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Druckformulare

In HELIUM V finden Sie eine Vielzahl von Druckformularen / Druckvorlagen.

Um dem Anwender die freie Gestaltungsmöglichkeit bei gleichzeitiger Forderung nach jederzeitiger Erweiterbarkeit / Updatemöglichkeit zu erfüllen und die Mehrsprachen- und Mandantenvarianten zu berücksichtigen wurde folgende Vorgehensweise / Verzeichnisstruktur gewählt.

WICHTIG:

Alle Formulare / Definitionen in der HELIUM V Schicht werden bei jedem Update Ihrer HELIUM V Installation überschrieben, um sicherzustellen, dass in der Anwenderinstallation die aktuellen Formulare verfügbar sind. Formulare und Definitionen in der Anwenderschicht sind Anwenderspezifisch erstellte Definitionen / Vorlagen und werden bei Updates nicht gepflegt / aktualisiert, damit Sie immer Ihre Formulare vorfinden.

 

Die in HELIUM V hinterlegte Logik ist folgende:

Es wird die Formulardefinition wie folgt durchsucht:

Als erstes wird versucht anhand der Mandanten und Sprachdefinition des Beleges ein entsprechendes Formular (einen Report) entsprechend der Sprachebene (dem Locale) zu finden. Ist hier kein Formular eingetragen, wird versucht dieses Formular eine Ebene höher (ausgehend von der Report-Ebene als Wurzel hin zu den tiefer gelegenen Anwender-/ Sprachdefinitionen), also in der Mandanteneben ohne Sprachabhängigkeit zu finden. Ist auch hier keine Formular vorhanden, so wird in der Modulebene Anwender das Formular gesucht. Ist das Formular auch hier nicht eingetragen, so wird in der Modulebene HELIUM V das Formular gesucht. Wird auch hier kein Formular gefunden, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

Die Modulebene Anwender ist dafür gedacht, dass Anwenderweit, also in Ihrer gesamten HELIUM V Installation, ein und das selbe Formular verwendet wird, z.B. für ein Rechnungsjournal, welches zwar nicht dem HELIUM V Standard entspricht, aber bei Ihnen für alle Mandanten und Zweigniederlassungen einheitlich sein soll.

In den Formularen gibt es die Sonderdefinition der Firmenlogo Subvorlagen. Diese dienen dazu, Ihr "Briefpapier" direkt auf den Vorlagen mitzudrucken. Diese befinden sich in der Regel im Verzeichnis allgemein, wobei die Mandanten bzw. sprachabhängigen Varianten nach dem selben Schema definiert werden.

Eine weitere Definition sind die Vorlagen für den EMail Versand. Diese werden grundsätzlich unter allgemein abgelegt. Nur die Beleg spezifischen Ausprägungen werden bei den Belegen abgelegt.

Die Namen der Unterverzeichnisse der Mandanten sind die Mandantennummern. Z.B. 001, 002 usw.

Trennung der Druckformulare nach Kostenstellen:

In HELIUM V besteht zusätzlich die Möglichkeit die offiziellen Druckformulare Kostenstellenspezifisch zu trennen. Dies wird z.B. für unterschiedliche Logos je Kostenstelle von Angebot bis Rechnung benötigt.

Dazu kann in der Kostenstellendefinition (System, Mandant, Kostenstelle) ein angegeben werden. Das Subdirectory ist von obiger Schichtenstruktur neben der anwender Schicht zu sehen. Bitte beachten Sie, dass abhängig vom Betriebssystem Groß-/Kleinschreibung unterschieden wird.

 

Hinweis:

Diese Kostenstellendefinition ist dafür gedacht, um für unterschiedliche Kostenstellen unterschiedliche Briefpapiere verwenden zu können.

Wenn von Ihnen für den Druck nur weißes Papier verwendet wird, so reicht es aus wenn nur die Kopf- und Fußlogos je Kostenstelle definiert werden. Sollte jedoch je nach Kostenstelle auf unterschiedliche Drucker(-schächte) gedruckt werden, so ist es erforderlich, dass auch die Reports, auch wenn sie vollständig ident sind, in die Kostenstellen Subdirectorys aufgeteilt werden. Nur damit ist die automatische Druckersteuerung über die Formularnamen möglich.

Bearbeiten der Druckformulare

Die Formularvorlagen können mit dem iReport Generator bearbeitet werden. Bitte achten Sie darauf nur die zu Ihrer Version von HELIUM V passende Version des iReports zu verwenden. Diese Version wird auf der HELIUM V Installations CD mitgeliefert. Sie finden diese aber auch auf unserer Homepage (www.heliumV.com). Bitte beachten Sie die Versionshinweise. Für Ihre Änderungen an den Formularen oder Probleme die durch die Verwendung einer falschen Version des iReports entstehen, wird von uns keine Verantwortung übernommen.

Der Basispfad (Report) des obigen Diagramms liegt in einer Standardinstallation auf Ihrem HELIUM V Server auf ?:\helium_v\jboss-4.2.2.GA\server\helium\report, bzw. /opt/helium_v/jboss-4.2.2.GA/server/helium/report.

Hinweis: Ab Version 5.10.042.3637 finden Sie diese im zentralen HELIUM V Verzeichnis: ?:\helium_v\jboss-4.2.2.GA\.... bzw. /opt/helium_v/jboss-4.2.2.GA/...

Größe der Logos

Achten Sie bei der Verwendung der Logos, dass diese zwar in ausreichender Qualität, aber, von der Dateigröße gesehen, so klein wie möglich sind.

Da beim Email bzw. Faxversand immer eine Kopie des digitalen Drucks in die Dokumentenablage abgelegt wird, wirkt diese Größe für das Wachstum der Dokumente-Datenbank und damit auch für die Größe und Dauer der Datensicherung.

Gerade beim EMail-Versand geht die Größe des Logos auch direkt in die Größe der erzeugten PDF-Datei und damit in die Geschwindigkeit der diversen Übertragungs- bzw. Konvertierungsprogramme ein.

Subreports

Werden zu Berichten Subreports angelegt, so müssen diese immer in der Ebene des (Haupt-)Reports sein. Davon ausgenommen sind die Subreports der Kopf- und Fußzeilen. Diese sind IMMER unter allgemein abgelegt. Wenn für einen speziellen Report die Kopf- oder Fußzeilen geändert werden müssen, so dürfen diese nur als gewöhnlicher Subreport angelegt werden.

 

Beispiel:

Auftrag und der Subreport 2 sollte geändert werden.
    Ebene report

        Ebene auftrag

    Auftragsbestätigung

    Auftragsbestätigung_Sub1

    Auftragsbestätigung_Sub2

    Auftragsbestätigung_Sub3

Verschieben Sie nun sowohl den Hauptreport und alle Subreports in das Anwender Verzeichnis. Ändern Sie hier den Subreport wie gewünscht ab.

Erstellung von Reportvarianten

Um eine weitere Version eines Ausdrucks in HELIUM V zu erstellen, können Reportvarianten definiert werden. Ein Anwendungsfall wäre, dass man eine Variante des Artikeletiketts mit weniger Informationen benötigt. Erstellen Sie dazu eine zweite Version des gewünschten Reports - in diesem Fall des Artikeletiketts (zb. ww_artikeletikett2). Bitte speichern Sie diesen in Ihrem Anwender-Verzeichnis ab.

Wechseln Sie nun in das Modul System, unterer Reiter Medien, oberer Reiter Reportvariante.

Sie finden eine Liste der definierten Reportvarianten Ihrer Installation vor. Um nun eine neue Variante zu definieren, klicken Sie auf Neu und füllen die folgenden Felder aus.

Geben Sie den ursprünglichen Reportnamen, den nun neuen Reportnamen und die Bezeichnung, wie diese in HELIUM V in der Auswahl angezeigt werden soll, ein. Nach dem Abspeichern der Einstellungen können Sie im Druck des Etiketts die Variante auswählen indem Sie neben dem Namen des Druckers die jeweilige Bezeichnung zb. Etikett klein auswählen.

Q: Kann man das Logo selber definieren?

A: Es ist auf allen offiziellen Belegen rechts oben auf der ersten Seite ein Logo vorgesehen. Das Standard HELIUM V Logo finden Sie unter ?:\helium_v\jboss-4.2.2.GA\server\helium\report\allgemein\logo.png.

Legen Sie in diesem Verzeichnis ein weiteres Verzeichnis anwender an.

Kopieren Sie an diese Stelle Ihr Firmenlogo im png Format mit dem Namen Logo.png.

Ab sofort wird der Report mit Ihrem Logo gedruckt.

HINWEIS: Das Logo.png kann eine Größe bis zu ca. 775x325 Pixel (BxH) in 300dpi Auflösung besitzen.

Hinweis2: Um auf das Logo tatsächlich einzubinden, benötigen Sie noch zusätzlich die Datei logo.jasper im entsprechenden Anwenderverzeichnis.

Q: Kann ich Fußzeilen auch selber definieren?

A: Im gleichen Verzeichnis wie oben beschrieben, steht der allgemeine Report für die Fußzeilen unter  ?:\helium_v\jboss-4.2.2.GA\server\helium\report\allgemein\fuss.jasper zur Verfügung.
Bitte denken Sie daran auch diesen in das Anwender Verzeichnis zu kopieren.

Q: Welche Dateien benötige ich in meinem spezifische Anwenderverzeichnis um Logo und Fußzeilen zu drucken?

A: Um auf den Belegdrucken (Angebot - Bestellung) Ihre spezifischen Logos und Fußtexte mitzudrucken benötigen Sie im allgemeinen Anwender Verzeichnis folgende Dateien:

Reportname Bedeutung
logo.jasper Logo Reportdatei
logo.png Bild Ihres Firmenlogos / Briefpapiers
fuss.jasper Report für die Fußzeilen

Bitte beachten Sie, dass diese nur im Verzeichnis report\allgemein\anwender verändert werden dürfen.

Q: Wo können die Texte für den automatischen EMail-Versand (E-Mail Text und Betreff) verändert werden?

A: Sie finden unter report\allgemein die Datei mail.xsl.

Dies ist die Basisvorlage (Style-Sheet) für den Inhalt des Plain-Text Emails, welches an den EMail-Empfänger gesandt wird. 

Anmerkung: An dieses EMail wird ein PDF Anhang angefügt, in welchem das eigentliche Dokument z.B. Angebot enthalten ist.

Beachten Sie unbedingt die Forderungen für den EMail Versand.

 

Sie können nun Ihre eigene mail.xsl für allgemeine EMails erstellen oder auch ganz spezielle für den jeweiligen Modulbereich z.B. Angebot.

Wird die Datei mail.xls nach allgemein\anwender kopiert, so ist dies die Standarddatei für Ihre gesamte HELIUM V Installation.

Wird die Datei mail.xls unter allgemein in die Unterverzeichnisse der Mandanten kopiert, so gilt sie nur für den jeweiligen Mandanten.

Wird die Datei mail.xls hingegen in das anwender Verzeichnis eines Moduls kopiert, so muss sie auf den Reportnamen mit der Erweiterung xsl umbenannt werden. In anderen Worten, es kann für jede Reportvorlage eine eigene EMail-Vorlage erstellt werden. Diese Datei hat den gleichen Namen wie die Reportvorlage, jedoch die Erweiterung .xsl

Die Anpassung des Betreffs der E-Mail ist vergleichbar mit dem soeben beschriebenen Vorgehen. 

Hierzu erstellen Sie eine Datei im Allgemein-Verzeichnis: betreff.xsl. Dateien für spezielle Reports heißen beispielsweise rech_rechnung_betreff.xsl (siehe oben wie mail.xsl).

Zusätzlich gelten die weiter oben beschriebenen Regeln für Mandanten und Sprachen.

 

Folgende Parameter können in dieser Datei verwendet werden:

Parameter Bedeutung
anrede_ansprechpartner Anredestring für den Ansprechpartner des Beleges. Z.B. Sehr geehrter Herr xy,
belegnummer Z.B. die Angebotsnummer
bezeichnung Bezeichnung des Beleges im Klartext. Z.B. das Angebot Nr. 10/0123456, oder Auftrag usw.
Für spezifische Übersetzungen usw. verwenden Sie bitte belegnummer und geben die Bezeichnung des Beleges direkt im XSL an.
belegdatum Z.B. das Angebotsdatum
projekt Das Projekt aus dem Modul, z.B. Angebot
bearbeiter Der beim Modul z.B. Angebot, eingetragene Vertreter ev. mit Unterschrifts- Funktion
fusstext Der Fußtext des Moduls, z.B. Angebot
text
bearbeiter_vorname Vorname des angemeldeten Benutzers
bearbeiter_nachname Nachname
bearbeiter_titel Titel
bearbeiter_telefonfirma Mandanten-Telefonnummer
bearbeiter_telefondwfirma Durchwahl (Personal, Daten, Absenderdaten, Durchwahl)
bearbeiter_email Firmen-EMail (Personal, Daten, Absenderdaten, E-Mail)
bearbeiter_mobil Firmen Mobiltelefonnummer
bearbeiter_telefonfirmamitdw Kombinierte Telefonnummer ev. mit Durchwahl
bearbeiter_direktfax Direkt Fax aus Personal, Daten, Absenderdaten
bearbeiter_faxdwfirma Faxdurchwahl (Personal, Daten, Absenderdaten, FaxDW)
bearbeiter_faxfirmamitdw Kombinierte Faxnummer ev. mit Durchwahl
bearbeiter_unterschriftsfunktion Unterschriftsfunktion aus Personal, Daten
bearbeiter_unterschriftstext Unterschriftstext aus Personal, Daten
firma_name1 Mandantenname1
firma_name2 Mandantenname2
firma_name3 Mandantenname3
firma_lkz Länderkennzeichen Mandant
firma_plz Postleitzahl Mandant
firma_ort Ort Mandant
firma_strasse Straße Mandant
kundenbestellnummer Kundenbestellnummer, insbesondere wenn Lieferschein, dann aus Auftrag
abnummer Auftragsbestätigungsnummer bei Lieferschein, Packliste etc.

Die Bearbeitung des Style-Sheets setzt Kenntnisse in der XSLT Programmierung voraus.

Für weitere Infos wenden Sie sich bitte an Ihren HELIUM V Händler oder direkt an uns.

Verifizierung des Style-Sheets mit msxsl.exe HeliumV_Muster_EMail_Daten.xml mail.xsl oder mit Xalan

Q: Können die Formularvorlagen und die Vorlagen für die EMail Texte auch direkt am MAC bearbeitet werden?

A: Ja. Hier empfiehlt es sich, für die Bearbeitung der Reportvorlagen einen Alias einzurichten. Siehe dazu.

Q: Können auch Bilder mitgedruckt werden?

A: Ja, genauso wie die verschiedenen Textmodule und Artikelkommentare mitgedruckt werden können, können auch Bilder mitgedruckt werden. Bitte achten Sie bei der Angabe von Dateinamen aber darauf, dass diese nur Kleinbuchstaben, Ziffern und _ (Unterstrich) beinhalten. Alle anderen Zeichen erschweren die Betriebssystemübergreifende Verwendung in sehr hohem Ausmaß.

Q: Können von einer Auswertung auch verschiedene Varianten erzeugt werden?

A: HELIUM V unterstützt auch die Verwendung von Reportvarianten oft auch Reportmutationen genannt.

Ihr HELIUM V Betreuer richtet diese gerne für Sie ein.

Die dann definierten verschiedenen Reportvarianten können neben der Druckerauswahl für den Report

ausgewählt werden. Durch Klick auf speichern (rechts neben der Reportvariante) wird auch die gewünschte Reportvariante mit gespeichert und so automatisch für den default Druck vorgeschlagen.

 

Praktisch sind Reportvarianten, wenn von der gleichen Datenbasis unterschiedliche Sichten dargestellt werden sollte. Z.B. Bei einem Angebot dieses ohne Summen, oder bei einer Liste der offenen Aufträge, welche Sie für die Mitarbeiter der Produktion verwenden wollen diese ohne Verkaufspreise und ohne Deckungsbeiträge zur Verfügung zu stellen.

Q: Wo bekomme ich eine Beschreibung des iReport?

A: Eine Kurzform der Beschreibung, wie verschiedene einfache Änderungen an den Reportvorlagen in Zusammenhang mit HELIUM V mit iReport durchgeführt werden können, erhalten Sie von Ihrem HELIUM V Händler. Eine detaillierte Beschreibung ist direkt von Jasper Soft Corporation (www.jaspersoft.com) kostenpflichtig erhältlich.

Q: Was sind Styles?

In iReport können Styles folgendermaßen angelegt werden: Style Bibliothek -> Neuer Style (Symbol). Daraufhin öffnet sich ein Popup, in welchem der neue Style zu definieren ist. Bei Style Name ist ein Name für den aktuellen Style anzugeben, damit man beim Anlegen mehrerer Styles den Überblick behalten kann. Der Standardstyle beinhaltet alle Formatierungen, die ein Feld standardmäßig haben soll, z.B. ist das häufig schwarzer Vordergrund auf weißem Hintergrund. Mit dem Button 'Hinzufügen' kann man eine neue Bedingung erstellen, an welche andere Formatierungen geknüpft sind. Z.B. legt man als Bedingung new Boolean ($F{Projektbezeichnung}.contains("Fehler")) fest, was bedeutet, dass wenn in dem Feld 'Projektbezeichnung' das Wort 'Fehler' vorkommt, der definierte Style angewendet wird.

Beispiel für einen Style

Anwendung des definierten Styles im Report:

Man wählt in ein oder mehreren Reportfeld-Eigenschaften im Register 'Allgemein' unter 'Style' den zuvor definierten Style aus.

 

Q: Worauf ist bei Verwendung von Styles speziell zu achten?

A: Damit die definierten Styles auch angezeigt werden, gibt es folgende Punkte zu beachten:

 

Q: Meine im iReport definierten Feldgrößen passen nicht zu den Ausdrucken

A: Vermutlich sind die für den HELIUM V Server verfügbaren Fonts (Schriften) nicht identisch mit den von Ihnen beim Design der Reports verwendeten Schriftvorlagen. Gerade bei Linux und MAC-Servern müssen diese aus Lizenzgründen extra installiert werden. Siehe dazu bitte auch auf Ihrer Installations-CD unter Tools/Linux/Fonts.

Q: Bei den Adressetiketten werden nur leere Etiketten gedruckt.

A: Wie bereits an anderer Stelle angeführt, ist das Ausdrucken von Etiketten eine eigene Wissenschaft, die manchmal unterschätzt wird. Die Thematik ist hier vor allem, dass Druckertreiber nicht immer 100%ig richtig implementiert sind und auch Aufgrund der vielen zu treffenden Einstellungen manchmal etwas vergessen wird.

Hier nun eine lose ergänzte Sammlung von Punkten / Empfehlungen, die für das Etikettendrucken erforderlich sind, die getestet werden sollten, wenn der Etikettendruck nicht wie gewünscht funktioniert:

Q: Ausdrucken aller Bearbeiter Daten

A: Gerade in Angeboten, aber auch für eine gute Kommunikation mit Ihren Partnern (Kunden und Lieferanten) ist es erwünscht, nicht nur den Namen des Ansprechpartners sondern auch seine ausführlichen Kontaktdaten mit anzudrucken. Dafür steht in den öffentlichen Reportvorlagen eine sogenannte Objectvariable zur Verfügung.

Diese lautet in allen Reports: P_BEARBEITER

Um nun z.B. die EMai-Adresses des Bearbeiters anzudrucken muss folgendes Konstrukt unter Textfeld eingegeben werden: $P{P_BEARBEITER}.getSEmail()

Wichtig: Damit diese Erweiterungen im iReport kompiliert werden können, muss der Klassenpfad auf das lpclientpc.jar gesetzt werden, welches Sie üblicherweise unter c:\Programme\helium_v\lpclientpc.jar finden.

Es stehen folgende Werte zur Verfügung:

java.lang.String getSEmail()           
 java.lang.String getSMobil()           
 java.lang.String getSNachname()           
 java.lang.String getSTelefonDWFirma()           
 java.lang.String getSTelefonFirma()           
 java.lang.String getSTitel()           
 java.lang.String getSVorname()

 

Q: Ausdrucken aller Positionsinhalte als einzelne Felder

A: Für manche offizielle Formularvorlagen ist es erwünscht, dass, insbesondere zu Positionierungszwecken die Felder z.B. der Artikelbezeichnungen als jeweils einzelnes Datenfeld zur Verfügung stehen. Um diese Forderung zu erfüllen wird an einige offizielle Reportvorlagen die Objectvariable F_POSITIONSOBJEKT übergeben. Um nun z.B. nur die Artikelnummer mithilfe dieser Objectvariabeln zu drucken muss folgendes Konstrukt unter Textfeld eingegeben werden: $F{F_POSITIONSOBJEKT}.getSIdent()

Es stehen in den unten angeführten Vorlagen folgende Variablen zur Verfügung.

Typ Aufruf AF BS AG AB LS RE GS
String getSIdent()
String getSBezeichnung()
String getSZusatzbezeichnung()
String getSZusatzbezeichnung2()
String getSKurzbezeichnung()
String getSPositionsartCNr()
String getSText()
BigDecimal getBdUmrechnungsfaktor()
String getSEinheitBestellung()
String getSArtikelgruppe()
String getSArtikelklasse()
String getSArtikelreferenznr()
String getSArtikelmaterial()
Float getFArtikelmaterialgewicht()
String getSVerkaufsEANNr()
String getSWarenverkehrsnr()
String getSUrsprungsland()
Float getFArtikelgewicht()

Bitte beachten Sie auch die unter Ergebnisklasse Textfeld erforderliche Typ-Definition.

Q: Können die Breiten der Editoren passend zu den Texten eingestellt werden?

A: Ja. Seit der Version 7436 können für verschiedene Arten von Texteingaben auch die Breiten im Texteditor angepasst werden.

Die Anpassung wird im System, Parameter mit dem Parameternamen Breite vorgenommen.

Die Standardwerte sind so, dass diese zu den Formularen passen.

Editor_Breite_Kommentar ... wird für die Kommentare aus den Artikeln verwendet

Editor_Breite_Texteingabe ... wird für die Texteingaben in den offiziellen belegen verwendet

Editor_Breite_Textmodul ... wird für die Breite der Texteingaben in die Textmodule (System, Medien) verwendet

Editor_Breite_Sonstige ... wird für alle anderen Texteingaben verwendet.

 

Q: Können auch direkte Datenbankabfragen mit dem Reportgenerator durchgeführt werden?

A: Ja. Ab der Build-Version 6015 können über eine spezielle Datenverbindung auch SQL Abfragen übergeben werden. Genauere Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem HELIUM V Betreuer.

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter