(c) HELIUM V IT-Solutions GmbH    

Gemeinsamkeiten in den Bewegungsmodulen

In HELIUM V unterscheiden wir zwischen den Programmmodulen für die Stammdaten und den Programmmodulen für die Bewegungsmodule.

Um die Bedienung möglichst einfach zu gestalten, haben wir versucht einen Großteil der Module mit gleicher Bedienung auszustatten.

Positionsarten

In HELIUM V stehen Ihnen je nach Modul verschiedene Positionsarten zur Verfügung. Da ein Großteil über alle Module gleich sind, werden sie hier zentral beschrieben.

Info: Sollten einzelne Positionsarten in verschiedenen Modulen nicht erwünscht sein, so können diese von Ihrem HELIUM V Händler gerne abgeschalten werden.

 

Hinweis zur Positionsart Position und zur Ermittlung der Mehrwertsteuer:

Für die Berechnung der Mehrwertsteuer wird der Mehrwertsteuersatz der ersten Artikelposition nach der Positionsart Positionsbeginn verwendet. 

 

 

Positionsart Angebot Angebots-
stückliste
Auftrag Lieferschein Rechnung Gutschrift Anfrage Bestellung Stückliste Fertigung Reklamation
Ident X X X X X X X X X X X
Handeingabe X X X X X X X X X X X
Texteingabe X   X X X X X X      
Textbaustein X   X X X X X X      
Betrifft X X
Leerzeile X   X X X X X X      
Seitenumbruch              X  X      
Endsumme X X X X X X X
Lieferschein         X            
Ursprungsland         X            
AGStückliste X                    
Intelligente
Zwischensumme
X X X X

 

Q: Wie ist die Positionsart "AGStückliste" zu verstehen?

A: Die Positionsart "AGStückliste" dient der Verwendung von Angebotsstücklisten im Angebot. Damit haben Sie die einfache Möglichkeit "Verkaufsstücklisten" zu erstellen und diese, ohne Artikel- und Stücklistenverwaltung aufzublähen, in einem eigenen Modul zu organisieren. Auch bei den Angebotsstücklisten können die anzudruckenden Angebotsstücklistenpositionen definiert werden.

Q: Wie ist die Positionsart "Lieferschein" zu verstehen?

A: Die Positionsart "Lieferschein" dient der Verwendung von Lieferscheinen in einer Rechnung. Durch die Angabe von mehreren Lieferscheinen kann so eine Sammelrechnung erzeugt werden.

Q: Wie ist die Positionsart "Ursprungsland" zu verstehen?

A: Die Positionsart "Ursprungsland" dient dem Andruck des Ursprungslandes auf der Ausgangsrechnung. Erfolgt die Lieferung in ein Drittland, so wird auch der Text der Warenerklärung mitgedruckt, auf dem gegebenenfalls das Ursprungsland mit angedruckt werden muss.

Hinweis: Der Text der Warenerklärung muss bei jeder Installation an Ihre Gegebenheiten angepasst werden. Eventuell ist auch eine entsprechende Übersetzung erforderlich.

Q: Wie ist bei der Positionsart "Seitenumbruch" zu beachten?

A: Die Positionsart Seitenumbruch dient einem Zwangs-Seiten-Umbruch.

Der Seitenumbruch wirkt nur, wenn danach noch eine Position kommt. Gegebenenfalls muss, wenn der Seitenumbruch eventuell der letzte Eintrag ist, danach noch eine Leerzeile angeführt werden.

Q: Wie ist die Positionsart "Endsumme" zu verstehen?

A: Gerade in Angebot und Auftrag ist es oft so, dass nach dem Kaufmännischen Teil noch eine Reihe von weiteren Informationen anzuführen sind. Wenn nun die Gesamtendsumme erst nach der 10.ten Seite kommen würde, wären wir alle verwirrt. Daher haben wir die Möglichkeit geschaffen, dass gezielt eine Endsumme gesetzt werden kann.

Bitte beachten Sie, dass nach der Endsumme keine Positionen mit Mengen und oder Preisen angeführt werden dürfen.

Q: Wie ist die Positionsart "Intelligente Zwischensumme" zu verstehen?

A: Insbesondere in Branchen im Bereich Bau werden immer wieder Zwischensummen für Positionsbereiche benötigt.

Z.B. für Leistungen an Gebäuden im Erdgeschoß, im ersten Stock usw.

Dafür haben wir die sogenannten intelligenten Zwischensummen geschaffen.

Geben Sie hier die Bezeichnung für den Bereich, z.B. Eingangsbereich, die Positionsnummern von und bis aus der die Zwischensumme gebildet werden sollte und einen eventuellen Rabatt an.

Es können auch Zwischensummen von Zwischensummen gebildet werden um so auch Staffelungen für Gesamtrabatte auf bestimmte Positionsbereiche zusätzlich vergeben zu können. Denken Sie z.B. an einen getrennten Ausweis von Arbeit und Material und dann einen Rabatt für das Material und dann noch einen Gesamtrabatt für den ersten Stock.

Geben Sie dazu einfach die jeweiligen Positionsbereiche von bis entsprechend an, also inkl. der vorgelagerten Zwischensummen.

 

Die Berechnung der Werte der Zwischensumme erfolgt nur bei der Aktivierung der Rechnung, also beim Druck. Werden zwischendurch Werte der Zwischensumme geändert, so wird dies durch ein gelb hinterlegtes Feld dargestellt, welches den zum letzten Druck beinhalteten Wert anzeigt. Dieser Wert wird erst beim nächsten Druck der Rechnung / des Beleges wieder aktualisiert.

 

Die Formulare sind so gestaltet, dass vor der Von Position die Bezeichnung der Zwischensumme als Überschrift gedruckt wird.

Dort wo die Position Intelligente Zwischensumme eingegeben wurde, wird diese gegebenenfalls mit den Rabatten in Klammern angedruckt, da ja der Wert der Zwischensumme in der Gesamtbetrachtung der Rechnung nicht mitgerechnet werden dürfen.

 

Wenn nun eine Position "Intelligente Zwischensumm" von einem Auftrag in den Lieferschein übernommen werden soll, so verwenden Sie Sicht Auftrag. Die Zwischensummenposition wird aus Sicht Auftrag dann in die Positionen übernommen, wenn alle von der Zwischensumme umschlossenen Positionen "erledigt" werden können. Als "erledigt" betrachtet werden:

a) mengenbehafteten Positionen mit dem Status erledigt (Ident, Handeingabe) die lieferbar sind.

b) nicht mengenbehaftete Positionen (Texteingabe, Textbaustein, Endsumme, ...)

Die Anordnung der Positionen wird bei der Übernahme beibehalten, so lange wie alle Positionen übernommen werden können. Sobald eine Beginn- oder Endposition einer Zwischensumme nicht in den Liefschein übernommen werden kann, müss die Intelligente Zwischensumme im Lieferschein angepasst werden.

 

Wenn die Zwischenumme über einen Bereich  der alternative Positionen ernthält, definiert ist, werden diese Positionen nicht für die Preisberechnung herangezogen. 

Achtung: Wenn das VON oder BIS einer Intelligente Zwischensummen eine alternative Position ist, fehlen die Start- bzw. Endpositionen und damit erfolgt keine Berechnung mehr.

Stornieren von Bewegungsdaten

In HELIUM V können aus Gründen des Rechnungslegungsgesetzes einmal angelegte Belege nicht mehr entfernt werden, da im Rechnungslegungsgesetz sinngemäß enthalten ist, dass die Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen.

Wir empfehlen daher anstelle z.B. eine Rechnung zu stornieren, diese, wenn sie z.B. falsch ausgestellt wurde, zu ändern.

Ein Beleg kann in HELIUM V immer solange geändert werden, solange es keinen Nachfolger dafür gibt. Z.B. wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde oder sie noch nicht in die Finanzbuchhaltung exportiert wurde, kann sie jederzeit geändert werden. Bitte beachten Sie auf jeden Fall die steuerlichen Vorschriften. 

Um einen Bewegungsdatensatz, also z.B. eine Rechnung zu stornieren, muss diese im Status offen sein. Klicken Sie auf die Kopfdaten der Rechnung und wählen Sie dann stornieren. Damit wird diese Rechnung als storniert gekennzeichnet, die darin enthaltenen Artikel, Lieferscheine usw. werden zurückgegeben.

Q: Können stornierte Bewegungsdaten wieder verwendet werden.

A: Ja. Um einen stornierten Bewegungsdatensatz wieder zu verwenden gehen Sie bitte in die Kopfdaten und klicken Sie auf ändern.

Die anschließende Frage nach

beantworten Sie bitte mit Ja. Damit werden alle Positionen der Rechnung wieder vom Lager entnommen. Kann die Menge nicht vom Lager entnommen werden, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung und das Storno kann nicht aufgehoben werden.

HINWEIS1:
Ein stornierter Lieferschein kann nicht wieder aktiviert werden.
HINWEIS2:
Beim stornieren einer Rechnung wird der Lieferschein auf nicht verrechnet gesetzt und der durch den Lieferschein repräsentierte Wert durch eine Handeingabe dargestellt. Daher muss beim entstornieren der Rechnung der Lieferschein gegebenenfalls wieder in die Rechnung übernommen werden.

 

Q: Durchlaufende Belegnummer oder immer Neubeginn zum Geschäftsjahreswechsel

A: Üblicherweise wird bei den Belegen, z.B. Rechnung in jedem neuen Geschäftsjahr wieder mit der Nummer 1, ergänzt um die Kennung des Geschäftsjahres begonnen.

In manchen Unternehmen war es bisher üblich diese Nummern auch über den Geschäftsjahreswechsel weiterlaufen zu lassen. Dieses Verfahren hat, gerade für Bilanzierer, einen erheblichen Nachteil.

Der Vorteil des Beginns mit Nr. 1 im neuen Geschäftsjahr und der damit bedingten Kennung innerhalb der Belegnummer ist, dass bei dieser Vorgehensweise auch noch Rechnungen im alten Geschäftsjahr angelegt werden können. Dies wird von HELIUM V durch die Rückdatierung der einzelnen Belege bei der Neuanlage unterstützt. Werden hingegen durchlaufende Nummern verwendet, so können nachträglich keine Rechnungen noch für das alte Geschäftsjahr ausgestellt werden. Siehe dazu auch Rückdatieren. Siehe bitte auch Zufallsnummer.

Q: Können Startwerte für die Belegnummer definiert werden?

A: Ja. Es können im System unter Parameter mit dem Suchbegriff Startwert die gewünschten Module gelistet werden. Hier kann der Startwert für die bei jedem Geschäftsjahreswechsel verwendeten Zahl für den ersten Belege des Jahres definiert werden. Üblicherweise beginnen die Rechnungsnummer jedes Geschäftsjahr mit 1 und zählen dann laufend hoch. In manchen Anwendungen ist es gewünscht, dass die Startrechnungsnummer mit einem größeren Wert beginnt. Dies kann unter System, Parameter, RECHNUNG_BELEGNUMMERSTARTWERT definiert werden.
Wichtig: Dieser Parameter gilt nur für die Rechnungen und nicht für Gutschriften.

 

Genauso können die Startwerte für Angebot, Auftrag, Gutschriften und auch Anfragen und Bestellungen gesetzt werden.

 

Hinweis: Durch Definition von -1 wird erreicht, dass die (Rechnungs-) Nummern durchlaufend sind. D.h. im neuen Jahr wird mit der logisch nächsten Nummer fortgesetzt.

ACHTUNG: Dies hat den Nachteil, dass gerade in der Zeit des (Geschäfts-) Jahreswechsels keine Rückdatierungen ins alte Geschäftsjahr gemacht werden können, da es sonst logisch gesehen die Belegnummer doppelt gibt.

Daher raten wir diese Funktion auf keinen Fall bei den Eingangsrechnungen zu verwenden, da es hier immer wieder der Fall ist, dass Sie Belege des neuen und des alten Geschäftsjahres zum gleichen Zeitpunkt erfassen müssen.

Q: Können Belegnummernkreise definiert werden?

A: Ja. Verwenden Sie dazu die oben beschriebenen Startwerte.

Q: Mehrwertsteuer der Position kommt vom Kunden oder vom Artikel?

A: Mit dem Parameter KUNDEN_POSITIONSKONTIERUNG wird definiert, ob die Mehrwertsteuer je (Rechnungs-) Position aus dem Artikel (=1) kommt oder aus dem Kunden (=0). Default Einstellung ist, dass die Definition des für die Position verwendeten Mehrwertsteuersatzes vom Kunden kommt.

Kommt der Mehrwertsteuersatz vom Artikel, so ist unbedingt erforderlich, dass bei jedem Artikel ein Mehrwertsteuersatz definiert ist. Um auch hier bei der Anlage neuer Artikel einen Standard-Mehrwersteuersatz definieren zu können, verwenden Sie den Parameter DEFAULT_ARTIKEL_MWSTSATZ. Die hier erforderliche ID des Parameters teilt Ihnen Ihr HELIUM V Betreuer gerne mit.
Hinweis: Kommt der MwSt-Satz vom Artikel, so wird, wenn der MwSt-Satz des Kunden 0 also steuerfrei ist, der MwSt-Satz der Position trotzdem auf steuerfrei gesetzt.

Beachten Sie dazu auch die Einstellungen unter System, Mandant, Vorbelegungen. Die unterschiedlichen MwSt Sätze.

Zu den Mehrwertsteuersätzen in den Positionen, insbesondere bei Änderungen der MwSt-Sätze siehe auch.

Q: Sortierung der Auswahllisten nach Kunde/Lieferant

A: In der Standard-Einstellung ist aus Geschwindigkeitsgründen die Sortierung der Spalten nach Kunden/Lieferanten abgeschaltet. Mit dem Parameter BEWEGUNGSMODULE_SORTIERUNG_PARTNER_ORT = 1 kann diese Sortierung eingeschaltet werden. Beachten Sie, dass nach dem Umschalten der HELIUM V Client neu gestartet werden muss.

Q: Verschieben einer Positionen ist nicht möglich.

Um Positionen nur zu verschieben, muss der Beleg zuerst in den Status angelegt gebracht werden. Klicken Sie dazu auf ändern, bestätigen Sie di nachfolgende Meldung mit Ja. Dadurch ist der Beleg im Status angelegt. Gegebenenfalls kann das damit eingeleitete Ändern der Daten abgebrochen werden.

Hinweis:
Werden Setartikel verwendet, so können die Setartikel-Positionen nur innerhalb des Sets verschoben werden.
Um den gesamten Set zu schieben muss der Setartikel-Kopf verschoben werden.

Q: Positionen können in den Bewegungsmodulen nicht verschoben werden?

A: Manchmal erhalten wir von Anwender die Info dass in verschiedenen Modulen auf einmal die Sortierpfeile weg sind, die Positionen nicht mehr verschoben werden können. Die Ursache ist immer, dass die Positionen des Moduls (z.B. Auftrag) eine Sortierung haben und meist zusätzlich, dass diese Sortierung auch noch gespeichert wurde. Die Lösung ist, einfach die Sortierung löschen und die Speicherung richtig stellen.

Im Detail bedeutet dies folgende Schritte:
a.) grundsätzlich können die Positionen eines Auftrags, Angebots usw. mit den Sortierpfeilen  sortiert werden
b.) werden in den Positionen die normalen Sortierungen durch Sortierungen der Spaltenüberschriften verwendet, so werden die Sortierpfeile nicht mehr dargestellt. Dies ist durch in der jeweiligen Spaltenüberschrift ersichtlich.
c.) Wurde nun auch noch die Spaltendarstellung durch Klick auf Tabelleneinstellungen speichern gesichert, so ist beim nächsten Start des Moduls die Sortierung wieder gegeben und somit sind z.B. die Auftragspositionen nicht mehr sortierbar. Wie ist nun vorzugehen ?
d.) Um die Sortierung zu löschen
d1.) klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste in die Spaltenübeschrift. Damit ist die Sortierung gelöscht und die Sortierpfeile werden wieder angezeigt.
d2.) Speichern Sie unbedingt diese Einstellung durch Klick auf Tabelleneinstellungen speichern, die nach der ersten Speicherung als Haken dargestellt werden.

Q: Einfügen von zusätzlichen Setpositionen in ein bestehendes Set
Q: Verändern von Artikelsets in den Belegen

A: Es ist in der Praxis immer wieder erforderlich, dass angelegte Artikelsets, welche oft auch als Verkaufssets bezeichnet und genutzt werden, in einem spezifischen Verkaufsvorgang (Von Angebot bis Rechnung) verändert werden müssen.

Die in Helium V implementierte Logik von Sets ist, dass das in den Stücklisten definierte Set als Vorschlagswert in den Verkaufsbeleg übernommen wird. Wenn nun das Verkaufsset verändert werden sollte, so kann durch einfügen und löschen das Set angepasst werden. Bei der Überleitung des Sets aus dem Auftrag in den Lieferschein bzw. in die Rechnung wird das im Auftrag hinterlegte Set als Basis verwendet.

Beim Einfügen zusätzlicher Positionen in ein Set und damit auch bei der eventuellen Änderung eines Zubehörteiles stellen Sie den Cursor auf die Setposition, vor der der neue Artikel, die neue Setposition eingefügt
werden sollte und klicken Sie auf einfügen . Wenn der neue Artikel am Ende des Artikelsets sein sollte, so verschieben Sie ihn danach mit den Pfeilen an die gewünschte Position. Wie bereits oben 
beschrieben können die Setartikel Positionen nur innerhalb des Sets verschoben werden.

Q: Unterschied der Behandlung von Setartikeln zwischen Sicht Auftrag und Position

A: Werden ausgehend vom Auftrag Setartikel in den Lieferschein bzw. die Rechnung übernommen, so wird der Inhalt/Umfang des Setartikels durch den Auftrag bestimmt. Werden hingegen im Reiter Position Setartikel hinzugefügt, so wird der Inhalt des Setartikels aus den im Modul Stücklisten definierten Positionen übernommen.

Bestimmte Positionsarten sollten nicht verwendet werden

Für einige Anwender ist es sinnvoll, praktisch, wenn bestimmte Positionsarten in bestimmten Modulen nicht zur Verfügung stehen. So könnte es z.B. die Regel geben, dass Ware die ausgeliefert wird, immer mit einem Lieferschein ausgeliefert werden muss. Oder es dürfen auf Lieferschein und Rechnung keine Handartikel verwendet werden.

Um dies abzuschalten, gehen Sie bitte im jeweiligen Modul in die Grunddaten, wählen Sie Positionsart, klicken Sie auf die gewünschte Positionsart, dann auf ändern und haken Sie versteckt an. Nach dieser Änderung muss der HELIUM V Client neu gestartet werden.

Q: Zusätzliche Beschreibungen sollten mit meinem Artikel verbunden werden

A: Manchmal ist es erforderlich, von Vorteil, wenn z.B. zusätzliche Beschreibungen eines Artikels direkt mit dieser Positionszeile  verbunden sind. Dafür haben wir die Möglichkeit der Texteingabe beim Artikel (Ident) geschaffen. D.h. durch Klick auf gelangen Sie in die Erfassung der Textzeilen mittels Texteditor, welche zu dieser Position gehören. Wird nun diese Position abgespeichert, so ist in der Beleg Übersicht in der rechten Spalte ein Haken sichtbar, wenn diese Zeile eine Texteingabe beinhaltet.

Um den Text zu sehen, ohne den Beleg zu ändern, bewegen Sie bitte die Maus auf die Zeile. Wenn dann die Maus für 1-2Sekunden still steht, wird der Text für ca. 5Sekunden als sogenannter Tooltip angezeigt.

Zur Einstellung der Breite des Texteditors siehe bitte.

Q: Die Auswahllisten sollten nach Kunde sortiert sein?

A: Ja dies ist grundsätzlich möglich.

Üblicherweise ist die Sortierung nach Kunde bzw. Lieferant abgeschaltet. Dies ist anhand des weißen Punktes vor dem Namen ersichtlich. Um diese Sortierung nun einzuschalten muss der Parameter (im Modul System) BEWEGUNGSMODULE_SORTIERUNG_PARTNER_ORT auf 1 gestellt werden. Nach dieser Umstellung starten Sie bitte Ihren Client neu.

Q: Wenn ich einen Sonderrabatt geben muss, wie mache ich das richtig ?

A: Werden z.B. in Angeboten Rabatte gegeben, so empfiehlt sich, von Anfang an diese Daten richtig in HELIUM V einzupflegen. In diesem Zusammenhang sind zwei Punkte zu beachten.

a.) wie ist der Warenfluss ?

b.) soll, am Ende in der Rechnung bzw. in den Umsatzstatistiken dieser negative Umsatz in der jeweiligen Artikelgruppe/klasse aufscheinen oder unter unbekannt.

 

a.) Warenfluss:

In aller Regel gewähren Sie dem Kunden den Rabatt, also findet ein Warenfluss von Ihnen zum Kunden statt. Das bedeutet bei der Menge ist eine positive Zahl einzugeben und der Preis ist mit Minus einzugeben.

Würde bei der Menge eine negative Zahl eingegeben, so bedeutet dies, dass Sie die Ware vom Kunden zurückerwarten, z.B. weil er Ihnen im Tausch ein altes Gerät zurückgibt. Bedenken Sie bitte, dass diese Buchungen von HELIUM V ab der Auftragsverwaltung berücksichtigt / unterstützt werden. D.h. wenn Sie bei einem Auftrag einen Artikel mit negativer Menge eingeben, so wir davon ausgegangen, dass dieser Artikel zum Finaltermin des Auftrages wieder dem Lager zugebucht wird. Dies wird vor allem in der Bewegungsvorschau und damit in den Bestellvorschlägen entsprechend berücksichtigt.

 

b.) Artikel oder Handeingabe

Handeingabe ist hier sicherlich das Einfachste. Diese Buchung hat jedoch den deutlichen Nachteil, dass in den Umsatzstatistiken diese Buchung als unbekannte Artikelgruppe/klasse angezeigt wird. In den Artikelstatistiken kann die Handbuchung nicht angeführt werden. Es empfiehlt sich daher hier z.B. je Artikelgruppe einen nicht Lagerbewirtschafteten Artikel einzurichten und diesen im jeweiligen Beleg zu verwenden und die Artikeltexte entsprechend zu übersteuern.

 

Hinweis:

Es ist auch oft die Forderung gegeben für eine Gruppe von Artikeln einen bestimmten Pauschalpreis zu geben. Verwenden Sie dazu bitte die Gruppierung mittels der Positionsart Position mit der Einstellung Positionspreis unterdrücken, bzw. Positionspreis andrucken.

Hier haben Sie die Möglichkeit einen Pauschalpreis zu vergeben. Dies bewirkt, dass die Statistikpreise der Artikel entsprechend anteilig nach Positionswert umgerechnet werden und so richtig in den Statistiken dargestellt werden.

 

Hinweis 2:

Alternativ können auch die Zusatzrabatte in den Positionen (Ident, Handeingabe) verwendet werden.

Q: Wie werden Mengen richtig eingeben?

A: Bei den Ausgangsmodulen, also Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Fertigung (Los) bedeutet eine positive Menge, dass diese Ware vom Lager abgebucht wird und an den Kunden, in die Fertigung gebucht wird. Im Lieferschein haben Sie die Möglichkeit negative Mengen einzugeben. Dies bedeutet, dass die Menge zurück in das in den Kopfdaten angegebene Lager gebucht wird.

Im Modul Gutschrift, wird ebenfalls Ware zurückgenommen, wenn es sich um eine Mengengutschrift handelt. D.h. hier werden positive Mengen auf das angegebene Lager zugebucht.

Im Modul Bestellung werden im Wareneingang positive Mengen an das definierte Lager zugebucht.

Bei der Losablieferung werden Mengen von der Produktion in das in den Kopfdaten angegebene Ziellager zugebucht.

Q: Anzeige des Versandstatus?

A: In vielen Anwendungen sollte man auch unterscheiden können, ob ein Auftrag tatsächlich an den Kunden versandt wurde, oder ob er nur intern angelegt und gedruckt wurde. Dazu finden Sie in den Auswahllisten neben der Anzeige des Status nun auch die Information über welches Medium der Versand erfolgte. Es werden hier die gleichen Symbole wie in der Druckvorschau verwendet.

Q: Wie wird der Verkaufspreis errechnet?

A: Siehe dazu. Siehe dazu aber auch Materialzuschlag bzw. Preisdialog.

Q: Lagermindeststandswarnung

A: In den Modulen Auftrag, Lieferschein, Rechnung kann bei Unterschreitung des Lagermindeststandes zum Liefertermin (beim Auftrag), bzw. zum Belegdatum eine Warnung ausgegeben werden.

D.h. wird der Lagermindeststand des Artikels aus jetziger Sicht unterschritten, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Hier wird die Summe aller Läger zusammengezählt. Eine Stücklistenauflösung wird nicht durchgeführt.

Für eine Prüfung der Wiederbeschaffung / Lieferbarkeit der Artikel eines Kundenauftrages siehe Wiederbeschaffung.

Die Lagermindeststandswarnung für die Module muss unter System, Parameter eingeschaltet werden. Siehe dazu die Parameter  MINDESTSTANDSWARNUNG für die Kategorien, Auftrag, Lieferschein, Rechnung.

Q: Verleihtage / Verrechnungsfaktor

A: Für die Module Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift steht die Zusatzfunktion Verleihtage bzw. Verrechnungsfaktor zur Verfügung.

Diese Funktion kommt aus dem Verleihgeschäft. Hier wird eine Menge x von Geräten/Produkten für eine Dauer von y Tagen verliehen. Um nun die Lagerbewegungen aber auch die Verrechnung richtig definieren zu können haben wir die Funktionalität der Verleihtage geschaffen. Da auch beim Verleihgeschäft Mengenstaffeln, in diesem Falle über die Verleihtage gewährt werden, müssen die zur Verrechnung zur Verfügung stehenden Verleihtage und deren Verrechnungsfaktor im Modul Artikel, unterer Modulreiter Grunddaten, oberer Modulreiter Verleih definiert werden.

Bitte beachten Sie: Werden die Verleihtage verändert / hinzugefügt müssen die abhängigen Module neu gestartet werden, damit die neuen Definitionen übernommen werden.

Die Definitionen sind, wie die Zahlungsziele bzw. die Zeitmodelle einfach definiert. D.h. werden diese verändert, so wirkt die Veränderung auf alle Drucke, Berechnungen usw.. Sowohl in der Vergangenheit als auch für die Zukunft.

Die angegebenen Tage stehen bei der Positionserfassung von Ident = Artikel zur Verfügung.

 

Wie werden Verleihtage erfasst und berechnet?

Bei der Erfassung von Leihtagen steht im Mengenfeld zwei Felder für die Erfassung zur Verfügung. Im ersten Feld haben Sie die Auswahlmöglichkeit für die Verleihtage und im zweiten Feld für die Menge der verliehenen Geräte / Artikel

Sollten keine Verleihtage mit der Berücksichtigung von Faktoren verwendet werden, so stellen Sie das erste Feld bitte auf <LEER>.

 

Für die Berechnung der Zeilensumme wird der bei den Verleihtagen hinterlegte Faktor berücksichtigt. Genauso wird für die Berechnung der Gesamtsumme der beim jeweiligen Verleihtag hinterlegte Faktor mitgerechnet.

Hinweis: In den von uns standardmäßig ausgelieferten Formularen sind diese beiden Werte nicht angeführt. Bitten Sie Ihren HELIUM V Betreuer, diese für Sie in die Formulare an der richtigen Stelle einzubauen.

Q: Wie werden Seriennummern / Chargennummern erfasst? 

A: Für Seriennummern siehe

für Chargennummern siehe.

Q: Jahresanzeige

A: Es besteht manchmal der Wunsch, dass nur die z.B. Rechnungen eines Jahres angezeigt werden sollen. Dies kann im Nummern Direktfilter eingestellt werden. Geben Sie z.B. für das Jahr 2011 nur 11/% ein. Sollte in Ihrer Installation ein anderes Trennzeichen eingestellt sein, so bitte dieses verwenden.

Q: Zahlungsziel

A: Die Zahlungsziele werden für jeden Mandanten im Modul System, unterer Modulreiter Mandant, Auswahl des Mandanten (es kann nur der Mandant bearbeitet werden, an dem Sie gerade angemeldet sind) und oberer Modulreiter Zahlungsziel.

 

Bei der Anlage eines Zahlungsziels ist zu beachten:

Die Berechnung von Fälligkeiten erfolgt nach den Netto Tagen.

Für die Berechnung von Skontozahlungen werden die jeweiligen Skontotage herangezogen.

Achten Sie darauf, dass die Skontotage immer kürzer als die Nettotage sind.

Wenn Sie auch das Modul Zahlungsvorschlag besitzen, so werden diese Werte auch für die Errechnung des Zahlungsvorschlages herangezogen.

Da es bei der Definition von Vorauskasse immer wieder zu Fragen kommt hier die richtige Einstellung dafür:

Das bedeutet, die Rechnung ist sofort fällig und gleichzeitig können Sie sich dafür 2% Skonto abziehen.

Beachten Sie diese Einstellung bitte insbesondere für den Zahlungsvorschlagslauf im Modul Finanzbuchhaltung.

Um ein Zahlungsziel beim Zahlungsvorschlag zu berücksichtigen, setzen Sie den Haken bei in Zahlungsvorschlag berücksichtigen.

 

Um einen Stichtag anstelle der Anzahl Tage Netto für ein Zahlungsziel zu definieren, klicken Sie auf Stichtag.
Damit können die bei der Anlieferung von großen Unternehmen oft aufgezwungenen Bedingungen Rechnungsdatum und Fälligkeit zum 15. des zweitnachfolgenden Monats abgebildet werden.

Nun können Sie im Feld den Fälligkeitstag und das Folgemonat angeben. Wenn Sie im Folgemonat 0 eingeben, so wird das aktuelle Monat verwendet, bei 1 das nächste Monat und entsprechend weiter. Wenn Sie den Haken bei Monatsletzter setzen, so wird der letzte Tag des definierten Monats verwendet.
Beispiel1:
Rechnungsdatum: 16.3.
Fälligkeit bei Einstellung wie oben: 15.5.

Beispiel2:
Rechnungsdatum: 14.3.
Fälligkeit bei Einstellung wie oben: 15.4.

Q: Zahlungsziel "Sondervereinbarung"

A: Legen Sie ein Zahlungsziel "laut beiliegender Sondervereinbarung" an. Bei den Pflichtfeldern (Tage, Skontotage und Skonto) geben Sie 0 ein. In der Rechnung unter dem Reiter Konditionen können Sie nun das Zahlungsziel auswählen und in dem Fußtext die Vereinbarungen angeben.
Wichtig ist, dass Sie die so erstellte(n) Rechnung(en) aus den Mahnungen ausschließen. Hierzu wählen Sie die gewünschte Rechnung aus und setzen unter Bearbeiten eine Mahnsperre. Geben Sie hier das gewünschte Datum ein.
Ein Vorschlag wäre auch die erste Mahnung (meistens 7 Tage) noch beizubehalten um die 1. Zahlung der Sondervereinbarung zu überwachen und danach die Mahnsperre einzurichten.

Q: Zahlungsziel mit Lastschrift

A: Um bei den Rechnungen ein SEPA-Lastschriftmandat andrucken zu können, haken Sie bitte beim gewünschten Zahlungsziel Lastschrift an. Dadurch wird der Lastschriftstext mit den entsprechenden Bankinformationen auf dem Zahlungsziel der Rechnung mit angedruckt.
Der Ablauf für die Lastschrift nach SEPA ist wie folgt:

Q: Wie erkennen Sie ob alle Voraussetzungen für den Andruck des SEPA-Mandates erfüllt sind?

A: Diese werden bei der Aktivierung der Rechnung erfasst. D.h. wenn die Rechnung nur in die kleine Vorschau gedruckt wird, so erfolgt noch keine Prüfung, sondern erst beim tatsächlichen Ausdruck, Versand der Rechnung.

Q: Runden des Bruttobetrages

A: In manchen Ländern sind die Bruttobeträge der Rechnungen auf Werte größer 0,01 zu runden.
Der Hintergrund ist hier, dass es für die Barzahlung keine kleineren Münzen als z.B. 5 Rappen (Schweiz) gibt.
Um dies zu definieren hinterlegen Sie bitte im System, unterer Modulreiter System, oberer Modulreiter Land beim jeweiligen Land die gewünschte Rundung.
Die Rundung wird so eingerechnet, dass der sich ergebene Bruttorechnungsbetrag kaufmännisch auf oder abgerundet wird (siehe dazu auch Rundung). Der sich ergebende Differenzbetrag wird, korrigiert um eventuelle Rabattbeträge als reiner Nettobetrag ohne Mehrwertsteuer als letzte (Rechnungs-) Position mit einem Rundungsartikel angedruckt.
Für den Rundungsartikel sollte eine eigene Artikelgruppe definiert werden und so die Summen der Rundungen auf ein eigenes Rundungskonto gebucht werden.
Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel:
- Nicht lagerbewirtschaftet
- bei der Mehrwertsteuer als steuerfrei definiert sein muss.
Da die Rechnung doch meistens von Auftragsbestätigung und Angebote abweicht, denken Sie z.B. an Teillieferungen und Teil-Verrechnung, haben wir diese Funktion nur im Rechnungsmodul integriert.

Q: Wieso trägt HELIUM V dann für gerade Beträge doch einzelne Rappen / Cent ein ?

A: Es geht grundsätzlich darum, dass der Bruttobetrag auf 0,05 Rappen/Cent stimmt. Wenn also z.B. eine Konstellation wie unten gegeben ist, muss, um den Endbetrag über alle Rabatte und Steuersätze hinweg zu erhöhen eben eine Rundungsposition mit einem Rappen hinzugefügt werden.

Da obige Betrachtung bei einigen wenigen Ihrer Kunden negativ aufstoßen könnte, Sie hatten ja 101,- vereinbart und nicht mehr, haben wir uns entschlossen eine reine Abrundung zu realisieren. D.h. obiges Beispiel wird auf 102.50 abgerundet und dem Kunden 4 Rappen geschenkt.

Kostenträger

Als weitere zusätzliche Funktion kann für die Verkaufsmodule (AG-GS) je Position auch ein Kostenträger angegeben werden. Dies wird derzeit für weitere Auswertungen des Warenausgangsjournals verwendet.
Die zur Verfügung stehenden Kostenträger werden im System, Mandant, Kostenträger definiert.

Q: Die Zahlungsziele sind verschwunden

A: Ursache ist, dass bei den Bezeichnungen der Zahlungsziele in Ihrer Client-Sprache Leerzeichen als Bezeichnung eingegeben wurden. Löschen Sie entweder die Leerzeichen oder besser: Geben Sie den sprachlich richtigen Text zum Zahlungsziel ein.

Q: Warum wird die Warenerklärung (nicht) angedruckt

A: Die Warenerklärung oder auch Ursprungserklärung genannt, wird gedruckt, sobald der Empfänger der Waren aus einem Drittland kommt. 

Falls die Warenerklärung bei einem EU-Mitglieder angedruckt wird, so überprüfen Sie bitte im Modul System - unterer Reiter System, oberer Reiter Land, ob bei diesem Land in dem Feld  EU-Mitglied seit ein Datum eingetragen ist. Falls hier kein Eintrag besteht, geben Sie bitte das Datum des EU-Beitritts ein. Falls bei einem Drittland ein EU-Beitritt eingetragen ist, löschen Sie diesen.

Q: Wie wird in den Verkaufsbelegen mit dem Materialzuschlag umgegangen?

A: Insbesondere wenn der Materialzuschlag (es geht meist um den Kupferzuschlag) so definiert ist, dass der erste Beleg den Zuschlagskurs definiert, sind einige Punkte zu beachten.
Ausgangsbasis ist dafür meist, dass Sie für Ihren Kunden Angebote legen müssen, die eine Art Projektpreis definieren. Damit ist verbunden, dass dieser Preis inkl. Kupferzuschlag für die Laufzeit dieses Projektes gilt. Daraus ergibt sich, dass egal wie der Kurs zum Auslieferzeitpunkt tatsächlich steht, es muss der im Angebot angegebene Kurs bis in die Rechnung durchgereicht werden. Dies klingt einfacher als es ist, denn es gibt natürlich auch immer wieder die Situation, dass im Auftrag bzw. bei der Lieferung zusätzliche Artikel angeführt werden (müssen) und diese haben dann unter Umständen abweichende Kurs. Hier ist auf den Unterschied zu achten, ob eine Position durch kopieren z.B. über die Zwischenablage oder über das Einlesen eines Angebotes (in einen Auftrag) übernommen wurde oder ob manuell eine zusätzliche Position hinzugefügt wurde. Je nachdem wie die Vorgangsweise war, greifen unterschiedliche Daten. Wurde eine Position neu angelegt, so gilt der Kurs welcher zum Zeitpunkt der Anlage der Position anhand des Belegdatums ermittelt wurde. Wurde aber eine Position aus einem anderen Beleg einkopiert, so gilt der bei dieser Position damals definierte Kurs, welcher durchaus eine deutliche Abweichung zum aktuellen Kurs darstellen kann.
Um alle Positionen auf die aktuelle Kursberechnung zu bringen, muss jede Position des Beleges neu / rekalkuliert werden.
Bitte beachten Sie, dass wenn ev. Kurskorrekturen im Materialzuschlag durchgeführt werden, so werden diese in den bereits angelegten Positionen NICHT aktualisiert, wir würden ihre gesamten nach aussen kommunizierten Daten verändern. D.h. auch in diesem Falle sind die entsprechenden Belege neu zu berechnen. Nutzen Sie dafür die Funktion Neu berechnen.
Um eventuelle Differenzen zwischen der Erfassung des Materialzuschlages und der aktuellen Berechnung darzustellen, wird im Preisdialog unten der gespeicherte und der aktuelle Zuschlagskurs angezeigt. Bitte wählen Sie den gewünschten für Sie richtigen Kurs. Damit Sie bei einer eventuellen Kursabweichung erkennen können warum dies so ist, wird bei Materialzuschlag ein Tooltip angezeigt in dem die Ausgangsdaten dargestellt werden.

Dies bedeutet, dass es durchaus vorkommen kann, dass auf einem Beleg gleiche Artikel mit unterschiedlicher Kursbasis (unterschiedlichem Bezugsdatum für die Kursberechnung) vorzufinden sind. Die Entscheidung ob dies richtig ist, liegt bei Ihnen. Bitte achten Sie darauf. Wir lehnen jegliche Haftung zu diesem Thema ab.

Q: Wieso erscheint bei der Erfassung immer der Preisdialog?

A: Werden Verkaufspositionen mit Artikeln erfasst, so wird oft, abhängig von der Art der Erfassung, der sogenannte Preisdialog angezeigt. In einigen Unternehmen ist diese Sicherheitsabfrage irritierend. Der tatsächliche Hintergrund ist, dass üblicherweise bei der Neuanlage einer Position in einem Verkaufsbeleg (Angebot bis Rechnung) auch eine Menge von einem Stück vorgeschlagen wird. Dies bewirkt, dass automatisch bereits eine Verkaufspreisermittlung, eine Verkaufspreisberechnung für dieses eine Stück erfolgt. Wird nun die Menge geändert, so ergibt eine erneute Preisberechnung, dass eigentlich ein anderer Preis ausgewählt verwendet werden sollte. ABER: Es könnte auch sein, dass der bereits eingegebene Preis doch der von Ihnen gewünscht ist. Aus diesem Grunde erscheint, als Frage an Sie als Wissenden, der Preisdialog. Also die Frage, welchen Preis möchten Sie denn in dieser Position nun wirklich verwenden. Dieses Verhalten ist bei Änderungen in den Verkaufspositionen durchaus erwünscht. Bei der Neuanlage kann dies, je nachdem ob von Ihnen gedanklich schon ein Preis eingegeben wurde oder nicht, verwirrend sein.
Wir haben daher eine Funktion geschaffen, mit der der Mengenvorschlag abgeschaltet werden kann. Um den Mengenvorschlag abzuschalten setzen Sie bitte den Parameter VK_STANDARD_MENGE auf 0. Dadurch wird erreicht, dass die erste Preisberechnung erst nach Ihrer Erfassung der gewünschten Menge erfolgt und somit wird die erste Preisfindung ohne Änderungsinfo durch den Preisdialog durchgeführt.

Q: Wie erfasse ich die Schrottrechnung richtig?

A: Gerade im Bereich der Elektrotechnik aber auch der Metallverarbeitung wird der anfallende wertvolle Schrott an die Materiallieferanten zurückverkauft. Bitte beachten Sie dabei einige steuerliche Feinheiten.

Wie mit der Zahlung umgehen?

Welche Punkte sollten noch beachtet werden ?

a.) Es ist natürlich ideal, wenn Kunde und Lieferant nur ein Partner sind

b.) Um den verkauften Schrott in der Buchhaltung auf einem eigenen Konto abzubilden, sollte bitte ein Schrott-Artikel und eine Schrott-Artikelgruppe welche dann auf das eigentliche Schrott-Verkaufs-Erlös-Konto zeigt hinterlegt werden.
c.) Sollten Sie für die Schrottlieferung einen Lieferschein schreiben ?
Unsere ehrliche Antwort aus einer Vielzahl von Projekten. Klingt zwar lächerlich aber ja, machen Sie sich die Mühe. Warum? Wir durften bei einem unserer Anwender feststellen, dass die Kunden (die uns den Schrott abkaufen) auch nur Menschen sind und manches vergessen. Wenn Sie nun einen offenen Lieferschein in Ihrer Lieferscheinliste haben und Sie haben schon zwei Monate lang keine Gutschrift bekommen, so sollten Sie Ihrem Geld so schön langsam mal nachlaufen ;-)). Ist kein Lieferschein mit einem ca. Gewicht geschrieben, so vergessen Sie das schlichtweg. Und das waren schon mal deutlich 5stellige Euro-Beträge.

Q: Kann ich nach Belegen bestimmter Personen bestimmter Firmen suchen?

A: Ja. Wenn z.B. bei der Rechnung beim Kunden für die Beschreibung @Aa angezeigt wird, so bedeutet dies, dass nach Ansprechpartner bei Firma gesucht werden kann. Also wie im Beispiel heh(enwarter) bei Firma hvg. Wenn Sie nur (mehr) den Namen des Ansprechpartners wissen, so reicht die Eingabe von (Teil-)Name@ und die Firma wird einfach weggelassen. Damit werden alle Belege gelistet, der Ansprechpartner diesen Namen(-steil) enthalten.

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HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter