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Da wir, insbesondere
bei Menschen die noch nie mit einem strukturierten System gearbeitet habe, immer
wieder auf die Frage stoßen, wo muss ich denn nun meine Daten pflegen um das was
ich möchte erreichen zu können, hier eine kompakte Zusammenfassung der
wesentlichen Strukturen.
Diese Beschreibung ist, im Sinne der Übersicht, bei
weitem nicht vollständig, sollte aber die Idee darstellen.
Für eine Sicht
auf die Abläufe, die üblichen Workflows, sei auf die
Zusammenfassung verweisen.
Q: Wozu überhaupt diese Strukturen?
A: Im wesentlichen
will man durch gute Stammdaten erreichen, dass jeder berechtigte Mitarbeiter im
Unternehmen jederzeit die Information bekommt, sich holen kann, die er benötigt.
Z.B. ruft ein Kunde an und ich benötige dringend ein Angebot für ... . Sind nun
die Stammdaten ordentlich gepflegt, so kann jedeR MitarbeiterIn aus dem Bereich
des Verkaufes, also auch ein Azubi, ein Lehrling, ein richtiges Angebot mit den
richtigen Preisen erstellen. Der wesentliche Vorteil, die Geschäftsleitung, die
Verkaufsleitung wird nur mehr mit den Sonderfällen belastet und kann sich so um
die Kernaufgabe kümmern.
Zusätzlich erreicht man damit, dass man eine Aussage
über die Vergangenheit, in der Regel in den Statistiken und eine Aussage über
die Zukunft (Bewegungsvorschau, offene Aufträge, ..) bekommt. D.h. einfach nur
durch das Systemkonforme verwenden werden so neben her eine Menge an weiteren
Unternehmensinformationen zur Verfügung gestellt, welche für die Steuerung des
Unternehmens wichtig sind. Anmerkung: Solche Daten kann per Definition ein
reines Buchhaltungsprogramm nicht liefern, Sie benötigen dafür ein vollständiges
und umfassendes ERP System, wie HELIUM V.
Dass diese strukturieren Daten mit
den beliebten Office-Paketen faktisch unmöglich verlässlich zu erzeugen sind,
liegt in der Natur der Sache.
Q: Wie sieht nun die Datenstruktur im wesentlichen aus, oder auch, wo müssen welche Daten gepflegt werden um rasch und effizient zu den gewünschten Ausdrucken zu kommen.
A: Wir
nutzen für die Beschreibung das Modul Auftrag.
Die wesentlichsten Stammdaten
sind:
Kundenstamm (Auftraggeberadresse, Lieferadresse, Rechnungsadresse)
Artikelstamm (Verkaufspreise, Mengenstaffeln, Sonderkonditionen)
weitere Basisdaten (Zahlungsziele, Eigentumsvorbehalt, ...)
Im Auftrag finden Sie nun die Bewegungsdaten, wie
den Kunden der den Auftrag erteilt hat
die Positionen die er bestellt hat
und zu welchen Konditionen er bestellt hat
Und damit wissen Sie:
wann Sie welche Positionen / Artikel an wen liefern sollten,
wieviel davon noch nicht geliefert ist
welche Verkaufserlöse für die Zukunft geplant sind
welche Artikel Sie dafür einkaufen bzw. fertigen müssen
wann Sie dem Kunden schon eventuell Teillieferungen, einzelne Positionen gesandt haben.
Das Bild dazu, oder
auch als PDF
Diese strukturierte
Vorgehensweise zieht sich komplett durch Ihr HELIUM V.
So bewirkt
selbstverständlich eine auftragsbezogene Lieferung, also ein auftragsbezogener
Lieferschein immer eine aktuelle offene Posten Liste der noch zu liefernden
Auftragspositionen. Womit Ihr offener Auftragsstand wiederum aktuell ist und Sie
jederzeit diese Information aktuell und richtig zur Verfügung haben.
Nutzen Sie daher die Mächtigkeit Ihres HELIUM V und pflegen Sie Ihre Stammdaten.
Sorgen Sie dafür, dass diese jederzeit nach Bestem Wissen richtig sind.
Damit können Sie den Kreislauf in Ihrem Unternehmen abbilden und die
Erkenntnisse zum Wohle des Unternehmens nutzen.
So wie wir dies in
unserem Unternehmenskreislauf dargestellt haben.
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