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Da wir in der Praxis immer wieder gefragt werden, wie Reparaturen, z.B. von Geräten, abgewickelt / abgebildet werden können, hier eine kurze Zusammenfassung wie dies in HELIUM V derzeit realisiert werden kann.
Hintergrund:
Meistens
handelt es sich dabei um Geräte / Produkte die Seriennummern behaftet sind und
bei denen man auch aus der Historie ersehen möchte, dass dieses Gerät / diese
Baugruppe schon mehrfach repariert wurde.
Zusätzlich
weiß man oft nicht, welches Material und wieviel Arbeitszeit für die Reparatur
eines Gerätes aufgewendet werden sollte.
Ablauf für eine Reparatur an Gerät X mit Seriennummer 100.
Das
Gerät X kommt von Kunden zurück.
Erstellen Sie einen Lieferschein mit negativer Menge an den Kunden und buchen
Sie den angelieferten Artikel auf das Reparaturlager. Ist der Artikel als
Seriennummern tragend definiert, so muss die angelieferte Seriennummer
angegeben werden.
Für die eigentliche Reparatur wird ein Los angelegt, welches
eine freie Materialliste ist
in dem der Kunde hinterlegt wird
in dem Artikel, Seriennummer und Lieferscheinnummer im Kommentar hinterlegt werden
Wird nun die Reparatur durchgeführt, so buchen Sie die Mitarbeiter- und Maschinenzeiten und auch das gesamte benötigte Material auf dieses Los.
Ist die Reparatur abgeschlossen, so erledigen Sie das Los durch eine Ablieferungsbuchung.
Senden
Sie nun das Gerät mit einem Lieferschein aus dem Reparaturlager wieder an
den Kunden. Damit ist das Gerät wieder vom Reparaturlager abgebucht. D.h.
Sie sehen auch an den Lagerständen des Reparaturlagers, wieviele
Reparaturen noch offen sind.
Zusätzliche Verrechnung der Kosten für Material und Arbeit führen Sie
gegebenenfalls als Handeingabe (Pauschale) bzw. als Arbeitszeitartikel
(Dienstleistung) auf dem Lieferschein / auf der Rechnung an.
Die Beschreibung der durchgeführten Reparatur geben Sie als Texteingabe im
Lieferschein mit dazu.
Denken Sie daran, den unter 1. erstellt Lieferschein manuell zu erledigen.
Alternativ dazu können Sie in beiden Lieferscheinen den Preis/Wert des
Gerätes mit anführen und beide Lieferscheine in eine Sammelrechnung
einbinden. Damit sieht Ihr Kunde auch klar wann das Gerät bei Ihnen
eingetroffen ist und wann es repariert wieder ausgeliefert wurde.
Alternative mit kostenpflichtiger Reparatur
Es kommt immer wieder auch die Frage wie mit Revisionen, also kostenpflichtiger
Überholung von Geräten vorgegangen werden sollte.
Von der Idee her ist der
Ablauf wie oben beschrieben, jedoch wird vor der Reparatur oft ein Angebot /
Kostenvoranschlag an den Kunden gesandt und dann bei Annahme des
Kostenvoranschlages auch eine Auftragsbestätigung. In diesen Belegen sind oft
Reparatursätze und vielleicht auch auszutauschende Materialien und
gegebenenfalls auch die Dienstleistung mit enthalten.
Es ist dies daher bei
der Buchung des benötigten Materials entsprechend zu berücksichtigen.
Insbesondere wenn das reparierte Gerät dann auch noch durch den Zoll muss, ist
nachfolgend beschriebene Variante zu empfehlen.
Beispielfall:
Der
Kunde hat vor einigen Jahren ein Gerät bekommen. Nun sollte dieses Gerät
überholt, also einer Revision unterzogen werden.
Er sendet dieses Gerät zu
Ihnen und bittet um einen Kostenvoranschlag.
Idealerweise bieten Sie Ihrem
Kunden diese Revision mit einem Angebot an, in dem die pauschale Wartung /
Revision und die aufgrund Ihrer Analyse erwarteten Ersatzteile und eventuelle
zusätzliche Zeiten angeführt sind.
Ihr Kunde bestellt.
Sie führen die
Reparatur durch.
Gegebenenfalls stellt sich heraus dass noch weitere Teile
benötigt werden.
Das überholte Gerät wird an Ihren Kunden gesandt und die
Wartungsarbeiten und die (zusätzlichen) Teile verrechnet.
Als zusätzliche
Erfordernis ergibt sich, dass das reparierte Gerät durch den Zoll muss, womit
sie auch den statistischen Wert an der Grenzübertrittstelle benötigen.
Der Ablauf ist nun folgender:
Erfassen Sie das einlangende Gerät mit einen Lieferschein mit negativer
Menge bzw. bei Seriennummerntragenden Artikeln haken Sie im
Seriennummerndialog Rückgabe an
Buchen Sie dieses Gerät auf ein
Reparaturlager, da es ja nicht in Ihren Besitz übergeht.
Als
Verkaufspreis verwenden Sie den Listenpreis des Gerätes für den jeweiligen
Kunden.
Ist ein Kostenvoranschlag, ein Angebot für die Überarbeitung / die Reparatur gewünscht, so legen Sie dieses Angebot an und erfassen die Analysezeit bereits auf dieses Angebot.
Kunde bestellt.
Sie erstellen, aus dem Kostenvoranschlagsangebot eine Auftragsbestätigung
und senden diese, je nach Gepflogenheit an Ihren Kunden
In der
Auftragsbestätigung ist eine
Pauschale Position für die Revision enthalten
die benötigten zusätzlichen Materialien
die geschätzte zusätzliche Arbeitszeit
Sie legen ein Los als freie Materialliste an und verbinden dieses mit dem
Auftrag
Idealerweise verbinden Sie den oben zuerst als freien
Lieferschein erstellten Lieferschein nun mit dem neu angelegten Auftrag.
Sie führen die Reparatur / Gerätewartung durch
Die für die
Standardwartungsarbeiten benötigten Materialien, die im Auftrag in der
Position Revision enthalten sind, buchen Sie mit Nachträglicher
Materialentnahme ohne Sollposition ins Los (nutzen Sie dazu auch den mobilen
Barcodescanner)
Die Materialien die Sie zusätzlich benötigen buchen Sie in einen weiteren
Lieferschein. Dieser muss sich auf den Auftrag beziehen.
Wenn das
Material geplanter Weise bereits im Auftrag enthalten ist, dann mit
Auftragsbezug, sonst als Lieferschein-Position OHNE Auftragsbezug.
Die Arbeitszeit wird direkt auf das Los gebucht.
Theoretisch könnten auch
die Zeiten je nach Position auf das Los und auf den Auftrag aufgeteilt
werden. In der Praxis ist es aber den produzierenden / reparierenden
Mitarbeitern nicht zumutbar, während der Erfassung zwischen diesen
kaufmännischen Positionen zu unterscheiden.
Zusätzlich will man sich
gerne für die Verrechnung einen entsprechenden Spielraum schaffen, was den
von den Stunden nun tatsächlich verrechnet wird, verrechnet werden kann.
Ist die Reparatur abgeschlossen, so wird das Los erledigt.
ACHTUNG: Da
dies eine freie Materialliste ist, verschwindet dieser Verbrauch, da durch
die freie Materialliste kein Rückfluss des fertigen Gerätes an das Lager
erfolgt.
Das bedeutet, dass daran anschließend sofort ein Lieferschein des reparierten, überholten Gerätes erstellt werden sollte, mit dem das Geräte mit dem gleichen Preis wie oben, an den Kunden zurückgesandt wird.
Muss das Geräte durch den Zoll benötigen Sie vom Wesen her eine Proformarechnung. D.h. Sie binden NUR den zuletzt erstellten Lieferschein in die Profromarechnung ein. D.h. auf der Proformarechnung steht das nun neuwertige Gerät mit dem entsprechenden Verkaufswert.
Für die tatsächliche Verrechnung erstellen Sie eine Sammelrechnung mit allen drei Lieferscheinen.
Als dem Lieferschein mit dem Sie das alte Gerät bekommen haben
den Lieferschein in dem die zusätzlichen Dienstleistungen und
Materialien enthalten sind
Ob Sie in diesen Lieferschein auch die
Position der Pauschalreparatur aufnehmen oder diese dann extra in diese
Sammelrechnung übernehmen ist eine rein organisatorische Frage.
den Lieferschein mit dem das Geräte wieder an den Kunden zurückgegangen
ist.
Diese Vorgehensweise bewirkt dass:
a.) die Warenbewegung,
wann ist das Geräte bei Ihnen eingegangen und wann wurde es wieder
geliefert
b.) zu welchen Verkaufspreise wurde das Gerät bewertet
c.) was machen die tatsächlichen Reparatur / Wartungskosten aus
klar
und für alle nachvollziehbar ersichtlich ist.
Da sich die
Verkaufspreise der Rücknahme und des Wieder-Versandes aufheben (gleicher
VK-Preis mit +/- Menge) steht im Endeffekt auf der Rechnung der
vereinbarte Reparaturwert. Für den Zoll haben Sie dies in der
Proformarechnung eindeutig ausgewiesen.
Nun kann mit der Auftragsnachkalkulation der tatsächliche Erfolg / Deckungsbeitrag dieses Reparatur / Revisionsauftrages ermittelt werden.
Fragen dazu:
Ist es richtig, dass ein Revisions-Artikel eine Stückliste sein
muss, damit da ein Arbeitsplan erfasst werden kann und dann ein Los auf den
Auftrag gelöst und abgeliefert werden kann?
-> Nein es kann auch auf eine
freie Materialliste Arbeitszeit erfasst werden.
Verschrotten / Austausch
Wird beschlossen dass anstatt des defekten Gerätes ein anderes Gerät geliefert wird, so liefern Sie anstelle des defekten Gerätes eben ein Gerät mit einer anderen Seriennummer aus. Führen Sie gegebenenfalls beide Lieferscheine und damit beide Geräte (das defekte und das Austauschgerät) in der Sammelrechnung an. Wenn Sie für die Rücknahme eine eigene Preisliste haben, so geben Sie diesen Rücknahmepreis an und erhalten sofort den Fakturierungswert für den Geräteaustausch.
Bei einem Austausch senden Sie das Gerät mit einem Lieferantenlieferschein an Ihren Lieferanten.
Bei einer Verschrottung buchen Sie das Gerät bitte mittels einer Handlagerbewegung vom Reparaturlager ab und begründen dieses entsprechend. Einige Anwender buchen auch verschrottete Geräte in ein Verschrottungslos, um so im Laufe des Jahres eine eindeutige Kostenkontrolle über die verschrotteten Produkte zu erhalten.
Auftragsschnellanlage - Reparaturauftrag
Um
die Abwicklung einer Reparatur möglichst schnell und einfach zu gestalten gibt
es die Zusatzfunktion der Auftragsschnellanlage.
Hierbei
finden Sie in der Menüleiste der Auftragsauswahl das Icon 
Auftragsschnellanlage.
Über
das Icon Artikeleigenschaften 
können Sie für den Artikel des Auftrags direkt die Eigenschaften erfassen
beziehungsweise bearbeiten.
Nach
Klick auf das Icon öffnet sich die Kopfdatenerfassung des Auftrags. Wählen Sie
hier den Kunden aus und klicken auf speichern.
Geben
Sie entweder die Bestell- oder Projektnummer ein, ansonsten erscheint die
Meldung:
Nach
dem Speichern erhalten Sie die
Artikelauswahlliste, hier werden Musterartikel für bestimmte Arten der
Reparaturen angelegt. Definieren Sie dazu für die jeweiligen Artikelgruppen
einen Musterartikel und Kennzeichnen diesen mit der Kennung der Artikelgruppe
und _MUSTER.
Wählen
Sie hier den gewünschten Artikel aus.
Geben
Sie hier die definierten Inhalte (hier können Sie mit Ihrem HELIUM V Betreuer
eine Art Pflichtfelder bei Erfassung für einen Artikel des Reparaturauftrags
definieren) ein.
Wenn
Sie den Haken bei Packliste drucken setzen, so wird im Anschluss der Druck der
Packliste gestartet. Bestätigen Sie die Eingaben mit dem grünen Haken.
Im
Anschluss wird ein Auftrag angelegt und Sie können mit der Reparatur und somit
der Zeiterfassung beginnen.
Der
Auftrag ist nach Schnellanlage aktiviert und im Status offen. ACHTUNG: Dieser Auftrag ist nicht in der Dokumentenablage
abgespeichert. (Dazu bitte die gewohnten Schritte zur Belegaktivierung
durchführen)
Die
Position im Auftrag wird als neuer Artikel mit den erfassten Informationen, der
Artikelgruppe des Musterartikels und der Artikelnummer: Kennung der
Artikelgruppe und Auftragsnummer angelegt.
Falls
der Musterartikel als Vorzugstyp gekennzeichnet ist, so wird auch dies
Information beim neu angelegten Artikel hinterlegt.
Getrennte Erlöskonten für Reparaturen und allgemeine Lieferungen.
Hier bieten sich zwei verschiedene Ansätze an:
Sie betrachten die Reparaturen wie eine eigene Abteilung. D.h. alles was Reparaturen betrifft muss der Kostenstelle Reparaturen (siehe System, Mandant, Kostenstellen) zugeordnet werden. Das hat den deutlichen Vorteil, dass ganz klar erkannt werden kann, welche Umsätze mit dieser Abteilung / mit diesem Profitcenter Reparaturen erzielt wird.
Anstatt, aber auch zusätzlich zu obigem führen Sie einen Dienstleistungsartikel ein. Dieser hat z.B. die Artikelgruppe Reparaturen und bucht damit auch auf ein eigenes Erlöskonto. Selbstverständlich sehen Sie auch die Artikelgruppenumsätze z.B. in der Kunden-Umsatzstatistik.
Unsere Empfehlung ist eindeutig die Version a.) zu verwenden. Auch erachten wir eine Trennung der Erlöskonten in der Fibu als absolut nicht notwendig. Wozu haben Sie Ihr HELIUM V.
Hier kommt mit dazu, dass Sie durch die Kostenstellen/Profitcenter Betrachtung in fast allen Modulen eine Trennung danach durchführen können. Also sehen Sie z.B. auch welche Angebote = Kostenvoranschläge Sie im Bereich Reparaturen gemacht haben.
Wie sollte das Reparaturlager angelegt werden?
Beim Reparaturlager ist darauf zu achten, dass diese Ware in aller Regel nicht Ihnen gehört und auch in den Bestellvorschlägen NICHT berücksichtigt wird. D.h. definieren Sie bitte das Reparaturlager wie folgt:
Ev. sollte das Reparaturlager von der Lagerart her auch als Schrott-Lager definiert werden, was bewirkt, dass die Lagerstände des Schrottlagers nicht in den üblichen Betrachtungen mitgerechnet werden.
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