Mit der Zusatzfunktion erweiterte Projektsteuerung im Auftrag steht Ihnen die Abbildung der Planungs- und Realisierungsaufgaben von der groben Schätzung hin zu den Details inkl. dem jeweiligen Liquiditätsplan zur Verfügung.
Die Planung wird für jeweils einen Auftrag erstellt.
Im Reiter Zahlungsplan
geben Sie die Voraussetzungen für die Rechnungslegung zu diesem Betrag und damit
die Meilensteine für diesen Auftrag an. Jeder Zahlungstermin kann mehrere
Meilensteinvoraussetzungen für seine Erfüllung haben.
Die verfügbaren
Meilensteinvoraussetzungen werden im Auftrag in den Grunddaten,
Meilensteinvoraussetzung definiert.
Für die erweiterte Projektsteuerung wird der erste Teilnehmer als Projektleiter
angesehen.
Die Funktion kann im Modul System, Sprache,
Sachbearbeiterfunktion definiert werden.
Zahlungsplan:
Im Reiter
Zahlungsplan legen Sie die geplanten Zahlungen mit den Terminen und
Voraussetzungen für diesen Auftrag an.
Neben der Erfassung der Beträge werden
auch die ursprünglichen Beträge protokolliert. Die ursprünglichen Beträge können
nur verändert werden, wenn Sie das Recht AUFT_DARF_AUFTRAG_ERLEDIGEN besitzen.
Im Zahlungsplan bzw. in den Meilensteinvoraussetzungen für die jeweilige
Erreichung des Zahlungsplanschrittes können die einzelnen Schritte als erledigt
angehakt werden. Dies wirkt neben der Liquiditätsvorschau auch im
Meilensteinjournal. Wurde ein Zahlungsschritt / ein Meilenstein versehentlich
erledigt, so kann durch einen erneuten Klick auf Erledigt dies wieder
zurückgenommen werden.
Wenn für einen Zahlungsschritt mehrere Voraussetzungen
erfüllt werden müssen, so geben Sie dies bitte im Reiter Voraussetzungen
Meilenstein für den jeweiligen Zahlungsschritt an.
Achtung: in der Finanzbuchhaltung/Liquiditätsvorschau gilt: Die Summe aller Zahlungspläne
wird von der BS-Pos-Summe abgezogen und nicht nur die Summe der offenen Zahlungspläne.
Zeitplan:
Im Reiter Zeitplan geben Sie den geplanten Aufwand für die
Herstellung des Auftrages, des einzelnen Schrittes, ev. in zeitlicher
Korrelation zum Zahlungsplan an.
Dieser ist in zwei Bereich gegliedert: Der
geplante Materialbedarf und der geplante Zeitbedarf (Dauer) um bis zum
angegebenen Termin die angeführten Arbeiten durchführen zu können. Hier
können Material und Dauer eigenständig erledigt werden. Verwenden Sie für das
Material das Icon und für die
Dauer das Icon. Selbstverständlich wirkt
auch dies in den jeweiligen Journalen.
Mit
Klick auf das Icon können Sie
einen Zeitplan importieren.
WICHTIG: Die Verbindung zwischen den geplanten Erlösen und
Aufwänden und den durch Bestellungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine,
Ausgangsrechnungen bereits fix terminisierten Zahlungsflüssen wird
NUR über die Erledigung der
einzelnen Schritte, im Zeitplan bzw. im Zahlungsplan, durchgeführt. Beachten Sie
daher, dass diese Daten übereinstimmen. Zur Überprüfung kann die
Liquiditätsvorschau am einzelnen Auftrag, (Info, Projektblatt) verwendet werden.
Übersicht über den Projektstatus des einzelnen Auftrags:
Unter Info,
Projektblatt wird die Projektsituation des Auftrages in drei Bereichen
dargestellt:
a.) Zahlungsplan.
Hier sehen Sie, nach Termin sortiert, die
Entwicklung der Zahlungsplanschritte
Mit der erweiterten
Projektsteuerung sind auch zwei Liquiditätsbetrachtungen verbunden:
b.) Die
Liquiditätsbetrachtung am einzelnen Auftrag anhand Zahlungsplan (inkl.
Meilensteinenplanung) und Zeitplan mit geplanten Material und Mitarbeiterkosten
c.) Die Gesamt-Liquiditätsvorschau
In dieser sind auch die Personalkosten, die
abzuführende Umsatzsteuer, die Sozialabgaben und die Plandaten aus dem einzelnen
Liquiditätsbetrachtungen des Auftrags mit enthalten.
Siehe dazu.
Projektblatt: Es werden alle Zahlungspläne angezeigt, jedoch die erledigten mit dem Offen-Betrag = 0 und Status = Erledigt. Ausserdem wird die Summe aller Zahlungspläne von der BS-Pos-Summe abgezogen.
Liquiditätsvorschau: Die Summe aller Zahlungspläne wird von der BS-Pos-Summe abgezogen.
Zahlungsplan: Ist im Detail das erledigt Hakerl disabled, so bedeutet dies, dass mehrere Voraussetzungen für die Erfüllung dieses Zahlungsplan-Schrittes erforderlich sind. Wechseln Sie in diesem Falle in den Reiter Meilenstein Voraussetzungen und bestätigen Sie hier die einzelnen Schritte um die vollständige Erledigung zu erreichen.
Hinweis: Die Beträge in der Auftrags-Liquiditätsvorschau sind Netto Beträge,
im Gegensatz zur Gesamt Liquiditätsbetrachtung, die den tatsächlichen
Zahlungsfluss auf Basis der Brutto-Beträge errechnet.
Die Stunden aus dem Zeitplan brauchen in der Gesamt-Liquiditätsvorschau nicht
berücksichtigt werden, da die Gehaltsabgaben, welche sowieso immer zu leisten
sind, in der Funktion Abgaben mit enthalten sind. D.h. es wird davon
ausgegangen, dass eine vernünftige Abstimmung der offenen Planstunden gemacht
wird, wodurch sich dann kein Bedarf für fiktive Berechnungen ergibt.
Wichtig
ist in den Gehältern, dass auch die Gehälter aller administrativen Mitarbeiter
enthalten sind.
Journale
Meilensteine ... liefert eine Liste der offenen Zahlungsplanpositionen mit
Terminen und noch nicht erledigten Meilensteinen dazu.
Materialbedarfe ...
liefert eine Liste der offenen Materialbedarfe mit den geplanten Terminen
Planstunden ... bringt eine Gegenüberstellung der unter Zeitplan eingeplanten
Dauer zum jeweiligen Termin gegenübergestellt mit den verfügbaren
Personalstunden. Die verfügbaren Personalstunden werden in der Form errechnet,
dass die geplante Anwesenheitszeit jedes Mitarbeiters laut Zeitmodell mit dem
Faktor Verfügbarkeit (im Modul Personal, Reiter Gehalt) multipliziert mit
dem Leistungsfaktor (z.B. für Lehrlinge / Azubis) pro Wochentag angeführt wird.
Es werden die Mitarbeiter berücksichtigt, die an den jeweiligen Tagen im
Unternehmen eingetreten sind.
Ergänzend zur eigentlichen Projektsteuerung
aus dem Auftrag gehört zu diesem Thema auch der Zahlungsplan auf der jeweiligen
Bestellung mit dazu.
Das bedeutet: Definieren Sie für Bestellungen bei denen
Sie wissen, dass es dafür zu Eingangs-Anzahlungsrechnungen kommen wird, auch die
jeweiligen geplanten Zahlungstermine. Sie finden diese in den Bestellungen,
Reiter Zahlungsplan.
Auch hier können / müssen bereits erledigte geplante
Positionen entsprechend abgehakt werden.
Q: Planstunden
A: Die Darstellung der Planstunden, kann in Verbindung mit den
Auftragsteilnehmern sehr praktisch für die Auslastungsplanung genutzt werden.
Da die Planstunden nur auf die Verfügbarkeit der Personen, Personal, Reiter
Gehalt, abzielt, kann eine praktische Trennung zum Bereich der Fertigung und der
Auslastungsplanung der Fertigung gemacht werden, da die Auslastungsvorschau die
verfügbaren Tätigkeiten aus Personal, Reiter Verfügbarkeit nimmt.
Tipp: Trennen Sie die echten
Arbeitszeiten aus der Fertigung mit den sonstigen Zeiten wie Montagen oder
ähnlichem. D.h. die echten Fertigungszeiten sollten auf die Lose gebucht werden,
die Montage bzw. Konstruktionszeiten aber auf die Aufträge. So gewinnen Sie
einerseits einen klaren Überblick über die tatsächlichen Fertigungskosten und
andererseits haben Sie im Journal Auftragszeitstatistik, im Modul Zeiterfassung,
eine Übersicht welcher Mitarbeiter wieviel auf welchem Auftrag gebucht hat.
Ergänzend kann dazu natürlich auch die Produktivitätsstatistik verwendet werden.
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