragen ist, so wird dies in einer eigenen Zusammenfassung am Ende der
Positionen der Anzahlungsrechnungsinformation dargestellt.
Somit ist auch der aus
dem Anzahlungssatz ermittelte Wert und der sich daraus ergebende Nettobetrag
ersichtlich.
Die tatsächliche Abrechnung inkl. Mehrwertsteuer wird dann in
der eigentlichen Rechnung dargestellt.
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