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Drucken in Helium V

Um den üblichen Druckvorgang in Helium V so rasch wie möglich und so flexibel wir notwendig durchführen zu können wurden folgende Zuordnungsmöglichkeiten geschaffen.

Zuerst aber einige Definitionen / Erklärungen:

 

Grundsätzlich:

Je größer / verzweigter die Anwenderinstallation, also Ihre Installation, ist, desto komplexer wird auch die Druckaufgabe und vor allem die optimale Steuerung des Ausdruckes möglichst ohne Benutzerinteraktion und mit geringer Netzwerkbelastung.

 

In dieser Darstellung gibt es also verschiedene Druckertypen, verschiedene Kommunikationswege.

Natürlich will der Anwender eines externen Standortes auf einen bestimmten Drucker in der Zentrale drucken, damit von da aus wieder weitere Aktionen eingeleitet werden können.

 

Grundsätzlich müssen folgende Druckertypen unterschieden werden:

Druckertype Besonderheiten Bemerkung
Laserdrucker Schächte
Formulare
Keine Durchschläge
Endlosdrucker ev. 2 Traktore Druckerspezifische Fonts verwenden
eigene Druckersprache
Etikettendrucker Thermo Transfer Drucker
Cutter
Drucker Fonts
eigene Druckersprache

 

Unterscheidung der Drucker aus der Sicht des Anwenders:

Listendrucker Schnell, robust, viele Seiten
Briefpapierdrucker Erste Seiten, Folgeseiten Schnell erreichbar, an Zentraler Stelle
Etikettenausdrucke Schneller Ausdruck von Einzeletiketten direkt am Arbeitsplatz

 

Möglichkeiten der Druckerdefinition:

Selbstverständlich sind diese Definitionen wiederum Mandantenabhängig.

a.) Benutzer / Benutzerstandort spezifisch

b.) Formular spezifisch

c.) Arbeitsplatz spezifisch

 

In Helium V gibt es von der Anschlusstechnik, von der Verfügbarkeit her gesehen zwei Anschlussarten:

a.) der Drucker ist dem Helium V Server bekannt

b.) der Drucker ist nur auf dem Helium V Client verfügbar.

 

Direkte Ausdrucke, ohne Vorschau (ohne Client Interaktion) erfolgen grundsätzlich nur auf dem Server bekannte Drucker. Für die Definition und Konfiguration dieser Drucker finden Sie unter System ein entsprechendes Werkzeug.

Ausdrucke die ausnahmsweise auf einen anderen Drucker erfolgen sollten, müssen immer in die Vorschau gedruckt werden. Von der Vorschau aus kann dann ein, dem Client bekannter Drucker, ausgewählt werden.

 

Nach erfolgter Konfiguration der Server-Drucker können Druckergruppen gebildet werden. Diese Druckergruppen sind nach der obigen Anwendersicht aufgebaut. D.h. hier definieren Sie welche (Standort) Gruppe (z.B. Verkauf im ersten Stock) normalerweise auf welche Drucker druckt.

In der BenutzerMandanten Definition (Modul Benutzer) kann jedem Benutzer eine Druckergruppe zugeordnet werden.

Bitte beachten Sie bei diesen Zuordnungen, dass es zusätzlich die oben beschriebenen Definitionsmöglichkeiten für die Druckerzuordnung gibt.

Q: Wie / wo kann ein Druck ausgelöst werden?

A: Das ist davon abhängig welche Art von Information Sie wünschen.

Grundsätzlich unterscheiden wir drei Gruppen

a.) Drucke auf offizielles Papier, z.B. eine Rechnung

b.) Erstellen von Informationen für einen Datensatz, z.B. Statistik für einen Kunden

c.) Erstellen von Journalen über alle Datensätze, z.B. Umsatzstatistik.

 

Drucke auf offizielles Papier finden Sie immer unter dem linken oberen Menüpunkt, welcher zugleich mit dem Namen des Moduls gekennzeichnet ist. Darunter finden Sie den Menüpunkt Drucken. Dies ist der speziell für den Druck einer offiziellen Rechnung aufbereitete Druck. Sehr oft finden Sie diese Funktion auch im Druckknopf in den Positionsdaten des Moduls.

 

Druck von Informationen zu einem Datensatz. Die Informationen zu einem Datensatz finden Sie immer unter dem Menüpunkt Info. Also z.B. die Lieferstatistik eines Kunden, die Reservierungen eines Artikels usw.

 

Informationen über eine Summe von Daten, z.B. über alle Kunden, finden Sie im Menüpunkt Journal.

 

Q: Wozu dient die Lupe?

A: In jeder Helium V Liste finden Sie in der rechten oberen Ecke eine Lupe . Mit dieser Lupe kann die aktuell angezeigt Liste ausgedruckt werden. Bitte beachten Sie, dass dies nur die Daten der aktuellen Liste sind und nichts mit der Druckfunktion des z.B. Angebotes gemein haben.

Bedeutung der Druck / Kommunikationsknöpfe

Durch den Aufruf eines Druckes, eines Journals oder ähnlichem gelangen Sie in den sogenannten Druckdialog. Hier finden Sie für jeden Report / jeden Ausdruck folgende Knöpfe, mit denen der Ausdruck nach Ihren Wünschen gesteuert werden kann.

 

Grundsätzlich besteht das Fenster des Druckdialoges aus drei Teilen.

- Der Knopfzeile

- einem Auswahl Dialog in dem Sie die Bedingungen für diesen Druck / diese Auswertung einstellen

- einem kleinen Vorschaufenster

Aktualisieren. Mit diesem Knopf werden die im Druckdialog angezeigten Daten aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass der Refresh Knopf nur für den Inhalt des Reports, aber nicht für die den Report umgebenden Daten gilt.

 

Vorschau. Damit werden die Daten im Druckdialog in einem eigenen größeren Vorschaufenster dargestellt. Wurden im Druckdialog noch keine Daten angezeigt, so werden diese vorher ermittelt. Wurden bereits Daten ermittelt, so werden diese NICHT neu errechnet um entsprechende Rechenzeit usw. zu sparen.

 

Drucken. Wie Vorschau, jedoch werden die Daten an den Drucker gesandt, der diesem Report hinterlegt ist.

 

EMail. Wie Vorschau, jedoch werden Sie zur Eingabe eines EMail Empfängers aufgefordert. Der Report wird als EMail mit PDF-Anhang versendet. Konnte Aufgrund der Daten des Drucks ein EMail Empfänger ermittelt werden, so wird dieser vorgeschlagen.

Für den EMail-Versand stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

Sendezeitpunkt Vorgabe eines Sendezeitpunktes.
Bleibt dieser leer so wird der Zeitpunkt des Klicks auf Senden zzgl. fünf Minuten (siehe Parameter DELAY_EMAIL_VERSAND) als Sendezeitpunkt verwendet
Senden Erzeugt den Versandauftrag mit den angegebenen Parametern.
Part (links oben neben An:) Auswahl der EMailadresse für An: eines ev. anderen Partners.
Wenn der Versand an Unternehmen erfolgen sollte und dann einem entsprechenden Ansprechpartner, so achten Sie darauf, dass das Unternehmen ausgewählt wird.
Bei der Auswahl eines Unternehmens werden Sie automatisch nach dem Ansprechpartner, wenn vorhanden gefragt.
Wird nur ein Partner ausgewählt, so wird dessen EMail-Adresse verwendet. Dies bedeutet auch, wenn Sie unter Partner direkt die Ansprechperson eines Unternehmens verwenden würden, so würden Sie das EMail an die private EMail-Adresse des Ansprechpartners senden.
Ansp (zwischen Part und An:) Auswahl eines anderen Ansprechpartners für An:, basierend auf dem Partner an den das EMail geht, z.B. das Angebot
Hier wird in der Auswahlliste durch das EMail Symbol angezeigt, ob bei dem Ansprechpartner auch eine EMail-Adresse hinterlegt ist. 
Part (links neben CC) Analog wie Part für An:, jedoch für CC
Ansp (zwischen Part und CC) Analog wie Ansp für An:, jedoch für CC
An: EMail-Adresse des Empfängers
CC EMail-Adresse des Empfängers der Kopie/Durchschlag
Empfangsbestätigung Wenn angehakt, wird vom Empfänger ein Bestätigungsemail angefprdert
Absender Die Absender-EMail-Adresse. Definition siehe Personal, Daten
Betreff
Anfügen / Anhang Mit Klick auf Anfügen wird die ausgewählte Datei der Liste der Anhänge hinzugefügt.
Text Text der im eigentlichen EMail angegeben wird.
Dieser kann durch Klick auf (Strg+T) bearbeitet werden.
Er kann auch für jedes Formular spezifisch an Ihre Vorgaben angepasst werden. Wenden Sie sich dazu an Ihren Helium V Betreuer.

 

Fax. Wie Vorschau, jedoch werden Sie zur Eingabe eines Fax Empfängers aufgefordert. Konnte Aufgrund der Daten des Drucks ein Fax Empfänger ermittelt werden, so wird dessen Faxnummer vorgeschlagen. Siehe auch.

Die Bedienung ist analog dem EMail, jedoch auf die Möglichkeiten eines Faxes reduziert.

 

Speichern. Speichert den angezeigten Report inkl. Inhalt in verschiedenen Formaten. Wurden im Druckdialog noch keine Daten angezeigt, so müssen diese erst mit Aktualisieren erzeugt werden.

Die Formate sind:

       

Wichtig: Die Darstellung des Dezimaltrenners orientiert sich an der lokalen (locale) Übersetzung des Zahlen-Patterns. D.h. um eine in deutscher Schreibweise ordentliche Übergabe an eine Tabellenkalkulation zu erhalten, muss für eine Zahl die Formatierung, z.B. #,##0.00     unter Muster angegeben werden.

Hinweis: Bei der Angabe des Filenamens muss die gewünschte Erweiterung mit angegeben werden. Hier sollte in aller Regel .txt angegeben werden.

 

Um diese Daten vernünftig übernehmen zu können, muss der Import im Unicode Format UTF-8 erfolgen.

Sollte Ihre Tabellenkalkulation diese Konvertierung nicht zur Verfügung stellen, so verwenden Sie bitte OpenOffice in der aktuellen Version und konvertieren damit die Datei für Ihre bevorzugte Tabellkalkulation.

 

CSV Export. Damit können die unter der Gruppe Detail im Report angeführten Felder in einer CSV Struktur (Comma to Separate Values), im Format Feld <TAB> als *.txt Datei exportiert werden, damit diese möglichst einfach in eine Tabellenkalkulation übernommen werden kann. In diesem Export werden nur die Feld-Daten des Reports übertragen. Die Reihenfolge der Spalten werden von Helium V vorgegeben. Zusätzlich werden bei Texteingaben (Kommentare etc.) die Zeilenumbrüche durch Leerstellen (Space) ersetzt, da einige Tabellenkalkulationen damit nicht richtig umgehen können.

 

Für den Import in Excel gehen Sie wie folgt vor:

Speichern Sie die Datei mit der Erweiterung .txt ab

Wählen Sie Excel nun Datei, öffnen und wählen Sie Datei aus

Der TabStop ist das Spaltentrennzeichen.

 

Definieren Sie alle üblicherweise nur Ziffern beinhaltenden Spalten als Text.

Diese Spalten sind üblicherweise: Postfach, Lieferantennummer, die Postleitzahlen.

 

Klicken Sie nun auf Fertigstellen.

Damit haben Sie Ihre aus Helium V exportierte Datei importiert.

 

Wichtig bei Verwendung von Anwenderreports:

Die zu exportierenden Felder / Feldnamen werden aus dem (Anwender-) Report geholt.

Es werden nur die unter Felder (Fields) angeführten Felder in der angeführten Reihenfolge exportiert.

Die Namen der Felder müssen wie von uns definiert belassen werden.

Hinweise zur Übernahme in eine Tabellenkalkulation:

Da der Reportgenerator versucht in den Zielformaten möglichst das Aussehen zu erzielen, wie es auch in der Druckvorschau aussieht, dies aber gerade bei weiterführenden Auswertungen oft nicht erwünscht ist, empfiehlt es sich die Datei als *.csv Datei abzuspeichern. In diesem Dateiformat sind keine Formatierungen enthalten. Benennen Sie nun diese Datei vor dem Export auf *.txt um. Danach geben Sie beim Import unter Dateityp, getrennt an, Trennzeichen , (Komma), Texterkennung keine. Markieren Sie nun alle Spalten und definieren Sie als Feldtype Text. Nun haben Sie die einzelnen Spalten bestmöglich importiert.

Alternativ können Sie die Datei auch direkt als CSV Datei importieren. Sie erhalten nun (im deutschsprachigen Raum) alle Daten in einer Spalte, der Spalte A. Markieren Sie diese Spalte durch Klick auf die Spaltenüberschrift. Nun wählen Sie Daten, Text in Spalten. Nun erscheint ebenfalls der Textkonvertierungsassistent. Gehen Sie wie oben beschreiben vor. Für die Konvertierung von Zahlen muss unter Umständen der Dezimaltrenner von , auf . umgestellt werden. Dies kann im Schritt 3 von 3 unter weitere definiert werden.

Die Exportfunktion mittels Speichern im Report hat den Vorteil, dass eventuell im Report berechnete Werte mit exportiert werden können. Sie hat den Nachteil, dass unter bestimmten Bedingungen die exportierten Spalten nicht immer vollständig sind. Für sichere reproduzierbare Ergebnisse verwenden Sie daher bitte den eigens dafür geschaffenen CSV Export .

Hinweise zur Übernahme nach Word:

Um einen Ausdruck nach MS-Word zu übernehmen exportieren Sie den Druck bitte zuerst im ODT Format (OpenDocument-Text). Dieses Format kann mit dem Writer von OpenOffice geöffnet werden. Speicher Sie diese Datei dann als *.DOC Datei um sie in MS-Word wiederum weiterverwenden zu können.

Übernahme am MAC nach OpenOffice

Siehe.

Q: Wann wird das EMail / das Fax versandt?

A: Im Sendedialog kann unter anderem auch der Sendzeitpunkt angegeben werden.

Wir dieser leer belassen, so werden vom Helium V Server zum aktuellen Sendezeitpunkt fünf Minuten hinzugerechnet und dieser Zeitpunkt als Sendezeitpunkt verwendet. Dies hat den Vorteil, dass, sollten Sie nach dem Senden bemerken, dass Sie dieses EMail, dieses Fax doch nicht versenden wollten, Sie innerhalb von fünf Minuten, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Klicks auf Senden, über System, Versandaufträge, diesen Versandauftrag löschen können. (Basis für den Versandzeitpunkt ist die Zeit des Servers).

Tipp: Wenn Sie ein Email ein Fax sofort versenden wollen, so ist es am Einfachsten, wenn Sie zwar das Datum des Sendezeitpunktes auswählen, aber die Sendeuhrzeit leer lassen. Damit ist der Versandzeitpunkt bereits verstrichen und wird sofort versandt.

Q: Wie stelle ich eine firmeninterne Vorwahl zur Amtsleitung ein?

Es gibt im System, unterer Reiter Parameter, den Mandantenparameter AMTSLEITUNGSVORWAHL. Diese Vorwahl wird im Druckdialog nicht angezeigt, sondern erst beim Anlegen des Versandauftrages dazugefügt. Das bedeutet im im Modul System unterer Reiter Versandauftrag werden die Faxversandaufträge inkl. der Amtsleitungsvorwahl angezeigt.

Q: Wo werden die Absenderadressen für EMail und Fax definiert?

A: Diese werden im Partner definiert. Siehe Kommunikation im Partner.

Q: Wo werden die Empfängeradressen für EMail und Fax definiert?

A: Diese werden durch den empfangenden Partner definiert.
Beispiel: Sie senden eine Rechnung an einen Kunden und haben in den Kopfdaten zusätzlich zur Rechnungsadresse einen Ansprechpartner definiert.

Als EMail Empfänger wird die EMail-Adresse des Ansprechpartners vorgeschlagen. Ist beim Ansprechpartner keine EMail-Adresse hinterlegt, so wird die EMail-Adresse des Rechnungsempfängers vorgeschlagen.

Bei der Fax Nummer wird ähnlich vorgegangen, es greift jedoch zusätzlich die Funktionalität der sogenannten Direkt-Faxnummer. D.h. ist beim Ansprechpartner eine Direktfaxnummer eingetragen, so wird diese Nummer vorgeschlagen. Ist nur die Fax-Durchwahl beim Ansprechpartner hinterlegt, so wird die Faxnummer der Rechnungsadresse herangezogen. Bei dieser wird der Teil Faxdurchwahl der Zentrale abgetrennt, siehe Wie erfasst man Telefon und Faxnummern richtig, und durch die Faxdurchwahl des Ansprechpartners ersetzt. Die daraus resultierende Nummer wird vorgeschlagen.

Ist beim Ansprechpartner auch keine Faxdurchwahl definiert, so wird die Faxnummer der Rechnungsadresse vorgeschlagen.

Q: Können mehrere Empfängeradressen für das EMail angegeben werden?

A: Ja. Trennen Sie die unterschiedlichen Adressen mittels ; Strichpunkt. z.B. Support@LogistikPur.com;Support@HeliumV.com

Q: Wo kann man Drucker definieren und auswählen (z.B. Als Standarddrucker oder Stockwerkdrucker)?

A: Die für den Ausdruck auf jedem Client zur Verfügung stehenden Drucker müssen im Client-Betriebssystem definiert werden.

Zusätzlich kann je Client-Computer und Report ein Standarddrucker für den jeweiligen Druck definiert werden.

Grundsätzlich wird bei einem Ausdruck der im Betriebssystem definierte Standarddrucker vorgeschlagen. Sollten nun ein anderer Drucker, z.B. für den Etikettendruck gewünscht werden, so wählen Sie anstelle des vorgeschlagenen Standarddruckers 

den entsprechenden Etikettendrucker aus. Um diesen Drucker auf Ihrem Arbeitsplatz dauerhaft diesem Formular zuzuordnen klicken Sie bitte auf
Um eine gewählte Druckerdefinition wieder auf Ihren Standard-Drucker zurückzusetzen, wählen Sie bitte .

Beachten Sie dazu bitte auch.

Gleichzeitig mit der Abspeicherung des Druckers werden auch die gewählten Reportparameter abgespeichert. Das bedeutet, wenn Sie einen Report immer in einer bestimmten Einstellung, welche jedoch von den Helium V Standardeinstellungen abweicht, bei Aufruf vorfinden möchten, so stellen Sie bitte den Report wie gewünscht ein und klicken Sie auf Speichern. Beim nächsten Aufruf des Reports werden die Reportparameter mit den von Ihnen gewählten Einstellungen vorbesetzt.

Besonderheit zur Abspeicherung mit Datumsangaben:

Manchmal will man in der Statistik, z.B. Artikelstatistik die Daten immer ab einem bestimmten Zeitraum sehen, aber immer bis zum aktuellen Datum. Um dies zu erreichen geben Sie das von Datum ein, und lassen das bis Datum leer, bzw. löschen Sie das vorgeschlagene Datum. Speichern Sie nun die Druckeinstellungen und Vorbelegungen ab.

Wenn der Druck nun neu aufgerufen wird, wird das Bis Datum immer mit dem aktuellen Datum vorbesetzt.

Hinweis:

Dies Funktionalität steht nur für diejenigen Auswertungen zur Verfügung, bei denen das Bis Datum auch tatsächlich gelöscht werden kann.

Q: Mein neuer Drucker ist in der Auswahlliste nicht enthalten.

A: Die Drucker werden nur beim Start des Helium V Clients geladen. D.h. wenn in der Auswahlliste der Drucker Ihre, vermutlich soeben neu definierter Drucker noch nicht enthalten ist, muss Ihr Helium V Client neu gestartet werden.

Q: Können auch unterschiedliche Formulare hinterlegt werden?

A: Ab der Version 5381 können je Formular weitere Mutationen der Formulare hinterlegt werden.

Dazu finden Sie neben dem Druckerauswahlknopf die Formularauswahl.

Diese ist üblicherweise mit <Standard> (dem Standard Formular) vorbesetzt. Es können nun für jedes Formular weitere Mutationen eingerichtet werden. Für die genauen Einstellungen wenden Sie sich bitte an Ihren Helium V Betreuer.

Bitte beachten Sie, dass beim Speichern der Druckeinstellungen die Formularauswahl mit abgespeichert wird. D.h. es wird eine Verbindung zwischen Drucker und Formular hergestellt. Dies ist gerade bei Etikettendrucken sehr praktisch, da ja in der Regel jedes Etikett auf einen anderen Drucker gedruckt wird.

Q: Können auch verschiedene Druckerschächte angesteuert werden?

A: Nein, aber:

Die Aufgabenstellung hier lautet üblicherweise, dass die erste Seite z.B. auf das offizielle Firmenpapier und die Folgeseiten auf ein weißes oder ein anderes Formular gedruckt werden sollten.

Üblicherweise kommen heutige Druckertreiber mit einer Funktionalität, in der eingestellt werden kann, dass das erste Blatt eines Ausdruckes auf einen bestimmten Schacht geht und die Folgeseiten auf einen anderen Schacht.

D.h. wir raten:

- installieren Sie einen eigenen / zusätzlichen Drucker(treiber) für diese Art von offiziellen Formularen

- definieren Sie diesen so, dass die erste Seite auf Ihr Briefpapier geht und die Folgeseiten auf z.B. weißes Papier.

- Definieren Sie diesen Druckertreiber als den zu verwendenden Drucker z.B. beim Druck der Rechnung.

 

Warum wird das nicht in Helium V abgebildet?

Leider ist die Druckeransteuerung bereits in einem betriebssystemspezifischen System entsprechend komplex und sehr Hardware nahe. Dies nun betriebssystemunabhängig durchzuführen ist derzeit nicht möglich.

Dazu kommt, dass der verwendete Reportgenerator, so wie alle anderen Reportgeneratoren auch, diese Funktion nicht zur Verfügung stellt.

 

Sollte Ihre Drucker dies nicht unterstützen, so gibt es inzwischen auch verschiedene Softwareprodukte, welche dies Aufgabe (print on different paper trays) erledigen.

Q: Woher kommt der EAN-Code / der Barcode?

A: In Helium V steht Ihnen bei allen Drucken die Verwendung eines Barcodes zur Verfügung.

Üblicherweise wird dies für den Ausdruck von Artikelnummern, Losnummer, Auftragsnummern usw. verwendet.

EAN-Code:

Der EAN-Code ist einer unter einer Vielzahl von verschiedenen Barcodes.

Die EAN steht für International Article Number (früher European Article number) und ist eine Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Die EAN ist eine Zahl, bestehend aus 13 oder 8 Ziffern, die zentral verwaltet und an Hersteller auf Antrag vergeben wird und auf Handelsartikel (z.B. im Lebensmittelhandel) aufgedruckt wird.

Jeder Barcode hat seine spezifischen Merkmale und seine spezifischen Einsatzgebiete.

Von Helium V wird üblicherweise der Code 39 verwendet, da dieser den Vorteil hat, dass damit Großbuchstaben, Ziffern und einige wenige Sonderzeichen in relativ kompakter Form als Strichcode kodiert ausgegeben werden können.

Definition der Barcodetype siehe.

Q: Was passiert, wenn die EMail-Adresse geändert wird, während jemand im Druckmenü ist?

A: Aus Geschwindigkeits- und Netzwerktraffic- gründen werden die Versanddaten nur beim Aufruf des Druckes / des Druckdialoges ermittelt. Das bedeutet, wenn, während Sie im Druckdialog stehen, die EMail oder Fax Daten Ihres Kunden, Ihres Ansprechpartners verändert werden, so werden diese Informationen erst durch den erneuten Aufruf des Druckens aktualisiert.
Bitte beachten Sie, dass der Refresh Knopf nur für den Inhalt des Reports, aber nicht für die den Report umgebenden Daten gilt.

Tipp: Wurde eine Faxnummer oder eine EMail Adresse geändert, so schließen Sie bitte den Druckdialog und rufen danach den Ausdruck erneut auf.

Q: Drucken auf Briefpapier / unterschiedliche Seiten usw.

A: Die Ansteuerung unterschiedlicher Druckerschächte können Sie in Helium V über verschiedene Drucker realisieren. D.h. wenn z.B. die Rechnung auf Briefpapier, aber die Packliste auf weißes Papier gedruckt werden soll, so muss auf jedem Arbeitsplatz ein Drucker installiert werden, welcher die Ausdrucke automatisch an den richtigen Druckerschacht sendet. Das bedeutet also, dass Sie den Standarddrucker (=weißes Papier) und einen eigenen Drucker(treiber) für das Briefpapier installiert haben müssen. Für den Druck der Rechnung wählen Sie im Druckdialog von Helium V den passenden Briefpapierdrucker aus und klicken auf speichern. Damit wird für Ihren Client-Computer diesem Formular der Briefpapierdrucker zugeordnet und die Rechnung an diesen Drucker gesandt.

Einrichten des selben Druckers mit unterschiedlichen Eigenschaften siehe Tipps und Tricks.

Q: Es wurde ein neuer Drucker eingerichtet, er ist aber in der Druckerauswahl nicht sichtbar?

A: Aus Performance Gründen werden die am Client installierten Drucker nur beim Start des Clients eingelesen. D.h. wenn ein neuer Drucker nach dem Start des Helium V Clients installiert wurde, so ist dieser nicht sichtbar. Damit er sichtbar wird, beenden Sie bitte den Helium V Client und starten Sie ihn erneut. Nun ist er sichtbar.

Q: Das hinterlegte Firmenlogo ist nicht sichtbar?

A: Üblicherweise werden farbige Logos auf Briefpapier gedruckt. D.h. es darf bei Ausdrucken das Logo nicht mitgedruckt werden. Wird der Ausdruck aber per Fax oder EMail versendet so ist dies trotzdem anzuführen.

Wenn nun, z.B. für Testzwecke das Logo trotzdem angeführt werden soll, so muss schalten Sie dies in den Mandantenparametern (System, Parameter) unter LOGO_IMMER_DRUCKEN ein (Wert = 1).

 

Q: Warum werden manche Drucke automatisch gestartet und andere erst manuell?

A: Wenn ein Druck über Kriterien verändert werden kann, wird er erst manuell gestartet, damit Sie nicht unnötig auf Reports warten müssen, die Sie nicht bestellt haben und um dem Server überflüssige Arbeit zu ersparen.

Alle anderen Drucke kommen automatisch.

Q: Einrichten des Faxdienstes auf Windows2003 Server?

A: Neben diesem Dienst muss auch der Acrobate Reader (ab Version 7.07) installiert sein, siehe.

Q: EMAIL / Fax Versanddienste?

A: siehe.

Q: Warum ist das Datum am Druck 'falsch'/nicht deutsch geschrieben?

A: Wenn es sich um einen Belegdruck handelt, kann es sein, dass der Kunde/Lieferant eine andere Sprache hinterlegt hat. Überprüfen Sie auch, ob Sie mit der richtigen Sprache eingeloggt sind (Sichtbar ist das in der Titelleiste von HeliumV 'UI-Sprache:' siehe auch.)

Q: Im Druck werden Formatierungsbefehle angezeigt, im Helium V Client sind diese nicht ersichtlich

A: Es kann bei alten Texten vorkommen, dass intern die Formatierungen noch falsch abgespeichert wurden. Diese werden seit der Version 5.10.028 angezeigt. Um diese zu korrigieren, bearbeiten Sie bitte die Texte, indem Sie die Formatierungen entfernen, danach neu eintragen und danach speichern. Durch das Speichern werden die internen Formatierungsanweisungen richtiggestellt und damit auch beim Ausdrucken entsprechend dargestellt.

 

 

Q: Druck von Etiketten

A: Für den Druck von Etiketten ist es in manchen Firmen üblich, A4 Etikettenvorlagen mit z.B. 24Etiketten (Zweckform, Herma, ...) zu verwenden. Diese A4 Vorlagen haben den Vorteil, dass sie mit üblichen Laserdruckern ausgedruckt werden können. Sie haben aber den gravierenden Nachteil, dass praktisch kein einzelnes Etikett ausgedruckt werden kann.

Warum werden einzelne Etiketten benötigt?

In der Regel werden die Artikel etikettiert. Das hat den Zweck, zu erkennen, wie alt Artikel sind um so immer die ältesten Artikel zuerst zu verwenden. Damit erreichen Sie, dass das in Helium V implementierte FiFo Prinzip unterstützt wird und sie so automatisch die Zuordnung der Wareneingänge zu den Warenausgängen und umgekehrt erhalten.

Um dieses FiFo Prinzip beibehalten zu können, muss nach der einmal erfolgten Etikettierung / Auszeichnung jeder Wareneingang sofort gekennzeichnet werden. Das bedeutet es muss für jeden Artikel eines Wareneingangs ein einzelnes Etikett ausgedruckt werden. Wenn Sie dies nun mit den 3x8 Etiketten-Formularen auf einem Laserdrucker machen, ist das Etiketten-Formular spätestens nach dem dritten Druckvorgang unbrauchbar, weil schwarz, im Drucker hängen geblieben usw.. D.h. spätestens zu diesem Zeitpunkt kommen Drucker zum Einsatz, die einzelne Etiketten drucken können. Wir haben uns daher dafür entschieden nur den Druck einzelner Etiketten zu unterstützen. Bei der Entscheidung welcher Drucker und welche Etiketten für welchen Anwendungsfall am Besten geeignet ist, unterstützen wir Sie gerne.

Q: Was ist bei der Einstellung der Etikettendrucker zu beachten?

A: Unter anderem achten Sie bitte darauf, dass das entsprechende Etiketten-Format nicht nur im Etikettenformular eingestellt ist, sondern unbedingt auch in den Druckeinstellungen des Etikettendruckers. Beachten Sie dies unbedingt auch dann, wenn Etiketten gewechselt werden, wobei der Wechsel von Etiketten-Typen / Größen in aller Regel vermieden werden sollte. Werden laufend Etiketten unterschiedlicher Formate gedruckt, so sollten mehrere Etikettendrucker verwendet werden.

Unter Windows finden Sie für die Zebradrucker (mit Seagull-Treibern) die Etikettendefinitionsmöglichkeiten in den Druckereigenschaften, oberer Reiter Allgemein, dann Druckeinstellungen, Reiter Seite einrichten. Definieren Sie hier ein neues Etikett mit für Sie sprechendem Namen oder definieren Sie zumindest das User Etikett so, dass die Definition zu den tatsächlichen Abmessungen Ihrer Etikette passt.

Q: Überleitung von Ausdrucken / Listen in ansprechende Grafiken

A: durch die CSV Exportfunktion jedes Ausdruckes, kann auch der Dateninhalt jedes Ausdruckes für weiterführende Auswertungen verwendet werden. Zur Verwendung von Pivot-Tabellen siehe.

Q: Wie passen die Breite des Texteditors und die Breite des Ausdrucks zusammen?

A: Siehe bitte.

Q: Die Vorwahl der Faxnummer wird doppelt / falsch übergeben.

A: Die Faxnummer des Partners wurde z.B. mit  +4 9 /36 8xx xx angegeben.

Die Telefonnummer wurde ähnlich angegeben und wurde in der Ansicht des Lieferanten/Kunden in rot bzw. blau dargestellt.

Wurde nun ein Faxversand angestoßen, so wurde die Ländervorwahl doppelt angegeben.

Z.B. 0049 04 9 /36 8xx xx

Ursache, da die Ländervorwahl nicht erkannt wurde, dies wird auch durch die rote Telefonnummer angezeigt, wird automatisch die richtige Vorwahl des Landes vor der Faxnummer dazugesetzt.

Korrigieren Sie die Ländervorwahl, sodass sie der Definition des Landes entspricht. Nun wird die Telefonnummer richtig angezeigt.

Kommt von

Hier muss das Leerzeichen zwischen 4 und 9 entfernt werden.

 

Die internationale Vorwahl muss so eingestellt werden wie unter System, System, Land für das jeweilige Länderkennzeichen definiert.

Q: Der Versanddienst bleibt bei Serienemails immer wieder stecken. Was tun?

A: Der Helium V Versanddienst übernimmt die Daten aus den Helium V Versandaufträgen, konvertiert diese und schickt diese entweder selbst weg oder übergibt diese an Tobit bzw. den Windows Fax-Dienst.

Der Versanddienst prüft die Helium V Versandaufträge jede Minute auf neue Aufgaben und führt diese dann entsprechend aus.

Wird nun eine große Anzahl von Serienemails / Serienfaxen versandt, so wird durch die Konvertierung in die verschiedenen Formate eine entsprechende Rechnerleistung und auch entsprechend Speicher für diese Aufgabe benötigt. So wird z.B. für den Faxversand der Acrobate-Reader gestartet und mit diesem das Fax entsprechend gedruckt und dem jeweils weiterführenden Dienst übergeben. Ist nun der Rechner entsprechend wenig leistungsfähig, so kommt es immer wieder vor, dass der Versanddienst so langsam wird, dass man den Eindruck hat, er sei abgestürzt. Die Ursache liegt jedoch in der Leistungsfähig des den Versanddienst ausführenden Rechners und seiner Leistungsfähigkeit.

Wenn Sie öfters große Massenmailings machen, sollten Sie überlegen einen entsprechend leistungsfähigen Rechner mit dieser Aufgabe zu betrauen.

Oft finden wir auch, dass sowohl der Versanddienst als auch z.B. der Tobit Fax-Dienst auf ein und demselben Rechner installiert sind. Da auch Tobit mit dem Versand der Daten für das Rendering entsprechende Leistung benötigt, verschärft diese Konstellation die Situation zusätzlich.

 

Q: Kann ein Serien-HTML-EMail aus Helium V erzeugt werden ?

A: Aus Helium V kann ein Serienemail erzeugt werden, welches jedoch immer ein einfaches Anschreiben (Plain-Text) und den eigentliche Inhalt als PDF Anhang hat. Sollte, z.B. wegen einer Übersiedelung ein reines HTML Email versandt werden, so steht derzeit nur für Tobit User der Umweg über die Tobit Rundsendung zur Verfügung.

 

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie den Serienbrief und gehen Sie dann auf Info, Empfängerliste und wählen Sie speichern als CSV Datei.

  2. Speichern Sie die Daten z.B. unter eigene Dateien, Serienbrief.txt ab.

  3. Starten Sie nun eine Tabellenkalkulation und öffnen Sie die Datei.

  4. Entfernen Sie alle Zeilen, bei denen F_BEKOMMTEMAIL = false steht. Sie können dafür die Autofilter Funktion verwenden.

  5. Entfernen Sie alle Spalten, mit Ausnahme der Spalte F_PARTNER_EMAIL. Eventuell wollen Sie in einem zweiten Lauf nur die Ansprechpartner anschreiben. Dann lassen Sie nur die Spalte F_ANSPRECHPARTNER_EMAIL bestehen.

  6. Löschen Sie nun auch die erste Zeile, mit der Spaltenüberschrift.

  7. Wählen Sie nun speichern unter, Dateityp Text Tabs getrennt und speichern Sie die Datei direkt in Ihr David-Verzeichnis unter
            \\Servername\DAVID\APPS\FAXWARE\RESOURCE\DATA\Brief1.txt ab.
    Beachten Sie dass Tobit nur schwer mit langen Datenamen umgehen kann. Daher sollte der Dateiname maximal 8Buchstaben haben. Üblicherweise ist für Ihr David auch ein Netzlaufwerk freigegeben / eingerichtet. Dort finden Sie die oben angegebene Struktur.

  8. Erstellen Sie nun das gewünschte HTML EMail, so wie in Tobit üblich und schreiben Sie an erster Stelle
            @@EMAIL@@ @@RUNDSENDUNG Brief1.txt@@
    Damit weisen Sie Tobit an, dass
    a.) dies ein EMail (und kein Fax) sein sollte,
    b.) dass dieses EMail an alle unter Brief1.txt angegebenen EMail-Adressen zu senden ist.
    Den Empfänger der EMail (an) lassen Sie leer.

  9. Klicken Sie nun auf Senden, so wird Ihr EMail an alle in der Rundsendung angegebenen EMail-Adressen versandt.
    Info: Empfänger sehen jeweils alle anderen Adressaten. Daher ist es auch aus Sicht des Telekom Gesetzes ein Massen-EMail mit den entsprechenden Auflagen.

  10. Aus Sicht des Telekom Gesetzes ist dies ein Massen-EMail, da Tobit dies als ein EMail mit vielen Empfängern versendet.
    Dieses Verhalten ist von der Konfiguration Ihres Tobit abhängig. Beachten Sie dazu auch noch den Tipp Q-101.536 aus der Tobit KnowledgeBase.
    Um dieses Verhalten Abzuschalten, entfernen Sie in Ihremim DvISE Administrator unterhalb "Konfiguration -> Ports -> DvISE PostMan -> Dienste" den Haken bei eMail-Rundsendung. Dies bewirkt, dass Tobit nun jeweils ein eigenes EMail versendet.

  11. Beachten Sie dazu auch die in der Tobit Hilfe unter @@RUNDSENDUNG angegebenen Erläuterungen.

 

 

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter