Zeiterfassungsstifte

Mit den F630 Zeiterfassungsstiften und den KDC 100 für HELIUM V steht die Möglichkeit der Offline Zeiterfassung zur Verfügung. Mit diesen Stiften 45x140x20mm, ca. 100Gramm schwer, können Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig ihre Anwesenheits-, Projekt- und Maschinenzeiten erfassen.

Bitte beachten Sie, dass die Stifte keine Online-Verbindung zur HELIUM V Datenbank haben und dass daher keine Überprüfung auf erlaubte LosNummern, Maschinen IDs und ähnliches erfolgen kann.

Im Stift können ca. 300Buchungen gespeichert werden.

Die Anwendungspraxis hat gezeigt, dass es sehr von Vorteil ist, wenn die Stift-Daten regelmäßig, z.B. zu den Arbeitspausen und Arbeitsenden übertragen werden. Dies reduziert die Gefahr des Datenverlustes und trägt zu einer möglichst aktuellen Datenhaltung bei.

Zusätzlich ist zu beachten, dass für Rückmeldungen / Nachkalkulationen immer nur die Daten in der HELIUM V Datenbank herangezogen werden. Sind noch Daten in den Stiften enthalten, die nicht in die HELIUM V Datenbank übertragen wurden, so werden diese auch bei den Berechnungen nicht berücksichtigt.

Bedienung der Zeiterfassungsstifte:

Einschalten des Stiftes
Drücken Sie kurz die große Taste am Stift, der Stift bleibt für ca. 30 Sekunden eingeschaltet. Zugleich leuchtet die Scann-Spitze (rot)
Scannen von Barcodes
Nach dem Einschalten bewegen Sie den Stift zügig und in gleichmäßiger Geschwindigkeit über den Barcode. Die große Taste vor dem Scannen wieder loslassen.
Achten Sie darauf, dass Sie immer am Barcode bleiben. Beginnen Sie ca. 1cm vor dem Barcode mit dem Scannvorgang und ziehen Sie den Stift ca. 1cm über den Barcode hinaus. Gültig gescannte Codes werden durch einen kurzen Beep bestätigt, falsche Codes bewirken zwei schnelle Fehler-Beeps. Die Scannrichtung ist egal, kann also von links nach rechts oder von rechts nach links erfolgen.
Für gute Scannergebnisse benötigen Sie gut Barcodevorlagen. Wenn die Fertigungspapiere in Folien eingelegt sind, so müssen dies unbedingt klare Folien sein. Bei diffusen / nicht glänzenden Folien, wird das Licht so gestreut, dass die einzelnen Elemente des Barcodes für den Stift nicht mehr unterscheidbar sind. Vermeiden Sie beim Scannen auch direkte Sonneneinstrahlung auf die Barcodes.
Ausschalten des Stiftes
Der Stift schaltet sich selbständig ca. 30 Sekunden nach der letzten Verwendung ab.
Anzeige der bereits erfassten Buchungen, der Stiftversion
Bei eingeschaltetem Stift, drücken Sie die beiden Cursortasten gleichzeitig. Die Cursortasten sind die kleinen Tasten zwischen Display und dem großen Scann-Knopf.

Sie sehen in dieser Anzeige den Inhalt jeweils eines im Stift gespeicherten Datensatzes. Mit den Cursortasten können Sie durch die Datensätze blättern. Die Nummer des aktuellen Datensatzes wird rechts oben angezeigt.
Neben Ausweis sehen Sie die aktuelle Ausweisnummer
Darunter die Losnummer oder KOMMT bzw. GEHT
Neben der Losnummer sehen Sie M:xx die Maschinen-ID
Darunter wird die Identnummer der Tätigkeit angezeigt und
in der vierten Zeile das Datum der Buchung (JJ-MM-TT) und die Uhrzeit der Buchung.

Sind keine Datensätze eingetragen, oder drücken Sie nach den Daten erneut beide Cursortasten, so wird der Status und die Version Ihres Zeiterfassungsstiftes angezeigt

Hier sehen Sie die Stift-Software (HE-V) die Stift-ID (000003) und die Version der Stiftsoftware (1.0)
Darunter die Anzahl der erfassten Datensätze
Das aktuelle Datum, die Hardware für die die Stiftsoftware kompiliert wurde und
darunter die aktuelle Uhrzeit des Stiftes.

Diese Anzeige springt nach 3Sekunden wieder in den Erfassungsmode zurück.
Einstellung von Datum und Uhrzeit am Stift
Der Stift wird bei jeder Datenübertragung mit der lokalen Uhrzeit des PCs synchronisiert.
Die im Stift eingebaute Uhr ist hinreichend genau, damit während eines Tages keine nennenswerten Zeitabweichungen auftreten.
Bei neuen Stiften, bei neu initialisierten Stiften muss einmalig das Datum initialisiert werden. Legen Sie daher VOR der ersten Zeitbuchung den Stift in Ihre Übertragungsstation, damit Ihre aktuelle Zeit übernommen wird.
Wird nach dem Scannen des ersten Codes nachfolgende Meldung angezeigt,

so wurde der Stift noch nicht synchronisiert. Eventuell muss er für die Übertragung auch noch konfiguriert werden.
Sommer/Winterzeitumschaltung
Diese ist im Stift nicht realisiert. Es müssen daher beim Wechsel der Zeitzone die Stifte neu initialisiert werden.
Datenübertragung
Zur Datenübertragung muss das HELIUM V ZE-Stiftprogramm auf dem PC gestartet sein und die Übertragungsstationen angeschlossen sein.
Legen Sie einfach den / die Stift(e) in die Übertragungsstation
Es wird:

angezeigt. Die Stifte werden vom ZE-Stifte Programm im Minutentakt gepollt / ausgelesen.
Nach erfolgter Übertragung muss am Stift

angezeigt werden.
Dies bedeutet, dass der gesamte Inhalt des Stiftes in die HELIUM V Datenbank übernommen wurde und der Datenspeicher des Stiftes nun wieder leer ist / neue Datensätze aufnehmen kann.
Wenn nun der Stift entnommen wird, so ist die aktuelle Parametrierung im Stift und der Datensatzzähler steht auf 0(Null).

Parametrierung der ZE-Stifte

Im Modul Zeiterfassung wählen Sie den unteren Modulreiter ZE-Stifte

Definieren Sie hier die Stifte und vor allem die Stift IDs.

Wichtig: Die Stift-ID müssen HELIUM V weit eindeutig sein. Sollten Sie die ZE-Stifte bei mehreren Mandanten einsetzen, so müssen die ID's der ZE-Stifte über alle Mandanten hinweg eindeutig sein. Die Stiftkennung muss immer exakt sechsstellig sein.

Für die Stiftkennung dürfen nur Ziffern verwendet werden. In besonderen Fällen können dafür auch Buchstaben verwendet werden.

Mehrfachstift

Beim Mehrfachstift muss jede Person bei jeder Buchung zuerst die Ausweisnummer einscannen. Danach können Los, Tätigkeiten usw. eingescannt werden.

Personenzuordnung

Diese Variante wird dann verwendet, wenn z.B. während des Schichtbetriebes der Stift immer beim gleichen Mitarbeiter bleibt. Aber beim Schichtwechsel wird der Stift an eine andere Person übergeben.

Deshalb ist der Stift bei dieser Einstellung so programmiert, dass am Ende einer gültigen Datenübertragung bzw. immer nach der Entnahme aus der Übertragungsstation, einmalig die Ausweisnummer eingescannt werden muss. Danach ist der Stift dieser Person zugeordnet und es kann wie unter Einfachstift / Ein-Personenstift beschrieben verfahren werden. Sollte während des Betriebes ein Personenwechsel erforderlich sein, so muss für einen dauerhaften Personenwechsel (ab Version 1.3) der Stift kurz in die Übertragungsstation gegeben werden und nach der Entnahme kann die neue Person definiert werden.

Zusätzlich wird in der Version 1.3 der kurzzeitige Mitarbeiterwechsel bei der Personenzuordnung unterstützt.

D.h. benötigt ein anderer Mitarbeiter für eine Buchung den Stift, so kann er sich diesen ausleihen. D.h. er scannt seine Personalnummer und danach die üblichen Barcodes ein. Damit wird, für diesen einen Buchungsvorgang, die Buchung auf den ausleihenden Mitarbeiter durchgeführt. Danach ist der Stift wieder dem ursprünglich bei der Entnahme aus der Übertragungsstation eingescannten Mitarbeiter zugeordnet.

Einfachstift / Ein-Personenstift

Beim Ein-Personenstift ist dieser Stift bereits einer Person zugeordnet. D.h. hier kann sofort mit dem Einscannen der Lose, Tätigkeiten begonnen werden.

Es wird am Display

Name des Mitarbeiters gegebenenfalls Ausweisnummer

Los Nr

...........

angezeigt.

Sie können nun

Sondertätigkeiten
eine Losnummer
einen kombinierten Buchungscode

einscannen.

Nach dem Scannen der Losnummer

wird Maschine/Taetig angezeigt. d.h. es kann nun eine Maschine-ID oder eine Tätigkeit eingescannt werden. Wird eine Tätigkeit eingescannt, so ist damit die Erfassung dieser einen Buchung beendet. Wird eine Maschinen-ID eingescannt, so muss danach noch die Tätigkeit eingescannt werden. Nach der Erfassung einer Maschinen-ID kann zusätzlich zur Erfassung der Tätigkeit auch der Maschinen-Stop Code gescannt werden. Damit wird die Zeit der Maschine auf diesem Los gestoppt / beendet.

Ab der Version 1.6. des Zeiterfassungsstiftes kann anstelle der Maschinen-ID auch $FERTIG als Beendigungscode für die danach eingescannte Tätigkeit erfasst werden.

Weiters kann hier auch $PLUS eingescannt werden. Damit wird erreicht, dass mehrere Lose zusammengehängt werden und nach der Beendigung der Tätigkeit wird die angefallene Zeit auf diese Lose verteilt.

Achten Sie auf eine zügige Erfassung. Wird zwischen den Scann-Vorgängen zu lange gewartet, so könnte sich der Stift in der Zwischenzeit selbsttätig abschalten. In diesem Falle muss mit der Erfassung des einen Buchungssatzes von neuem begonnen werden.

Erfassung von Buchungen anderer Personen mit Mehrfachstift bzw. Einfachstift.

Ab der Stiftversion 1.3 kann zwischendurch auch von einer anderen Person dieser Stift für eine Buchung verwendet werden. Scannen Sie einfach die Ausweisnummer der anderen Person. Es wird für einen Buchungsvorgang auf diese Person umgeschaltet und danach wieder auf die original Person, welche dem Stift zugeordnet ist, zurückgeschaltet.

Stückrückmeldung am Stift

Dazu muss in den Parametern die ZESTIFT_STUECKRUECKMELDUNG aktiviert sein.

Dies bedeutet, dass bei jedem Scannvorgang auf der Tätigkeit die Gut-Stückmeldung um ein Stück erhöht wird. So haben Sie automatisch einen Überblick über die von Ihren Mitarbeitern gefertigten Stückzahlen auf den einzelnen Arbeitsgängen.

Mengen-Stückrückmeldung am Zeiterfassungsstift

In manchen Anwendungen ist es erwünscht, direkt mit den Stiften auch Mengen-Stückrückmeldungen zu machen.

Dafür muss das Fertigungs-Formular so erweitert werden, dass um die Barcodes für die Mengenerfassung erweitert werden.

Diese sind so aufgebaut, dass die Menge additiv angegeben werden kann. D.h. um z.B. 18Stück rückzumelden scannen Sie 1+2+5+10 und danach Menge-Ende. Wichtig: Für diesen Scannvorgang muss vorher eine Buchung / ein Scannvorgang für das entsprechende Los mit der entsprechenden Tätigkeit erfolgt sein. Die danach eingescannte Menge wird exakt diesem Vorgang zugeordnet.

Solange die Mengenerfassung aktiv ist, wird in der untersten Displayzeile des Stiftes die bisher aufsummierte Menge angezeigt. Dieser Erfassungsvorgang muss mit Menge-Ende abgeschlossen werden. Werden andere Codes eingescannt, so wird die Mengenerfassung verworfen.

Mindestabstand der Zeitbuchungen

Da in lauten Umgebungen oft der gleiche Vorgang mehrfach gescannt wird und dies nicht beabsichtigt ist, kann in den Systemparametern der Mindestabstand zwischen zwei Stiftzeiten (ZESTIFT_ABSTAND_BUCHEN) eingestellt werden. Dies bedeutet, dass zwischen zwei Buchungen mindestens z.B. 10Sekunden Zeitabstand sein muss, damit diese als zwei unterschiedliche Buchungen akzeptiert werden. Wichtig bei Stückrückmeldung am Stift.

Konfigurieren des Stiftes

Es ist unbedingt erforderlich jedem Stift seine eigene ID / Stiftkennung zu geben. Diese Kennung muss mit der Definition der ZE-Stifte im Zeiterfassungsmodul übereinstimmen.
Um den Stift zu konfigurieren, kann unter Info ZE-Stifte ein Konfigurations Barcode-Blatt ausgedruckt werden.
Drucken Sie dieses Blatt aus und Scannen Sie Konfiguration.
Im nun erscheinenden Menü wählen Sie mit den Cursortasten 3=Konfig und betätigen die große Taste.
Nun wählen Sie 1=Port und danach
4=ID
Nun Scannen Sie die gewünschte ID des Stiftes ein.
Wählen Sie nun 0=Ende
Sie können nun durch 2=Kontrast noch den Kontrast des Stiftes einstellen.
Erhöhen Sie hierzu den Kontrast durch Drücken der nach Oben Taste und reduzieren Sie ihn durch Drücken der nach unten Taste. Bei richtigem Kontrast verlassen Sie die Eingabe durch Drücken beider Cursortasten.
Nun wiederum 0=Ende und bei 1=Erfassen bestätigen Sie mit der großen Taste.
Damit ist der Stift konfiguriert und er ist wiederum in der Erfassungsmaske.
Wichtig:

Sind in Ihrer HELIUM V Installation die Losnummern an die Auftragsnummern gekoppelt, so werden 12stellige Losnummern erzeugt und gedruckt. Dies muss im Stift unter 3=LosNr Laenge konfiguriert werden. Üblicherweise ist hier der Wert 10 eingestellt. Durch drücken der nach Oben Taste erhöhen Sie den Wert auf 12. Zum Abspeichern drucken Sie zuerst die nach Oben Taste halten diese und drücken nun zusätzlich die nach Unten Taste. Damit wird der Wert übernommen und es können die längeren Losnummern eingescannt werden.

Hinweis: Werden bei der Übertragung der Stiftdaten zerstückelte Artikelnummern angezeigt, so passt die Einstellung der Losnummernlänge im Stift nicht zu den tatsächlich gescanten Nummern. Die eingestellte Länge der Losnummer wird bei der Darstellung der Stiftversion rechts unten angezeigt.

Beispiel:

IN: -27+80424180215;0CD;08/0000609K1;AZ;-FAAG;14F
IN: -2D1080424180247;0000011eF630;Helium V ZtV1.40FB

In der oberen Zeile wurde der kombinierte Code einer kurzen Losnummer, in einen Stift, welcher für lange Los Nummern parametriert ist eingescannt. So rutscht beim einscannen des kombinierten Codes der Code für die Maschine in die Losnummer die ersten zwei Stellen der Artikelnummer werden in die Maschine verschoben und bei der Artikelnummer der Tätigkeit fehlen die vorderen beiden Stellen.

Hier muss nur die Länge der im Unternehmen definierten Losnummer im Stift richtig eingestellt sein.

Datenübertragung / Verkabelung der Stifte

Für die Datenübertragung stehen einfach und vierfach Lade- und Übertragungsstationen zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass die Datenübertragung in den Vierfachstationen nur mit RS485 Adapter möglich ist. Dies hat den Vorteil, dass bis zu sieben dieser vierfach-Stationen miteinander verbunden werden können. Wird kein RS485 Adapter eingesetzt, so kann auch auf den vierfach Ladestationen nur die erste (rechte) Übertragungsstation für die Datenübertragung verwendet werden.

Regelmäßiges Auslesen der ZE-Stifte

Die von Ihren Mitarbeitern mittels ZE-Stifte erfassten Zeit-Buchungen werden direkt im Stift abgelegt. Diese Daten stehen in Ihrem HELIUM V erst nach der Übertragung (Polling) zur Verfügung. Daher empfiehlt es sich, die Stiftdaten regelmäßig zu übertragen. Bewährt hat sich, dies zu den Pausen oder am Schichtende durchzuführen.

Zugleich muss vor der Stiftentnahme geprüft werden, ob die Datenübertragung durchgeführt werden konnte.

Die erfolgreiche Datenübertragung wird am Stift mit Übertragung beendet angezeigt. Wurde dies vergessen, so kann auch die Anzahl der im Stift gespeicherten Datensätze für die Überprüfung der Entleerung des Stiftes verwendet werden. Die Anzahl der gespeicherten Datensätze wird immer rechts oben am Stiftdisplay angezeigt.

Einrichten eines Clients zum automatischen Polling der ZE-Stifte.

Dieses wird von Ihrem Betreuer gerne eingerichtet.

Nach dem Start des Clients sehen Sie folgendes Fenster

Die Start Stop Funktion wird zyklisch aus und eingeschaltet und die parametrierten Stifte werden zyklisch gepollt. Sollten hier zuviele NACK angezeigt werden, so muss die Schnittstelle langsamer parametriert werden. Wenden Sie sich auch in diesem Falle an Ihren Betreuer.

Keine Kommunikation / keine Anzeige im Zeiterfassungsfenster

Werden im Fenster keine Daten angezeigt, so funktioniert die Verbindung zu den ZE-Stiften, genauer zur Übertragungsstation der Zeiterfassungsstifte nicht. Üblicherweise wurde die Übertragungsstation an einen falschen Com-Port angeschlossen.
Wenn Sie ein leeres Fenster angezeigt bekommen, so prüfen Sie bitte die serielle Verbindung zu den Übertragungsstationen.

Stiftübertragungsprogramm (Client) startet nicht

Startet das Übertragungsprogramm für die Zeiterfassungsstifte nicht, so ist die im Stiftübertragungsprogramm definierte Schnittstelle (z.B. Com1) auf dem Rechner nicht vorhanden. Bitte stellen Sie sicher, dass die Schnittstelle vorhanden ist und die Verbindung zur Übertragungsstation gegeben ist. Ist dies gegeben und das Übertragungsprogramm startet trotzdem nicht, so prüfen Sie bitte die Log-Datei. Hier ist vermutlich die Fehlerursache ersichtlich.

Parametrieren und einlesen der Stiftdaten:

Tritt beim Einlesen ein Fehler mit folgendem Inhalt auf, so ist auf dem entsprechenden PC die serielle Kommunikation nicht ordnungsgemäß konfiguriert. Wenden Sie sich bitte an Ihren HELIUM V Händler.

Fehlerbeschreibung:
Es ist ein schwerwiegender Fehler aufgetreten, wichtige Daten sind geloggt. Das
Modul wird jetzt automatisch beendet, bitte wenden Sie sich an Ihren
Administrator. Nach Abklärung mit Ihrem Administrator senden Sie gegebenenfalls
die unter Detail angeführten Informationen mit einer kurzen Beschreibung zum
Auftreten des Fehlers an: support@heliumv.com
Fehlercode: -1
Java-Version: 10.0-b19
Clientuhrzeit: 27.06.2009 15:27:17 CEST
User: 108LPAdmin|chrom|class java.lang.UnsatisfiedLink
Errorno rxtxSerial in java.library.path
java.lang.ClassLoader.loadLibrary(Unknown Source)
java.lang.Runtime.loadLibrary0(Unknown Source)
java.lang.System.loadLibrary(Unknown Source)
gnu.io.CommPortIdentifier......
no rxtxSerial in java.library.path

Wichtig: Für die serielle Kommunikation darf nur eine Java Version installiert sein. Daher unbedingt das Java Update abschalten.

Pflege / Richtige Behandlung der Zeiterfassungsstifte

Die ZE-Stifte sind mit modernen NiMH Akkus ausgestattet. Um für diese "Batterien" eine möglichst lange Lebensdauer zu erreichen beachten Sie bitte folgendes:

Batterien immer voll laden, also bis das Led der Ladestation von Rot auf Grün wechselt
Stifte solange verwenden, bis die Ladeanzeige des Stiftes nur mehr einen oder keinen Strich mehr hat. Erst danach den Stift in die Ladestation geben.

Gerade die immerwährende Ladung macht die Akkus kaputt. Die Stifte sind dafür gedacht, dass sie von den Mitarbeitern mitgenommen werden und eben nur ca. 1-2Stunden pro Tag in der Ladestation stecken.

Tipp:

Manche Anwender haben die Stromversorgung der Stifte mit einer Zeitschaltuhr versehen, welche eine Stunde nach Betriebsschluss die Stromversorgung für die Ladestationen abschaltet.

Mein Stift geht nicht mehr.

Wenn ich meinen Stift einlege, erscheint sofort das grüne Led. Wird der Stift entnommen, so blink kurz die Anzeige auf und dann ist der Stift nicht mehr verwendbar.

Wenn Ihr Stift dieses Symptom zeigt, so ist der eingebaute Akku defekt. Senden Sie den Stift zu Ihrem HELIUM V Händler, er wird ihn für Sie reparieren.

Bei der Datenübertragung kommt es zu roten Meldungen

Rote Meldungen sind grundsätzlich Fehlermeldungen. Wird hier NACK angezeigt, so bedeutet dies, dass die Kommunikation zwischen den Übertragungsstationen und dem Rechner nicht in Ordnung ist/war. Wird dies sehr selten angezeigt, so ist dies in Ordnung. Kommen diese Meldungen aber sehr häufig, so prüfen Sie bitte die Verkabelung oder wenden Sie sich an Ihren Betreuer.

Wird obige Meldung angezeigt, so bedeutet dies, dass die Ausweisnummer im Personalstamm nicht (mehr) eingetragen ist.

Bitte achten Sie darauf, dass die Ausweisnummern für die Zeiterfassungsstifte exakt dreistellig eingegeben wurden.

Verwenden Sie bitte nur Ziffern und Buchstaben, keine Umlaute etc.

Um nun den Stift wieder verwenden zu können, d.h. wieder Daten übertragen zu können, muss die Ausweisnummer im Personalstamm nachgetragen werden. Alternativ können auch die fehlerhaften Buchungen aus dem Stift gelöscht werden.

Verwenden Sie dazu den Storno Barcode, welcher unter Zeiterfassung, ZE-Stifte, Menüpunkt Info, Ze-Stifte ausgedruckt werden kann. Beachten Sie dass im Stift immer nur der letzte (jüngste) Datensatz gelöscht werden kann. Unter Umständen muss eine Reihe von Informationen / Datensätzen gelöscht werden.

Der Zeiterfassungsclient geht nicht mehr

Siehe dazu Update des Zeiterfassungsclients.

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter