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Mit
dem Zusatzmodul Abrechnungsvorschlag steht ein sehr praktisches und effizientes
Werkzeug zur Abrechnung vor allem der Mitarbeiterzeiten inkl. Reisen zur Verfügung.
Für
die Abrechnung von Lieferungen siehe bitte
Ausliefervorschlag.
Die Idee hinter dem Zeit-Abrechnungsvorschlag ist, dass man als
Dienstleistungsunternehmen regelmäßig, z.B. wöchentlich oder monatlich die
erbrachten Dienstleistungen an seine Kunden verrechnet. Diese Verrechnung muss
natürlich auch Teilverrechnungen mit unterstützen.
Bitte beachten Sie, dass
für ein vernünftiges Arbeiten ein entsprechend großer Bildschirm erforderlich
ist.
Es stehen
folgende Datenarten für die Abrechnung zur Verfügung:
| Zeit | Die von Ihren Mitarbeiten gebuchte Zeit auf Projekte, Aufträge, Lose |
| Maschinenzeit | Die durch Ihre Mitarbeiter gebuchten Maschinenzeiten auf die Lose |
| Telefon | Die erfassten Telefonzeiten |
| Reise | Die erfassten Reisekosten |
| ER | Die erfassten und den Aufträgen zugewiesenen Nettobeträge (ev. Teil-Beträge) der Eingangsrechnungen. Hinweis: Eingangsrechnungen die nur über die Reise-Spesen zugeordnet wurden werden nicht berücksichtigt. |
Q: Wird der Abrechnungsvorschlag neu errechnet oder sind das live Daten?
A: Da der Abrechnungsvorschlag eine umfassende Zusammenschau der oben
angeführten Daten ist, die wiederum eine Mischung aus Stunden und Kosten sind,
wird der Abrechnungsvorschlag errechnet. Als Abrechnungsstichtag wird immer der
letzte Tage der vergangenen Woche vorgeschlagen. Das bedeutet natürlich auch,
dass bis dahin von Ihrem Team alle Daten erfasst sein sollten, da Sie das als
verantwortungsbewusster Unternehmer sowieso einfordern (müssen).
Bitte
beachten Sie, dass bei der Neuberechnung Positionen die als erledigt markiert
sind, nicht mehr im neu errechneten Vorschlag auftauchen.
Wenn verrechnete
Positionen aus der Rechnung wieder entfernt werden, so werden diese auch
enterledigt, erscheinen also auch bei einer eventuellen Neuberechnung. Positionen
die manuell erledigt wurden, können nur solange ent-erledigt werden, als kein
neuer Abrechnungsvorschlag gemacht wird. Entfernen Sie dafür den Haken bei nur
offene.
Q: Können auch Positionen ohne Kunden verrechnet werden?
A: Nein, aber Sie können Positionen, auch mehreren, jederzeit einem anderen Kunden zuweisen.
Definition der Verrechnungsmodelle
Sie finden im Modul Rechnungen einen unteren Modulreiter Verrechnungsmodell,
wenn Sie auch das Recht zum Bearbeiten der Grunddaten besitzen.
Hier werden
die mit Ihren Kunden vereinbarten Verrechnungsmodelle definiert.
Diese
Modelle beinhalten die zeitlichen Definitionen und auch die Verrechnungsartikel
für die verschiedenen Bereiche.
Beachten Sie bitte, dass bei der
Eingangsrechnung nur der Artikel definiert wird und dann der Verrechnungspreis
ausgehend vom Wert der Eingangsrechnung(en) um den Aufschlag erhöht wird.
Bei
allen anderen Artikeln werden die Verkaufspreise anhand der durch den Kunden
definierten Verkaufspreisfindung bestimmt.
Bitte bedenken Sie auch, dass die
Eingangsrechnung in der Regel für die Verrechnung von zusätzlichen Reisespesen,
wie z.B. Mietwagen-, Tank- oder Hotelrechnungen gedacht ist.
Mit der
Checkbox Preise aus Auftrag bzw. Faktor wird die Preisfindung für den
Abrechnungsvorschlag gesteuert.
D.h. ist diese Checkbox nicht gesetzt, so
greift die Verkaufspreisfindung für die bei den Verrechnungstagen hinterlegten
Artikel für ihren jeweiligen Kunden. D.h. es wirken auch die Sonderkonditionen.
Da aber immer wieder auch auftragsspezifische Preise vereinbart werden können,
kann durch das anhaken dieser Checkbox definiert werden, dass grundsätzlich die
Preise aus dem Auftrag kommen. Zugleich wirkt hier, dass für eventuelle
Überstunden / Zuschläge der (Zuschlags-) Faktor wirkt. D.h. wenn z.B. im Auftrag
eine Normalstunde mit einem Preis von 90,- € vereinbart ist, die Normalstunde im
Artikel mit 100,- hinterlegt ist und für die Zeit von 00:00 - 06:00 ein
Überstundenartikel mit einem Preis von 200,- definiert ist, so wird der
Überstundenartikel in der Überleitung des Abrechnungsvorschlages in die Rechnung
auf Basis des Ausgangsartikels des Auftrages mit dem Faktor, in unserem Falle
2,00 multipliziert und somit 180,- verrechnet.
Bitte beachten Sie, dass
wir für diese Logik davon ausgehen müssen, dass in einem Auftrag ein Artikel
immer gleich definiert ist, also passend zu obigem Beispiel ist der Artikel
Normalstunde in dem Auftrag immer mit 90,- vereinbart.
Zusätzlich: Sollten
mehrere Aufträge auf einmal abgerechnet werden, werden diejenigen Artikel
herangezogen die zuerst definiert wurden. D.h. der Auftrag mit der niedrigsten
Auftragsnummer und die niedrigste Auftragsposition.
Definition der Verrechnungstage:
Im Reiter 3 Verrechnungsmodelltag
werden die Übersetzungen der von Ihren Mitarbeitern erfassten Tätigkeiten anhand
verschiedener Zeitbereiche auf den jeweils zu verrechnenden Artikel definiert.
D.h. es werden für jede Tagesart (Montag bis Sonntag und Feiertage) und Dauer
bzw. Stundenbereiche für entsprechende Überstundenzuschläge usw.
Wichtig:
Bitte beachten
Sie, dass für die Berechnung der Dauer zuerst die Zeiten anhand des Zeitraumes
abgezogen werden. D.h. wenn z.B. ein Mitarbeiter an einem Tag folgende Buchungen
macht:
| Tätigkeit | Uhrzeit | Dauer |
| Kommt | 04:00 | |
| aktive Reisezeit | 04:00 | |
| Arbeitsbeginn | 06:00 | |
| Pause Beginn | 12:00 | |
| Pause Ende | 12:30 | |
| aktive Reisezeit | 18:00 | |
| Geht | 23:30 |
| Tätigkeit | Von | Bis | Dauer | Verrechnete Tätigkeit |
| aktive Reisezeit oder auch Arbeit | 00:00 | 06:00 | Reise oder Arbeit 100% Zuschlag | |
| aktive Reisezeit oder auch Arbeit | 22:00 | Ende des Tages | Reise oder Arbeit 100% Zuschlag | |
| aktive Reisezeit oder auch Arbeit | 10 | Zuschlag 50% | ||
| aktive Reisezeit oder auch Arbeit | 12 | Zuschlag 75% |
| Verrechnungs Artikel | Von | Bis | Dauer | Bemerkung |
| 100% Zuschlag | 04:00 | 06:00 | 2,0 | Zeitbereich |
| 100% Zuschlag | 22:00 | 23:30 | 1,5 | Zeitbereich |
| kein Zuschlag | 6:00 | 12:00 | 6,0 | Dauer noch nicht ab 10Std |
| kein Zuschlag | 12:30 | 16:30 | 4,0 | Dauer noch nicht ab 10Std |
| 50% Zuschlag | 16:30 | 22:00 | 2,0 | Dauer ab 10Std |
| 75% Zuschlag | 18:30 | 22:00 | 3,5 | Dauer ab 12Std |
Q: können Verrechnungstage kopiert werden?
A: Um die Erfassung möglichst einfach zu gestalten, können durch Klick auf
Verrechnungstage kopieren die
Einträge des aktuellen Tages auf den darauffolgenden Tag kopiert werden.
Bitte beachten Sie, dass es zu keinen Überschneidungen kommen darf, anderenfalls
die Buchung abgebrochen wird.
A: Zusätzlich gibt es die Möglichkeit
Einträge über die Zwischenablage zwischen den Verrechnungsmodellen zu kopieren.
D.h. durch Klick auf 
kopieren
in Zwischenablage kann mit 
übernehmen aus Zwischenablage der Eintrag von einem zum anderen Zeitmodell
kopiert werden. Sollten sich beim Kopieren Überschneidungen, Unstimmigkeiten
ergeben, so werden diese Datensätze ohne weitere Fehlermeldung übersprungen.
Wie ist denn nun eine Reise und deren Kostensituation zu betrachten?
Beispiel:
Ein Mitarbeiter fährt am Montag mit seinem Privatauto zum Flughafen
Salzburg, fliegt dann nach Hamburg, fährt noch eine Stunde nach Lübeck, arbeitet
hier zwei Tage und fliegt / fährt wieder zurück. So könnte die zeitliche
Darstellung dazu wie folgt aussehen:
| Beschreibung | Von | Dauer | Tätigkeit | Kosten | km | ||
| Anreise Flughafen Sbg | 7:00 | 1Std | aktive Reisezeit | 50 | |||
| Flug Sbg Ham | 8:00 | 4Std | passive Reisezeit inkl. der Wartezeiten | 350 | |||
| Fahrt Ham Lübeck mit Leihwagen | 12:00 | 2Std | aktive Reisezeit | 150 | |||
| Arbeit vor Ort beim Kunden | 14:00 | 5Std | Eigentliche Tätigkeit vor Ort beim Kunden | ||||
| Nächtigung | 95 | ||||||
| Arbeit vor Ort beim Kunden 2.Tag | 8:00 | 8Std | Tätigkeit | ||||
| Anreise Flughafen Ham | 16:00 | 3Std | aktive Reisezeit | 60 | |||
| Flug Ham Sbg | 19:00 | 3Std | passive Reisezeit inkl. Wartezeiten wenn denn der Flieger fliegt |
||||
| Rückfahrt Sbg nach Hause | 22:00 | 1Std | aktive Reisezeit | 50 |
Q: Wie wird mit den Änderungen während der Verrechnung umgegangen?
A: Üblicherweise werden während der Verrechnung der Dienstleistungen
Fehlbuchungen und ähnliches erkannt und somit sind entsprechende Korrekturen
erforderlich.
Hier sind zwei Arten von Änderungen zu unterscheiden:
a.)
Die Änderung von Zeitpunkten, z.B. des Geht oder auch des Arbeitsbeginns sollte
grundsätzlich vor Beginn der
Abrechnung bereits geprüft und für gültig befunden werden. Da dies auch sehr
stark mit der Monatsabrechnung, also der Mitarbeiter Zeitabrechnung zusammen
spielt. Bitte nutzen Sie dafür das Zeitdatenjournal, gegebenenfalls die
Produktivitätsstatistik(en) und die Monatsabrechnung.
b.) Die Änderung von
Projekt/Auftrag/Los Zuordnungen gegebenenfalls mit Änderung der Tätigkeiten.
Für die Änderung dieser Zuordnungen, also Zeitbuchungen springen Sie mit dem
GoTo der Zeitdaten 
genau auf die Buchung und
passen die P/A/L bzw. Tätigkeitszuordnung entsprechend an. Diese Änderungen
werden automatisch in den Abrechnungsvorschlag rückübertragen und dieser somit
aktualisiert.
Q: Können verrechnete Zeitbuchungen noch einmal verändert werden?
A: Jein. Das bedeutet, wenn Zeitbuchungen verrechnet wurden, so sind diese aus
dem Modul Zeiterfassung heraus nicht mehr änderbar. Wenn diese noch einmal
geändert werden müssen, so müssen dazu die Positionen aus der Rechnung
herausgelöscht werden, damit sind diese wieder im Status nicht verrechnet und
können somit geändert werden.
Beim Versuch eine verrechnete
Zeitbuchungsposition zu löschen, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Das bedeutet, dass durch löschen der
Verrechnungszeilen, es kann eine Zeit durchaus auch mit mehreren
Rechnungspositionen verrechnet werden, diese wieder änderbar wird.
Daher auch
die Stichtagsbetrachtung bei der Neuerzeugung des Abrechnungsvorschlages.
Bedenken Sie in diesem Zusammenhang bitte auch, dass die Verrechnung immer
vorwärts gedacht ist. Vorwärts bedeutet in diesem Sinne, dass zuerst die
Zeitbuchungen stimmen sollten / müssen und danach erfolgt erst die Verrechnung.
Q: Wie sollte nun für die Verrechnung vorgegangen werden?
A: Unser derzeitiger Vorschlag ist, dass zuerst die Monatsabrechnung, ev. bis
gestern, aller betroffenen Mitarbeiter geprüft wird.
Danach prüfen Sie bitte
die Produktivitätsstatistik der betroffenen Mitarbeiter und
erst danach, also
wenn soweit die Zeiten richtig sind, erstellen Sie bitte den neuen
Abrechnungsvorschlag.
Bitte beachten Sie, dass der
Abrechnungsvorschlag für die Abrechnung Auftrag für Auftrag gedacht ist. D.h.
wählen Sie einen Auftrag aus und rechnen Sie diesen ab.
Der Ablauf dazu ist,
dass Sie zuerst die Zeiten markieren, die abgerechnet werden sollten. Somit wird
auch die Gesamtsumme der markierten Stunden angezeigt. Diese Gesamtsumme kann in
Ihrem Wert kleine Rundungsdifferenzen zur dann effektiv abgerechneten Zeit
haben. Dann klicken Sie auf Zeilen abrechnen
.
Im nun folgenden Fenster
werden alle sich aus den markierten Zeilen ergebenden Abrechnungsartikel
angezeigt.
Hier können noch erklärende Texte mit dazugegeben werden.
Ja
nach Rechnungsformular können hier auch noch die tatsächlich verrechneten Werte
verändert werden. D.h. wenn in Ihrem Rechnungsformular der Andruck der
Abrechnungsdetails aktiviert ist, dürfen diese Zeiten nicht verändert werden.
Ist dieser (default) nicht aktiviert, können die errechneten Stunden verändert
werden.
Hier sehen Sie
rechts oben die insgesamt zu verrechnen vorgeschlagenen Stunden.
Zu den
Artikeln haben Sie im darunter eingeblendeten Textfeld die Möglichkeit
erklärende Texte mit dazuzugeben. Diese Texte werden als eigene Textposition in
die Rechnung mit übernommen.
Stimmen die angezeigten / errechneten Daten, so
klicken Sie bitte auf den grünen Haken. Damit werden diese Positionen in die
Rechnung übertragen. Übertragen bedeutet, wenn eine Rechnung zu diesem Kunden
und diesem Auftrag im Status angelegt ist, wird diese Rechnung ergänzt,
anderenfalls wird eine neue Rechnung angelegt.
Bitte beachten Sie auch, dass
immer nur gleichen Verrechnungsarten (Zeit, Reise, ...) abgerechnet werden
können. D.h. Sie markieren zuerst z.B. die Positionen Zeit, ev. nur für einen
Mitarbeiter und dann die Positionen der Reise usw..
Mit ESC oder durch Klick
auf die Tür, wird die Verrechnung abgebrochen.
Wichtig:
Wird unter zu verrechnen 0,00 angezeigt oder eingetragen, so werden diese
Positionen nicht in die Rechnung mit übernommen.
Q: Können Zeitbuchungen auch manuell erledigt werden?
A: Ja. Markieren Sie die nicht zu verrechnenden Zeilen = Zeitbuchungen und
klicken Sie auf den grünen Haken. Damit sind die Zeitbuchungen als erledigt
markiert und werden nicht weiter abgerechnet.
Q: Werden Positionen zusammengefasst?
A: Ja. Es werden Tätigkeiten / Zeitbuchungen mehrerer Mitarbeiter auf gleiche
Auftragspositionen zusammen gefasst.
Tätigkeiten auf unterschiedliche
Auftragspositionen werden getrennt aufgeführt, auch wenn diese die gleiche
Tätigkeit haben sollten.
Q: Wie kommt die Auftragsnummer in die Rechnung?
A: Für die Positionen die einen direkten Bezug zu den Auftragspositionen haben,
werden diese in die Rechnungsposition übernommen. D.h. das sind in der Regel die
Zeiten die auf die Auftragstätigkeiten, also die Auftragspositionen gebucht
wurden. Für Verrechnungspositionen welche aus den Eingangsrechnungen bzw. aus
den Reiseerfassungen kommen, ist keine direkte Zuordnung zu den
Auftragspositionen (sondern eben nur zum Auftrag gegeben). Daher wird in den
Rechnungspositionen für die Verrechnungspositionen der Eingangsrechnungen (das
sind vor allem die Spesenbelege der Reisen) und die Kosten / Diäten /
Verpflegungsmehraufwand aus der Reiseerfassung keine Auftragsinformationen in
der Statuszeile angezeigt.
Wird nun aber eine Rechnung bereits in die
Vorschau gedruckt und ist im Rechnungskopf kein Auftrag eingetragen, aber es
sind Positionen mit Auftrags(positions)bezug in der Rechnung enthalten, so wird
automatisch der Auftrag auch in die Kopfdaten der Rechnung übernommen.
Q: Können Details der Abrechnung ausgedruckt werden?
A: Ja, dies ist in den Basis-Formularen vorgesehen und muss von Ihrem HELIUM V
Betreuer aktiviert werden.
Bitte beachten Sie, dass in diesen Formularen die
tatsächlich gebuchten Werte verwendet werden. D.h. wenn aus dem
Abrechnungsvorschlag ein Auftrag verrechnet wurde und dann die Rechnung gedruckt
wird, so stimmen die Werte der Rechnungspositionen mit den Detail-Aufstellungen
überein. Werden nun aber nachträglich Änderungen in der Verrechnung oder in den
Rechnungspositionen gemacht, wirken diese Änderungen nicht mehr in die
Werteverteilung der Berechnungen zurück.
Das bedeutet, sollten Sie
feststellen, dass Sie z.B. die Werte entsprechend anpassen möchten, so löschen
Sie bitte die eine Position aus der Rechnung heraus, korrigieren Sie die
(Zeit)-buchungen und lassen dann den Abrechnungsvorschlag neu laufen.
Anschließend übernehmen Sie die gewünschte Position erneut in die Rechnung,
welche im Status angelegt sein muss.
Q: Wo sehe ich, mit welchen Daten der Abrechnungsvorschlag zuletzt erzeugt wurde?
A: Im Menüpunkt Info, Zuletzt erzeugt finden Sie die Zusammenfassung mit welchen
Daten der Abrechnungsvorschlag zuletzt erzeugt wurde. Hier finden Sie auch,
falls der Abrechnungsvorschlag nicht durchgelaufen ist und warum nicht.
So besagt diese Meldung,
dass Sie am 11.4. versucht haben den Abrechnungsvorschlag durchzuführen, aber
bei der Ermittlung der Zeitdaten ein Fehler aufgetreten ist. Genauer bei der
Person mit dem Kurzzeichen alo am 10.2.2020.
Bitte korrigieren Sie den Fehler
und starten Sie die Errechnung des Abrechnungsvorschlages erneut.
Q: Wie genau rechnet der Abrechnungsvorschlag ?
A: Die Berechnungen des Abrechnungsvorschlages werden intern auf drei Nachkommastellen durchgeführt. Das bedeutet, dass eine Minute als 0,016(66) Stunden dargestellt wird. Damit könnten sich unter widrigen Umständen in der Darstellung der Stunden-Details als Rechnungsanhang geringfügige Differenzen ergeben.
Q: Wo finde ich welche Zeiten schon abgerechnet wurden?
A: Es kommt manchmal vor, dass man Zeiten versehentlich manuell erledigt hat und
stellt dies erst nach dem Erzeugen eines neuen Abrechnungsvorschlages fest.
Wie welche Zeiten abgerechnet wurden und eben auch manuell erledigt wurden,
finden Sie im Modul Zeiterfassung, Journal, Arbeitszeitstatistik. Hier hat sich
die Sortierung nach Kunde + Beleg + Personal bewährt. Gegebenenfalls grenzen Sie
noch auf eine Person ein.
Q: Ent-Erledigen, bzw. zurücknehmen der manuellen Erledigungen
A: Wie oben beschrieben, müssen auch versehentlich manuell erledigte Zeiten
wieder ent-erledigt werden können.
Dies finden Sie ebenfalls im
Abrechnungsvorschlag, Menü Bearbeiten, manuell erledigte ent-erledigen
Nun
definieren Sie die Filterbedingungen um die fälschlicher weise erledigten
Einträge zu finden und klicken auf aktualisieren.
Damit erhalten Sie eine Liste der manuell erledigten Zeiten und sonstigen über
den Abrechnungsvorschlag verrechneten Positionen.
Wenn nun alle diese
Einträge auf nicht mehr erledigt gesetzt werden sollten, klicken Sie bitte auf
"manuell erledigt" - Status aller Einträge aufheben.
Q: Bei der Überleitung erscheint die Fehlermeldung, dass diese abgebrochen wird.
A: Info: Kalkulatorische Artikel dürfen in einer Rechnung nicht aufscheinen.
Daher können diese auch nicht in die Rechnung übergeleitet werden.
D.h.
sollte z.B. eine Fehlermeldung ähnlich der nachfolgenden aufscheinen,
so muss:
- entweder die Tätigkeit der zugehörigen Zeitbuchung auf eine Tätigkeit geändert
werden, die NICHT kalkulatorisch ist, oder
- die Eigenschaft dass dieser
Artikel gleichzeitig ein Arbeitszeitartikel und ein Kalkulatorischer Artikel ist
aufgelöst werden.
D.h. in diesem Falle sollte das Kalkulatorisch bei dem
Artikel entfernt werden.
D.h. eigentlich sollte, wenn auch der
Abrechnungsvorschlag verwendet wird, ein Arbeitszeitartikel nicht gleichzeitig
ein kalkulatorischer Artikel sein.
Q: Welche Rechnung, welches Rechnungsdatum wird verwendet?
A: Gerade bei Abrechnungen von Leistungen zum Jahresende rechnet man
üblicherweise am Jahresbeginn des neuen Jahres die Zeiten des Dezember / letzten
Quartals ab.
Nutzen Sie dafür die Funktion
Neudatum (Unterer Modulreiter Rechnung, Menü-Eintrag Extras,
Neudatum).
Gerade wenn Verrechnungen in
mehreren Schritten / Teilen gemacht werden, ist es von Vorteil, wenn diese
alle in die gleiche Rechnung münden. D.h. solange für den Kunden eine Rechnung
im Status angelegt vorhanden ist, werden weitere abzurechnende Positionen zu
dieser Rechnung hinzugefügt.
Q: Es wurden Eingangsrechnungen den Aufträgen und den Spesen zugeordnet. Was wird nun weiterverrechnet?
A: Es werden ab Build 16015 nur die Eingangsrechnungen die direkt Aufträgen
zugeordnet sind in die Verrechnung mit aufgenommen.
Eingangsrechnungen die
bei Reise-Spesen hinterlegt wurden, werden als Reiseaufwand des Reisenden
betrachtet und daher nicht in die Abrechnung mit aufgenommen.
Das bedeutet,
dass z.B. Hotelrechnungen die als Eingangsrechnung erfasst werden und diese, um
im Abrechnungsvorschlag wirksam zu sein, auch dem jeweiligen Auftrag zugeordnet
werden müssen.
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