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Reisezeiten

In HELIUM V steht Ihnen mit dem Modul Reisezeiten eine komfortable Erfassung der Reisezeiten und -kosten zur Verfügung. Sie finden diese im Modul Zeiterfassung nach Auswahl des jeweiligen Mitarbeiters unter Reisezeiten .

Die Definition der verschiedenen Tagsätze / Reiseaufwandsentschädigungen erfolgt im unteren Modulreiter Diäten .

Da die Spesensätze nicht streng mit den Ländern gekoppelt sind, so werden z.B. für Grenzregionen andere Spesensätze verrechnet, als für weiter entfernte Landesteile und bestimmte Städte (Mailand, London) haben eigene Sätze, können diese eigenständig im Modulreiter Diäten definiert werden.

Auf eine Definitionsmöglichkeit für Nächtigungsgelder haben wir verzichtet, da diese in aller Regel nach Aufwand abgerechnet werden.

 

 

Die Buchung der Reisezeit gliedert sich in zwei Teile.

Beginn

Die ist der jeweilige Beginn einer Reise eines Reiseabschnitts. D.h. wenn Sie z.B. mehrere Kundenbesuche an einem Tag machen, so beginnen Sie mit der Abreise von Ihrem Unternehmen bis zum ersten Kunden, danach fahren Sie zum zweiten Kunden, geben also den Zeitpunkt der Abreise vom ersten Kunden zum zweiten Kunden als erneuten Beginn der Reise zum zweiten Kunden an und so fort.

Definieren Sie jeweils welchen Kunden Sie besucht haben, mit wem Sie gesprochen haben und in welches Reiseland, siehe dazu oben, Diäten, dies erfolgte. Geben Sie unter Kommentar eine entsprechende Begründung an.

Ende

Am Ende der Reise geben Sie den Endezeitpunkt, wenn Sie also wieder im Unternehmen sind, an und geben dazu die Kilometerstände an, wenn Sie mit einem Fahrzeug unterwegs waren. Bitte beachten Sie, dass für die Berechnung der Entfernungen die Kilometerstände Beginn und Ende herangezogen werden. Die Eingabe der Entfernung dient lediglich als Rechenhilfsmittel.

Geben Sie zusätzlich das Kennzeichen des benutzten Fahrzeuges an und etwaige zusätzliche Spesen.

 

Wichtig: Wenn, wie z.B. bei Außendienstmitarbeitern durchaus üblich, mehrere Kunden an einem Tag besucht werden, so buchen Sie bitte, so wie oben beschrieben immer nur Reisebeginn, so lange, bis die Dienstreise tatsächlich beendet ist. Wird immer Beginn, Ende gebucht, so werden von HELIUM V die Diäten für jeden Reiseabschnitt berechnet, was ziemlich wahrscheinlich keine Reisediäten zur Folge hat.

Auswertungen finden Sie unter Info, Reisezeiten bzw. Fahrtenbuch.

Hinweis: Für die Berechung der Kilometersätze werden die im Modul Personal beim jeweiligen Mitarbeiter unter Personalgehalt definierten Kilometersätze herangezogen.

Hinweis: Wurden im Auswertungszeitraum Änderungen am Kilometergeld vorgenommen, so greift die jeweils zum Beginn des Auswertungszeitraums gefundene Definition. D.h. für eine korrekte Berechnung muss die Fahrtenabrechnung jeweils mit den entsprechenden Änderungen übereinstimmen.

Hinweis: Drucken Sie zuerst das Fahrtenbuch aus und stellen Sie sicher, dass die eingetragenen Daten richtig sind. Die Fahrtkosten, werden dann in die Reisekostenabrechnung übernommen. Dadurch erhalten Sie einen Beleg in dem alle angefallenen Reisekosten ersichtlich sind.

Definition der Diätensätze

Die Definition der Diäten finden Sie im Modul Zeiterfassung, unterer Modulreiter Diäten.

Die Diätensätze und deren Berechnungen sind je nach Branchen und Ländern enorm unterschiedlich. Wir haben mit HELIUM V eine Möglichkeit geschaffen alle Regeln abzubilden. Damit dies auch passend zu Ihren Anforderungen erfüllt werden kann, sind anwenderspezifische Formulare erforderlich. Für die Anpassung Ihres Formulars wenden Sie sich bitte an Ihren HELIUM V Betreuer.

Hinweis: Es kann pro Reiseland und Datum nur jeweils eine Diäten Definition eingeben werden.

Da es für den gelernten Österreicher klar ist, dass grenznahe Gebiete, bestimmte Städte, andere Diätensätze haben als das eigentliche Land, so hat z.B. Frankfurt einen höheren Diätensatz als Deutschland, ab der direkte Grenzort zu Salzburg, Freilassing, einen niedrigeren als Deutschland, so können / müssen eigene Reiseländer definiert werden.

 

Info:

Wenn wir hier von Diäten sprechen, so ist dies der in Österreich übliche Begriff für den Ersatz des Mehraufwandes in der Haushaltsführung. Also diejenige Entschädigung, welche Sie erhalten, da Sie nicht "zu Hause" ihr Mittagsmahl und Ihr Abendessen einnehmen können.

Der Begriff Spesen, meint zusätzliche Auslagen im Sinne der Reise, wie Eintrittskarten, Trinkgelder, usw.

Reisekosten einem Auftrag / Projekt zuordnen

Jeder Reisebeginn kann einem Auftrag oder einem Projekt zugeordnet werden. Damit ist der Kunde/Partner definiert. Hier definieren Sie zusätzlich den Faktor (%) wieviel der gesamten Reisekosten auf diesen Kunden gerechnet werden dürfen. Beim Reise Ende geben Sie an mit welchem Firmenfahrzeug diese Reise gemacht wurde, oder ob dies mit dem Privatfahrzeug erfolgte. Wurde die Reise mit dem Firmenfahrzeug gemacht, dann greifen die beim Fahrzeug definierten Kosten, wurde sie mit dem Privatfahrzeug gemacht, so werden die km-Kosten aus dem Personalgehalt verwendet.

Definition von Fahrzeugen

Im Modul Personal unterer Reiter Fahrzeug , können Sie Firmenfahrzeuge defnieren. Klicken Sie dazu auf Neu und geben eine für Sie sprechende Bezeichnung das Fahrzeugs und dessen KFZ-Kennzeichen ein.

 

Die Kosten für das Fahrzeug hinterlegen Sie im oberen Reiter Kosten , geben Sie hier für das entsprechende Datum die KM-Kosten ein.

Die Auswertung der Fahrten über alle bzw. einzelne Fahrzeuge über einen frei definierbaren Zeitraum finden Sie im Menü Info - Fahrzeuge.

Q: An einigen Tagen werden keine Diäten angedruckt?

A: Die Berechnung der Diäten richtet sich auch nach dem Arbeitszeitgesetz. Hier steht unter vielem Anderem, dass auch den Mitarbeitern die Diäten erst gebühren wenn sie mehr als drei Stunden auf Dienstreise sind. Das bedeutet: Wenn z.B. ein Mitarbeiter eine Reisezeit von 9:00-12:00 bucht, so sind das exakt drei Stunden. Dafür werden keine Diäten ausgewiesen. Bucht er aber 8:59-12:00 so sind das mehr wie drei Stunden und es werden entsprechende Diäten errechnet.

Der Faktor der Mindeststunden kann für jedes Reiseland unter Diäten im Feld Ab Stunden eingestellt werden. Es muss dafür die Stundenweise Berechnung aktiviert werden, also Stundenweise muss angehakt sein.

Q: Wie kann ich die Reisekosten nachrechen?

A: Bitte beachten Sie bei der Prüfung der Reisekosten, dass diese eine Tagesweise Betrachtung sind. D.h. die Reisekosten richten sich nach dem Kalendertag. Ist nun ein Mitarbeiter von z.B. 10:00 des ersten Tages bis 10:00 des zweiten Tages auf Dienstreise, so sind das zwar 24Std (also gedanklich ein Tag) aber laut Arbeitszeitgesetz sind das zwei Reisetage.
Am ersten Tag sind es 14Std, es gebührt ihm (normalerweise, hier kann es Abweichungen je nach Kollektiv/Tarifvertrag geben) der volle Diätensatz.
am zweiten Tag sind es 10Std. Je nach Reiseland (Inland/Ausland) bekommt er dafür 2/3 oder 10/12 des Diätensatzes des Reiselandes.

 

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter