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Touchkasse

Mit der HELIUM V Touchkasse steht eine komfortable Registierkasse standalone aber auch in Verbindung mit dem Rechnungsmodul von HELIUM V zur Verfügung.
Die Touchkasse ist so ausgelegt, dass neue Bediener in wenigen Minuten in die Bedienung der Kasse eingeführt werden können. Andererseits ist es uns sehr wichtig, dass entsprechende Kundenbindungsmaßnahmen erfolgen können, damit Sie Ihr Unternehmen nachhaltig betreiben können.


Die Anwendung der Touchkasse gliedert sich in folgende Bereiche:

 

Grundsätzliche Bedienung der Kasse

Mit dem Start des Kassenprogramms, welches in der Regel automatisch mit dem Start des Rechners mitgestartet wird, werden Sie aufgefordert sich an der Kasse anzumelden.

Zum Anlegen weiterer Kassiere, mit entsprechend eingeschränkten Rechten siehe.

 

 




Hier sehen Sie die Hauptmaske der Kasse, welche sich in folgende Bereiche gliedert:

 Nummernblock


Belegdaten



welche sich wiederum in folgende Bereiche gliedern:

Anzeige des aktiven Beleges

Anzeige dazwischen

 

Einzelpreis


Menge


Gesamtpreis


Liste der erfassten Artikel / Positionen


Kassier


Artikel / Warengruppen



Fett gedruckt bedeutet Warengruppentaste. Hat keinen Preis und kann auch nicht verkauft werden.
Nicht fett gedruckt ist eine "Artikel"-Taste. Hier kann ein Preis eingegeben werden.
Ob der Artikel in der obersten Ebene oder darunter liegt ist egal.
In der untersten Ebene stehen 32 Tasten zur Verfügung. Hier kann zusätzlich geblättert werden, wodurch annähernd beliebig viele Artikeltasten je Warengruppe definiert werden können. Achten Sie bitte unbedingt auf die Übersichtlichkeit.

Steuerblock



Artikel-Barcodescann



Einstellungen

Siehe

Beenden des Kassenprogramms


Damit wird die Kasse verlassen und der Kassen-PC heruntergefahren und abgeschaltet. Der Zugriff auf das Bestriebssystem ist nicht vorgesehen.

Anmelden an der Kasse

Wenn die Kasse neu gestartet wird, was üblicher weise am Morgen der Fall sein wird, bzw. bei einem Tageswechsel müssen Sie sich an der Kasse neu anmelden.
Sie erkennen dies auch daran, dass alle Reiter blau sind und die Kasse faktisch auf nichts reagiert.
Tippen Sie nun in den Reitern oben auf Ihren Namen.


Nun werden Sie zur Eingabe Ihres Berechtigungscodes aufgefordert. Tippen Sie dieses Passwort ein.

und tippen Sie anschließend auf OK.
Die eingetippten Zeichen werden nur als Punkt dargestellt. Halten Sie Passwörter grundsätzlich geheim. Hegen Sie den Verdacht, dass jemand Ihr Passwort ausgespäht haben könnte, vergeben Sei ein neues Passwort.

Nach dem Passwort tippen Sie im nachfolgenden Dialog

auf Kommt.
Nun sind Sie angemeldet und können mit der Erfassung von Kassenbelegen beginnen. Abhängig von den vergebenen Berechtigungen können verschiedene Funktionen nicht zur Verfügung stehen.

Abmelden 

Bedienungsablauf

Der Bedienungsablauf an der Kasse ist sehr einfach gehalten.
In diesem Beispiel nehmen wir an, dass Sie dem Kunden zwei Schrauben á 0,50 € und eine Mutter á 0,75 € verkaufen.

Ausgehend davon, dass Sie sich bereits als KassierErin angemeldet haben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Stellen Sie mit einem kurzen Kontrollblick sicher, dass die Erfassung auf Ihren Namen läuft.
    In diesem Beispiel läuft die Erfassung der Belege auf den Kassier Werner.

  2. Der Kunde kommt mit Eisenwaren, also tippen Sie auf die Warengruppe Eisenwaren.
    Nun erscheinen die Unterpositionen

    mit Muttern und Schrauben.

  3. Tippen Sie nun am nummerischen Block 0,5 x 2

    für die beiden Schrauben und tippen Sie anschließend auf die Taste Schrauben.

    Sie sehen nun die erste Positionszeile des Beleges mit den beiden Schrauben.

  4. Für die Mutter gehen Sie so ähnlich vor.
    Wählen Sie wieder Eisenwaren und geben Sie dann den Stückpreis von 0,75 ein. Da die Erfassung nur eines Stücks ein sehr häufiger Fall ist, tippen Sie nun direkt auf Muttern und haben somit die zweite Position erfasst.

  5. Angenommen der Kunde zahlt nun Bar, so tippen Sie einfach auf Zahlung.

  6. Tippen Sie nun den erhaltenen Zahlbetrag ein und tippen Sie auf Bar. Damit wird der Beleg ausgedruckt, die Kassenlade (falls vorhanden) geöffnet und Sie können dem Kunden die 0,25 € herausgeben.

  7. Damit ist dieser Beleg abgeschlossen.

Bei Tipp- / Erfassungsfehlern tippen Sie am nummerischen Block auf C. Wenn gerade Beträge erfasst werden, so werden diese Eingaben gelöscht. Wurden keine Beträge erfasst, so wird die letzte erfasste Position gelöscht.

Rabatte

Manchmal ist auch gewünscht, dass auf Positionen für den Kunden sichtbare Rabatte gegeben werden. Nutzen Sie dafür bitte die Taste und geben Sie den gewünschten Rabatt in % auf die Position ein. Der Positionsrabatt wird in der Liste der erfassten Positionen mit angezeigt. Am Kassenbon wird der Rabatt als eigene Zeile mit angedruckt.

Skonto

Neben den Positionsrabatten werden natürlich und gerade im Einzelhandel, immer wieder auch Skonto, man zahlt ja sofort, und sogenannte Pauschalbeträge bezahlt.
Gehen Sie dazu in die Zahlung und tippen Sie in der Zeile Skonto auf den Button Skonto.

Nun erscheint ein weiterer Dialog in dem die definierten Skontosätze (siehe Einstellungen), ein freier Skontoprozentsatz oder auch ein gewünschter Pauschalbetrag eingegeben werden kann



Durch Tippen auf Ok wird der errechnete Betrag der Rechnungsreduktion übernommen.
Wird nun der Bon bezahlt, so wird die Skontosummenzeile auch ausgewiesen.

Info: Sollte die Skontozeile nicht angedruckt werden, so müssen im Backoffice die Skontoartikel definiert werden, siehe Einstellungen.

Belegwechsel

Angenommen Ihrem ersten Kunden ist noch etwas eingefallen, es warten aber bereits weitere Kunden um zu bezahlen. Nun wollen wir weder die erfassten Daten neu eingeben noch die anderen Kunden lange warten lassen. Also tippen wir auf Beleg 1,2 und eröffnen damit einen neuen Beleg um den ersten der wartenden Kunden bedienen zu können, ihm seinen Kassenbeleg ausstellen zu können. Sie sehen in der Beleg Info links oben, dass Sie im zweiten Beleg sind und dass Sie derzeit zwei Belege gleichzeitig in Arbeit haben. Mit Tipp auf die Beleg 1,2 Taste können Sie zwischen den beiden Belegen hin und her wechseln und so abwechselnd die Kunden bedienen.

Beleg Splitten

Es kommt immer wieder vor, dass Kunden mehrere Rechnungen für einen Einkauf benötigen und sagen dies leider erst zum Schluss, kurz vor dem Bezahlen. Sie wählen daher Beleg splitten.

Im nun erscheinenden Fenster tippen Sie auf die Positionen, welche Sie im zweiten Beleg haben möchten.

Ist die Verteilung richtig, so tippen Sie auf ok.
Info: Immer wenn Sie auf eine der Zeilen tippen wechselt die Position in den anderen Beleg, also auf die andere Seite. So können Sie den Beleg optimal für den Kunden zusammenstellen. Damit erreichen Sie auch, dass Sie unter Umständen bis zu vier Belegen gleichzeitig in Bearbeitung haben.

Zuordnen eines Kunden zu einem Beleg

Damit Sie die Umsätze Ihrer Kunden um damit Ihre A,B,C Kunden erkennen, sollten Sie jeden Beleg einem Kunden zuordnen.
Für die Zuordnung tippen Sie auf Kunde A-Z.

Tippen Sie nun einen Teil des Kundennamens auf der Touch-Tastatur ein und finden Sie so den richtigen Kunden und übernehmen diesen durch tippen auf OK.

Selbstverständlich können Sie auch durch die Liste der Kunden blättern nutzen Sie dazu die Seite Tasten.
Durch Tipp auf den Trichter wird der eingegebene Suchbegriff gelöscht und damit kann mit der Suche wieder neu begonnen werden.

Kunden aus HELIUM V aktualisieren

mit dem Tipp auf synchronisieren in der Kundenauswahl werden die Kundendaten aus Ihrem HELIUM V Kundenstamm in die Touchkasse übernommen. Diese Funktion steht nur bei der Verbindung zu Ihrem HELIUM V Server zur Verfügung. Nutzen Sie diese Funktion falls in der Zwischenzeit neue Kunden in Ihrem HELIUM V Kundenstamm angelegt worden sind.

Verschiedene Bezahlarten

Bezahlen einer HELIUM V Ausgangsrechnung

Durch Tipp auf AR Zahlung wird die aktuelle Liste der offenen (Ausgangs-) Rechnungen von Ihrem HELIUM V Server geholt und zur Zahlung vorgeschlagen.

Es wird üblicherweise die Liste der im laufenden Jahr befindlichen offenen Rechnungen angezeigt. Auf das Vorjahr wechseln Sie durch tipp auf das entsprechende Vorjahr

Neben dem Scrollen durch die Liste der Rechnungen können Sie auch Teile der Rechnungsnummer, hinter dem Jahr, direkt eingeben. Dadurch wird die Auswahl auf diese Nummer eingeschränkt. (Durch Tipp auf C(lear) wird der Filter wieder gelöscht und Sie sehen alle offenen Ausgangsrechnungen des gewählten Jahres.
Wählen Sie nun die gewünschte Rechnung durch markieren mittels Tipp (damit wird diese orange hinterlegt) und dann tippen Sie bitte auf OK.
Nun erscheint noch ein Dialog in dem Sie den tatsächlich vom Kunden zu zahlen wünschenden Betrag gegenüber dem offenen Rechnungsbetrag abändern können. Bestätigen Sie den vorgschlagenen Zahlbetrag oder korrigieren Sie diesen entsprechend.
Bitte beachten: Nur wenn die Rechnung exakt bezahlt wird, wird diese auch als vollständig erledigt in der HELIUM V Rechnungsverwaltung eingetragen. Über- oder Unterzahlungen bewirken immer dass die Rechnung offen bleibt. D.h. der endgültige Abschluss muss im HELIUM V Rechungsmodul vorgenommen werden.

Damit wurde der Zahlungsbeleg in die Belegdaten übernommen und wie oben unter 5.) beschrieben tippen Sie auf Zahlung um die Bezahlung der Rechnung mit den üblichen Mitteln durchzuführen. Mit abgeschlossener Zahlung wird diese Buchung mit der elektronischen Kopie des Zahlungsbeleges an Ihr HELIUM V Rechnungsmodul übermittelt und somit der Zahlungsvorgang abgeschlossen.

Sollten Sie hier erst feststellen, dass Sie die falsche Rechnung ausgewählt haben, so brechen Sie den Zahlungsvorgang ab und löschen mittels C(lear) die Zahlungszeile aus den Belegdaten.

Sollte Ihr Kunde einen Teil der Rechnung Bar und den Rest z.B. per Kreditkarte bezahlen wollen, so ist der Zahlungsvorgang der Rechnung zweimal durchzuführen. Sie erfassen zuerst z.B. die Barzahlung und geben beim Vorschlag des Zahlbetrages den betrag ein den der Kunde bar bezahlen möchte und drucken diesen Zahlungsbeleg aus. Danach erfassen Sie die zweite Zahlung, z.B. Bankomat, durch erneute Anwahl der AR Zahlung.

Hinweis:
Wenn Ihre HELIUM V Installation auch das Modul integrierte Finanzbuchhaltung besitzt, so werden die Kassenbuchungen automatisch übernommen.

Q: Der Kunde rundet bei der Rechnungszahlung ab

A: Bei der Zahlung einer Ausgangsrechnung wird nur der tatsächlich bezahlte Betrag als Zahlung gebucht und somit auch nur dieser Betrag auf den Zahlungsbeleg gedruckt. Damit diese Rechnung als mit Skonto bezahlt ausgebucht wird, erledigen Sie diese bitte im Modul Rechnung in HELIUM V, Menüpunkt Bearbeiten, Manuell erledigen, bzw. setzen des Erledigt Hakens bei der Zahlung.

Beleg stornieren

Durch tipp auf den Button Beleg storno kann, nach Eingabe Ihres Passwortes und bei entsprechender Berechtigung, ein Kassenbeleg storniert werden.

Kann eine Zahlung für das Rechnungsmodul von HELIUM V auch wieder storniert werden?

Ab der Kassenversion April 2017 kann eine Zahlung von der Kasse aus in HELIUM V wieder storniert werden, solange dies von Seiten HELIUM V zulässig ist.

Beleg nachdrucken

Durch tipp auf Nachdruck kann ein Beleg erneut ausgedruckt werden.

Tagesabschluss

Sie sollten zumindest einmal täglich, bei entsprechenden Umsätzen auch öfter am Tag, entsprechend den sogenannten Tagesabschluss durchführen und damit die Kasse abschöpfen. Also den gesamten Kassenbestand, bis auf einen verbleibenden Wechselgeldbetrag, aus der Kasse entnehmen und an einen sicheren Ort, z.B. Ihre Bank, bringen.
Tippen Sie dazu auf Tagesabschluss.
Nach Eingabe Ihres Passwortes erscheint ein Fenster in dem Sie gegebenenfalls die Anzahl der entnommenen Scheine und Münzen erfassen und somit den Abschöpfungsbetrag ermitteln können. Mit Abbrechen kann diese Erfassung übersprungen werden, mit übernehmen wird der Abschöpfungsbetrag in die Abschöpfungsmaske übernommen.



Bitte beachten Sie, dass in der Regel ein verbleibendes Wechselgeld von 200,- € in der Kasse bleibt.

Geben Sie unter Zählung den entnommenen Betrag, also den Abschöpfungsbetrag ein. Verbleibt durch die Abschöpfung ein Rest geringer als das definierte verbleibende Wechselgeld, erscheint ein entsprechender Hinweis

Mit Ok wird mehr entnommen als geplant und somit die Wechselgeldreserver reduziert, mit Abbrechen können Sie den entnommenen Betrag erneut erfassen und entsprechend richtigstellen

Q: Ich bekomme beim Starten der Kasse eine Meldung und der Knopf AR Zahlung ist grau ?

A: Die Verbindung zu Ihrem HELIUM V Server funktioniert nicht. Die Meldung könnte

ca. so aussehen.
Mögliche Ursachen:
- Der Rechner mit Ihrem HELIUM V Server läuft nicht
- Eine Verbindung wird durch die Firewall verhindert
- Netzwerkkabel nicht angesteckt
Beheben Sie die Ursache und starten Sie danach die Kasse neu. Bis zum Neustart mit einer gültigen Verbindung, steht die Funktion AR Zahlung nicht zur Verfügung. Auch können die Kundendaten NICHT aktualisiert werden.

Q: Wo pflege ich meine Kundendaten?

A: bei der Verbindung mit Ihrem HELIUM V Server werden die Kundendaten aus dem Kundestamm der HELIUM V Installation übernommen / synchronisert und lokal in der Kassendatenbank abgespeichert. Die Synchronisierung der Kundendaten steht nur bei gültiger Verbindung zur Verfügung.

Q: Was ist beim Betrieb der Kasse noch zu beachten?

A: Denken Sie bitte daran, dass Ihre Kasse ein handelsüblicher Touch-PC ist. D.h. seine Funktion hängt auch wesentlich von der Qualität der Umgebung ab. Wir raten daher die Kasse immer kontrolliert auszuschalten, damit die Datenbank ordentlich geschlossen werden kann. Die tägliche Datensicherung auf wechselnden Datenträgern ist selbstverständlich. Wir raten auch dazu, die Kasse mit einer USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) auszustatten. Gerade in ländlichen Gebieten, aber nicht nur, kommt es immer wieder zu Störungen und kurzen Aussetzern im Stromnetz, die die Kasse kurz abschalten können. Daraus kann sich eine defekte Datenbank mit all ihren Folgen ergeben. Was bedeutet der Verlust der Kassenbuchungen eines ganzen Tages gegen die einmaligen Kosten einer USV?
In Österreich obliegt die Verantwortung für die Verfügbarkeit der Daten seiner IT dem Geschäftsführer. Er kann diese nicht delegieren. Da die Kasse, genauer die mit der Kasse erfassten Daten, ein Bestandteil der BAO132 ist, wird die Finanz im schlimmsten Falle bei unsachgemäßer Handhabung eine Schätzung vornehmen, da Absicht vermutet wird. Mit der Registrierkassenverordnung die 2016 in Kraft getreten ist, ist dies deutlich verschärft worden.

Q: Wo sehe ich die Differenz von Zahlungen zu Ausgangsrechnungen?

A: Wird eine HELIUM V Ausgangsrechung an der Kasse nur teilbezahlt, z.B. um einen allfälligen Skontobetrag abgerundet, dessen Abrundung sehr individuell sein kann, so wird nur dieser Zahlbetrag in der Kasse und in der HELIUM V Ausgangsrechnung verbucht. Das bedeutet auch, dass Sie im Kassenjournal nur die Zahlungen sehen, die an der Kasse geleistet wurden.
Die Zahlungen zu Ausgangsrechnungen, egal ob über die Kasse oder über die Bankbuchung sehen im im HELIUM V, Modul Rechnungen, Journal, Zahlungseingang. Hier kommt mit dazu, dass um einen Überblick über die tatsächlich offenen Ausgangsrechnungen zu bekommen von uns dringend angeraten wird, dass auch die Bank-Zahlungen im HELIUM V gebucht werden. Damit sehen Sie im Journal offene Rechnungen was den tatsächlich offen ist.
Warum wird der Skontoaufwand an der Kasse nicht unterstützt?
Das Thema ist hier sicherlich die Frage, wie groß darf den ein allfälliger Skontobetrag sein und darf diesen jeder Kassier so angeben. Da die Möglichkeiten hier viel zu unsicher sind, haben wir uns dafür  entschieden, dass die vollständige Erledigung einer Ausgangsrechnung, welche ev. mit Skonto bezahlt wurde immer im Modul Rechnung, Reiter Zahlung erfasst werden muss.

Das bedeutet auch, dass im Kassenjournal Differenzen / offene Posten zu Ausgangsrechnungen nicht aufscheinen.

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter