Ab dem Build 9455 steht der Import der Ausgangsgutschriften (im Modul
Eingangsrechnungen) im 4Vending XML Format zur Verfügung.
Damit haben sie die
praktische Funktion, dass damit die Provisionsabrechnungen vom 4Vending direkt
übernommen werden und nur mehr ausgedruckt werden müssen.
Zum Import
öffnen Sie das Modul Eingangsrechnung und wählen im Menü, Eingangsrechnung,
Import, 4Vending
Wichtig: Damit dieser
Import die Ausgangs-Provisions-Gutschriften für Ihre Kunden erstellen kann, muss
der Parameter AUSGANGSGUTSCHRIFT_AN_KUNDE auf 1 gestellt sein.
Grundsätzlich werden dabei die Daten aus JJJJMMDD_hhmmss_nnn_discounts.xml
importiert.
Nach der Auswahl der Datei werden die Daten eingelesen und
geprüft. Es wird dies im Kopf angezeigt und kann bei entsprechenden Datenmengen
einige Minuten dauern.
Die Basis für die Kundenzuordnung sind die jeweils
im 4Vending und in HELIUM V hinterlegten Debitorennummern.
Wichtig ist auch, es
muss für den indirekten Kunden (eigentlich ein versteckter Lieferant) das
Wareneingangskonto definiert sein.
Beim Kunden müssen weiters die
Kostenstelle und der Mehrwersteuersatz definiert sein.
Sind diese Daten
nicht definiert, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung und der Import
kann nur abgebrochen werden.
In
diesem Fall korrigieren Sie bitte die jeweils angeführten Fehler und starten
danach den Import erneut.
Um die Daten effizient korrigieren zu können
empfiehlt sich einen zweiten HELIUM V Client zu starten. So können Sie bequem
zwischen den Modulen hin und her wechseln.
Im zweiten Modul starten Sie die
Kundenverwaltung und wählen entweder die Debitorennummer oder den Namen des
Kunden.
Nun wechseln Sie in den Reiter Konditionen
und klicken bitte auf den GoTo Button neben
Lieferanten-Konditionen.
Hinweis: Ist dieser Button (Lieferanten-Konditionen)
nicht vorhanden, so muss die Verbindung zwischen Kunden und (versteckten) Lieferanten
erst hergestellt werden. Dafür gehen Sie bitte wie folgt vor:
a.) Es sollte
nur ein versteckter Lieferant angelegt werden.
Starten Sie die
Eingangsrechnungsverwaltung, Klicken Sie auf Neu. In den nun erscheinenden
Kopfdaten haken Sie mit Positionen an. Nun wechselt der Lieferantenauswahlknopf
auf Kunden. Klicken Sie auf diesen und wählen Sie den gewünschten Kunden aus.
Dadurch ist bereits der versteckte Lieferant angelegt. Wechseln Sie nun mit dem
GoTo neben dem Kundenauswahlknopf in den Kunden, auf den Reiter Konditionen und
klicken weiter auf die Lieferanten-Konditionen. Geben Sie nun bitte die
entsprechenden Daten ein.
b.) Der Lieferant kann
durchaus auch im Lieferantenstamm angezeigt werden.
Wechseln Sie in das Modul
Lieferanten, Klicken Sie auf Partner und wählen Sie den gewünschten Kunden aus.
Nach dem Speichern wechseln Sie in den Reiter Konditonen und definieren
Kostenstelle, Warenkonto und gegebenenfalls den MwSt Satz.
Läuft die
Import-Prüfung fehlerfrei durch so erhalten Sie die Meldung keine Fehler
gefunden und der "Importieren" Knopf ist freigeschaltet.
Mit dem Klick auf importieren werden die
Ausgangsgutschriften entsprechend angelegt. Nach dem Import erscheint die
Meldung:
Nun noch ok anklicken und in der
Auswahlliste der Eingangsrechnungen auf aktualisieren
klicken.
Wichtig: Definition des
Datums der Eingangsrechnungen:
In 4Vending muss beim Export die Periode
angegeben werden. Diese wird über die Schnittstelle an HELIUM V weitergereicht.
Die Eingangsrechnungen = Ausgangsgutschriften werden vom Datum her mit dem
Monatsletzten dieser Periode angelegt. Das bedeutet, dass je Monat eine
Datenübertragung erfolgen sollte. Bei zeitnaher Datenübernahme ins 4VD und gut
gepflegten Daten, kann somit die Provisionsabrechnung im HELIUM V sehr zeitnah durchgeführt werden.
Aus dem
4Vending werden folgende Daten übernommen:
In den Kopfdaten wird die
Periodeninfo als Text geschrieben, z.B. 2015 Quartal 3
In der Kontierung wird
der Automatentyp (AdditionalField->Code3) als Bezeichnung für den Artikel
verwendet. Die Formel mit Werten wird ins Feld Kommentar geschrieben.
Die
Werte (TotalValue) werden als Netto-Beträge übernommen.
Alle Positionen mit
Wert "0" werden nicht übernommen.
Details zu 4Vending siehe
bitte dort bzw. http://www.vendidata.net/
Article Consumption
Im Modul Fertigung (Los) steht unter Los, Import, 4Vending - Produktverbrauch
der Import der aus den Fahrerfahrzeugen entnommenen Artikel zur Verfügung.
Damit erreichen Sie, dass die Lager der
Fahrer (Touren) entlastet werden und somit die Inventur der einzelnen Fahrzeuge
theroretisch keine Korrekturen erfordert.
Bitte beachten Sie, dass dies
eigentlich die Buchung des Einbringens der Ware in den Automaten ist, welche in
der Regel über das EasyData Mobil-Terminal erfasst wird. Diese Daten werden in
der Regel täglich in das 4Vending übertragen.
Für die Erfassung müssen die
Lagernummern (TourNummern) synchron sein. D.h. die Tournummer muss auch am Ende
des Lagernamens in HELIUM V zu finden sein.
Aus diesem Grunde ist es auch
wichtig, dass eventuelle Außenlager eigene Lagernummern erhalten. Damit
erreichen Sie eine Trennung der Verbrauche von den Fahrerfahrzeugen und den
Verbrauchen von Ware aus den Außenlagern.
Es ist ja, gerade bei größeren
Kundeninstallationen üblich, dass Ihre Lieferanten die Ware, z.B. Kaltgetränke,
direkt anliefern und so nur die Außenlager befüllen.
Der Vorteil für Sie ist,
dass Sie, durch die Buchung auch dieser Lager Zu- und Abbuchungen eine
zusätzliche Prüfung sowohl der Lieferantenlieferungen als auch der Lagerstände
erreichen.
Stammdaten nach 4Vending exportieren
Ab der Build Version 10298 können auch Stammdaten nach 4Vending exportiert
werden. Alle Exporte haben gemeinsam, dass sie manuell und automatisch
durchgeführt werden können. Werden die Exporte automatisch durchgeführt, so
werden im Erfolgs und im Fehlerfalle entsprechende EMails versandt. Es können
durch ; getrennt auch mehrere EMail Adressen angeführt werden.
Für die
Inbetriebnahme der jeweiligen Exportfunktion empfehlen wir zuerst den manuellen
Export durchzuführen. Hier werden entsprechend ausführliche Fehlermeldungen
ausgegeben. Funktioniert der gewünschte Export, so kann die Automatik aktiviert
werden. Die Einrichtung des automatischen / täglichen Export finden Sie im Modul
System, unterer Modulreiter Automatik. Üblicherweise wird diese Funktino dafür
verwendet, dass die Stammdaten nur mehr im führenden System, in diesem Falle
HELIUM V gepflegt werden und dadurch tagesaktuell auch im 4Vending zur Verfügung
stehen.
Artikel nach 4 Vending exportieren
Im Modul Artikel kann im Menüpunkt Pflege, 4Vending der Artikelstamm nach
4Vending für die definierten 4Vending Artikel exportiert werden.
Für die Synchronisierung der Artikel zwischen HELIUM V und 4Vending muss in
beiden Systemen eine gemeinsame ID verwendet werden. Bei nachträglicher
Einführung von HELIUM V muss diese 4Vending-ID manuell zum bestehenden 4VD
System harmonisiert werden.
Sie finden diese ID im Artikel im Reiter Technik
unter 4Vending. WICHTIG: Die 4Vending-ID
ist NUR numerisch.
Für eine Initialisierung vieler Artikel wenden Sie sich
bitte an Ihren HELIUM V Betreuer.
Beim Artikeldaten export werden alle
Artikel übertragen, die eine 4Vending-ID haben.
Eine neue 4Vending-ID
vergeben Sie in HELIUM V durch ... Klick auf 4VD generieren in den Kopfdaten.
Eine bestehende 4VD ID kann durch Klick auf
löschen wieder entfernt werden.
Da vom 4Vending verlangt wird, dass für
jeden Artikel Einkaufspreise definiert sind, wird beim Export auf diese Daten
geprüft. Sollte bei einem Artikel kein Lief1Preis definiert sein, so erscheint
ein Hinweis und der Export wird nicht durchgeführt. In diesem Falle ergänzen Sie
bitte den Artikellieferanten im Artikel. Das Ziel ist, dass im 4Vending für die
Deckungsbeitragsrechnung der Automaten immer gültige Einkaufspreise, genauso wie
gültige Verkaufspreise definiert sind.
Info: die 4Vending ID entspricht in
der HELIUM V Datenbank dem Textfeld C_UL. Damit kann diese ID auch im Artikel
XLS Import übernommen werden.
Kunden nach 4Vending exportieren
Bei den Kunden wird davon ausgegangen, dass alle Kunden eindeutig über die
Debitorennummer identifiziert werden können. Als zusätzliche
Definitionsmöglichkeit wird die Kostenstelle des jeweiligen Kunden verwendet.
D.h. jeder Kunde muss einer Kostenstelle zugewiesen sein. Ist bei der
Kostenstelle (System, Mandant, Kostenstelle)
Profitcenter angehakt, so werden diese Kunden exportiert. Das gemeinsame ist die
Debitorennummer. D.h. ist in 4Vending ein Kunde mit einer Debitorennummer
bereits angelegt so wird er mit den Daten aus dem HELIUM V Kundenstamm ergänzt
bzw. überschrieben. Bitte beachten Sie, dass für 4Vending die Debitorennummern
nummerisch sein müssen.
Für den manuellen Export siehe bitte Kunde,
4Vending-Kunden Export
Der Status des
Kunden im 4Vending wird anhand der Stati im HELIUM V Kunden wie folgt
abgebildet:
- Versteckt -> wird als blocked übergeben
- Gesperrt -> wird
derzeit vom 4Vending nicht ausgewertet
Lieferanten nach 4Vending exportieren
Für die Synchronisierung der Lieferanten wird die Fremdsystemnummer des
Lieferanten verwendet. Diese finden Sie im Reiter Konditionen des Lieferanten.
Die Fremdsystemnummer entspricht der im 4Vending definierten ID.
Für die
Überleitung nach 4Vending gilt, dass die Lieferanten-Kostenstelle als
Profitcenter angehakt sein muss. Eine bestehender Lieferant mit der ID des
HELIUM V Fremdsystemnummer wird mit den aktuellen Daten aus HELIUM V
überschrieben. Ist ein Lieferant in HELIUM V eine Profitcenter-Kostenstelle
zugewiesen, hat aber noch keine Fremdsystemnummer eingetragen, so wird er mit
einer neuen ID (= Fremdsystemnummer) versehen und im 4Vending neu angelegt.
Zusätzlich muss jeder zu exportierende Lieferant eine Kreditorennummer besitzen.
Auch diese Nummer muss für 4Vending rein nummerisch sein.
Für den manuelle
Export siehe bitte Lieferant, 4Vending-Lieferanten Export
Einrichten der Übertragungsautomatik
Um die Übertragung der Stammdaten täglich automatisiert durchführen zu können
definieren Sie im Modul System unterer Modulreiter Automatik
den Automatikjob.
Im Reiter Detail definieren Sie welcher
der drei Stammdaten und wohin exportiert werden sollte.
In Linux Systemen achten Sie bitte darauf,
dass der Mount entsprechend für den HELIUM V Server mit seinen Benutzer-Rechten
verfügbar sein muss.
Für Details zur Einstellung der
Automatikjobs siehe bitte dort.
Die
Emails werden über den HELIUM V Versanddienst versandt. D.h. dieser muss
entsprechend eingerichtet sein. Zusätzlich können mehrere EMailadressen durch ;
(Semikolon, Strichpunkt) getrennt angegeben werden.
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