Drucken

Um den üblichen Druckvorgang in HELIUM V so rasch wie möglich und so flexibel wie notwendig durchführen zu können wurden folgende Zuordnungsmöglichkeiten geschaffen.

Je größer / verzweigter die Anwenderinstallation, also Ihre Installation, ist, desto komplexer wird auch die Druckaufgabe und vor allem die optimale Steuerung des Ausdruckes möglichst ohne Benutzerinteraktion und mit geringer Netzwerkbelastung.

In dieser Darstellung gibt es also verschiedene Druckertypen, verschiedene Kommunikationswege.

Natürlich will der Anwender eines externen Standortes auf einen bestimmten Drucker in der Zentrale drucken, damit von da aus wieder weitere Aktionen eingeleitet werden können.

In HELIUM V gibt es von der Anschlusstechnik, von der Verfügbarkeit her gesehen zwei Anschlussarten:

Direkte Ausdrucke, ohne Vorschau (ohne Client Interaktion) erfolgen grundsätzlich nur auf dem Server bekannte Drucker. Für die Definition und Konfiguration dieser Drucker finden Sie unter System ein entsprechendes Werkzeug.

Ausdrucke die ausnahmsweise auf einen anderen Drucker erfolgen sollten, müssen immer in die Vorschau gedruckt werden. Von der Vorschau aus kann dann ein, dem Client bekannter Drucker, ausgewählt werden.

Nach erfolgter Konfiguration der Server-Drucker können Druckergruppen gebildet werden. Diese Druckergruppen sind nach der obigen Anwendersicht aufgebaut. D.h. hier definieren Sie welche (Standort) Gruppe (z.B. Verkauf im ersten Stock) normalerweise auf welche Drucker druckt.

In der BenutzerMandanten Definition (Modul Benutzer) kann jedem Benutzer eine Druckergruppe zugeordnet werden.

Bitte beachten Sie bei diesen Zuordnungen, dass es zusätzlich die oben beschriebenen Definitionsmöglichkeiten für die Druckerzuordnung gibt.

b.) Erstellen von Informationen für einen Datensatz, z.B. Statistik für einen Kunden

Drucke auf offizielles Papier finden Sie immer unter dem linken oberen Menüpunkt, welcher zugleich mit dem Namen des Moduls gekennzeichnet ist. Darunter finden Sie den Menüpunkt Drucken. Dies ist der speziell für den Druck einer offiziellen Rechnung aufbereitete Druck. Sehr oft finden Sie diese Funktion auch im Druckknopf in den Positionsdaten des Moduls.

Druck von Informationen zu einem Datensatz. Die Informationen zu einem Datensatz finden Sie immer unter dem Menüpunkt Info. Also z.B. die Lieferstatistik eines Kunden, die Reservierungen eines Artikels usw.

Informationen über eine Summe von Daten, z.B. über alle Kunden, finden Sie im Menüpunkt Journal.

A: In jeder HELIUM V Liste finden Sie in der rechten oberen Ecke eine Lupe

. Mit dieser Lupe kann die aktuell angezeigt Liste ausgedruckt werden. Bitte beachten Sie, dass dies nur die Daten der aktuellen Liste sind und nichts mit der Druckfunktion des z.B. Angebotes gemein haben. Auf Wunsch kann dieser FLR-Listen-Druck übersteuert werden. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihre HELIUM V Betreuer.

Durch den Aufruf eines Druckes, eines Journals oder ähnlichem gelangen Sie in den sogenannten Druckdialog. Hier finden Sie für jeden Report / jeden Ausdruck folgende Knöpfe, mit denen der Ausdruck nach Ihren Wünschen gesteuert werden kann.

- einem Auswahl Dialog in dem Sie die Bedingungen für diesen Druck / diese Auswertung einstellen

Aktualisieren. Mit diesem Knopf werden die im Druckdialog angezeigten Daten aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass der Refresh Knopf nur für den Inhalt des Reports, aber nicht für die den Report umgebenden Daten gilt.

Vorschau. Damit werden die Daten im Druckdialog in einem eigenen größeren Vorschaufenster dargestellt. Wurden im Druckdialog noch keine Daten angezeigt, so werden diese vorher ermittelt. Wurden bereits Daten ermittelt, so werden diese NICHT neu errechnet um entsprechende Rechenzeit usw. zu sparen.

Drucken. Wie Vorschau, jedoch werden die Daten an den Drucker gesandt, der diesem Report hinterlegt ist.

EMail. Wie Vorschau, jedoch werden Sie zur Eingabe eines EMail Empfängers aufgefordert. Der Report wird als EMail mit PDF-Anhang versendet. Konnte Aufgrund der Daten des Drucks ein EMail Empfänger ermittelt werden, so wird dieser vorgeschlagen.

Für den EMail-Versand stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

Sendezeitpunkt	Vorgabe eines Sendezeitpunktes. Bleibt dieser leer so wird der Zeitpunkt des Klicks auf Senden zzgl. fünf Minuten (siehe Parameter DELAY_EMAIL_VERSAND) als Sendezeitpunkt verwendet
Senden	Erzeugt den Versandauftrag mit den angegebenen Parametern. Wurden Kopien angegeben so erfolgt der Druck der Kopien auf den Kopiendrucker bzw. dem darüber angegebenen Drucker
Als ZUGFeRD	Versendet die Rechnung als PDF im PDF/A-3B Format mit integrierter XML-Datei nach ZUGFeRD Format Basic Bitte beachten Sie, dass dafür Ihre eigene UID-Nummer eingetragen sein sollte und dass Ihre Lieferantennummer beim jeweiligen Kunden eingetragen sein muss.
Ohne Kopien	Obwohl Kopien angegeben wurden, sollten diese nicht gedruckt werden
Part (links oben neben An:)	Auswahl der EMailadresse für An: eines ev. anderen Partners. Wenn der Versand an Unternehmen erfolgen sollte und dann einem entsprechenden Ansprechpartner, so achten Sie darauf, dass das Unternehmen ausgewählt wird. Bei der Auswahl eines Unternehmens werden Sie automatisch nach dem Ansprechpartner, wenn vorhanden gefragt. Wird nur ein Partner ausgewählt, so wird dessen EMail-Adresse verwendet. Dies bedeutet auch, wenn Sie unter Partner direkt die Ansprechperson eines Unternehmens verwenden würden, so würden Sie das EMail an die private EMail-Adresse des Ansprechpartners senden.
Ansp (zwischen Part und An:)	Auswahl eines anderen Ansprechpartners für An:, basierend auf dem Partner an den das EMail geht, z.B. das Angebot Hier wird in der Auswahlliste durch das EMail Symbol angezeigt, ob bei dem Ansprechpartner auch eine EMail-Adresse hinterlegt ist.
Part (links neben CC)	Analog wie Part für An:, jedoch für CC
Ansp (zwischen Part und CC)	Analog wie Ansp für An:, jedoch für CC
An:	EMail-Adresse des Empfängers
CC	EMail-Adresse des Empfängers der Kopie/Durchschlag
Empfangsbestätigung	Wenn angehakt, wird vom Empfänger ein Bestätigungsemail angefordert
Absender	Die Absender-EMail-Adresse. Definition siehe Personal, Daten
Betreff
Anfügen / Anhang	Mit Klick auf Anfügen wird die ausgewählte Datei der Liste der Anhänge hinzugefügt.
Text	Text der im eigentlichen EMail angegeben wird. Dieser kann durch Klick auf (Strg+T) bearbeitet werden. Er kann auch für jedes Formular spezifisch an Ihre Vorgaben angepasst werden. Wenden Sie sich dazu an Ihren HELIUM V Betreuer.

Zusätzlich kann für den Rechnungsausdruck der Vorschlag des EMail-Versandes erzwungen werden.
Tragen Sie dafür beim Kunden in den Kopfdaten im Feld RE-EMail die gewünschte Rechnungsempfänger EMailadresse ein.
Bitte beachten Sie dazu auch die Einstellung des Parameters RECHNUNGSEMPFAENGER_NUR_AUS_RECHNUNGS_EMAIL. Steht dieser auf 1, wird für alle Rechnungen faktisch ein EMail-Versand(Vorschlag) erzwungen. Das hat den Zweck, dass, gerade wenn Sie vollständig auf EMail-Rechnungsversand umstellen möchten, Sie sofort erkennen, welche Kunden noch nicht umgestellt sind, d.h. bei denen die RE-EMail Adresse im Kunden noch nicht hinterlegt ist.

Info: Wenn der Knopf Als ZUGFeRD PDF senden grau hinterlegt ist

, so bedeutet dies, dass zwar die Funktionalität von ZUGFeRD gegeben ist, aber bei diesem Kunden die Basisvoraussetzung, in diesem Falle die Lieferantennummer, nicht gegeben ist, weshalb an diesen Kunden keine ZUGFeRD Rechnung versandt werden kann. Bitte gegebenenfalls Ihre Lieferantennummer bei diesem Kunden entsprechend nachtragen.

Fax. Wie Vorschau, jedoch werden Sie zur Eingabe eines Fax Empfängers aufgefordert. Konnte Aufgrund der Daten des Drucks ein Fax Empfänger ermittelt werden, so wird dessen Faxnummer vorgeschlagen. Siehe auch.

Die Bedienung ist analog dem EMail, jedoch auf die Möglichkeiten eines Faxes reduziert.

Speichern. Speichert den angezeigten Report inkl. Inhalt in verschiedenen Formaten. Wurden im Druckdialog noch keine Daten angezeigt, so müssen diese erst mit Aktualisieren erzeugt werden.

Wichtig: Die Darstellung des Dezimaltrenners orientiert sich an der lokalen (locale) Übersetzung des Zahlen-Patterns. D.h. um eine in deutscher Schreibweise ordentliche Übergabe an eine Tabellenkalkulation zu erhalten, muss für eine Zahl die Formatierung, z.B. #,##0.00

unter Muster angegeben werden.

Um diese Daten vernünftig übernehmen zu können, muss der Import im Unicode Format UTF-8 erfolgen.
Sollte Ihre Tabellenkalkulation diese Konvertierung nicht zur Verfügung stellen, so verwenden Sie bitte Libre Office in der aktuellen Version und konvertieren Sie damit die Datei für Ihre bevorzugte Tabellenkalkulation. Siehe dazu auch unten.

A: PDF, ODT, XLS, CSV
Hinweis zum xls-Format. Dieser Export stellt die XLS Datei so ein / dar, dass es aussieht wie in Ihrem Druck. Diese Datenstruktur ist für eine weitere Verarbeitung oft ungeeignet. Bewährt hat sich strukturierte Daten im CSV Format zu exportieren. Gegebenenfalls werden speziell angepasste Reportvorlagen benötigt, von uns zur Verfügung gestellt um einen guten und raschen Import zu ermöglichen.
Um die CSV Datei in Libre Office zu übernehmen muss der Importassistent wie folgt eingestellt werden:

CSV Export. Damit können die unter der Gruppe Detail im Report angeführten Felder in einer CSV Struktur (Comma to Separate Values), im Format Feld <TAB> als *.txt Datei exportiert werden, damit diese möglichst einfach in eine Tabellenkalkulation übernommen werden kann. In diesem Export werden nur die Field-Daten des Reports übertragen. Die Reihenfolge der Spalten werden von HELIUM V vorgegeben. Zusätzlich werden bei Texteingaben (Kommentare etc.) die Zeilenumbrüche durch Leerstellen (Space) ersetzt, da einige Tabellenkalkulationen damit nicht richtig umgehen können.

Für den Import in Excel gehen Sie wie folgt vor:

Diese Spalten sind üblicherweise: Postfach, Lieferantennummer, die Postleitzahlen.

Die zu exportierenden Felder / Feldnamen werden aus dem (Anwender-) Report geholt.

Es werden nur die unter Felder (Fields) angeführten Felder in der angeführten Reihenfolge exportiert.

Tab-Export in die Zwischenablage. Mit dieser Exportfunktion werden die Daten in die Zwischenablage des Betriebssystems durch Tab getrennt übergeben. Der Datenaufbau ist wie für den CSV-Export oben beschrieben. Damit haben Sie eine einfache und rasche Möglichkeit dies direkt in eine Tabellenkalkulation zu übernehmen.

Bitte beachten Sie, dass in manchen Formularen umfangreiche Auswertungen / Andrucksteuerungen direkt im Report enthalten sind. Diese werden mit den beiden CSV Exportfunktionen NICHT mit exportiert. Sollten Sie ein direktes Abbild des errechneten Reports benötigen, so nutzen Sie bitte

Speichern.

Da der Reportgenerator versucht in den Zielformaten möglichst das Aussehen zu erzielen, wie es auch in der Druckvorschau aussieht, dies aber gerade bei weiterführenden Auswertungen oft nicht erwünscht ist, empfiehlt es sich die Datei als *.csv Datei abzuspeichern. In diesem Dateiformat sind keine Formatierungen enthalten. Benennen Sie nun diese Datei vor dem Export auf *.txt um. Danach geben Sie beim Import unter Dateityp, getrennt an, Trennzeichen , (Komma), Texterkennung keine. Markieren Sie nun alle Spalten und definieren Sie als Feldtype Text. Nun haben Sie die einzelnen Spalten bestmöglich importiert.

Alternativ können Sie die Datei auch direkt als CSV Datei importieren. Sie erhalten nun (im deutschsprachigen Raum) alle Daten in einer Spalte, der Spalte A. Markieren Sie diese Spalte durch Klick auf die Spaltenüberschrift. Nun wählen Sie Daten, Text in Spalten. Nun erscheint ebenfalls der Textkonvertierungsassistent. Gehen Sie wie oben beschreiben vor. Für die Konvertierung von Zahlen muss unter Umständen der Dezimaltrenner von , auf . umgestellt werden. Dies kann im Schritt 3 von 3 unter weitere definiert werden.

Die Exportfunktion mittels Speichern

im Report hat den Vorteil, dass eventuell im Report berechnete Werte mit exportiert werden können. Sie hat den Nachteil, dass unter bestimmten Bedingungen die exportierten Spalten nicht immer vollständig sind. Für sichere reproduzierbare Ergebnisse verwenden Sie daher bitte den eigens dafür geschaffenen CSV Export

Um einen Ausdruck nach MS-Word zu übernehmen exportieren Sie den Druck bitte zuerst im ODT Format (OpenDocument-Text). Dieses Format kann mit dem Writer von Libre Office geöffnet werden. Speichern Sie diese Datei dann als *.DOC Datei um sie in MS-Word wiederum weiterverwenden zu können.

Da wir immer wieder gefragt werden wie man das direkt nach Excel(R) übertragen kann, hier die Vorgehensweise dazu:
Der wesentliche Punkt ist, dass man Excel mitteilen muss, aus welcher Datenquelle der Import aus der Zwischenablage stammt.
D.h. nachdem Sie die Daten in die Zwischenablage kopiert haben, öffnen Sie ein neues Tabellenblatt.
Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in das linke, oberste Feld, in das Sie die Daten importieren wollen. In der Regel wird das das Feld A1 sein.
Wählen Sie nun unter den Einfügeoptionen

die Übernahme von Textdateien, also das Klemmbrett mit dem A.

Sollte die Übernahme, z.B. bei Tausendertrennzeichen u.ä. nicht Ihren Wünschen entsprechen, so muss die Verwendung des Textkonvertierungsassistenten definiert werden.
D.h. nach dem ersten Einfügen finden Sie rechts unterhalb der eingefügten Daten

Klicken Sie auf den Pfeil und

haken Textkonvertierungs-Assistentenverwenden an.
Definieren Sie hier, in den nachfolgenden Schritten, wie die Daten übernommen werden sollten. Üblich sind hier:

Bitte definieren Sie, insbesondere für die richtige Übernahme von Umlauten und nicht Std.Ansi Zeichen, den UTF-8 Code

Die Daten aus der Zwischenablage sind mit Tab(stopp) getrennt.

Und gegebenenfalls sind Datumsspalten und auch Zahlenwerte, die Tausendertrennzeichen beinhalten, entsprechend zu definieren.

A: Zu dieser Frage, diesem Wunsch sind einige Dinge zu beachten:
a.) Wenn Sie z.B. eine Rechnung exportieren und danach nachbearbeiten, wozu wollen Sie dies machen
a1.) um die Rechnung zu verändern ?
Dieses Vorgehen, welches von manchen Systemen tatsächlich unterstützt wird, erachten wir als äußerst gefährlich, weshalb wir dies auch nicht weiter unterstützen.
a2.) um statistische Daten zu erhalten, diese für Auswertungen zu verwenden ?
Verwenden Sie bitte für den Export von Felddaten den oben beschriebenen CSV Export oder den Tab-Export.
b.) kann das Aussehen / die Übergabe an z.B. ODT so aussehen wie im Report dargestellt?
Hier ist zu beachten, dass die offiziellen Formulare (Anfrage bis Rechnung und Mahnungen usw.) aus historischen Gründen so gestaltet sind, dass technisch gesprochen viele Felder übereinander gedruckt werden, was das gewohnte Druckbild ergibt. PDF-Generator und der eigentliche Druck kommen damit gut zurecht. Die Exporter wie CSV oder auch ODT sind Spaltenweise orientiert. D.h. nur wenn das Formular und seine Felder sehr akribisch ausgerichtet sind und keinerlei überlappende Felder definiert sind, kommt der ODT Export damit klar. D.h. Sie werden in der Regel nicht die Ergebnisse wie erwartet erhalten. Siehe dazu bitte auch oben a1.)

A: Im Sendedialog kann unter anderem auch der Sendzeitpunkt angegeben werden.

Wir dieser leer belassen, so werden vom HELIUM V Server zum aktuellen Sendezeitpunkt fünf Minuten hinzugerechnet und dieser Zeitpunkt als Sendezeitpunkt verwendet. Dies hat den Vorteil, dass, sollten Sie nach dem Senden bemerken, dass Sie dieses EMail, dieses Fax doch nicht versenden wollten, Sie innerhalb von fünf Minuten, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Klicks auf Senden, über System, Versandaufträge, diesen Versandauftrag löschen können. (Basis für den Versandzeitpunkt ist die Zeit des Servers).
Tipp: Wenn Sie ein Email ein Fax sofort versenden wollen, so ist es am Einfachsten, wenn Sie zwar das Datum des Sendezeitpunktes auswählen, aber die Sendeuhrzeit leer lassen. Damit ist der Versandzeitpunkt bereits verstrichen und wird sofort versandt.

Mit dem Versand einer Ausgangsrechnung im Zugferd Format wird die PDF Datei im PDF/A-3B Format mit integrierter XML-Datei nach ZUGFeRD Format Basic versandt. Bitte beachten Sie, dass dafür Ihre eigene UID-Nummer eingetragen sein sollte und dass Ihre Lieferantennummer beim jeweiligen Kunden eingetragen sein muss.
Der Empfänger bekommt somit eine PDF Datei die schreibgeschützt ist.

Zusätzlich finden Sie untern den Anlagen

die eingebettete XML Datei mit den wesentlichsten Rechnungsdaten.

Um die Anlagen im Acrobat Reader zu öffnen klicken Sie auf den Pfeil am linken Rand

(falls diese nicht schon geöffnet sind), bzw. ziehen Sie die linke Spalte etwas breiter / auf die richtige Breite, bzw. klicken Sie auf eines der Symbole am linken Rand.
Somit kann der Rechnungsempfänger diese Daten in sein System auf einfache Weise importieren.
Es ist dies eine sehr einfache Art des EDI (Electronic Data Interchange) also des elektronischen Datenaustausches.
Bitte beachten Sie, dass es keine Garantie dafür gibt, dass der optische Inhalt des PDFs mit dem datentechnischen Inhalt des XMLs übereinstimmen muss. Mit entsprechend krimineller Energie, lassen sich diese beiden Darstellungen durchaus unterschiedlich gestalten. Die eigentliche Gefahr ist eine Veränderung am Wege vom Versender zum Empfänger.

Hinweis:
Eine nach dem ZUGFeRD Format versandte Rechnung wird in der Dokumentenablage faktisch doppelt abgelegt. Einmal als Kopie der Rechnung und einmal als Kopie der erzeugten ZUGFeRD Datei.

Es gibt im System, unterer Reiter Parameter, den Mandantenparameter AMTSLEITUNGSVORWAHL. Diese Vorwahl wird im Druckdialog nicht angezeigt, sondern erst beim Anlegen des Versandauftrages dazugefügt. Das bedeutet im im Modul System unterer Reiter Versandauftrag werden die Faxversandaufträge inkl. der Amtsleitungsvorwahl angezeigt.

A: Diese werden durch den empfangenden Partner definiert.
Beispiel: Sie senden eine Rechnung an einen Kunden und haben in den Kopfdaten zusätzlich zur Rechnungsadresse einen Ansprechpartner definiert.

Als EMail Empfänger wird die EMail-Adresse des Ansprechpartners vorgeschlagen. Ist beim Ansprechpartner keine EMail-Adresse hinterlegt, so wird die EMail-Adresse des Rechnungsempfängers vorgeschlagen.

Bei der Fax Nummer wird ähnlich vorgegangen, es greift jedoch zusätzlich die Funktionalität der sogenannten Direkt-Faxnummer. D.h. ist beim Ansprechpartner eine Direktfaxnummer eingetragen, so wird diese Nummer vorgeschlagen. Ist nur die Fax-Durchwahl beim Ansprechpartner hinterlegt, so wird die Faxnummer der Rechnungsadresse herangezogen. Bei dieser wird der Teil Faxdurchwahl der Zentrale abgetrennt, siehe Wie erfasst man Telefon und Faxnummern richtig, und durch die Faxdurchwahl des Ansprechpartners ersetzt. Die daraus resultierende Nummer wird vorgeschlagen.

Ist beim Ansprechpartner auch keine Faxdurchwahl definiert, so wird die Faxnummer der Rechnungsadresse vorgeschlagen.

A: Ja. Trennen Sie die unterschiedlichen Adressen mittels ; Strichpunkt. z.B. Support@LogistikPur.com;Support@HeliumV.com

Q: Wo kann man Drucker definieren und auswählen (z.B. Als Standarddrucker oder Stockwerkdrucker)?

A: Die für den Ausdruck auf jedem Client zur Verfügung stehenden Drucker müssen im Client-Betriebssystem definiert werden.

Zusätzlich kann je Client-Computer und Report ein Standarddrucker für den jeweiligen Druck definiert werden.

Grundsätzlich wird bei einem Ausdruck der im Betriebssystem definierte Standarddrucker vorgeschlagen. Sollten nun ein anderer Drucker, z.B. für den Etikettendruck gewünscht werden, so wählen Sie anstelle des vorgeschlagenen Standarddruckers

den entsprechenden Etikettendrucker aus. Um diesen Drucker auf Ihrem Arbeitsplatz dauerhaft diesem Formular zuzuordnen klicken Sie bitte auf

Um eine gewählte Druckerdefinition wieder auf Ihren Standard-Drucker zurückzusetzen, wählen Sie bitte

Gleichzeitig mit der Abspeicherung des Druckers werden auch die gewählten Reportparameter abgespeichert. Das bedeutet, wenn Sie einen Report immer in einer bestimmten Einstellung, welche jedoch von den

HELIUM V Standardeinstellungen abweicht, bei Aufruf vorfinden möchten, so stellen Sie bitte den Report wie gewünscht ein und klicken Sie auf

Speichern. Beim nächsten Aufruf des Reports werden

Manchmal will man in der Statistik, z.B. Artikelstatistik die Daten immer ab einem bestimmten Zeitraum sehen, aber immer bis zum aktuellen Datum. Um dies zu erreichen geben Sie das von Datum ein, und lassen das bis Datum leer, bzw. löschen Sie das vorgeschlagene Datum. Speichern Sie nun die Druckeinstellungen und Vorbelegungen ab.

Wenn der Druck nun neu aufgerufen wird, wird das Bis Datum immer mit dem aktuellen Datum vorbesetzt.

Dies Funktionalität steht nur für diejenigen Auswertungen zur Verfügung, bei denen das Bis Datum auch tatsächlich gelöscht werden kann.

A: Damit wird signalisiert, dass für die Einstellungen des Formulares bereits Einstellungen getroffen wurden. D.h. es werden Werte verwendet, die eventuell von den vorgeschlagenen Werten abweichen können.

Für den Fall, dass das Auswertungsergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht, prüfen Sie daher bitte, ob Ihre/die Einstellungen so sind, dass auch tatsächlich Daten zu den gewählten Werten erzeugt werden können.

A: Die Drucker werden nur beim Start des HELIUM V Clients geladen. D.h. wenn in der Auswahlliste der Drucker Ihr, vermutlich soeben neu definierter Drucker noch nicht enthalten ist, muss Ihr HELIUM V Client neu gestartet werden.

A: Ab der Version 5381 können je Formular weitere Mutationen der Formulare hinterlegt werden.

Diese ist üblicherweise mit <Standard> (dem Standard Formular) vorbesetzt. Es können nun für jedes Formular weitere Mutationen eingerichtet werden. Für die genauen Einstellungen wenden Sie sich bitte an Ihren HELIUM V Betreuer.

Bitte beachten Sie, dass beim Speichern der Druckeinstellungen die Formularauswahl mit abgespeichert wird. D.h. es wird eine Verbindung zwischen Drucker und Formular hergestellt. Dies ist gerade bei Etikettendrucken sehr praktisch, da ja in der Regel jedes Etikett auf einen anderen Drucker gedruckt wird.

A: Die Aufgabenstellung hier lautet üblicherweise, dass die erste Seite z.B. auf das offizielle Firmenpapier und die Folgeseiten auf ein weißes oder ein anderes Formular gedruckt werden sollten. Üblicherweise kommen heutige Druckertreiber mit einer Funktionalität, in der eingestellt werden kann, dass das erste Blatt eines Ausdruckes auf einen bestimmten Schacht geht und die Folgeseiten auf einen anderen Schacht. Wenn dies für Sie die richtige Funktionalität ist, so ist die Vorgehensweise wie folgt:
- installieren Sie einen eigenen / zusätzlichen Drucker(treiber) für diese Art von offiziellen Formularen
- definieren Sie diesen so, dass die erste Seite auf Ihr Briefpapier geht und die Folgeseiten auf z.B. weißes Papier.
- Definieren Sie diesen Druckertreiber als den zu verwendenden Drucker z.B. beim Druck der Rechnung.
Info: Sollte Ihre Drucker dies nicht unterstützen, so gibt es inzwischen auch verschiedene Softwareprodukte, welche dies Aufgabe (print on different paper trays) erledigen.

Ab der Version 10880 stehen für die offiziellen Belege zwei unterschiedliche Druckerdefinitionen zur Verfügung.
Damit kann definiert werden auf welchen Drucker das Original und auf welchen Drucker die Kopien gedruckt werden.

So bedeutet diese Einstellung dass sowohl das Original als auch die Kopie auf den Drucker (HP LaserJet 4000) gedruckt werden.

Einstellung für unterschiedliche Drucker:

Bei dieser Einstellung wird das Original auf den Farbdrucker (= Drucker (HP7610)) und die Kopie(n) auf den LJ4000 der der Kopiendrucker ist, gedruckt.

Diese Einstellung wird ebenfalls mit dem Einstellungen-Speichern Knopf mit abgespeichert. Somit können Sie dies, am Besten ohne den Kopien-Einstellungen (also leer), für die jeweiligen Formulare wie gewünscht hinterlegen.

A: Mit der Funktionalität des Kopien-Druckers können auch zweiseitige gerne auch doppelseitige Drucke genutzt werden.
D.h. für den doppelseitigen Druck stellen Sie bitte sowohl den Drucker für das Original auf den Original Drucker. Wenn nun die Kopien auf den physikalisch gleichen Drucker, aber als eigene Einstellung gespeichert werden, so wird von HELIUM V ein eigener Druckauftrag an diesen Drucker erzeugt und somit werden auch ungerade Seitenanzahlen bei zweiseitigen Drucken möglich.
Bitte beachten Sie auch hier, dass, wenn der Kopienzähler bereits vorbesetzt sein sollte, dieser VOR dem Speichern gelöscht werden muss, da Sie sonst automatisch für jede Rechnung diese Kopienanzahl, egal wie sie vom Kundenstamm her definiert ist, aufgrund der Übersteuerungslogik verwenden würden.

A: In HELIUM V steht Ihnen bei allen Drucken die Verwendung eines Barcodes zur Verfügung.
Üblicherweise wird dies für den Ausdruck von Artikelnummern, Losnummer, Auftragsnummern usw. verwendet.
EAN-Code:
Der EAN-Code ist einer unter einer Vielzahl von verschiedenen Barcodes.
Die EAN steht für International Article Number (früher European Article Number) und ist eine Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Die EAN ist eine Zahl, bestehend aus 13 oder 8 Ziffern, die zentral verwaltet und an Hersteller auf Antrag vergeben wird und auf Handelsartikel (z.B. im Lebensmittelhandel) aufgedruckt wird.
Jeder Barcode hat seine spezifischen Merkmale und seine spezifischen Einsatzgebiete.
Von HELIUM V wird üblicherweise der Code 39 verwendet, da dieser den Vorteil hat, dass damit Großbuchstaben, Ziffern und einige wenige Sonderzeichen in relativ kompakter Form als Strichcode kodiert ausgegeben werden können.
Definition der Barcodetype siehe.
Als sehr praktischer Barcode, der vor allem von mobilen Geräten wie Handys, Mobile Telefonen, Tabletts u.ä. sehr gut und sehr schnell unterstützt wird hat sich der QR-Code, also ein zwei dimensionaler Barcode sehr bewährt. Selbstverständlich kann auch dieser Barcode von Ihrem HELIUM V erzeugt werden. Der wichtigste Punkt dazu ist, dass die beteiligten Barcode-Lesegeräte diesen Code auch lesen können müssen.

Q: Was passiert, wenn die EMail-Adresse geändert wird, während jemand im Druckmenü ist?

A: Aus Geschwindigkeits- und Netzwerktraffic- gründen werden die Versanddaten nur beim Aufruf des Druckes / des Druckdialoges ermittelt. Das bedeutet, wenn, während Sie im Druckdialog stehen, die EMail oder Fax Daten Ihres Kunden, Ihres Ansprechpartners verändert werden, so werden diese Informationen erst durch den erneuten Aufruf des Druckens aktualisiert.
Bitte beachten Sie, dass der Refresh Knopf nur für den Inhalt des Reports, aber nicht für die den Report umgebenden Daten gilt.

Tipp: Wurde eine Faxnummer oder eine EMail Adresse geändert, so schließen Sie bitte den Druckdialog und rufen danach den Ausdruck erneut auf.

A: Die Ansteuerung unterschiedlicher Druckerschächte können Sie in HELIUM V über verschiedene Drucker realisieren. D.h. wenn z.B. die Rechnung auf Briefpapier, aber die Packliste auf weißes Papier gedruckt werden soll, so muss auf jedem Arbeitsplatz ein Drucker installiert werden, welcher die Ausdrucke automatisch an den richtigen Druckerschacht sendet. Das bedeutet also, dass Sie den Standarddrucker (=weißes Papier) und einen eigenen Drucker(treiber) für das Briefpapier installiert haben müssen. Für den Druck der Rechnung wählen Sie im Druckdialog von HELIUM V den passenden Briefpapierdrucker aus und klicken auf speichern. Damit wird für Ihren Client-Computer diesem Formular der Briefpapierdrucker zugeordnet und die Rechnung an diesen Drucker gesandt.
Einrichten des selben Druckers mit unterschiedlichen Eigenschaften siehe Tipps und Tricks.

Q: Es wurde ein neuer Drucker eingerichtet, er ist aber in der Druckerauswahl nicht sichtbar?

A: Aus Performance Gründen werden die am Client installierten Drucker nur beim Start des Clients eingelesen. D.h. wenn ein neuer Drucker nach dem Start des HELIUM V Clients installiert wurde, so ist dieser nicht sichtbar. Damit er sichtbar wird, beenden Sie bitte den HELIUM V Client und starten Sie ihn erneut. Nun ist er sichtbar.

A: Üblicherweise werden farbige Logos auf Briefpapier gedruckt. D.h. es darf bei Ausdrucken das Logo nicht mitgedruckt werden. Wird der Ausdruck aber per Fax oder EMail versendet so ist dies trotzdem anzuführen.
Wenn nun, z.B. für Testzwecke das Logo trotzdem angeführt werden soll, so schalten Sie dies in den Mandantenparametern (System, Parameter) unter LOGO_IMMER_DRUCKEN ein (Wert = 1).

A: Im Modul System, unterer Reiter Mandant, oberer Reiter AGB kann ein entsprechendes PDF hinterlegt werden, welches bei den unterschiedlichen offiziellen Belegen mitgedruckt bzw. als EMail-Anhang mit gesandt werden kann.

A: Wenn ein Druck über Kriterien verändert werden kann, wird er erst manuell gestartet, damit Sie nicht unnötig auf Reports warten müssen, die Sie nicht bestellt haben und um dem Server überflüssige Arbeit zu ersparen. Alle anderen Drucke kommen automatisch.

A: Neben diesem Dienst muss auch der Acrobate Reader (ab Version 7.07) installiert sein, siehe.

A: Wenn es sich um einen Belegdruck handelt, kann es sein, dass der Kunde/Lieferant eine andere Sprache hinterlegt hat. Überprüfen Sie auch, ob Sie mit der richtigen Sprache eingeloggt sind (Sichtbar ist das in der Titelleiste von HELIUM V 'UI-Sprache:' siehe auch.)

Q: Im Druck werden Formatierungsbefehle angezeigt, im HELIUM V Client sind diese nicht ersichtlich

A: Es kann bei alten Texten vorkommen, dass intern die Formatierungen noch falsch abgespeichert wurden. Diese werden seit der Version 5.10.028 angezeigt. Um diese zu korrigieren, bearbeiten Sie bitte die Texte, indem Sie die Formatierungen entfernen, danach neu eintragen und danach speichern. Durch das Speichern werden die internen Formatierungsanweisungen richtiggestellt und damit auch beim Ausdrucken entsprechend dargestellt.

A: Für den Druck von Etiketten ist es in manchen Firmen üblich, A4 Etikettenvorlagen mit z.B. 24Etiketten (Zweckform, Herma, ...) zu verwenden. Diese A4 Vorlagen haben den Vorteil, dass sie mit üblichen Laserdruckern ausgedruckt werden können. Sie haben aber den gravierenden Nachteil, dass praktisch kein einzelnes Etikett ausgedruckt werden kann.

In der Regel werden die Artikel etikettiert. Das hat den Zweck, zu erkennen, wie alt Artikel sind um so immer die ältesten Artikel zuerst zu verwenden. Damit erreichen Sie, dass das in HELIUM V implementierte FiFo Prinzip unterstützt wird und sie so automatisch die Zuordnung der Wareneingänge zu den Warenausgängen und umgekehrt erhalten.

Um dieses FiFo Prinzip beibehalten zu können, muss nach der einmal erfolgten Etikettierung / Auszeichnung jeder Wareneingang sofort gekennzeichnet werden. Das bedeutet es muss für jeden Artikel eines Wareneingangs ein einzelnes Etikett ausgedruckt werden. Wenn Sie dies nun mit den 3x8 Etiketten-Formularen auf einem Laserdrucker machen, ist das Etiketten-Formular spätestens nach dem dritten Druckvorgang unbrauchbar, weil schwarz, im Drucker hängen geblieben usw.. D.h. spätestens zu diesem Zeitpunkt kommen Drucker zum Einsatz, die einzelne Etiketten drucken können. Wir haben uns daher dafür entschieden nur den Druck einzelner Etiketten zu unterstützen. Bei der Entscheidung welcher Drucker und welche Etiketten für welchen Anwendungsfall am Besten geeignet ist, unterstützen wir Sie gerne.

A: Unter anderem achten Sie bitte darauf, dass das entsprechende Etiketten-Format nicht nur im Etikettenformular eingestellt ist, sondern unbedingt auch in den Druckeinstellungen des Etikettendruckers. Beachten Sie dies unbedingt auch dann, wenn Etiketten gewechselt werden, wobei der Wechsel von Etiketten-Typen / Größen in aller Regel vermieden werden sollte. Werden laufend Etiketten unterschiedlicher Formate gedruckt, so sollten mehrere Etikettendrucker verwendet werden.

Unter Windows finden Sie für die Zebradrucker (mit Seagull-Treibern) die Etikettendefinitionsmöglichkeiten in den Druckereigenschaften, oberer Reiter Allgemein, dann Druckeinstellungen, Reiter Seite einrichten. Definieren Sie hier ein neues Etikett mit für Sie sprechendem Namen oder definieren Sie zumindest das User Etikett so, dass die Definition zu den tatsächlichen Abmessungen Ihrer Etikette passt.

A: Durch die CSV Exportfunktion

jedes Ausdruckes, kann auch der Dateninhalt jedes Ausdruckes für weiterführende Auswertungen verwendet werden. Zur Verwendung von Pivot-Tabellen siehe.

Die Telefonnummer wurde ähnlich angegeben und wurde in der Ansicht des Lieferanten/Kunden in rot bzw. blau dargestellt.

Wurde nun ein Faxversand angestoßen, so wurde die Ländervorwahl doppelt angegeben.

Ursache, da die Ländervorwahl nicht erkannt wurde, dies wird auch durch die rote Telefonnummer angezeigt, wird automatisch die richtige Vorwahl des Landes vor der Faxnummer dazugesetzt.

Korrigieren Sie die Ländervorwahl, sodass sie der Definition des Landes entspricht. Nun wird die Telefonnummer richtig angezeigt.

Die internationale Vorwahl muss so eingestellt werden wie unter System, System, Land für das jeweilige Länderkennzeichen definiert.

A: Der HELIUM V Versanddienst übernimmt die Daten aus den HELIUM V Versandaufträgen, konvertiert diese und schickt diese entweder selbst weg oder übergibt diese an Tobit bzw. den Windows Fax-Dienst.
Der Versanddienst prüft die HELIUM V Versandaufträge jede Minute auf neue Aufgaben und führt diese dann entsprechend aus.
Wird nun eine große Anzahl von Serienemails / Serienfaxen versandt, so wird durch die Konvertierung in die verschiedenen Formate eine entsprechende Rechnerleistung und auch entsprechend Speicher für diese Aufgabe benötigt. So wird z.B. für den Faxversand der Acrobate-Reader gestartet und mit diesem das Fax entsprechend gedruckt und dem jeweils weiterführenden Dienst übergeben. Ist nun der Rechner entsprechend wenig leistungsfähig, so kommt es immer wieder vor, dass der Versanddienst so langsam wird, dass man den Eindruck hat, er sei abgestürzt. Die Ursache liegt jedoch in der Leistungsfähig des den Versanddienst ausführenden Rechners und seiner Leistungsfähigkeit.
Wenn Sie öfters große Massenmailings machen, sollten Sie überlegen einen entsprechend leistungsfähigen Rechner mit dieser Aufgabe zu betrauen.
Oft finden wir auch, dass sowohl der Versanddienst als auch z.B. der Tobit Fax-Dienst auf ein und demselben Rechner installiert sind. Da auch Tobit mit dem Versand der Daten für das Rendering entsprechende Leistung benötigt, verschärft diese Konstellation die Situation zusätzlich.

A: Es wird bei jedem Öffnen eines neuen Moduls geprüft ob der Versand Ihrer EMails durchgeführt werden konnte. (Bitte prüfen Sie die Versandaufträge!)

Sind EMails unter Postausgang hängen geblieben bzw. mit Fehlgeschlagen beendet worden erscheint eine entsprechende Meldung.
Diese gliedert sich in die eigenen nicht versendeten bzw. Fehlgeschlagenen und die allgemeinen nicht versendeten bzw. Fehlgeschlagenen, damit Sie auch einen Kollegen der dies nicht mitbekommt unterstützen können.
Die Vorgehensweise dazu ist immer, dass Sie im Anschluss an diese Meldung die Ursache eruieren und beseitigen und dann
- die noch nicht versendeten automatisch versandt werden oder von Ihnen gelöscht werden
- bzw. die Fehlgeschlagenen faktisch zur Bestätigung aus den Fehlgeschlagenen gelöscht werden.
Die Versandaufträge finden Sie im Modul System, unterer Modulreiter Versandauftrag. Sollten Sie selbst keine / zu wenig Rechte besitzen um diese durchzuführen, bitten Sie Ihren Hausinternen HELIUM V Verantwortlichen dies für Sie durchzuführen.

Bei Anzeige der Meldung wählen Sie bitte wann Sie erneut daran erinnert werden möchten. Diese Info bleibt solange erhalten, als der HELIUM V Client geöffnet ist. D.h. wird ein neuer Client gestartet, erscheint die Meldung erneut.

Die Anzahl der jeweiligen Versandaufträge errechnet sich aus dem Wunschsendezeitpunkt plus 5Minuten. D.h. wird ein EMail nicht innerhalb von 5Minuten, ausgehend vom Sendezeitpunkt, der üblicherweise jetzt plus 5Minuten ist, versandt, kommt bei der nächsten Öffnung eines Moduls obenstehende Meldung.

Warum ist das so?
Hintergrund ist immer, dass man zeitnah darüber informiert werden möchte, dass der Versand eines EMails nicht funktioniert hat. Nun kann es auch vorkommen, dass schnell noch EMails versandt werden, nach Hause gegangen wird und dann zum Schluss trotzdem jemand darüber informiert werden muss, dass der Versand, warum auch immer nicht funktioniert hat. Daher zeigen wir diese Meldung für alle Benutzer an.

A: Aus HELIUM V kann ein Serienemail erzeugt werden, welches jedoch immer ein einfaches Anschreiben (Plain-Text) und den eigentliche Inhalt als PDF Anhang hat. Sollte, z.B. wegen einer Übersiedelung / eines Umzuges ein reines HTML Email versandt werden, so Nutzen Sie dafür bitte die Funktionalität des HTML Serienemails.

Druckertype	Besonderheiten	Bemerkung
Laserdrucker	Schächte Formulare	Keine Durchschläge
Endlosdrucker	ev. 2 Traktore	Druckerspezifische Fonts verwenden eigene Druckersprache
Etikettendrucker	Thermo Transfer Drucker Cutter	Drucker Fonts eigene Druckersprache

Listendrucker	Schnell, robust, viele Seiten
Briefpapierdrucker	Erste Seiten, Folgeseiten	Schnell erreichbar, an Zentraler Stelle
Etikettenausdrucke	Schneller Ausdruck von Einzeletiketten	direkt am Arbeitsplatz

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