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Im Modul Rechnung, unterer Modulreiter Zeitnachweis steht ein praktisches
Werkzeug zur Verfügung, um Ihre Kunden über die für die verschiedensten Projekte
aufgewendete Zeit zu informieren.
Diese Funktion ist dafür gedacht, dass
diese Informationen täglich, per EMail, an Ihre Kunden gesandt werden.
Beim ersten Aufruf steht der
Zeitbereich auf dem gestrigen Tag und für alle Bereiche Ihrer Projekte.
Somit
haben Sie eine Übersicht, was gestern gemacht wurde. Genauer über die
Zeitbuchungen die im gewählten Zeitraum auf die verschiedenen Projektbereiche
durchgeführt wurden.
Hier ist auch der Grundgedanken, dass aus den
Zeitbuchungen die Felder Bemerkung und E: = Externer Kommentar an den Kunden
kommuniziert werden.
Das Feld I: Interner Kommentar ist für Ihre Information
bestimmt.
Weiters wird der Projekttitel mit angedruckt, sofern er länger als
5 Zeichen ist.
Um die angezeigten Buchungen zu ändern / zu korrigieren
stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
... Goto Zeitbuchung. Damit springen Sie
direkt auf die ausgewählte Zeitbuchung
... Goto Projekt. Damit springen Sie direkt auf das ausgewählte Projekt
... Durch Klick auf den linken
Textbearbeitungsbutton kann direkt der externe Kommentar bearbeitet werden.
Mit Klick auf den rechten Textbearbeitungsbutton kann direkt der interne
Kommentar bearbeitet werden.
Um nun die Zeitnachweise, welche gerne auch
als Leistungsnachweis bezeichnet werden, auszudrucken, markieren Sie bitte die
gewünschten Zeilen (Multiselekt) und klicken auf das Druckersymbol. Der Druck
ist vor allem dafür gedacht, dass eine Vorschau der Informationen gegeben ist,
welche dann direkt an Ihren Kunden gesandt wird.
Um auch eventuellen den
EMail-Text einzusehen, markieren Sie bitte nur eine Zeile und klicken dann
ebenfalls auf Drucken. Im Druckdialog wählen Sie dann, wie in HELIUM V üblich,
das EMail Symbol. Hier sehen Sie dann den Text der im EMail an Ihre Kunden
gesandt wird.
Um alle markierten Zeilen zu versenden, nutzen Sie bitte
direkt den EMail Knopf.
Welche EMail Adressen werden verwendet?
a.) die
Rechnungs-Empfänger EMail Adresse aus dem Kunden, Kopfdaten
. Ist hier nichts hinterlegt, wird
b.)
die allgemeine EMail-Adresse des Kunden verwendet. Ist diese nicht gegeben,
c.) so fehlt auch das EMail Symbol in der Spalte. Ergänzen Sie dazu bitte die
Daten entsprechend.
Q: Wie werden fehlerhafte Zeitdaten angezeigt?
A: Sind Zeitdaten unvollständig, z.B. bei fehlenden Geht, ungültigen Unterbrechungen u.ä. werden diese Zeilen in Rot dargestellt und haben auch keine Dauer eingetragen
Q: Wie mit abweichenden Zeiten umgehen?
A: Natürlich kommt es immer wieder vor, dass manche Zeiten in einer anderen
Form, als tatsächlich aufgelaufen, an den Kunden kommuniziert werden sollten.
Dafür steht, direkt im Detailbereich die Möglichkeit diese Dauer mit einer
abweichenden Zahl zu übersteuern zur Verfügung.
Diese Dauer wird sowohl dem
Druck bzw. EMail-Versand übergeben als auch im Abrechnungsvorschlag entsprechend
als abweichende Dauer behandelt.
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