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GoDB ... Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
sowie zum Datenzugriff
GDPDU ... Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Nachdem vor allem unsere
Buchhaltungsverwender immer wieder nachfragen ob die HELIUM V Finanzbuchhaltung
der GDPDU bzw. der GoDB entpricht hier unsere öffentliche Erklärung dazu.
Wichtig: Die GDPDU wurde mit 1.Januar 2015 von der GoDB abgelöst.
Zur Info:
HELIUM V wurde von Anbeginn an unter den Grundsätzen damals noch der GDPDU
entwickelt. Da die GoDB nur eine verdeutlichende / klarstellende
Arbeitsunterlage des deutschen Finanzamtes ist, wird auch die GoDB von HELIUM V
erfüllt.
Gerne bestätigen wir, dass wir nach bestem Wissen und Gewissen
die Regeln einer ordnungsgemäßen Buchhaltung mit der HELIUM V Buchhaltung
erfüllen.
Nachfolgende die Beantwortung von immer wiederkehrenden Fragen unserer Anwender zu diesem Thema.
Q: Ist die HELIUM V Buchhaltung testiert, gibt es ein Testat?
A: Die HELIUM V Buchhaltung ist nicht testiert. Wir verweisen dazu auf das Schreiben des deutschen Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 in dem unter Ziffer 12, Absätze 180 bzw. 181 ausgeführt wird:
Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungs-mäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.
„Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter ... , entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.
Q: Wie ist das Radierverbot umgesetzt?
A: Wird eine Buchung, wenn denn aus anderen Regeln /
Vorschriften erlaubt, storniert, so wird ein Stornobuchungssatz erzeugt, welcher
die Originalbuchung aufhebt. Der Original- und der Storno-Buchungssatz werden
als storniert gekennzeichnet und normalerweise nicht angezeigt. Es kann dies
jedoch jederzeit durch setzen des Hakens plus Stornierte
sichtbar gemacht werden. Diese
Auswahlmöglichkeit steht bei den Drucken der Kontoblätter, dem Druck des
Buchungsjournals und den Exportmöglichkeiten des Buchungsjournals zur Verfügung.
Q: Unveränderbarkeit der Buchführung
A: dieser Gedanke ergibt sich daraus, dass vor allem nach
Abgabe der UVA, eines Monatsabschlusses die Buchungen im alten Monat nicht mehr
verändert werden dürfen.
Siehe Ausdruck der UVA. Hier ist automatisch der
Haken "Verprobung" gesetzt, womit beim Ausdruck der UVA (achten Sie bitte auf
den tatsächlichen Druck und nicht den Druck über die große Druckvorschau) der
Buchungszeitraum und alle davorliegenden gesperrt. Damit ist automatisch keine
Buchung in diesem Zeitraum mehr möglich. Zusätzlich wird der Ausdruck der UVA in
der Dokumentenablage gespeichert.
Anmerkung: Ein Anwender mit entsprechenden
Rechten darf diese Sperre wieder aufheben. Wir gehen davon aus, dass einE
BuchalterIn weiss was Er/Sie macht.
Q: Wo werden die ausgedruckten Rechnungen abgelegt?
A: In HELIUM V wird jegliches offizielle Dokument, welches von
HELIUM V aus erzeugt und aktiviert wird, wird in einem rücklesbaren Format in
der Dokumentenablage abgelegt.
Diese offiziellen Dokumente sind Anfrage,
Bestellungen, Angebote, Auftagsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen,
Gutschriften.
Eingangsrechnungen werden insoweit abgelegt, als die
eingescannten Daten manuell oder vollautomatisch der Eingangsrechnung zugeordnet
werden können z.B. im PDF Format
Q: Wann wird verbucht?
A: Wird die integrierte Buchhaltung verwendet, so wird bei der
Aktivierung der Belege, in diesem Falle nur mehr Eingangsrechnung,
(Ausgangs-)Rechnung, Gutschrift (= Reechnungskorrektur) entsprechende
Buchungsdatensätze erzeugt. D.h. wird eine Rechnung, eine Gutschrift (=
Rechnungskorrektur) in Papier oder EMail-Form aktiviert, so wird/werden mit
dieser Aktivierung entsprechende Datensätze erzeugt. Wird die Rechnung verändert
muss diese zurückgenommen werden, was abhängig vom Status der
Umsatzsteuerverprobung bzw. der Geschäftsjahressperre, möglich ist. Es werden in
jedem Falle entsprechende Stornobuchungssätze veranlasst.
Die Buchungen
werden alle in einem Buchungsjournal zusammengefasst dargestellt.
Q: Werden auch EMails u.ä. in HELIUM V abgelegt ?
A: Dies hängt vom Anwender ab. Es liegt in der Verantwortung des Anwenders, dass er zusätzliche geschäftlich relevante Belege gemäß den Vorschriften der GoBD in HELIUM V als Zusatzbelege z.B. beim Angebot oder beim Kunden entsprechend ablegt .
Q: Wie finde ich die Belege ?
A: Anhand der Belegnummer können die Belege jederzeit aufgefunden werden. Durch einen Klick auf die Dokumentenablage werden diese einfach und komfortabel angezeigt und können auch ausgedruckt werden. Werden Belege aus der Dokumentenablage nachgedruckt, so wird beim Nachdruck ein entsprechender Vermerk dass dies (nur) eine Kopie ist auf dem Dokument ist zusätzlich angebracht. Dies dient der sicheren Unterscheidung zwischen Original und Kopie.
Q: Kann das Buchungsjournal exportiert werden ?
A: Das Buchungsjournal kann jederzeit im RAW und im DATEV-CSV
Format exportiert werden.
Anmerkung: Ein Buchungsjournal steht nur für die
Daten ab Einsatz der integrierten Buchhaltung zur Verfügung.
Q: Zugriff auf die Daten durch die Finanz?
A: Der Zugriff Z1 für Finanzprüfungen kann auf User-Ebene
durch den Anwender selbst jederzeit eingerichtet werden.
Der Zugriff Z2
direkt auf das Datenbanksystem kann jederzeit als Gast gewährt werden.
Die
Übergabe der Daten Z3 wird durch den Export des Buchungsjournals gewährleistet.
Q: Unveränderbarkeit der Daten, Manipulationssicherheit?
A: Die Unveränderbarkeit der Daten ist solange gewährleistet, als der Anwender selbst das administrative Passwort der Datenbank nicht bekanntgegeben bekommt.
Q: Durchgängigkeit der Daten?
A: Der Anwender ist für die Durchgängigkeit der Daten selbst verantwortlich. Hiermit ist vor allem die vor- und nachgelagerte Belegerfassung gemeint. Also z.B. EMail-Anfragen des Kunden des HELIUM V Anwenders sollten im HELIUM V System landen. Wird dies vom Anwender nicht durchgeführt, so liegt dies in seiner Verantwortung.
Q: Aufbewahrungspflicht?
A: Auch wenn sich dies manche Anwender immer wieder wünschen, ein Löschen von Daten ist im System nicht vorgesehen. D.h. solange die HELIUM V Datenbank zur Verfügung steht (siehe Datensicherung) sind alle Daten in konsistenter und durchgängiger Form vorhanden. Es muss vom Anwender sichergestellt werden, dass die auf dem HELIUM V Server gespeicherten Daten und Einstellungen nicht durch unbefugte Handlungen zerstört werden. Wir empfehlen daher den Einsatz von Linux-Systemen und die strickte Geheimhaltung der entsprechenden Passwörter.
Q: Dokumentenablage?
A: Die Dokumentenablage ist eine eigene Datenbank in der nur
Dokumente hinzugefügt werden können. Wird an Dokumenten, wir sprechen in der
Regel von Belegen, Veränderungen vorgenommen, so wird die neue tatsächlich
ausgedruckte Version mit aktuellem Datum und einer neuen Versionsnummer in der
Dokumentenablage abgelegt.
Anmerkung1: Die HELIUM V Dokumentenablage ist
kein Ersatz für ein geprüftes Dokumentenablagesystem. Wir raten daher unseren
Anwendern, den Originalbeleg in seiner originalen Fassung aufzubewahren.
Anmerkung2: Die Datensicherungspflicht liegt beim Anwender.
Q: Verhindert HELIUM V unsinnige Buchungen?
A: Nein. HELIUM V geht davon aus, der/die Buchende wissen nach
welchen Regeln zu buchen ist. Es werden bei den Automatikbuchungen je nach
Einstellung eine Vielzahl von Vorgaben geprüft bzw. erwartet. Die Prüfung auf
buchhhalterische Richtigkeit wird nicht durchgeführt. Hir kommt natürlich mit
dazu, dass ein guter Buchhalter immer eine entsprechende Buchung machen kann /
können muss. So ist eher die Transparenz gegeben.
Auch die Verantwortung
welchen Kontenrahmen der Anwender verwendet liegt beim HELIUM V Anwender.
Q: Sind damit alle Forderungen der GoDB abgedeckt?
A: Nein. Neben den softwaretechnischen Dingen sind von der GoDB eine Vielzahl von Verfahren / Unternehmensprozessen gefordert. Diese müssen von Ihnen gegebenenfalls umgesetzt werden. Bitte beachten Sie dazu, dass die GoDB aber nur eine interne Handlungsanweisung des Finanzamtes an die Finanzprüfer ist. Sie hat nicht den Status eines Gesetzes. Aber natürlich ist es für Sie im Falle einer Prüfung deutlich besser, je mehr Sie von der GoDB umgesetzt haben. Wir verweisen daher erneut auf das Schreiben des deutschen Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014.
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