(c) HELIUM V IT-Solutions GmbH    

Abrechnungsvorschlag

Mit dem Zusatzmodul Abrechnungsvorschlag steht ein sehr praktisches und effizientes Werkzeug zur Abrechnung vor allem der Mitarbeiterzeiten inkl. Reisen zur Verfügung.
Für die Abrechnung von Lieferungen siehe bitte Ausliefervorschlag.

Die Idee hinter dem Zeit-Abrechnungsvorschlag ist, dass man als Dienstleistungsunternehmen regelmäßig, z.B. wöchentlich oder monatlich die erbrachten Dienstleistungen an seine Kunden verrechnet. Diese Verrechnung muss natürlich auch Teilverrechnungen mit unterstützen.
Bitte beachten Sie, dass für ein vernünftiges Arbeiten ein entsprechend großer Bildschirm erforderlich ist.

Es stehen folgende Datenarten für die Abrechnung zur Verfügung:
Zeit Die von Ihren Mitarbeiten gebuchte Zeit auf Projekte, Aufträge, Lose
Maschinenzeit Die durch Ihre Mitarbeiter gebuchten Maschinenzeiten auf die Lose
Telefon Die erfassten Telefonzeiten
Reise Die erfassten Reisekosten
ER Die erfassten und den Aufträgen zugewiesenen Nettobeträge (ev. Teil-Beträge) der Eingangsrechnungen

Um nun auch den Mitarbeitern entsprechende Steuerungsmöglichkeiten bzw. Informationsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen, kann:
- ein Auftrag als Pauschal oder nach Aufwand
- eine Zeitbuchung mit ihrem Verrechnungsfaktor, welcher bei Pauschal mit 0% und bei nach Aufwand mit 100% vorbesetzt wird
- die Eingangsrechnungs-Auftragszuordnung mit dem Verrechnungsfaktor gleicher Logik
definiert werden.

Mitarbeiterzeiten werden zum ermittelten Verkaufspreis des ermittelten Tätigkeitsartikels verrechnet. Siehe dazu bitte Verrechnungszeitmodell.
Maschinenzeiten werden zu den Verkaufssätzen des der jeweiligen Maschine hinterlegten Verrechnungsartikels verrechnet.
Telefonzeiten werden über den Telefonzeitartikel abgerechnet.
Reisekosten werden über den Reisekostenartikel abgerechnet, wobei Reisekilometer über den Reisekilometerartikel abgerechnet werden.
Eingangsrechnungen werden über die Auftragszuordnung mit dem Verrechnungsfaktor über den Spesenartikel abgerechnet.

Die Definition der zusätzlichen Verrechnungsparameter finden Sie in den Detail Kopfdaten des jeweiligen Verrechnungszeitmodelles.
Bitte beachten Sie, dass für die Verrechnung z.B. der Abrechnungspositionen eines Kunden derzeit jeweils nur ein Verrechnungsmodell unterstützt wird. D.h. wenn Sie unterschiedliche Kundenaufträge abrechnen, bei denen z.B. unterschiedliche Kilometerartikel und damit unterschiedliche Verrechnungssätze verrechnet würden, so ist dies derzeit nicht möglich und wird mit einem entsprechenden Hinweis abgelehnt.

Verrechnungszeitmodell
Die Idee hinter dem Verrechnungszeitmodell ist, dass es je nach Art Ihres Unternehmens und auch nach den oft sehr unterschiedlichen Vereinbarungen mit Ihren Kunden und auch nach der Art der durchzuführenden Dienstleistung unterschiedlichste Verrechnungsmodelle gibt.
Beginnend von den direkten Stundenverrechnungen bis hin zu Tageszeitmodellen welche unterschiedliche Stundensätze je nach Zeitpunkt der Erbringung (Nacht- und Wochenendzuschläge), Mehrzeitzuschläge reichen können. Hier kommen dann noch die individuellen Preisvereinbarungen mit Ihren Kunden hinzu.

D.h. die Kette der Verkaufsartikelermittlung für den Arbeitszeitartikel und damit dann die Verkaufspreisermittlung stellt sich wie folgt dar:
Erfasste Tätigkeit des Mitarbeiters zum Zeitpunkt
    Anhand Zeitpunkt (Uhrzeit, Tagesart) und Dauer ergibt sich ein Verrechnungsartikel
        Über die Verkaufspreisfindung für den Kunden ergibt sich der eigentliche Verkaufspreis für die Rechnungsposition.
            Bitte beachten Sie, dass je zu verrechnender Stundenmenge auch die Verkaufsmengenstaffeln wirken.

Alternativ dazu gibt es auch die Variante, dass im Auftrag Preise für die Normalzeiten vereinbart werden, über die Abrechnung nun ausgehend von den im Auftrag vereinbarten Preis, Aufschlagsfaktoren angewendet werden.


Q: Wird der Abrechnungsvorschlag neu errechnet oder sind das live Daten?

A: Da der Abrechnungsvorschlag eine umfassende Zusammenschau der oben angeführten Daten ist, die wiederum eine Mischung aus Stunden und Kosten sind, wird der Abrechungsvorschlag errechnet. Als Abrechnungsstichtag wird immer der letzte Tage der vergangenen Woche vorgeschlagen. Das bedeutet natüslrich auch, dass bis dahin von Ihrem Team alle Daten erfasst sein sollten, da Sie das als verantwortungsbewusster Unternehmer sowieso einfordern (müssen).
Bitte beachten Sie, dass bei der Neuberechnung Positionen die als erledigt markiert sind, nicht mehr im neu errechneten Vorschlag auftauchen.
Wenn verrechnete Positionen aus der Rechnung wieder entfernt werden, so werden diese auch enterledigt, erscheinen also auch bei einer eventuellen Neuberechung. Positionen die manuell erledigt wurden, können nur solange ent-erledigt werden, als kein neuer Abrechnungsvorschlag gemacht wird. Entfernen Sie dafür den Haken bei nur offene.

Q: Können auch Positionen ohne Kunden verrechnet werden?

A: Nein, aber Sie können Positionen, auch mehreren, jederzeit einem anderen Kunden zuweisen.

 

Definition der Verrechnungsmodelle

Sie finden im Modul Rechnungen einen unteren Modulreiter Verrechnungsmodell, wenn Sie auch das Recht zum Bearbeiten der Grunddaten besitzen.
Hier werden die mit Ihren Kunden vereinbarten Verrechnungsmodelle definiert.
Diese Modelle beinhalten die zeitlichen Definitionen und auch die Verrechnungsartikel für die verschiedenen Bereiche.


Beachten Sie bitte, dass bei der Eingangsrechnung nur der Artikel definiert wird und dann der Verrechnungspreis ausgehend vom Wert der Eingangsrechnung(en) um den Aufschlag erhöht wird.
Bei allen anderen Artikeln werden die Verkaufspreise anhand der durch den Kunden definierten Verkaufspreisfindung bestimmt.
Bitte bedenken Sie auch, dass die Eingangsrechnung in der Regel für die Verrechnung von zusätzlichen Reisespesen, wie z.B. Mietwagen-, Tank- oder Hotelrechnungen gedacht ist.

Mit der Checkbox Preise aus Auftrag bzw. Faktor wird die Preisfindung für den Abrechnungsvorschlag gesteuert.
D.h. ist diese Checkbox nicht gesetzt, so greift die Verkaufspreisfindung für die bei den Verrechnungstagen hinterlegten Artikel für ihren jeweiligen Kunden. D.h. es wirken auch die Sonderkonditionen. Da aber immer wieder auch auftragsspezifische Preise vereinbart werden können, kann durch das anhaken dieser Checkbox definiert werden, dass grundsätzlich die Preise aus dem Auftrag kommen. Zugleich wirkt hier, dass für eventuelle Überstunden / Zuschläge der (Zuschlags-) Faktor wirkt. D.h. wenn z.B. im Auftrag eine Normalstunde mit einem Preis von 90,- € vereinbart ist, die Normalstunde im Artikel mit 100,- hinterlegt ist und für die Zeit von 00:00 - 06:00 ein Überstundenartikel mit einem Preis von 200,- definiert ist, so wird der Überstundenartikel in der Überleitung des Abrechungsvorschlages in die Rechnung auf Basis des Ausgangsartikels des Auftrages mit dem Faktor, in unserem Falle 2,00 multipliziert und somit 180,- verrechnet.

Bitte beachten Sie, dass wir für diese Logik davon ausgehen müssen, dass in einem Auftrag ein Artikel immer gleich definiert ist, also passend zu obigem Beispiel ist der Artikel Normalstunde in dem Auftrag immer mit 90,- vereinbart.
Zusätzlich: Sollten mehrere Aufträge auf einmal abgerechnet werden, werden diejenigen Artikel herangezogen die zuerst definiert wurden. D.h. der Auftrag mit der niedrigsten Auftragsnummer und die niedrigste Auftragsposition.

Definition der Verrechnungstage:
Im Reiter 3 Verrechnungsmodelltag werden die Übersetzungen der von Ihren Mitarbeitern erfassten Tätigkeiten anhand verschiedener Zeitbereiche auf den jeweils zu verrechnenden Artikel definiert. D.h. es werden für jede Tagesart (Montag bis Sonntag und Feiertage) und Dauer bzw. Stundenbereiche für entsprechende Überstundenzuschläge usw.


Wichtig:
Bitte beachten Sie, dass für die Berechnung der Dauer zuerst die Zeiten anhand des Zeitraumes abgezogen werden. D.h. wenn z.B. ein Mitarbeiter an einem Tag folgende Buchungen macht:
Tätigkeit Uhrzeit Dauer
Kommt 04:00  
aktive Reisezeit 04:00  
Arbeitsbeginn 06:00  
Pause Beginn 12:00  
Pause Ende 12:30  
aktive Reisezeit 18:00  
Geht 23:30  

Und wenn das Tages-Verrechnungsmodell für diesen Tag wie folgt aussieht:
Tätigkeit Von Bis Dauer Verrechnete Tätigkeit
aktive Reisezeit oder auch Arbeit 00:00 06:00   Reise oder Arbeit 100% Zuschlag
aktive Reisezeit oder auch Arbeit 22:00 Ende des Tages   Reise oder Arbeit 100% Zuschlag
aktive Reisezeit oder auch Arbeit     10 Zuschlag 50%
aktive Reisezeit oder auch Arbeit     12 Zuschlag 75%

So ergibt sich aus der Übersetzung:
Verrechnungs Artikel Von Bis Dauer Bemerkung
100% Zuschlag 04:00 06:00 2,0 Zeitbereich
100% Zuschlag 22:00 23:30 1,5 Zeitbereich
         
kein Zuschlag 6:00 12:00 6,0 Dauer noch nicht ab 10Std
kein Zuschlag 12:30 16:30 4,0 Dauer noch nicht ab 10Std
50% Zuschlag 16:30 22:00 2,0 Dauer ab 10Std
75% Zuschlag 18:30 22:00 3,5 Dauer ab 12Std

Hinweis:
Für nicht definierte Zeiträume werden die erfassten Zeitartikel auch für die Verrechnung verwendet.
Das bedeutet zugleich:
Ist zwar ein Verrechnungsmodell definiert, in diesem sind aber keine Übersetzungen für die erfassten Zeitartikel definiert, so bewirkt dies, dass die gebuchten Tätigkeitsartikel 1:1 in die Verrechnung übernommen werden.

Q: können Verrechnungstage kopiert werden?

A: Um die Erfassung möglichst einfach zu gestalten, können durch Klick auf Verrechnungstage kopieren die Einträge des aktuellen Tages auf den darauffolgenden Tag kopiert werden.
Bitte beachten Sie, dass es zu keinen Überschneidungen kommen darf, anderenfalls die Buhcung abgebrochen wird.

A: Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Einträge über die Zwischenablage zwischen den Verrechnungsmodellen zu kopieren.
D.h. durch Klick auf kopieren in Zwischenablage kann mit übernehmen aus Zwischenablage der Eintrag von einem zum anderen Zeitmodell kopiert werden. Sollten sich beim Kopieren Überschneidungen, Unstimmgkeiten ergeben, so werden diese Datensätze ohne weitere Fehlermeldung übersprungen.

Wie ist denn nun eine Reise und deren Kostensituation zu betrachten?

Beispiel:
Ein Mitarbeiter fährt am Montag mit seinem Privatauto zum Flughafen Salzburg, fliegt dann nach Hamburg, fährt noch eine Stunde nach Lübeck, arbeitet hier zwei Tage und fliegt / fährt wieder zurück. So könnte die zeitliche Darstellung dazu wie folgt aussehen:
Beschreibung Von Dauer   Tätigkeit   Kosten km
Anreise Flughafen Sbg 7:00 1Std   aktive Reisezeit     50
Flug Sbg Ham 8:00 4Std   passive Reisezeit inkl. der Wartezeiten   350  
Fahrt Ham Lübeck mit Leihwagen 12:00 2Std   aktive Reisezeit   150  
Arbeit vor Ort beim Kunden 14:00 5Std   Eigentliche Tätigkeit vor Ort beim Kunden      
Nächtigung           95  
Arbeit vor Ort beim Kunden 2.Tag 8:00 8Std   Tätigkeit      
Anreise Flughafen Ham 16:00 3Std   aktive Reisezeit   60  
Flug Ham Sbg 19:00 3Std   passive Reisezeit inkl. Wartezeiten
wenn denn der Flieger fliegt
     
Rückfahrt Sbg nach Hause 22:00 1Std   aktive Reisezeit     50

Es bedeutet, für diese Reise, dass es vier Kostenblöcke gibt:
a.) die Reisekilometer
b.) die Kosten der aktiven Reisezeit
b1.) die Kosten der passiven Reisezeit
c.) Nebenkosten wie Flugticket, Nächtigung, Leihwagen usw.
d.) die Diäten, in DE Verpflegungsspesenersatz genannt.
e.) die eigentliche aktive Zeit beim Kunden / vor Ort (auf der Baustelle o.ä.) welche innerhalb der Reise liegt.
Bitte beachten Sie für die Verbuchung der Reise auch das unter Reisezeiten geschriebene.

Q: Wie wird mit den Änderungen während der Verrechnung umgegangen?

A: Üblicherweise werden während der Verrechnung der Dienstleistungen Fehlbuchungen und ähnliches erkannt und somit sind entsprechende Korrekturen erforderlich.
Hier sind zwei Arten von Änderungen zu unterscheiden:
a.) Die Änderung von Zeitpunkten, z.B. des Geht oder auch des Arbeitsbeginns sollte grundsätzlich vor Beginn der Abrechnung bereits geprüft und für gültig befunden werden. Da dies auch sehr stark mit der Monatsabrechnung, also der Mitarbeiter Zeitabrechnung zusammen spielt. Bitte nutzen Sie dafür das Zeitdatenjournal, gegebenenfalls die Produktivitätsstatistik(en) und die Monatsabrechnung.
b.) Die Änderung von Projekt/Auftrag/Los Zuordnungen gegebenenfalls mit Änderung der Tätigkeiten.
Für die Änderung dieser Zuordnungen, also Zeitbuchungen springen Sie mit dem GoTo der Zeitdaten genau auf die Buchung und passen die P/A/L bzw. Tätigkeitszuordnung entsprechend an. Diese Änderungen werden automatisch in den Abrechnungsvorschlag rückübertragen und dieser somit aktualisiert.

Q: Können verrechnete Zeitbuchungen noch einmal verändert werden?

A: Jein. Das bedeutet, wenn Zeitbuchungen verrechnet wurden, so sind diese aus dem Modul Zeiterfassung heraus nicht mehr änderbar. Wenn diese noch einmal geändert werden müssen, so müssen dazu die Positionen aus der Rechnung herausgelöscht werden, damit sind diese wieder im Status nicht verrechnet und können somit geändert werden.
Beim Versuch eine verrechnete Zeitbuchungsposition zu löschen, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Das bedeutet, dass durch löschen der Verrechnungszeilen, es kann eine Zeit durchaus auch mit mehreren Rechnungspositionen verrechnet werden, diese wieder änderbar wird.
Daher auch die Stichtagsbetrachtung bei der Neuerzeugung des Abrechnungsvorschlages.

Bedenken Sie in diesem Zusammenhang bitte auch, dass die Verrechnung immer vorwärts gedacht ist. Vorwärts bedeutet in diesem Sinne, dass zuerst die Zeitbuchungen stimmen sollten / müssen und danach erfolgt erst die Verrechnung.

Q: Wie sollte nun für die Verrechnung vorgegangen werden?

A: Unser derzeitiger Vorschlag ist, dass zuerst die Monatsabrechnung, ev. bis gestern, aller betroffenen Mitarbeiter geprüft wird.
Danach prüfen Sie bitte die Produktivitätsstatistik der betroffenen Mitarbeiter und
erst danach, also wenn soweit die Zeiten richtig sind, erstellen Sie bitte den neuen Abrechnungsvorschlag.

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter