Wie wird am besten beim Start der integrierten Finanzbuchhaltung vorgegangen?
Dies ist eine Stichwortsammlung der durchzuführenden Schritte. Für die Durchführung / Aktivierung siehe bitte bei den jeweils einzelnen Punkten.
Ein wichtiger Hinweis:
Wir
gehen davon aus, dass sie mit den Grundzügen einer Buchhaltung und der
Tätigkeit / Wirkung in der Finanzbuchhaltung vertraut sind. Dies ist kein Kurs
über Finanzbuchhaltung.
Auch sind wir keine Steuerberater oder
Ähnliches.
Gerade
wenn unterschiedliche Finanzämter zum Einsatz kommen, achten Sie auf die
steuerlichen Unterschiede in den Ländern.
Als
wesentlich erscheint uns, in Deutschland wird die Umsatzsteuer immer im
Kalenderjahr abgerechnet, auch bei abweichendem Geschäfts/Wirtschaftsjahr, in
Österreich ist das gleichlautend mit dem Geschäftsjahr, wie das in der Schweiz
ist, ist uns derzeit nicht bekannt.
Hinweis:
Die HELIUM V Finanzbuchhaltung beinhaltet keine Warenbewegungsbewirtschaftung, wie sie manchmal insbesondere für Abgrenzungen angewendet werden. Die Bewegungen des Lagers, finden Sie im Modul Artikel, mit den entsprechenden Lagerauswertungen zum Stichtag bzw. im Modul Fertigung mit der Halbfertigfabrikatsinventur.
Halten Sie die Konten in der Fibu so schlank wie irgend möglich. Auswertungen finden Sie in den ERP Modulen von HELIUM V, z.B. Hitliste im Modul Artikel, Kunden Umsatzstatistik mit Deckungsbeitragsauswertung im Modul Kunden, usw.. Siehe dazu auch Abgrenzungen.
Ablauf der Grundeinstellung der Integrierten Finanzbuchhaltung von HELIUM V
Definieren
Sie Ihr Standard Finanzamt.
In dem Modul Finanzbuchhaltung unterer Reiter Finanzamt: Neu und tragen dieses in System, unterer Reiter Mandant, oberer Reiter Vorbelegungen 2 ein.
Prüfen Sie die MwSt Sätze.
Sie finden die Steuersätze in System, unterer Reiter Mandant, Mwst Stellen Sie diese gegebenenfalls richtig und entfernen Sie nicht benötigte Steuersätze.
Definieren
Sie den Kontenrahmen in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater.
Es ist essentiell wichtig, dass Sie die gleichen Sachkonten verwenden wir
Ihr Steuerberater.
Bestehen Sie darauf. Nur damit ist gewährleistet, dass Sie und Ihr Berater
vom Gleichen sprechen.
Definieren Sie gegebenenfalls die Stellenanzahl der Sachkonten.
Siehe dazu Import der
Sachkonten.
Siehe auch: Welche Konten sollten importiert
werden.
Verwenden
Sie nur Konten die Sie tatsächlich benötigen.
Völlig unsinnige Konten löschen Sie bitte. Wenn Konten eventuell in der
Zukunft verwendet werden könnten, so setzen Sie diese auf versteckt, damit
bei der täglichen Arbeit nur die Konten angesprochen werden die benötigt
werden.
Details zur Kontendefinition siehe Beispiel
für die Startdefinition von Sachkonten
Definieren
Sie die UVA Art jedes einzelnen Sachkontos und gegebenenfalls ein
abweichendes Finanzamt.
Prüfen Sie die Definition durch Ausdruck des Kontenrahmens im Journal,
Konten.
Beachten Sie die Anmerkungen zur Definition von Sachkonten.
Definieren
Sie die Steuerkategorien und die Steuerkategoriekonten
Im unteren Reiter Finanzamt, oberer Reiter Steuerkategorie können Sie die Konten nach
den geforderten Kriterien auswählen. Definieren Sie hier nur die Zuordnungen die Sie erwarten, das bringt
deutlich Sicherheit.
Definieren
Sie in den Steuerkategorien die jeweils mitlaufenden Konten für Forderungen
und Verbindlichkeiten
Hier raten wir je Länderart ein eigenes mitlaufendes Konto zu definieren,
Sie gewinnen mehr Übersicht.
Stellen
Sie den Buchhaltungsexport auf Artikelgruppen
Parameter: FINANZ_EXPORT_VARIANTE: Artikelgruppen
Definieren
Sie das Default Sachkonto insbesondere für die Handeingaben
Parameter: FINANZ_EXPORT_DEFAULT_ARTIKELGRUPPEN_AR
Schalten
Sie folgende Parameter ein:
- ARTIKELGRUPPE_IST_PFLICHTFELD
- AUTOMATISCHE_DEBITORENNUMMER
- AUTOMATISCHE_KREDITORENNUMMER
Definieren
Sie den Zeitraum der UVA ob monatlich (default) oder quartalsweise.
- FINANZ_UVA_ABRECHNUNGSZEITRAUM
Definieren Sie den Zahlenraum und die Stellenanzahl der Debitoren- und Kreditorennummern
-
DEBITORENNUMMER_VON
- DEBITORENNUMMER_BIS
- KONTONUMMER_STELLENANZAHL_DEBITORENKONTEN (4 Stellen = 1000) und entsprechende für Kreditoren
Definieren
Sie gegebenenfalls ob es fortlaufende oder strukturiert nummerierte
Debitoren-/ Kreditorennummern gibt.
FINANZ_DEBITORENNUMMER_FORTLAUFEND.
Sind bereits Buchungsdaten von früheren / Alt-Systemen vorhanden, so definieren Sie Debitoren- und Kreditoren- Nummern gleichlautend mit dem Altsystem / System des Steuerberaters oder Ähnlichem.
Definieren
Sie bei allen Debitoren / Kreditorenkonten die richtige Steuerkategorie.
Bei mehreren Finanzämtern ist auch das Finanzamt zu prüfen und
gegebenenfalls richtig zu stellen.
Definieren Sie für alle Artikel die Artikelgruppen und für alle Artikelgruppen die Erlöskonten
Definieren Sie die entsprechenden Länderartübersetzungen der Erlöskonten: im Reiter Sachkonten Konto-Länderart Übersetzung. Das bewirkt, dass wenn eine Buchung aus dem Ausland kommt, die entsprechend angelegten Sachkonten bebucht werden.
Prüfen
Sie mit der Funktion Belegübernahme ob Sie alle Rechnungen, Gutschriften
und Eingangsrechnungen übernehmen können
a.) Prüfen Sie aus der Finanzbuchhaltung heraus Monat für Monat ob die
Übernahme funktioniert.
Geht diese nicht, so gehen Sie bitte zum einzelnen
Beleg und beheben die Ursache der Fehlermeldung
b.) Unter bearbeiten Belegübernahme kann jeder Beleg eigenständig in die
Finanzbuchhaltung erneut übernommen werden.
Hier werden entsprechende Fehlermeldungen unter
Detail ausgegeben, die die Ursache der Nicht Übernahme aufzeigen.
Prüfen Sie unter Grunddaten, UVA Art, dass alle UVA Arten die jeweils gültige Kennzahl für die (derzeit manuelle) Übertragung ans Finanzamt (Finanzonline bzw. Elda) hat.
Prüfen
Sie die UVA in Gegenüberstellung mit dem Ausgangsrechnungsjournal und dem
ER-Kontierungsjournal und soweit vorhanden dem
Zusatzkosten-Kontierungsjournal.
Es muss dies fachlich zusammenstimmen.
Buchen
Sie die Eröffnungsbuchungen, vor allem Debitoren Kreditoren aber auch der
entsprechenden Sachkonten.
Siehe
dazu auch Übernahme bei bestehender Finanzbuchhaltung.
Bitte achten Sie darauf die Module zb. Finanzbuchhaltung, Lieferanten nach Änderungen in den Parametern zu schließen und neu zu öffnen, so dass die Änderungen übernommen werden.
A: Beschreibung der Punkte die bei der Definition eines Sachkontos zu beachten sind:
Feldname | Beschreibung |
Kontonr. | Die Kontonummer des Sachkontos inkl. führender
Null (0). Die Stellenanzahl kann mit dem Parameter KONTONUMMER_STELLENANZAHL_SACHKONTEN definiert werden. |
Bezeichnung | Textliche Bezeichnung des Kontos. Achten Sie auf die Eindeutigkeit der Bezeichnung. Sowohl für Sie selbst als auch für Ihren Steuerberater. |
Kontoart | Die Kontoart ist vor allem für die
Automatikbuchungen im Rahmen der UVA relevant. Für eine Darstellung der Zusammenhänge siehe bitte Finanzamtsammelbuchungen. Als zusätzliche Kontoart steht hier Eröffnungskonto (Saldenvortrag) zur Verfügung. |
Kostenstelle | Für Ihre interne Definition. Hat im Rahmen der integrierten Buchhaltung in HELIUM V derzeit keine weitere Bedeutung |
Ergebnisgruppe | Wenn dieses Konto ein G&V Konto ist, so hinterlegen Sie hier die gewünschte Ergebnisgruppe. Zur Definition von Ergebnisgruppen siehe bitte dort. |
Bilanzgruppe | Ist das Konto ein Bilanzkonto, so kann hier die
zutreffende Bilanzgruppe hinterlegt werden. Zur Definition von Bilanzgruppen siehe bitte dort. Da Kontokorrentkonten sich je nach deren Kontostand entweder im Eigenkapital oder im Fremdkapital abgebildet werden sollten, zumindest sind einige Steuerberater dieser Meinung, gibt es die Bilanzgruppe positiv und dafür auch die Bilanzgruppe negativ. Wurde eine "Bilanzgruppe positiv" ausgewählt, so muss auch eine "Bilanzgruppe negativ" angegeben werden. |
Finanzamt | Bei welchem Finanzamt wirkt dieses Konto für die UVA Verprobung. |
UVA Art | Bei welcher UVA Kennzahl wird, falls zutreffend,
dieses Konto berücksichtigt. Beachten Sie dazu bitte auch Definition Steuerkategorien und Definition UVA Arten und Definition UVA Kontenzuordnung |
Steuerkategorie | Wenn dieses Konto auch bei manuellen Buchungen Mehrwertsteuer bzw. Vorsteuer mit berechnen und buchen sollte, so geben Sie hier bitte die gewünschte Steuerkategorie an. Definieren Sie in diesem Falle zusätzlich ob Vorsteuer oder Umsatzsteuer gebucht werden sollte. |
Gültig ab | ab diesem Datum, in der Regel der 1. des Geschäftsjahres im Anlage-Jahr steht das Konto zur Verfügung |
Automatische Eröffnungsbuchung | Bei Sachkonten nicht wirksam. Siehe dazu auch Periodenübernahme. |
Ohne Ust./Vst. | Dient Ihrer ER-Erfassungssicherheit. D.h. ist dieses Feld angehakt, so erscheint bei der Erfassung einer Eingagnsrechnung mit Vorsteuer und Buchung auf dieses Konto eine entsprechende Warnung. |
(Gültig) bis | Dieses Konto sollte ab dem Datum nicht mehr bebucht werden. |
allgemein sichtbar | Ist dies nicht angehakt, so ist das Konto nur mit Chefbuchhalterrecht sichtbar |
Sortierung | Definieren Sie hier die für das Konto gewünschte Sortierung. Z.B. nach Auszugsnummer für Bankkonten |
manuell bebuchbar | Darf dieses Konto auch durch manuelle Umbuchungen / Splittbuchungen bebucht werden. So dürfen z.B. die mitlaufenden Konten nicht manuell bebucht werden. |
Währung Druck | Wenn definiert, wird das Konto beim Druck in der gewählten Fremdwährung ausgedruckt. |
versteckt | Konten die bisher bebucht wurden, nun aber nicht mehr benötigt werden, können hier versteckt werden. Damit sind sie in der üblichen Auswahlliste nicht sichtbar. |
Bemerkung | Gerade für den SKR03 und SKR04 gibt es lange Beschreibungen der Bedeutung der verschiedenen Konten. Für diese Beschreibungen und sonstigen Anmerkungen ist dieses Feld gedacht. |
Q: Muss für jede Umsatzsteuerart ein eigenes Konto definiert werden ?
A: Ja. Dies bedingt zwar auf der einen Seite, dass mehr Konten angelegt werden
müssen, erhöht aber auf der anderen Seite die Transparenz und die
Nachvollziehbarkeit deutlich. So können Kontrollrechnungen z.B. für die UVA sehr
einfach anhand der Saldenliste gemacht werden (Erlöse mit 20% müssen die
abzuführende Umsatzsteuer ergeben), was in dem Falle der gemischten
Umsatzsteuersätze auf einem Konto faktisch unmöglich ist, bzw. nur mit
speziellen Auswertungen erfolgen kann.
Zusätzlich wird durch die integrierte
Verwendung die Aussage über Erlösgruppen usw. im ERP System dargestellt, woraus
deutlich bessere und detailliertere Aussagen getroffen werden können, als mit
einer noch so gut gepflegten Fibu möglich wären.
Q: Wie kann die Kontendefinition rasch überprüft werden?
A: Um die getroffenen Kontendefinitionen überprüfen zu können gehen wir in der Regel wie folgt vor:
Druck des Kontenjournals (unterer Modulreiter Sachkonten, Journal, alle
Konten)
Hier wird geprüft ob:
Stimmen die Kontenarten zu den Konten
Stimmen die UVA Arten (Stimmen jeweils im Sinne des oben beschriebenen, bei der UVA Art achten Sie bitte besonders auf die indirekte Definition für die reine Inlands-Vorsteuer)
Stimmen die Ergebnisgruppen-Zuordnungen bzw. Bilanzgruppen Zuordnungen.
Sind alle Konten jeweils einer der beiden zugeordnet
Druck einer aktuellen Saldenliste mit der Druckvariante quer
Hier werden
erneut die unter 1. angeführten Prüfungen vorgenommen. Man hat hier unter
Umständen eine bessere Übersicht ob dies schon richtig zugeordnet ist.
Hinweis: Die bei den Sachkonten angedruckte Steuerkategorie
wirkt NUR bei der manuellen Buchung
Prüfung der Definitionen des Finanzamtes (unterer Modulreiter Finanzamt)
Sind Steuernummer und gegebenenfalls Referatsnummer eingetragen
ist die Formularnummer richtig definiert und ist gegebenenfalls Umsätze Runden angehakt
Sind die Steuerkategorien definiert. Definieren Sie nur die für Sie zutreffenden Steuerkategorie, nur so verhindern Sie eventuell Buchungsfehler
Definieren Sie die Buchungsparameter, insbesondere die EB-Konten
Wenn mehrere Finanzämter eingerichtet werden mussten, so definieren / prüfen Sie dies bitte für jedes Finanzamt
Eine Gesamtübersicht über die Steuerkategorien erhalten Sie im Journal Steuerkategorie
Q: Welche Arbeiten sind erforderlich, bevor Daten an Ihren Steuerberater übergeben werden?
A: Oft ist (Jung-)Unternehmern nicht klar, dass der Steuerberater (böse gesagt) nur Steuerberater ist. Von Ihrem täglichen Business hat er keine Ahnung. Daher ist er nicht in der Lage aus unsauberen Daten eine ordentliche Bilanz, eine gute steuerliche Begleitung zu machen. D.h. er ist darauf angewiesen dass Sie ihm die Unterlagen bestmöglich aufbereitet zur Verfügung stellen.
Oft treffen wir auf den Fall, dass in den Anfangsjahren die Buchhaltung der Steuerberater macht und dann auf die Buchhaltung im eigenen Hause umgestellt wird. Da gerade das erste Jahr einiges an Vorbereitungsarbeiten für eine gute Übergabe der Unterlagen an den Steuerberater erforderlich ist, hier eine Zusammenstellung der Punkte die vor der Übergabe geprüft und geklärt werden sollten.
Prüfen Sie dass alle Buchungen aus den einzelnen Modulen tatsächlich in der Fibu sind. Führen Sie dazu eine Jahres-UVA im jeweiligen Geschäftsjahr durch. Korrigieren Sie eventuelle Unstimmigkeiten.
Übernehmen / Prüfen Sie die Eröffnungsbuchungen, sodass diese mit den Daten Ihres Steuerberaters übereinstimmen (A).
Gleichen Sie eventuelle Verrechnungskonten ab. Z.B. zwischen Ihrer GmbH und Ihrer Einzelfirma (L).
Prüfen
Sie die offene Postenliste der Debitoren gegen die offenen
Ausgangsrechnungen zum Stichtag aus dem Modul Rechnungen. Bei
Unstimmigkeiten müssen diese aufgelöst werden. Gegebenenfalls müssen
einzelne Buchungspositionen ausgeziffert werden.
Wichtig: Um in die Daten eine entsprechende Transparenz zu bekommen
sollte jede offene Rechnung mit allen eventuellen Teil-Zahlungsdetails im
einzelnen Debitorenkonto gebucht sein. Eventuell kann eine Buchung mit der
offenen Gesamtsumme je Debitor gemacht werden. Die von manchen
Steuerberatern übliche Vorgehensweise alles als Pauschalsumme einzubuchen ist viel zu grob, da damit keine
Chance besteht, eventuelle Unstimmigkeiten zu finden.
Dass die EBs (Eröffnungsbuchungen) brutto, also inkl. Ust. einzubuchen
sind, ist selbstverständlich. Es ist Ihnen Ihr Kunde ja den Bruttobetrag
schuldig.
Geben Sie bei manuellen Eröffnungsbuchungen die gleiche Belegnummer an,
damit die automatische Auszifferung zusammenfinden kann.
Die Buchung muss auf (mehrwert-) steuerfrei gestellt werden.
Prüfen
Sie die offene Postenliste der Kreditoren gegen die offenen
Eingangsrechnungen zum Stichtag aus dem Modul Eingangsrechnungen. Bei
Unstimmigkeiten müssen diese aufgelöst werden. Gegebenenfalls müssen
einzelne Buchungspositionen ausgeziffert werden.
Beachten Sie das Thema der offene Posten aus den Vorperioden, wie unter 3.
beschrieben.
Prüfen
Sie die Konten die faktisch immer einen Null-Saldo haben müssen (L).
Dies sind z.B. Netto-Löhne und Gehälter, Finanzamts(Zahllast)konto,
Sozialversicherungskonten (GKK, AOK), Kommunalsteuer und ähnliche Konten.
Das alle Bankkonten mit dem jeweiligen Saldo auf jedem einzelnen Kontoauszug immer überstimmen ist eine Selbstverständlichkeit (L).
Das die Kassenbücher immer exakt stimmen ist eine Selbstverständlichkeit (L).
Drucken Sie nun die Saldenlisten der Debitoren und Kreditoren.
Drucken Sie die Saldenliste der Sachkonten.
Bewährt hat sich auch, alle Kontoblätter an den Steuerberater zu übergeben. Damit hat er Einsicht in all Ihre Buchungen.
Ebenfalls benötigt er all Ihre Erklärungen die Sie gegenüber dem/den Finanzamt/Finanzämtern abgegeben haben wie UVA, ZM usw. und auch die entsprechenden Buchungsmitteilungen.
Zusätzlich benötigen Sie noch weitere Daten für Ihren Steuerberater wie z.B.:
Der
Lagerstand zum Stichtag, eventuell mit abgewerteten Ladenhütern.
Das Thema der Bewertung der Ladenhüter klären Sie bitte mit Ihrem
Steuerberater
Aktuelle Urlaubsansprüche und Zeitguthaben Ihrer Mitarbeiter.
Geben Sie die neu hinzugekommenen Anlagengüter bekannt (Afa)
Geben Sie ebenfalls eventuell ausgeschiedene Anlagengüter bekannt.
Hinweis:
Eigentlich müssen die OP's aus dem Vorjahr den EB's des laufenden Jahres entsprechen. Ausgenommen davon sind Umbuchungen und Korrekturen die im Zuge der Bilanz durchgeführt wurden.
(A) ... Diese Arbeiten sollten so früh wie möglich durchgeführt werden. Damit erhalten Sie auch während des laufenden Jahres Sicherheit, dass Ihre Buchungen richtig sind. Sie müssen jedoch spätestens zum Abschluss gemacht werden.
(L) ... Diese Arbeiten sollten Sie Laufend machen und so entsprechende Buchungssicherheit erlangen.
Hinweis:
Manche gute Steuerberater wünschen sich, dass sie kein/zusätzlich zum Papier (sondern) das Buchungsjournal in elektronischer Form erhalten. Es ist damit eine deutlich größere Sicherheit und Transparenz verbunden. Wir können diese Vorgehensweise nur begrüßen.
Ein Tipp:
Lassen Sie sich von niemandem dazu überreden, die Bilanz ein oder zwei Monate nach Ende des Geschäftsjahres abzugeben. Mit allen erforderlichen Abgrenzungsarbeiten und das neben ihrem laufenden Tagegeschäft, ist dies ein Ding der Unmöglichkeit bzw. mit einem derartigen Aufwand verbunden, dass es nicht dafür steht. Wenn Ihre Liquiditätssituation angespannt ist, so müssen Sie mit entsprechenden vertrauensbildenden Maßnahmen und laufendem verlässlichen Reporting Ihre finanzierenden Partner von Ihnen bereits überzeugt haben. Hier nur auf die Bilanz zu setzen ist deutlich zu wenig.
Q: Welche Sachkonten sollten importiert werden ?
A:
Steuerberater neigen in der Regel dazu den für den Moment einfachsten Weg zu
gehen.
D.h.
wenn Sie Ihren Steuerberater fragen, welche Konten Sie den importieren / anlegen
sollten, dann erhalten Sie normalerweise die Auskunft, legen Sie den ganzen
Sachkontenrahmen der überhaupt definiert ist an.
Das
sind z.B. für den SKR03 ca. 1500 Konten, für den SKR04 1300, für den
Einheitskontenrahmen 600 usw.
Die
Praxis zeigt:
a.)
je mehr Konten Sie haben, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit dass auf das
falsche Konto gebucht wird.
b.)
die Parametrierung der Konten muss derzeit immer an Ihre Gegebenheiten angepasst
werden. Dies ist für jedes Konto mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden, je
mehr Konten, desto größer der Zeitaufwand für die Anpassungsarbeit.
c.)
Als Geschäftsführer / verantwortliche(r) Buchhalter(in) müssen Sie die
Bedeutung jedes Kontos kennen.
Wer von uns kann schon mit "Minderung der Entnahmen § 4 (4a) EStG (Haben)"
gerade am Beginn der unternehmerischen Tätigkeit etwas anfangen.
Also:
Weniger ist mehr.
Ein Beispiel für die Startdefinition von Sachkonten:
1. Erlöskonto „Erlöse Inland“ Bereich 4...
2. UST Konto 20% (Kontoart: Ust Konto) Bereich 3...
3. VST Konto 20% (Kontoart: Vst Konto) Bereich 2...
4. IG Erwerb / IG Erlös
5. Skontoaufwand Bereich 4... (10%, 20%)
6. Skontoerlös Bereich 5... (10%, 20%)
7. Wareneinsatz Bereich 5... (Bsp. Material, IG Erwerbe, Fremdleistung)
8. Kreditoren / Debitoren automatisch (aber Sammelkonten dazu)
1. 2000 Kundenforderungen Inland (mitlaufende Konten)
2. 2001 Kundenforderungen EU (mitlaufende Konten)
3. 3301 Lieferantenverbindlichkeiten Inland
4. 3302 Lieferantenverbindlichkeit EU
9. Kontendefinition UVA
Finanzamt Zahllastkonto Bereich 3...
Verrechnung Finanzamt Bereich 3...
Vst Sammelkonto Bereich 2... Art Vst. Sammelkonto
Ust Sammelkonto Bereich 3... Art Ust. Sammelkonto
10. Verrechnungskonten für Anzahlungen
2...Gegebene Anzahlungen
3...Erhaltene Anzahlungen
Q: Gegebenenfalls hilft Ihnen auch die Definition des österreichischen Einheitskontenrahmens
Der österreichische Einheitskontenrahmen besteht aus 10 Kontenklassen (0 - 9).
Dieser wird unterteilt in Konten die gegen das SBK abgeschlossen werden
(zumindest theoretisch, macht niemand mehr). Es sind dies die Konten 0-3. Und
Konten die gegen GuV, Gewinn und Verlust, abgeschlossen werden. Die Kontenklasse
9 beinhaltet die Abschlusskonten.
Man spricht hier auch von:
Bestandskonten
0 ... Anlagevermögen und Aufwendungen z.B. Grundstücke, Fahrzeuge usw.
1 ... Vorräte
2 ... Sonstiges Umlaufvermögen, z.B. Kassa, Bank
3 ... Verbindlichkeiten, Rückstellungen z.B. Lieferverbindlichkeiten, Umsatzsteuer Zahllast usw.
Erfolgskonten
4 ... Betriebliche Erträge
5 ... Materialaufwand, Wareneinsatz
6 ... Personalaufwand z.B. Löhne, Gehälter, Sozialabgaben
7 ... Betriebliche Aufwändungen und Abschreibungen
8 ... Finanzerträge und -aufwände, z.B. Zinsen
Abschlusskonten
9 ... Abschluss- und Verrechnungskonten z.B. Kapital, Gewinn - Verlust Konto (GuV), Eröffnungsbilanzkonten
In anderen Sachkontenrahmen ist dies vom Gedankengang sehr ähnlich, wenn auch die Nummernkreise durchaus unterschiedlich sind.
Q: Können die (Bilanz-) Umbuchungen des Steuerberaters importiert werden?
A: Es erreichen uns immer wieder Anfragen, dass die Umbuchungen des
Steuerberaters, welche dann auch oft noch einige hundert Umbuchungen sind,
importiert werden sollten.
Dieser Import ist in HELIUM V sehr bewusst nicht
vorgesehen, denn:
Der Wunsch nach dem Import der Umbuchungen ist aus Sicht
aller Buchhalter zu 100% berechtigt und nachzuvollziehen aber:
Sie haben mit
HELIUM V nicht nur eine einfache Buchhaltungssoftware sondern ein komplexes ERP
System. Das bedeutet, wenn nun einige hundert Umbuchungen nachzubuchen sind,
sind davon mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auch viel Ein- und
Ausgangsrechnungen betroffen. Diese wurden nicht oder falsch abgeschlossen usw..
Das nun nur auf der Buchhaltungsseite zu bereinigen hilft zwar in dem Moment für
die Bilanz, aber leider nicht langfristig, da aus der ERP Sicht, die Eingangs-
und Ausgangsrechnungen, Gutschriften nach wie vor falsch wären.
Die sehr
große Gefahr bei einem Import wäre nun, dass mit dem Import die Buchungen
schnell schnell übernommen werden, aber die unbedingt erforderliche
Bereinigungsarbeit nicht geleistet wird. Aber NUR mit der Bereinigung haben Sie
ein sauberes System. Das würde in weiterer Folge bedeuten, dass im Endeffekt die
Arbeit des Einpflegens der Umbuchungen (nur in der Buchhaltung) umsonst ist. Da
es viele Buchungen sind, doppelt tragisch.
Ein oft vorkommendes Beispiel ist,
das Forderungen bzw. Verbindlichkeiten Konto. Dieses ist ein sogenanntes
mitlaufendes Konto. D.h. die Buchungen auf diesem Konto ergeben sich automatisch
aus den Buchungen auf den Kreditoren / Debitoren. Diese ergeben sich in aller
Regel wiederum aus den Rechnungen und den Zahlungen. Nun ist es bei sehr sehr
vielen Steuerberatern üblich, was aus rein buchhalterischer Sicht auch so in
Ordnung ist, das Forderungen- / Verbindlichkeitenkonto einfach mit einer
Gegenbuchung auszugleichen. Aus wie vielen Einzelberichtigungen das nun für Kunde
A, Rechnung x besteht, ist dem Steuerberater egal. Aber: In Ihrem Mahnwesen
haben Sie das noch mit drinnen. Ihre Artikelumsätze sind falsch. Die Kunden
Deckungsbeitragsrechnung hat diese Information nicht usw.. Sie sehen, Ihr
Unternehmen ist deutlich komplexer als das was die Buchhaltung abbildet.
Darum unser dringender Rat, bitte bereinigen Sie dies in richtiger ERP konformer
Form. Es ist uns bewusst, dass die meisten Buchhalter dafür kein Verständnis
haben und die Techniker auch nicht. Jeder lebt in seiner Welt, aber es müssen
beide Welten verbunden werden. Es ist ja immerhin auch Ihr Unternehmen und nicht
das des Steuerberaters und am Schluss müssen Sie den Kopf hinhalten.
Wenn Sie
dafür Unterstützung brauchen, Ihr HELIUM V Betreuer hilft Ihnen gerne.
Nachdem immer wieder auch Fragen rund um die Bilanz an uns herangetragen werden,
hier eine lose Sammlung von Fragen, Gedanken und Antworten dazu.
Bitte
beachten Sie, dass für eine verbindliche Bilanz diese nur von BuchhalterInnen mit
entsprechenden Prüfung erstellt werden dürfen.
Nachfolgende Fragen kommen vor
allem auch aus dem Thema einer monatlichen Bilanz.
Wir wünschen Ihnen, dass
Sie Ihre Unternehmenssteuerung so im Griff haben, dass dies nicht erforderlich
ist. Wenn doch, bedenken Sie dass je kürzer der Zeitraum vom vergangenen Monat /
Zeitraum bis zur Auswertung, desto mühsamer ist eine saubere Abgrenzung.
Q: Wie mit noch nicht fakturierten Wareneingängen umgehen?
A: Vom Lieferanten noch nicht fakturierte Wareneingänge können für die Bilanz
wie eine Art Eingangsrechnungen die noch nicht erfasst wurden gedacht werden.
D.h. auch dieser Betrag ist in Ihrem Lageraufbau bereits enthalten, aber eben
von Ihren Lieferanten noch nicht verrechnet.
Das bedeutet auch, dass bei
Betrachtungen zum Wareneinsatz anhand der Lagerveränderungen, diese Zahl damit
nicht doppelt betrachtet wird.
Q: Wo findet man die noch nicht fakturierten Wareneingänge?
A: Siehe bitte, Bestellung, Journal, Wareneingang.
Hier finden Sie am Ende, WE ohne ER zum
Einstands Preis. Zusätzlich sind die Lieferscheine ohne Eingangsrechnungen
entsprechend markiert.
Beachten Sie unbedingt auch die Eingangsrechnungen die
außerhalb des jeweiligen Auswertungszeitraumes liegen, gerade bei Abgrenzungen.
Und beachten Sie auch die Werte auf nicht lagerbewirtschafteten bzw. nicht
Lagerbewerteten Warenzugangspositionen.
Bitte beachten Sie dass dies ein
Stichtagswert ist. D.h. für monatliche Bilanzbetrachtungen sind die Änderungen
gegenüber dem Vormonat zu buchen.
Q: Wie mit noch nicht fakturierten Lieferungen umgehen?
A: Wenn Sie gezwungen sind monatliche Bilanzen zu machen, so achten Sie, genauso
wie bei den Jahresbilanzen darauf, dass Sie die gelieferten und verrechenbaren
Waren soweit irgend möglich im Leistungszeitraum verrechnen.
In Verbindung
mit der Lagerbewertung, der Wareneinsatzberechnung bleibt dann oft die Frage,
was ist mit den Lieferungen die Leihstellungen sind, Ware die bei Ihren
Lieferanten zur Veredelung ist und ähnlichem.
Bitte unterscheiden Sie hier
grundsätzlich zwischen Lieferungen, also Lieferscheinen die nur eine Umbuchung
zwischen Ihren Lagern auslösen und aus diesem Grunde nicht verrechenbar sind und
den Lieferscheinen die auf ein Lager auslösen, dessen Bestand dem / Ihrem Kunden
gehört und daher verrechnet werden sollte. Nutzen Sie selbstverständlich auch
die Möglichkeit Rechnungen rückdatieren zu können. Achten Sie dabei auf die
Chronologie der Rechnungsdatum.
Ein weiterer wesentlicher Punkt ist, erwarten
Sie eine gelieferte Ware zurück (Leihstellung), oder ist / kann sie noch nicht
verrechnet werden, oder ist es eine kostenlose Garantieleistung?
Q: Was ist bei Änderungen im alten Jahr zu beachten?
A: Selbstverständlich muss auch bei der Bilanz Summengleichheit bei Aktiva und
Passiva gegeben sein.
Gerade wenn viele Abstimmungsarbeiten notwendig sind,
die dann meistens auch noch im alten (Geschäfts-)Jahr stattfinden, wird oft
vergessen diese ins neue Jahr weiter zu tragen. D.h. prüfen Sie im Endeffekt
nach Änderungen im alten Geschäftsjahr erneut die richtige Übernahme der
Buchungen vom alten auf das neue Geschäftsjahr. Hier hilft ev. auch der Ausdruck
der Saldenliste im neuen Jahr, in dem angezeigt wird, ob bei einem Konto
Buchungen nach der Eröffnungsbuchung gemacht wurden.
Gerade wenn die
OP-Listen der Debitoren / Kreditoren ausgeglichen wurden, denken Sie an die
erneuten Eröffnungsbuchungen der Debitoren / Kreditoren Konten.
Bei diesen
Korrekturen, ändert sich in aller Regel auch der Jahresgewinn. Daher ist auch
dieser neu zu übernehmen.
Q: Kann man die Abgrenzungsbuchungen auf einmal machen?
A: Ja. Es empfiehlt sich, ähnlich wie für die Lohnverrechnung die monatlichen
Abgrenzungsbuchungen als eine Splittbuchung aufzusetzen und diese jedes Monat
entsprechend wieder zu verwenden. Damit denken Sie immer an alle Punkte die für
diese Buchung erforderlich sind und haben sofort die betroffenen Konten zur
Hand.
Q: Aktiva, Passiva, was ist was?
A: In der Bilanz werden Ihre entsprechenden "Bestände" und Verbindlichkeiten in
einer Stichtagsbetrachtung möglichst transparent dargestellt.
So spricht man
von Aktiva für die Konten, deren Werte (Saldo) faktisch Ihnen / Ihrem
Unternehmen gehören, hingegen stellt die Passiva Ihre Verbindlichkeiten dar.
So finden Sie, im österreichischen Einheitskontenrahmen, z.B. die
Unternehmenskredite immer in der 3er Kontenklasse oder auch die
Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
Hingegen sind die Forderungen an
Ihre Kunden in der 2er Kontenklasse abgebildet.
Ein Sonderfall ist in der
Regel das Bankkonto. Dies ist je nach Kontostand eine Forderung der Bank an Sie
oder es stellt ein Guthaben bei Ihrer Bank dar.
Übliche Definitionen,
nach dem österreichischen Einheitskontenrahmen sind:
Kontenklasse | Bilanzbereich | Bemerkung |
0 | Aktiva | |
1 | ||
2 | Aktiva | |
3 | Passiva | |
9 | Passiva |
Q: FEHLER_FINANZ_EXPORT_FINANZAMT_NICHT_VOLLSTAENDIG_DEFINIERT
A: beim verwendeten Finanzamt fehlt das Land. D.h. bitte hinterlegen Sie
zumindest den Ort und damit das Land und die Postleitzahl damit HELIUM V sich
entsprechend verhalten kann.
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