(c) HELIUM V IT-Solutions GmbH    

HELIUM V Mobile App

Mit der HELIUM V Mobile App (HVMA) wurde eine Lösung für Android und iOs Geräte zur Verfügung gestellt um die vielfältigen mobilen Aufgaben zu erfüllen.
Technisch gesehen ist die HVMA eine sogenannte hybride Lösung, wodurch einerseits, wie bei HELIUM V üblich, die Betriebssystemunabhängigkeit erreicht wird und andererseits die Bedienung bzw. die Bedienelemente möglichst der üblichen Art und Weise anzupassen.

Derzeit sind folgende Module für die HVMA vorhanden.
Für das Nachfolgeprodukt HVMA2 siehe bitte dort.

Bitte beachten Sie in jedem Falle, dass die HVMA(2) Offline App ein Single User, Single Instance, Single Mandant Client zu Ihrem HELIUM V ist.
D.h. es ist dafür gedacht, dass sich ein Benutzer an einer HELIUM V Installation und an einem Mandanten anmeldet.
Es ist nicht vorgesehen, dass wechselnde Benutzer mit einem mobilen Gerät verschiedene Daten erfassen, bzw. dass mal Daten für die eine und dann Daten für die andere Installation erfasst werden.
Wenn Sie z.B. Ihr mobiles Gerät einem anderen Benutzer geben, so raten wir derzeit die komplette HVMA2 Offline von Ihrem Gerät zu löschen und neu zu installieren. Nur dadurch werden die Daten auf einen eindeutigen initialen Zustand zurück gesetzt. Dass gegebenenfalls vorhandene Daten vorher an den HELIUM V Server übertragen werden, ist selbstverständlich.
Gleiches gilt, wenn Sie sich mit unterschiedlichen HELIUM V Instanzen verbinden wollen. Das gilt auch, wenn es einerseits ein Testsystem und andererseits ein Echtsystem geben sollte.

Installation siehe bitte:
Installation auf einem S5 siehe bitte:
Für die Nachfolgegeneration HVMA2 siehe:

Einrichten

Nach erfolgreicher Installation muss die Verbindung zu Ihrem HELIUM V Server eingerichtet werden.
Bitte beachten Sie, dass derzeit aus Sicherheitsgründen, bei jeder Neuinstallation diese Daten erneut eingegeben werden müssen.
Um die Einrichtung zu starten tippen Sie bitte links oben auf .

Damit gelangen Sie in das Hauptmenü.

Tippen Sie nun auf Einstellungen und geben Sie nun die Adresse Ihres HELIUM V Servers ein. Diese ist Abhängig von den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten. Details erhalten Sie von Ihrem IT-Betreuer oder von Ihrem HELIUM V Betreuer.

Nach dem Speichern des Serverzugriffes wählen Sie bitte Anmelden.
Geben Sie hier Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort mit dem Sie sich an HELIUM V anmelden ein.
Tippen Sie hier auf Anmelden.

Sind alle Daten richtig, so können Sie mit
Tipp auf Datenabgleich die noch nicht an Ihren HELIUM V Server übertragenen Daten senden und die für Sie bereitgestellten Daten vom HELIUM V Server abholen.
Nach erfolgtem Datenabgleich wird der OK Button freigeschaltet. Zur Bestätigung tippen Sie auf Ok.

Das Hauptmenü

Im Hauptmenü sehen Sie die Liste der Ihnen zugewiesenen Projekte / Aufträge, können in den Inhalten suchen. In der Kopfzeile Menüzeile finden Sie
Favoriten
Zeiterfassung
Projektliste
Suchfunktion



Bitte beachten Sie, dass wesentliche Module in der unteren Modulleiste angeordnet sind.
Hier finden sie:
Projekte, Zeitbuchungen, Adressen


Wird zusätzlich neben den Zeitbuchungen eine Zahl angezeigt, so bedeutet dies, dass derzeit noch Zeitbuchungen auf Ihrem Geräte gespeichert sind die NICHT an Ihren HELIUM V Server übertragen wurden. In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie dafür Sorge tragen, dass zumindest täglich alle Zeitbuchungen zu Ihrem HELIUM V Server übertragen sind.

Auswahl eines Projektes / Auftrags / Loses

In der Projekte / Auftragsliste finden Sie Ihre Aufträge.

Diese Darstellung hat mehrere Bedienelemente
Der Pfeil -> dieser dient dem schnellen Start der Zeitbuchung auf dieses Projekt / diesen Auftrag. Durch Tippen wird die Zeitbuchung gestartet und der Pfeil ändert seine Darstellung in ein Quadrat.
Tippen auf den Titel des Projektes bzw. den Projekttext des Auftrags bringt Sie in die Kopfdaten
In den Kopfdaten können Sie mit Tipp auf in die Auftragspositionen wechseln, bzw. bei Projekten in die Details des jeweiligen Projektes
Durch Tipp auf kommen Sie wieder zurück zur Übersicht.
In dieser Darstellung finden Sie unten auch den Favoriten-Knopf . Damit kennzeichnen nehmen Sie dieses Projekt in Ihre Favoritenliste auf. Damit können Sie die von Ihnen immer wieder benötigten Buchungen / Tätigkeiten komfortabel zusammenstellen und so sehr einfach und schnell richtig buchen.

Rechts daneben finden Sie den Start Stop Knopf um direkt die Zeitbuchung auf diesen Auftrag / Projekt starten bzw. wieder beenden zu können.
Wie in HELIUM V üblich reicht es in der Regel aus, dass nur Beginnbuchungen gemacht werden. Damit wird automatisch die vorhergehende Buchung beendet.

Ansichten

Insbesondere bei Aufträgen gibt es eine klare Unterscheidung zwischen der Anzeige der Kommentare und der Auftragspositionen.
Wenn Sie eher in der Mitte der Liste auf einen Eintrag tippen, so werden die internen und externen Kommentare des Auftrags angezeigt.
Durch Tipp oben auf Pos(itionen) kommen Sie weiter in die Anzeige der Positionen des Auftrags.
Als Abkürzung können Sie jedoch aus der Auswahlliste auch auf das Datum tippen. Damit gelangen Sie direkt in die Positionen.

Anzeige der Zeitbuchungen

Durch tippen unten auf das Uhrsymbol wechseln Sie in die Ansicht der Zeitbuchungen. Hier werden die aktuellen Zeitbuchungen angezeigt. Wie für sicherlich viele User von mobilen Anwendungen vertraut, kann/muss die Liste der noch nicht übertragenen Zeitbuchungen aktualisiert werden. Dies geschieht einfach durch ziehen des Bildschirms nach unten, bis "Ziehen zum Aktualisieren" erscheint. Durch Loslassen wird nun die aktuelle Liste aller Buchungen dargestellt.
Info:
Ziehen zum Aktualisieren bewirkt keinen Datenabgleich. Es sorgt dafür, dass die Daten, die sich im Gerät befinden, jetzt aus der Datenbank des mobilen Gerätes ausgelesen und neu dargestellt werden. Normalerweise sollte das Ziehen zum Aktualisieren nicht nötig sein. Da es aber trotzdem vorkommen kann, dass das automatische Aktualisierung nicht ausgelöst wirde, haben wir diese Funktion zur Verfügung gestellt.

Wann wird die Anzeige der noch nicht übertragenen Zeitbuchungen aktualisiert?

Diese Daten werden ca. 10Sekunden nach der letzten Buchung aktualisiert.

Q: Welche Aufträge, Projekte, Lose werden an die HVMA übertragen?

A: Es werden die Daten übertragen die bearbeitet werden sollten und bei denen der Benutzer als Mitarbeiter, Techniker eingetragen ist. D.h.:

Datenabgleichen

Beim Datenabgleich läuft dies immer weiter und weiter, was ist zu tun?
Brechen Sie die HELIUM V mobile App ab (Taste alle Apps anzeigen und zu-X-eln)
Starten Sie die HELIUM V mobile App erneut und wählen Sie unten Zeitbuchungen.
Hier werden alle Buchungen die noch und nur in der Datenbank Ihrer HELIUM V mobile App sind angezeigt. Hier ist ein Projekt bzw. ein Auftrag mit enthalten der bereits erledigt ist. Ändern Sie bitte den Status dieses Projektes / Auftrags, sodass wieder Zeiten auf diesen gebucht werden dürfen. Anschließend starten Sie bitte den Datenabgleich erneut. Denken Sie daran nach dem Datenabgleich die geöffneten / enterledigten Projekte wieder zu erledigen.

Info:
Sollte aus irgend einem Grund der Datenabgleich nicht funktionieren, d.h. es bleibt z.B. Zum Server senden hängen, so tippen Sie einfach auf Ok. Damit wird das Warten auf die Antwort des Servers beendet.

Installation der HVMA auf einem Android Phone

Beschrieben anhand eines S7

Sie erhalten von Ihrem HELIUM V Betreuer ein entsprechendes APK. Z.B.
Stellen Sie Ihr ... Gerätesicherheit, Unbekannte Quellen ... auf erlauben
Kopieren Sie das APK auf einen USB Stick und stecken Sie diesen an Ihr Gerät an. Sie benötigen dazu in der Regel eine Adapter von USB auf Micro USB, der im Lieferumfang Ihres Gerätes enthalten ist.
Es erscheint das Inhaltsverzeichnis des Sticks. Wählen Sie die Datei aus und tippen Sie auf installieren.

Am S5 erscheint bei der Installation aus unbekannten Quellen akzeptieren. Tippen Sie auf .. so sind Sie im Menü Sicherheit.
Oder wählen Sie Einstellungen und scrollen Sie auf System und tippen dort auf Sicherheit.
Haken Sie hier unbekannte Quellen an.

Erscheint nun, "Möchten Sie ein Update für diese bestehende App installieren? ..." so ist bereits eine (alte) HELIUM V Mobile App installiert. Bitte deinstallieren Sie VORHER diese App, beachten Sie dabei bitte die Hinweise dazu und starten Sie dann den Installationsvorgang neu.

Am Ende der Installation muss erscheinen: "App wurde installiert".
Sie können nun direkt auf öffenen Tippen um Ihre HELIUM V Mobile App zu starten.
Bitte beachten Sie, dass ein Update immer eine Neuinstallation, mit vorhergehendem Löschen ist. D.h. die Daten für die Anbindung an den Server und Ihre Benutzerdaten müssen neu eingestellt werden.

Wenn die Installation abgeschlossen ist, denken Sie daran unter Gerätesicherheit die Installation von unbekannten Quellen wieder zu deaktivieren

Sie finden nun in Ihrer Programmliste eine neue APP, mit HVMA. Starten Sie diese.
Nun erscheint der Anmeldedialog. Wechseln Sie um die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen auf das Seitenmenü und wählen Sie Einstellungen.
Geben Sie hier die Adresse unter der ihr HELIUM V Server erreichbar ist ein. -> Konfig siehe... und tippen Sie auf speichern
Nun Tippen Sie erneut auf das Menü und wählen Anmelden.
Nun geben Sie bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Achten Sie dabei bitte auf die Groß-/Kleinschreibung.

Seitenmenü: Einstellungen und Server einstellen (http://192.168.xx.xx:8280/) und speichern antippen. Wichtig: Beachten Sie bitte den abschließenden Backslash.

Seitenmenü: Anmelden und Benutzer und Kennwort eingeben, Anmelden antippen.


Q: Fehlermeldung: Beim Parsen des Paketes ist ein Problem aufgetreten

A: Erscheint bei der Installation untenstehende Fehlermeldung

So ist es sehr wahrscheinlich, dass in der Datenübertragungskette der Android Installationsdatei Ihrer HVMA2 App die Datei defekt geworden ist. Bitte laden Sie die Datei erneut herunter. Sollte dies trotz mehrfacher Versuche nicht funktionieren, so wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an Ihren HELIUM V Betreuer. Er wird Ihnen eine gute Datei zur Verfügung stellen.

Q: Ich kann zwar auf Abgleichen tippen, es kommen keine Daten an?

A: Wenn Sie die Funktion Datenabgleich, oft auch Daten Synchronisieren genannt, aufrufen, so wird folgender Schirm angezeigt.

Bitte achten Sie hier darauf, dass Sie eine gültige Netzwerkverbindung haben.


Wenn Sie z.B. den Fehler 500 Internal Server Error bekommen, so bedeutet dies, dass der HELIUM V Rest-API Server nicht antworten konnte.
Wie Sie in untem stehenden Bild im Hintergrund sehen, steht die Netzwerkverbindung auf none, oft auch Flugmodus genannt.


D.h. es gibt keine Datentechnische Verbindung zu Ihrem HELIUM V Server.

Tipp:
Es passiert dies gerne, wenn man die unterschiedlichen WLans wechselt, von zu Hause ins Büro usw.
Lösung: Bitte beenden Sie die HVMA2 App und starten Sie diese neu, damit wird die Verbindung neu aufgebaut und nun sollte ein Datenabgleich möglich sein.


 

Konfiguration

Für die Konfiguration Ihres Phones muss:
- der HELIUM V Server per https bzw. http erreichbar sein und die IP Adresse muss bekannt sein
- Sie müssen im HELIUM V einen entsprechenden Benutzer mit einer alternativen Systemrolle haben
- Benutzername und Kennwort müssen bekannt sein
- Gegebenenfalls benötigen Sie einen entsprechenden VPN Tunnel zu Ihrer HELIUM V Installation

Deinstallation

Bitte beachten Sie, dass bei der Deinstallation alle Daten in Ihrer mobilen App gelöscht werden. D.h. es müssen unbedingt vor der Deinstallation alle Daten an Ihren HELIUM V Server übertragen worden sein. Es dürfen keine offenen Buchungen, ersichtlich an dem roten Zähler unten neben/an der Uhr, angeführt werden. Gegebenenfalls wählen Sie vorher Datensynchronisierung.
Bitte beachten Sie, dass z.B. am S7 die App nur aus dem eigentlichen Menü entfernt werden kann. Haben Sie diese im schnellen Zugriffsfenster, so wird durch das Löschen nur die App wieder in das Hauptmenü verschoben.

Q: Wie den Zugriff testen?

A: Die Einrichtung der Zugänge für Ihre HELIUM V mobile App ist nicht immer ganz einfach. Theoretisch muss nur der https-Port 443 auf den HELIUM V Tomcat Server konfiguriert und über den Router auf den Tomcat-Server geforwarded werden. Nun ist in der Technik die Einrichtung das eine und die tatsächliche Funktion das andere. D.h. es muss dies getestet werden.
Nutzen Sie dafür einfach den Zugriff auf den Systemping. D.h. gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

Damit haben Sie alle Wege geprüft.

Q: Welche Rechte muss der Benutzer haben?

A: Nutzen Sie für die Definition der Rechte des Benutzers die HVMA Systemrolle. Hinterlegen Sie hier, welche Rechte Sie/der Benutzer beim Zugriff über die HVMA haben soll / darf.
Wichtig:
Ist keine HVMA Systemrolle beim Benutzer definiert, kann er auch nicht zugreifen.

Für die Offline HVMA folgende Rechte benötigt:
AUFT_AUFTRAG_R ... falls die Aufträge bearbeitet werden sollten
PERS_ZEITERFASSUNG_CUD
PERS_ZEITERFASSUNG_R
PERS_DARF_KOMMT_GEHT_AENDERN ... (damit die Kommt / Geht Zeit auch nachgebucht werden darf
WW_ARTIKEL_R
PROJ_PROJEKT_R ... falls die Projekte bearbeitet werden sollten
LP_DARF_EMAIL_SENDEN ... wenn die Auftragszeitbestätigung versandt werden sollte

Bitte beachten Sie, dass in jedem Falle auch der DEFAULT_ARBEITSZEITARTIKEL gesetzt sein muss.

Info für HELIUM V Betreuer: Siehe restapi.log

Q: Wie oft muss das Kennwort eingegeben werden?

A: Für die Identifikation des Benutzers ist die Passworteingabe erforderlich. Da im wesentlichen die HVMA immer läuft, wird eine Passwort Neueingabe nur dann angefordert, wenn dieses vom HELIUM V Server zurückgesetzt wurde. Der Zeitraum des Löschens des Logineintrages kann mit dem Parameter LOGON_LOESCHEN eingestellt werden. Dieser steht üblicherweise auf 30Tage. Er wirkt grundsätzlich für alle Anmeldungen an HELIUM V.
Werden Sie bei der Datenübertragung zur Eingabe Ihres Passortes aufgefordert, so muss nach der richtigen Eingabe die Datenübertragung erneut gestartet werden.

Q: Wie oft sollten die Daten synchronisiert werden?

A: Mobile Geräte, moderner Bauart, haben ausreichend Speicherplatz um viele Daten zu erfassen.
Hier ist bei weitem wichtiger, dass Sie über den Fortschritt der Arbeiten auf der jeweiligen Baustelle, dem Montageauftrag o.ä. zumindest täglich informiert sind um bei Abweichungen rechtzeitig steuernd eingreifen zu können. D.h. unser dringender Rat ist, dass Sie von Ihren Mitarbeitern einfordern, dass die Daten täglich, idealerweise immer nach dem Ende der täglichen Arbeit zu Ihrem HELIUM V Server übertragen werden. Dies hat den Vorteil, dass:
- im Falle eines Verlustes des Gerätes nur die Daten des laufenden Tages abhanden gekommen sind
- Sie immer Tagesaktuell über den Zeitaufwand, den Fortschritt des jeweiligen Auftrages informiert sind
- Sie jederzeit eine Zwischenabrechnung machen können

Q: Wird die Reihenfolge der Buchungen auf Plausibilität geprüft?

A: Nein. Da die Erfassung der Buchungen Offline, also ohne Verbindung zum Server erfolgt, müssen alle Buchungen zugelassen werden. Die richtige Wirkung der Buchungen ist erst im HELIUM V Client ersichtlich, welcher direkt und Online auf alle HELIUM V Daten zugreifen kann und darf.
Es ist bei vielen Unternehmen üblich, dass sich die Mitarbeiter Morgens und Abends im Unternehmen an- und abmelden müssen. D.h. die Kommt und Geht-Buchungen müssen z.B. am Zeiterfassungsterminal im Unternehmen gemacht werden, nur die mobilen Buchungen dürfen am mobilen Gerät gemacht werden. Nun gibt es keine Notwendigkeit mehr, die Zeitbuchungen zurück auf das mobile Gerät zu übertragen. Würde aber am mobilen Gerät nun eine weitere Kommt Buchung erzwungen, so hätten Sie zwei Kommt Buchungen. U.s.w.u.s.f. denken Sie z.B. an Korrekturen, Verbuchung automatischer Pausen, automatisches Kommt, etc..

Q: Was passiert bei der Übertragung?

A: Durch die Offline-Erfassung kann es auch zu Zuständen kommen, die eine Verbuchung der Daten nicht mehr zulässt.
Ein Beispiel ist wenn noch Zeiten auf einen Auftrag erfasst wurden, dieser aber bereits abgeschlossen = vollständig erledigt ist. Damit dürfen keine Zeiten mehr auf diesen Auftrag gebucht werden. Damit nun die Übertragung von der HVMA an Ihr HELIUM V nicht blockiert wird, landen diese Daten im Zeiterfassungsmodul im Reiter Prüfdaten .
Hier werden alle Buchungen aufgeführt, welche nicht verbucht werden konnten und die noch nicht bereinigt wurden.
Damit Sie sehen, bei welchen Personen diese Daten-Korrekturen durchgeführt werden müssen, wird in der Auswahlliste der Zeiterfassung in der rechten Spalte das Vorhandensein von Prüfdaten angezeigt. D.h. überall wo hier ein Haken gesetzt ist, gibt es Daten, die noch nicht richtig in Ihre HELIUM V Daten übernommen wurden und Sie sollten diese im Reiter Prüfdaten auflösen / zuordnen.
Im Reiter Prüfdaten wird unter Bemerkung die Begründung für das Nicht-Verbuchen der Zeitdaten angezeigt.


Bitte achten Sie, insbesondere bei Nachkalkulationen darauf, dass die Mitarbeiter alle Buchungsdaten von den mobilen Erfassungsgeräten in Ihr zentrales HELIUM V übertragen haben.

Q: Welche Barcodes sollten verwendet werden?

A: Wir empfehlen dringend, für die Verwendung für Barcodes in Verbindung mit der HELIUM V Mobile App (HVMA) ausschließlich QR Codes oder ev. auch Datamatrix Codes zu verwenden. Diese Codes haben den Vorteil dass:
a.) die Codes in jeder Lage gelesen werden können
b.) die Scanner-/Kammerasoftware der verschiedenen Geräte vor allem auf den QR-Code optimiert sind
damit erhalten Sie sehr rasch die Leseergebnisse, also die Daten aus dem Barcode und erreichen damit eine entsprechende Benutzerzufriedenheit aber vor allem Benutzerakzeptanz.

 

HVMA2

Mit der HVMA2 steht sowohl eine Online als auch eine Offline Version für die Buchung in / mit Ihrem HELIUM V zur Verfügung.

HVMA2 Online App

Mit der HVMA2 Online App können annähernd alle Buchungen der mobilen Barcodescanner und wesentliche Buchungen der Zeiterfassung(sterminals) online gemacht werden. Erforderlich ist dafür eine direkte Verbindung zu Ihrem HELIUM V Server, welche gerne über einen vorgelagerten Proxyserver realisiert werden kann.
Verbindungen intern werden in der Regel per WLan umgesetzt. Verbindungen von extern meist über die Telefon-Provider und unter Verwendung des https Protokolles aufgebaut.
Beachten Sie bitte dass dafür öffentliche Zertifikate auf Ihren Servern eingerichtet sein müssen. Wir beraten Sie gerne.
Wichtig:
Da die https Verbindung nur ein Verschlüsselung der Daten darstellt, raten wir, bei Verbindungen von außen, gut konfigurierte VPN Verbindungen zu verwenden. Nur damit haben Sie halbwegs Sicherheit, dass keine unbefugten Nutzer Zugang zu Ihrem Netzwerk / HELIUM V Server bekommen.
Wenn Sie trotzdem nur https verwenden, so beachten Sie bitte, dass die Sicherheit nur am Passwort hängt.

Es stehen damit folgende Funktionen zur Verfügung:
ARTIKEL
Lagerauskunft
Ändern der Lagerplatz Zuordnung
Textsuche. Werden hier drei oder mehr Zeichen eingegeben, so werden die ersten gefundenen Artikel deren Artikelnummer bzw. Text der Suche entspricht angezeigt. Ein Tipp auf den in der Liste angezeigten Artikel wählt diesen aus.
Inventur
Es wird die Liste der noch nicht durchgeführten Inventuren angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Inventur aus und erfassen Sie die Inventurartikel durch scannen und Eingabe der gezählten Menge bzw. auch der Chargennummern bzw. der Seriennummern. Wichtig: Damit die Inventur(en) aufgelistet wird muss diese EINEM Lager zugewiesen sein und Sie müssen Rechte auf dieses Lager haben.
Dokumente anzeigen
Scannen Sie den Artikel ein und Sie erhalten eine Liste der für diesen Artikel abgelegten Kommentare und Dokumente (unter Berücksichtigung Ihrer Dokumentenrechte) im Format png und pdf. Durch Tipp auf eines der angezeigten Dokumente werden diese angezeigt. Bitte beachten Sie die unten angeführten Hinweise zur Anzeige von Dokumenten.

FERTIGUNG
Los ausgeben
Los auf in Produktion stellen
Materialbuchung im Los
Los Belege drucken
Los Ablieferung
Los vollständig erledigen
Losgröße ändern
Losdokumente anzeigen

WARENEINGANG
Wareneingang

LIEFERUNG
Lieferung anhand Auftrag
Freier Lieferschein
Lieferschein-Dokumente

ZEITERFASSUNG
Zeiten buchen
Persönliche Daten

EINSTELLUNGEN
Einstellungen
Barcode scannen




Anzeigen von Dokumenten:

Für die Anzeigen von Dokumenten stehen die üblichen Grafikformate (PNG, jpg, gif) und das verbreitete PDF Format zur Verfügung, sowie die Anzeige von Textdateien. Um die PDF Inhalte anzeigen zu können, muss einmalig aus dem Google PlayStore bzw. aus dem Apple Store der cleverdox Viewer je mobile Device installiert werden. Sie werden automatisch dazu aufgefordert.
Die Bedienung des cleverdox Viewers ist so gestaltet, dass mit einem Doppeltip die Umrandung weggeschaltet werden kann. Diese verschwindet automatisch wenn Sie auf eine zweite Seite umblättern (Wischen). Durch einen erneuten Doppeltipp, wird die Umrandung wieder angezeigt, womit durch einen Tip auf das X links oben der PDF Viewer wieder verlassen weren kann.

Q: Können die ausgedruckten Belege in der App angezeigt werden?

A: Mit der Online App werden wie oben beschrieben derzeit PDFs angezeigt.

 

HVMA2 Offline App

Mit der HVMA2 Offline App wurden folgende Funktionen realisiert.
Für die Materialbedarfsmeldungen siehe bitte auch Los, Materialbedarfsmeldung

Auf der Offline App, welche nun auch unter Ionic3 läuft und damit so Dinge wie Scannen und Kamera usw. machen kann läuft aktuell
- Einlesen der Liste der ToDos
- zugeordneten Projekte (= Zugewiesener)
- zugeordneten Aufträge (= Auftragsteilnehmer)
- zugeordneten Lose (= Techniker)

- Buchen von Zeiten auf ToDos
- auf die Projekte
- auf die Aufträge
mit ev. Auswahl der Auftragsposition auf die gearbeitet wird
- auf die Lose
mit ev. Auswahl der Tätigkeit auf der gearbeitet wird
- Kommt, Geht, Pause (=Unterbrechung)
- ergänzen der Buchungen um beschreibende Texte

- Materialbedarfsmeldungen siehe dazu auch.
- Scannen der Losnummer (eigentlich aus der Liste der ToDos)
- Erfassen von benötigten Artikeln in der Form dass
- eine HELIUM V Artikelnummer gescannt wird (nur erkennbar an den LeadIns) bzw.
- eine Artikelnummer eingetippt wird und oder
- eine Artikelbezeichnung eingetippt wird und oder
- ein Foto des Artikels
- ev. noch einen Kommentar dazu
- Menge muss größer 0 sein
- ein Schalter für Rückgabe (Also vom Los ans Lager)
- ein Schalter für zusätzlich, d.h. hat eigentlich mit dem Los nichts zu tun
- Eingabe eines Wunschtermins (heute, morgen, nächste Woche, Datum)

- Liste der gebuchten Zeiten des angemeldeten Mitarbeiters
mit der Möglichkeit die Texte zu ergänzen

- am Los die Liste der gebuchten Materialien

- Erfassen von Reisezeiten auf Aufträge
mit Kilometerständen und
- Erfassen von (Reise-)Belegen durch: Erfassung des Betrages und Scann des Beleges, Eingabe einer Bemerkung, Erfassung einer abweichenden Währung

- Unterschreiben von Zeitbestätigungen auf noch nicht unterschriebene Auftragszeiten (Anpassen von Zeitbestätigungen siehe)
Details siehe.

- Synchronisieren
- überträgt alle Zeitbuchungen
diese werden je nach Status des Loses (Auftrags, Projekts) verbucht oder wandern in die zu prüfen Liste
- überträgt alle Materialbuchungen (des angemeldeten Mitarbeiters)
- diese werden nach Abschluss des Empfangs automatisch ausgedruckt (und aus dem Ausdruck kann auch ein EMail versandt werden)
- damit verbunden ist die Bedienung der erhaltenen Materialbuchungen am Client (diese ist soweit auch schon fertig)
- hier werden, bei der Synchronisierung soweit möglich die Artikelnummern und Lose automatisch auf echte HELIUM V Artikelnummern und Lose übersetzt
- der Lagerist kann diese Zuordnung ergänzen / verändern
- er bekommt die gewünschte Menge
- kann entscheiden welche Menge er nun wirklich als Sollmenge ins Los bucht und
- welche Menge er jetzt ausgibt
- er sieht alle Daten die übertragen wurden inkl. Bild
- kann sich eine Liste der nun in die Lose gebuchten Daten ausdrucken und damit das Material für die Monteure zusammenstellen
- es gibt Journale für offene Materialbedarfe, offene Rückgaben

Das ganze am iOS / iPhone und natürlich auch am Android.

Die Bedienung der Offline App

Die HVMA2 Offline App wird für die Erfassung in aller Regel über die sogenannte ToDo Liste bedient.
In dieser Liste sehen Sie alle Projekte, Aufträge, Lose für die Sie eingetragen sind.

D.h. im unteren "Reiter" Todos, genauer dem darauf Tippen, wird die Liste der ToDos angezeigt
Unter Zeitbuchungen finden Sie die aktuell erfassten Zeitbuchungen
Unter Reisen werden die aktuell erfassten Reisezeiten angezeigt

Im Reiter Zeitbuchungen werden auch die Sondertätigkeiten:
Kommt ,
Pause  bzw. Unterbrechung
Geht  
gebucht.

Durch Tipp auf das Untermenü   gelangen Sie zu den Abwesenheitsanträgen.
Für einen neuen Abwesenheitsantrag tippen Sie unten auf + Hinzufügen.
Nun wählen Sie die Art Ihrer geplanten Abwesenheit.

D.h. durch Tipp auf Urlaub, Zeitausgleich oder Krank wird die Art des Abwesenheitsantrages definiert.
Geben Sie zusätzlich den Zeitraum in Tagen oder Halbtagen an für den Sie diesen Antrag stellen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Antrag in der Regel in die Zukunft gehen sollte. D.h. wenn Sie z.B. wegen plötzlicher Krankheit einen Krankantrag für heute stellen, so müssen diese Daten auch heute noch übertragen werden

 

Q: Kann ein Los / eine Tätigkeit / ein Arbeitsgang eingescannt werden?

A: Tippen Sie in der Liste der Projekte oben auf die Lupe. Nun erscheint das Suchfenster, in dem Sie sowohl einen Suchtext als auch den Barcode für das jeweilige Los scannen können. Damit wird die Liste der angezeigten ToDos auf die gescannte Nummer begrenzt.

Q: Wie kann einem Auftrag ein Dokument hinterlegt werden?

A: Manchmal ist es nützlich für einen Auftrag auch ein Foto hinterlegen zu können.
Wählen Sie aus der ToDo Liste den Auftrag durch Tipp in die Mitte = Firmenname, Projektbezeichnung. Nun sind Sie in den Buchungen dieses Auftrags. Tippen Sie rechts oben auf POS-> (Positionen) und Sie bekommen eine Liste der Auftragspositionen. Nun rechts unten auf den Stift mit dem Plus und Sie erhalten die Liste der bereits hinterlegten und noch nicht übertragenen Dokumente. Nun auf +HINZUFÜGEN. Tippen Sie auf das Kamerasymbol um ein Bild aufzunehmen, geben Sie einen Kommentar dazu an, ev. auch nur einen Kommentar und tippen dann auf BILD SPEICHERN.
Mit dem Pfeil nach links, links oben kommen Sie wieder in die Liste der bereits erfassten Kommentare, Bilder.
Mit der nächsten Synchronisierung, dem nächten Datenabgleich werden diese Dokumente in der Dokumentenablage des Auftrags unter hvma-image-Datum beim jeweiligen Auftrag abgelegt.

Q: Wie kann bei einem Los ein Dokument hinterlegt werden?

A: Die Vorgehensweise ist analog zum oben beschriebenen Auftrag. Sie wechseln vom Los ausgehend in die Positionen, tippen unten auf den Stift mit dem Plus, dann auf hinzufügen. Bei der erfolgreichen Übertragung werden die Bilder beim jeweiligen Los in den Dokumenten hinterlegt.

Q: Ein Arbeitsgang eines Loses ist schon fertig, wie informieren?

A: Wenn das offene ToDo ein Los ist, dies ist auch an der Anzeige des Beginn und Ende-Datums ersichtlich, so tippen Sie im rechten Bereich unter dem Datum. Damit sehen Sie die Arbeitsgänge dieses Loses. Hier können Sie links mit dem Pfeil die Tätigkeit starten. Neben der Bezeichnung der Tätigkeit finden Sie ein blaues Viereck welches angehakt werden kann.
Durch das Anhaken signalisieren Sie, dass diese Tätigkeit beendet ist. Solange dieser Status nicht übertragen wurde, kann er auch wieder rückgängig gemacht werden. Ist im HELIUM V Server der Arbeitsgang bereits als erledigt / fertig eingetragen, so wird anstelle des Vierecks ein grüner Haken angezeigt.

Q: Ansichtslogik der ToDo Liste

A: Mit der ToDo Liste erhalten Sie alle Projekte, Aufträge und Lose bei denen Sie hinterlegt sind.
Hinterlegt bedeutet:
bei den Projekten: Sie sind der Zugewiesene oder ein zugewiesener Techniker
bei den Aufträgen: Sie sind ein Auftragsteilnehmer, unabhängig vom Vertreter
bei den Losen: Sie sind der verantwortliche Techniker oder einer der weiteren Techniker

Die Anzeige der ToDo Liste ist in drei Bereiche unterteilt:
Links die Belegnummer mit der Möglichkeit die Zeitbuchung auf diesen Beleg, dieses ToDo zu starten bzw. zu stoppen (Blau hinterlegter Pfeil bzw. blau umrandetes Rechteck)
In der Mitte der Titel mit Kunden(Partner)name, Projektbezeichung, bei Losen auch Fertigungsstandort und Auftragsnummer des Loses
Rechts die Termine. D.h. beim Los der Beginntermin (wann sollte mit den Arbeiten begonnen werden) und der Endetermin (wann sollten die Arbeiten abgeschlossen werden), beim Auftrag der Liefertermin und beim Projekt der Zieltermin

Wird zwischen den Terminen ein Auge angezeigt, so bedeutet dies, dass Sie diese Position seit der letzten Aktualisierung noch nicht angesehen haben, diese also ev. ansehen sollten.

Der Tip auf den blauen Pfeil links startet die Zeit auf diesem ToDo, was mit Gestarte angezeigt wird. Nun wechselt der Pfeil in ein blau umrandetes Rechteck. Ein Tip auf dieses Rechteck stoppt die Tätigkeit auf diesem ToDo.

Ein Tip in die Mitte (Firma/Titel)  zeigt Ihnen
beim Projekt: den Kommentar aus den Kopfdaten
beim Auftrag: den internen und den externen Kommentar und wenn Sie die Berechtigungen dafür besitzen, auch die Packliste und die Kommissionierung (siehe dazu auch Rechte und Berechtigungen) Für die Bedienung der Packliste bzw. Kommissionierung siehe
beim Los: die Kommentarzeile

Je nach ToDo erhalten Sie durch den Tip auf POS-> (rechts oben) folgende Informationen:
Projekt: Die Liste der in den Details des Projektes erfassten Punkte mit Titel und Erfassungsdatum
Auftrag: Die Positionen des Auftrags. Hier kann durch Tip auf rechts unten Stift mit dem Plus, ein Foto mit Schlagwort zur Dokumentenablage des Auftrags hinzugefügt werden
Los: Die Sollzeitpositionen (Arbeitsgänge) des Loses, mit der Möglichkeit den einzelnen Arbeitsgang zu starten bzw. zu stoppen. Zusätzlich kann auch zum Los ein Foto mit Schlagwort zur Dokumentenablage des Loses hinzugefügt werden.
Bitte unterscheiden Sie zwischen dem Starten des einzelnen Arbeitsganges durch Tip auf den blau hinterlegten Pfeil und das Starten der allgemeinen Zeit auf dem Los durch Tip auf den Pfeil unten in der Mitte.

Als besondere Funktion können Sie beim Los durch wischen nach links den blauen Button MATERIALBEDARF anzeigen. Tippen Sie nun auf diesen Button und Sie kommen in die Liste der bereits für dieses Los erfassten und noch nicht übertragenen Materialbedarfe. Durch Tip auf hinzufügen können Materialpositionen angefordert werden. Details siehe bitte.

Anzeige der Zeitbuchungen

In der unteren Leiste der HVMA2 Offline finden Sie links die ToDo Liste und in der Mitte die Zeitbuchungen.
Bei den Zeitbuchugen wird neben der Uhr die Anzahl der noch nicht übertragenen Zeitbuchungen angezeigt. Diese können durch Tip auf die Uhr angezeigt werden.
Hier haben Sie zusätzlich bei den Beginnbuchungen noch die Möglichkeit Kommentare zur Durchführung der jeweiligen Tätigkeit mit anzugeben.

Aktualisieren der Zeitbuchungsliste, einfach durch kurz mal nach unten ziehen der Einträge, egal ob welche angezeigt werden oder nicht.

 

Q: Wie können Urlaubsanträge, Zeitausgleichsantrag bzw. ein Krankenstandsantrag von der Offline App aus gestellt werden?

A: Wechseln Sie unten auf die Zeitbuchungen.
Nun finden Sie rechts oben, in der Titelleiste eine kleine Liste. Tippen Sie darauf und Sie sind in der Liste der noch nicht übertragenen Anträge. Tippen Sie hier unten auf +HINZUFÜGEN. Wählen Sie nun in den oberen Punkten/Überschriften zwischen Urlaub, Zeitausgleich oder Krank. Geben Sie nun das von bis Datum und ob ganzer oder halber Tag an und tippen auf Speichern.
Mit dem Pfeil nach links, links oben wecheseln Sie wieder zurück in das Hauptbedienfenster.
Mit der nächsten Übertragung werden diese Anträge inkl. der EMails an die Abteilungsleiter, Geschäftsführer eingetragen bzw. versandt.

Als frühester Tag kann heute gewählt werden und es kann maximal ein Datum bis ins nächste Jahr ausgewählt werden.

 

 

 

 

Q: Wie kann die Verbindung überprüft werden?

A: Vor allem bei der Verbindung von extern zu Ihrem HELIUM V Server ist eine halbwegs gesicherte Verbindung anzuraten. Da meist VPN für die Benutzer zu kompliziert ist, wird https verwendet. Bitte beachten Sie, dass dafür gültige und echte Zertifikate (also keine self signed) erforderlich sind.
Um zu überprüfen, ob der Zugriff von extern funktioniert, kann auch auf die Restapi Doc von einem Browser aus zugegriffen werden. Diese muss ohne irgendwelche Hinweise auf Zertifikatsprobleme angezeigt werden. Bitte beachten Sie, dass iOs hier noch wesentlich korrekter vorgeht als Android. Prüfen Sie daher bei Verbindungsprobleme zuerst, über den gleichen Weg, ob Sie z.B. im Firefox die Restapi-Doku öffnen können. Es sollte klar sein, dass im Firefox für die gewählte IP-Adresse / Domain, KEINE Ausnahmen eingetragen sein dürfen.

Rechte und Berechtigungen für die HELIUM V Mobile App 2

Die Berechtigungen für die HELIUM V Mobile App gliedern sich in zwei Bereiche.
Wichtig: Im Gegensatz zu den ConCurrent Benutzer Berechtigungen mussten die Berechtigungen der HVMA auf named User (benannte Benutzer) umgestellt werden. Bitte beachten Sie, dass wir hier von einer fairen Nutzung ausgehen.

Mit dem Erwerb der Lizenz für Ihre HELIUM V Mobile App 2 finden Sie im Benutzermodul einen weiteren unteren Modulreiter HVMA .
Hier werden die verfügbaren und die Anzahl der freigeschalteten Benutzerberechtigungen sowie deren Belegung angezeigt.


Durch Klick auf den Reiter 2 Benutzer können die Benutzer die das jeweilige HVMA-Modul nutzen dürfen bis zur maximalen Benutzeranzahl zugewiesen werden.

In weiterer Folge müssen die HVMA Systemrollen definiert werden.
Idealerweise legen Sie dafür eigene Systemrollen an, wie z.B. HVMA2_Monteur und HVMA2_Lager.
Nun weisen Sie der jeweiligen Rolle im Reiter 7 HVMA die HVMA2 Rechte zu.

Um nun die tatsächlichen Rechte mit dem Benutzermandanten zu verbinden, wählen Sie im unteren Modulreiter Benutzermandant die entsprechende Person aus und definieren die HVMA Systemrolle. . Bitte beachten Sie, auch hier kann jeweils nur eine Rolle je Benutzer vergeben werden.

Q: Welche Rechte sind erforderlich?

A: Ab dem Build 13592 werden die den Benutzern zugewiesenen HVMA Rechte verwendet.
D.h. es kann über die HVMA Systemrolle dem jeweiligen Benutzer folgende Rechte erteilt bzw. entzogen werden:
Echte HVMA Rechte
MaterialBedarf
DokumenteErfassen
DarfAuftragsKopfZeitBuchen

Rechte im HELIUM V
AUFT_AUFTRAG_R ... falls der Benutzer die Aufträge sehen / bearbeiten sollte
FERT_LOS_R ... falls die Lose bearbeitet werden sollten
PROJ_PROJEKT_R ... falls die Projekte bearbeitet werden sollten
ER_EINGANGSRECHNUNG_CUD
PERS_ZEITERFASSUNG_CUD
PERS_ZEITERFASSUNG_R
PERS_DARF_KOMMT_GEHT_AENDERN ... (damit die Kommt / Geht Zeit auch nachgebucht werden darf
WW_ARTIKEL_R
LP_DARF_EMAIL_SENDEN ... wenn die Auftragszeitbestätigung versandt werden sollte

Bitte beachten Sie, dass in jedem Falle auch der DEFAULT_ARBEITSZEITARTIKEL für die Zeitbuchung aus den Projekten gesetzt sein muss.

- DarfAuftragsKopfZeitBuchen, bedeutet, dass der HVMA Anwender die Beginnbuchung einer Tätigkeit auch bereits in der ToDo-Auswahlliste starten kann. Hat er dieses Recht nicht, so muss er im Auftrag auf das Fenster Positionen (des Auftrags) wechseln und hier die durchgeführte Tätigkeit auswählen. Das bedingt auch, dass die bebuchbaren Tätigkeiten im Auftrag, ev. aus kalkulatorische Artikel, erfasst sein müssen (sonst kann er nicht darauf buchen)
Hinweis: Auch wenn das Recht DarfAuftragsKopfZeitBuchen abgeschaltet ist, kann die Zeitbuchung eines Auftrags aus der ToDo Liste heraus beendet werden. D.h. in dieser Einstellung sehen Sie auch ganz praktisch auf welchem Auftrag Sie gerade angemeldet sind.


Q: Welche weiteren Einstellungen sind zu treffen?

A: Für die umfängliche Nutzung sind noch folgende Einstellungen zu treffen:
a.) MOBIL_DRUCKERNAME_BEDARFSUEBERNAHME: Hinterlegen Sie hier auf welchen Drucker die Materialbedarfsliste ausgedruckt werden sollte. Für den Fall, dass kein Ausdruck erfolgen sollte, oder Sie die Funktion nicht benutzen, geben Sie hier bitte "Nicht Drucken" (ohne den Hochkommas) ein.


b.) Für die verschiedenen Etikettenausdruck kann einerseits je Gerät der zu verwendende Drucker eingerichtet werden. Da in aller Regel aber die Drucke auf einen zentralen, vom Server aus erreichbaren Drucker erfolgen sollten, steht dafür der Parameter DEFAULT_MOBIL_DRUCKERNAME_ETIKETT zur Verfügung.

c.) Der Parameter DEFAULT_MOBIL_DRUCKERNAME_SEITE wird für den automatischen Ausdruck von Journalen und Formularen, in gleicher Denkweise wie für die Etiketten verwendet


Q: Auftragszeiten unterschreiben lassen?

A: In vielen Unternehmen kommt immer wieder der Wunsch, dass die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter für spezifische Aufträge direkt auf der Baustelle / am Montageplatz von einem Verantwortlichen des Kunden unterschrieben werden sollten.
Dafür haben wir die Funktion Zeitbestätigung geschaffen.
Der übliche Ablauf ist wie folgt:

  1. Mitarbeiter bucht mit der Offline App-ToDo Liste seine Zeiten mit Kommt, Geht, Pause, Tätigkeit(en) auf den jeweiligen Auftrag

  2. Mitarbeiter synchronisiert, idealerweise zumindest täglich, seine Offline erfassten Daten mit Ihrem HELIUM V Server

  3. Der Mitarbeiter fordert die Zeitbestätigungszeiten/(daten) seines Auftrages an

  4. Der Mitarbeiter präsentiert diese Daten dem Kundenverantwortlichen und lässt diese von diesem unterschreiben

  5. Der Mitarbeiter sendet diese Daten durch die erneute Synchronisation an Ihren HELIUM V Server.
    Damit werden diese unterschriebenen Zeitbuchungen beim Auftrag und Mitarbeiter hinterlegt und zugleich wird ein Bestätigungsemail an den Ansprechpartner mit den unterschriebenen Daten und dem Roh-PDF des Auftraggebers gesandt.

  6. Damit ist für eventuelle weitere Zeitbuchungen definiert, dass erst die Buchungen ab dem Synchronisierungszeitpunkt wieder für die neuen Zeitbestätigungen (3.) verwendet werden dürfen.

Ausdrucken der Zeitbestätigungen des jeweiligen Auftrags siehe bitte.
Erfasste Zeitbestätigungen siehe bitte.

Q: Reisespesen als Eingangsrechnung erfassen?

A: Wenn in der HVMA2 Offline App Belege für Aufträge erfasst werden, so können vom mobile App Benutzer folgende Daten erfasst werden:

Wenn diese Daten auf der App gespeichert wurden, werden diese bei der nächsten Datensynchronisierung in Ihr HELIUM V übertragen.
Es wird dafür eine Eingangsrechnung angelegt. Da vom (Montage-) Mitarbeiter nicht verlangt werden kann, dass er/sie die buchhalterischen Forderungen kennt, wird davon ausgegangen, dass in jedem Falle diese Eingangsrechnung von jemandem in den grundsätzlichen Dingen der Eingangsrechnungserfassung bewanderten entsprechend korrigiert und richtiggestellt wird.
Es wird daher diese Eingangsrechnung an den Mandanten-Lieferanten (Ihr Unternehmen), mit dem Bruttobetrag mit 0% Vorsteuer, ohne Kontierung aber mit der Auftragszuordnung angelegt.
Durch die fehlende Kontierung werden diese Eingangsrechnungen im Eingangsrechnungsmodul in Rot angezeigt und somit signalisiert, dass hier noch entsprechende Daten für die korrekte Behandlung / Verbuchung der Eingangsrechnung fehlen.
Denken Sie bitte auch daran gegebenenfalls den Betrag der Auftragszuordnung entsprechend anzupassen.





Weitere mobile Barcodescanner

Basierend auf dem Betriebssystem Android und auf den oben beschriebenen HVMA2 Funktionalitäten stehen zwei Barcodescanner zur Verfügung.
das C4050 Handheld Data Terminal






und das H100 PDA



Beide haben den großen Vorteil, dass sie über einen integrierten echten 2D Barcodescanner verfügen und gerade in Lager Anwendungen sehr praktisch bedient werden können.

Der zusätzliche Vorteil des C4050 ist die Ladestation und vor allem der Pistolengriff.
Der Vorteil des H100 ist seine Kleinheit und trotzdem eine Einhandbedienung und ein integrierter sehr schneller 2D Barcodescanner
Leider steht für den H100 derzeit kein Dokumentenreader zur Verfügung

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter