Vorneweg eine Begriffsdefinition.
Im Gedanken von HELIUM V wird eine Inventur
durchgeführt und ergibt eine Liste von inventierten Materialien, Baugruppen,
also zum Inventurzeitpunkt lagernden Artikeln.
Unter Inventar verstehen wir, zumindest im österreichischen
Sprachgebrauch, Büroeinrichtung, Lagerschränke und ähnliches. Also
Einrichtungs-Gegenstände aber auch Maschinen.
Bei unseren
Schweizer und Liechtensteiner Anwendern ist die Definition, dass die Inventur
die faktisches Arbeit des Zählens ist, mit der dann Wert und Menge des
Inventars, also der zum Inventurzeitpunkt am Lager befindlichen Artikel,
bestimmt wird.
In weiterer Folge wird in dieser Beschreibung immer vom
österreichischen Sprachgebrauch ausgegangen.
Q: Durchführung einer Stichtagsinventur
Die
Stichtagsinventur dient der Erfassung des aktuellen Lagerstandes zu einem
bestimmten Stichtag.
Mit
HELIUM V ist es uns gelungen die Funktionalität der sogenannten fliegenden
Zwischeninventur und der Stichtagsinventur zu vereinen. Zum Thema permanente
Inventur siehe dort.
Grundsätzlich
gliedert sich die Inventur in folgende Schritte:
Zählen des Lagerstandes
Eingeben / erfassen des Lagerstandes in HELIUM V
Errechnen des Lagerstandes zum Inventurzeitpunkt
Wichtig:
Beim Anlegen einer neuen Inventurliste müssen Sie auch das Stichtagsdatum für
die Inventur angeben. Auf dieses Datum werden die Inventurmengen anhand der
Artikelbewegungen rück- / vorgerechnet.
Beachten
Sie bitte auch, dass für die Berechnung der Lagerbuchungen eines Zeitraumes
immer der tatsächliche Buchungszeitpunkt und nicht das Belegdatum
ausschlaggebend sind.
Im Modul Artikel finden Sie einen unteren Reiter
Inventur.
Unter dem Menüpunkt Info finden Sie die Zählliste. Drucken Sie sich die
Zähllisten für Ihr Lager / Ihre Läger aus. Es ist eine Blindzählliste
inkl. Code128 für die Artikelnummer.
Mit dieser Liste werden die tatsächlichen Lagerstände erfasst.
In der Auswahl wird eine neue Inventur angelegt und
gespeichert.
Unter Inventurliste werden die aktuellen Lagerstände (WICHTIG: hier ist der
Lagerstand jetzt zum Zeitpunkt der Erfassung gemeint) nach Lagern getrennt
eingegeben. Beim Speichern des (korrigierten) Lagerstandes werden die
entsprechenden Lagerkorrekturbuchungen sofort durchgeführt.
Die Korrekturen werden in das Inventurprotokoll eingetragen.
Nach der Erfassung aller Artikel (siehe dazu auch Info, nicht erfasste Artikel) gehen sie auf Abschließen und klicken Sie auf Inventur durchführen . Jetzt werden die Lagerstände für den gewünschten Inventurstichtag errechnet und in den Inventurstand eingetragen. Bitte beachten Sie dass die Durchführung der Inventur VOR dem Inventurstichtag nur in Ausnahmefällen sinnvoll ist.
Inventurprotokoll
und Inventurstand können ausdruckt werden. Hier stehen Ihnen vielfältige
Sortiermöglichkeiten, wie zum Beispiel nach Lagerplatz zur Verfügung.
Der
Inventurstand kann auch manuell verändert werden. Beachten Sie dazu bitte, dass
dies KEINE Rückwirkungen auf den tatsächlichen Lagerstand hat.
Wichtig:
Die oben beschriebene Buchung wird auch zeitrichtige Buchung der Inventur
genannt.
Das bedeutet, nachdem ein Artikel vom Lager, z.B. mittels Lieferschein entnommen
wird, so wird anschließend der Artikel gezählt. Dieser Inventurstand wird in
der Inventur erfasst. Danach wird ganz normal die Lagerbewirtschaftung
fortgesetzt. Am Ende der Inventur wird trotzdem, gerade wegen der zeitrichtigen
Buchung, der richtige Inventurstand zum 24:00 errechnet.
Dies hat für den Anwender den Vorteil, dass für die Inventur nicht Lager bzw. Lagerbereiche
gesperrt werden müssen. Es muss lediglich darauf geachtet, dass alle ein- bzw. ausgelagerte Ware auch
rechtzeitig verbucht wird. Somit kann die Inventur während des laufenden Geschäftes
durchgeführt werden, z.B. wenn einzelne Mitarbeiter gerade Leerlauf hätten.
Anders erklärt, zwischen dem Zählen und dem Inventurstand (egal ob vor oder nach dem Stichtag) werden die Lagerbewegungen berücksichtigt. Als Mitarbeiter zählt man den Artikel, so wie er derzeit im Lager ist, alle Buchungen in HELIUM V (wie zum Beispiel Wareneingänge, Los-Material-Verbrauch) werden dementsprechend gebucht. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass in der Zeitspanne während der Mitarbeiter den Artikel zählt und der Erfassung im HELIUM V, keine Buchungen des Artikels gemacht werden, die sich auf den Lagerstand auswirken.
Q: Wie stellt man sicher, dass die Lagerstandsliste mit dem Inventurstand übereinstimmt?
A: Manche Unternehmen wollen / müssen jedes Monat eine aktuelle Monats /
Quartalsbilanz legen. Um diese gültig starten zu können, wird oft eine Inventur
herangezogen, die dann mit dem Lagerstand zum Inventurstichtag übereinstimmen
sollte / muss.
Dabei ist folgendes zu beachten:
Es ist in der
Buchungslogik von HELIUM V Systemimmanent enthalten, dass Lagerbuchungen IMMER
zum aktuellen Zeitpunkt, also dem Zeitpunkt wann die Buchung durchgeführt wird,
gebucht werden. Damit ergibt sich in Verbindung mit obiger Forderung, dass:
Wenn Inventurstand und Lagerstand zum Stichtag übereinstimmen sollten, so müssen
alle Lagerbuchungen die mit der Inventur verbunden sind, vor dem
Inventurstichtag abgeschlossen sein.
Beispiel: Eine Inventur zum 31.7.. Es
müssen alle Inventurbuchungen zum 31.7. durchgeführt sein. Das sind sowohl die
klassischen Inventurbuchungen als auch z.B. die Buchungen setze Lagerstand auf
0,00 bei der Durchführung der Inventur.
D.h. unter der Voraussetzung dass
Inventur und Lagerstand auch zum Stichtag übereinstimmen sollten, muss die
Inventur spätestens am Inventurstichtag komplett abgeschlossen werden!
Q: Kann man nachträglich Differenzen vor allem in deren Wert begründen ?
A: Wurde eine Inventur ev. mit Ausbuchen der nicht gezählten Artikel zu einem
späteren Zeitpunkt als dem Inventurstichtag durchgeführt, so kann, siehe oben,
der Lagerstand zum Stichtag nicht mit dem Inventurstand, der ja ein errechneter
Wert ist, übereinstimmen. Um ein Gefühl für die Differenz zu bekommen nutzen Sie
bitte die Inventurliste (Menüpunkt Info) und geben als Zähldatum einen Tag nach
dem Inventurstichtag ein. Das Bis-Datum leeren Sie bitte. So bekommen Sie alle
die Inventurbewegungen, die nach Ihrem Inventurstichtag noch gemacht wurden und
die deshalb nicht in der Lagerstandsliste zum Inventur-Stichtag enthalten sein
können.
Bitte beachten Sie dazu unbedingt auch , dass VOR dem Ausbuchen der nicht
gezählten Artikel diese, wie bei der Sicherheitsabfrage beschrieben, für alle
jetzt heute lagernden Artikel gilt und nicht, wie oft angenommen, für die
damals lagernden Artikel.
Q: Wie macht man eine Stichtagsinventur?
A:
Grundsätzlich besteht eine Stichtagsinventur aus dem Zählen der vorhandenen
Artikel und der Eingabe dieser Mengen in das System. In vielen Unternehmen wird
dies in Form einer Stichtagsinventur mit hohem Aufwand durchgeführt. Bitte
prüfen Sie immer die Möglichkeit einer sogenannten Permanenten-Inventur,
welche den Personaleinsatz dramatisch reduziert, aber auch gewisse
organisatorische Voraussetzungen erfordert. Als weitere Möglichkeit sei auf die
fliegende Zwischeninventur verwiesen.
Stichtagsinventur:
a.)
Vorbereitende Arbeiten
Es
empfiehlt sich etliche Tage/Wochen vor dem eigentlichen Inventurstichtag bereits
mit dem Zählen zu beginnen. D.h. von freien Kräften, oder auch zusätzlich
angestellten Mitarbeitern usw. werden die in den Lagern befindlichen Artikel
gezählt. Das Ergebnis der Zählung wird auf den einzelnen Artikelbehältern
notiert. Wichtig: Dies setzt voraus, dass auch die Entnahmen ab diesem Zeitpunkt
akribisch auf den Behältern notiert werden. Damit reduzieren Sie den Zeitdruck
zum Inventurzeitpunkt.
b.)
die Durchführung
Wichtig:
Es dürfen KEINE Buchungen sowie Entnahmen während der Stichtagsinventur
durchgeführt werden. Siehe dazu auch: Worauf ist noch zu achten.
Nun
müssen alle Artikel, die noch nicht gezählt wurden in sogenannten blinden
Zähllisten erfasst werden. Diese Listen enthalten die Artikel und deren
Bezeichnung sowie die Lagerplätze aber keine Mengenangaben und sind üblicherweise
nach Lagerplätzen sortiert. In diese Listen sind handschriftlich die gezählten Werte
einzutragen. Für eine eventuelle Steuerprüfung kann es sein, dass im
schlimmsten Fall diese Listen herangezogen werden. Diese sind also entsprechend
aufzubewahren (BAO132).
c.)
die Erfassung
Die
von den Mitarbeitern gelieferten Zähllisten sind nun im Inventurmodul
entsprechend zu erfassen. Am Einfachsten ist hier die Eingabe mittels
Barcodescanner. D.h. es wird einfach der Barcode des Artikels der Zählliste
gescannt, das Programm steht damit auf dem richtigen Artikel und sie brauchen
nur mehr den aktuellen Lagerstand einzugeben. Für den Fall, dass ein Artikel
auf mehreren Listen erfasst wurde oder nacherfasst wurde, ist zu beachten, ob
dies eine Korrekturbuchung oder eine Ergänzungsbuchung ist. Dies wird vom
Programm entsprechend unterstützt.
Wenn
Sie mit der Erfassung fertig sind, so muss unbedingt geprüft werden, ob auch
tatsächlich alle lagernden Artikel erfasst wurden. Nicht erfasst Artikel
sollten noch nacherfasst werden und gegebenenfalls der Inventurlagerstand auf
Null gebucht werden.
d.)
die Nachbearbeitung
Nach
der Erfassung muss die Inventur in den aktuellen Lagerstand übernommen werden.
Damit ist die eigentliche Inventur abgeschlossen und die üblichen
Lagerbuchungen, also das ausliefern und einbuchen der Waren kann wieder
durchgeführt werden. Nun ist die Inventur zu bewerten / abzuwerten und
eventuelle Korrekturen usw. anzubringen. Hierbei ist zu beachten, dass
Korrekturen in Inventurpreis und Menge NICHT auf den aktuellen Lagerstand
wirken.
Möglichkeit
den Zählaufwand zu reduzieren:
Es
werden nur 80% des Warenwertes, was üblicherweise 20% der Lagerpositionen
entspricht gezählt. Der Rest wird laut EDV in die Inventur übernommen.
Nutzen
Sie für eine permanente Inventur auch den Andruck des Lagerstandes aus der
Los-Ausgabeliste. Hier kann der Materialverantwortliche mit einem Blick
feststellen ob der gebuchte Lagerstand mit dem physikalischen Lagerstand
übereinstimmt.
Q: welche vorbereitenden Arbeiten sollten noch vor der eigentlichen Inventur durchgeführt werden?
A: Gerade in Produktionsbetrieben ist eine gute Inventurvorbereitung schon die
halbe Inventur. D.h. es muss unbedingt vor dem Beginn des Zählens klar sein,
welche Teile überhaupt gezählt werden sollten. D.h. wo befinden sich
buchungstechnisch die Artikel? Sind sie im Los oder noch im Lager und ist das
den Mitarbeitern bekannt, also welche Teile nicht in der Inventur mitgezählt
werden dürfen, da sie in der Halbfertigfabrikatsinventur erfasst werden.
Wie
kann diese Situation entschärft werden?
a.) Überprüfen Sie ob alle Lose die
erledigbar sind wirklich erledigt sind. Drucken Sie dazu die
Halbfertigfabrikatsinventur sortiert nach Auftragsnummer aus. Hier sehen Sie
noch offene / nicht vollständig erledigte Lose, deren auslösende Aufträge
bereits erledigt sind. Bereinigen Sie diese Liste bestmöglich.
b.) Drucken
Sie nun die Liste der auflösbaren Fehlmengen aus und lösen Sie diese Fehlmengen
bestmöglich auf.
c.) Stellen Sie sicher, dass alle Lose in ihrem
Ablieferstatus, mit den abgelieferten Mengen der jeweiligen Tatsache
entsprechen.
d.) Drucken Sie erneut die Halbfertigfabrikatsinventur aus und
kennzeichnen Sie die in den jeweiligen Losen gebuchten Teile als auf Los
gebucht. Diese dürfen in der Inventur nicht mitgezählt werden und sollten auch
während der Inventurbuchung nicht verändert werden. Es empfiehlt sich auch,
während des Zählens keine Losablieferungen zu machen, solange bis die Inventur
abgeschlossen ist. Wir raten, die nächste Losablieferungsbuchung erst am
Folgetag der Inventur durchzuführen, damit eine ausreichend genaue
Stichtagsbetrachtung möglich ist.
f.) Hier hat sich auch bewährt, darauf zu
achten, dass alle Lose erledigt oder angelegt sind. Von der Idee her sollte die
Halbfertigfabrikatsinventur kein einziges Los zeigen.
Das erreichen Sie indem
die teilerledigten Lose in der Losgröße auf die bereits abgelieferten Mengen
reduziert werden und für die noch zu produzierenden Mengen neue Lose, welche im
Status angelegt bleiben bis die Inventur abgeschlossen ist, angelegt werden.
Damit können alle Artikel gezählt und erfasst und bei gleichen Artikeln auch
zusammengezählt werden.
Q: Worauf ist noch zu achten?
A: Es kommt immer wieder vor, dass vor der Inventur z.B. ein Lieferschein
angelegt wird, dann die Zählung der Artikel gemacht wird und dann nach der
Inventur erst die eigentliche Buchung durchgeführt wird. Da für die Inventur der
Erfassungszeitpunkt herangezogen wird, für die Darstellung der Bewegungsdaten
aber das Belegdatum (z.B. des Lieferscheins) ausschlaggebend ist, ergibt sich
automatisch, dass die Mengen die normalerweise aus der Artikelstatistik (durch
den Anwender) herausgelesen werden NICHT stimmen können. Wir zeigen daher den
ev. fehlerhaften Buchungszeitpunkt in Rot an.
Es bedeutet dies auch, dass
beim Zählen der Inventurmengen, also der tatsächlichen Inventur KEINE bereits
angelegten Lieferscheine bzw. Rechnungen bzw. Wareneingänge mit einem Datum vor
dem Zählzeitpunkt gegeben sein sollten. Gegebenenfalls ändern Sie das Belegdatum
auf nach der Inventur ab.
Die Schritte einer Inventur in HELIUM V
Für die Inventur wählen Sie im Artikel den unteren Modulreiter Inventur.
Legen
Sie eine neue Inventur an und definieren Sie den Stichtag der Inventur.
Der Inventurstichtag ist das Bezugsdatum auf den die Lagerbewegungen rück-
bzw. vor-gerechnet werden.
Eine Inventur kann nicht vor dem Inventurstichtag abgeschlossen werden.
Drucken
der Zählliste, Info, Zählliste.
Geben Sie hier an, ab welcher Werte (Gestehungswert, Gestehungspreis) die
Artikel auf der Zählliste erscheinen sollen.
In der Zählliste werden die erfassten Mengen und gegebenenfalls Serien-
bzw. Chargennummern eingetragen.
Hinweis: Artikel die mit (C) gekennzeichnet sind sind Chargenbehaftete
Artikel. Mit (S) gekennzeichnet Artikel sind Seriennummerntragend.
Hier müssen jeweils die Serien- bzw. Chargennummern erfasst werden.
Erfassen
Sie nun alle inventierten Artikel
Wählen Sie dazu den Reiter Inventurliste und geben Sie die erfassten
Artikel ein.
Sie können dafür entweder den Neu-Knopf
oder wenn Sie über einen Barcodescanner verfügen auch mittels
Barcodeerfassung die
Daten eingeben.
Bitte beachten Sie, dass die Lagerstandsänderung sofort bei Eingabe der
erfassten / gezählten Menge gebucht wird. Diese Änderungen werden im
Reiter Inventurprotokoll angezeigt. Wird ein Artikel des gleichen Lagers
mehrfach erfasst, so erscheint eine entsprechende Meldung. In der Regel
gehen wir davon aus, dass eine erneute Erfassung die Korrektur der
bisherigen Erfassung ist.
Sind
Ihrer Meinung nach alle Artikel erfasst, so prüfen Sie dies durch den Druck
der Liste der nicht erfassten Artikel (Info, nicht erfasste Artikel)
Hier sehen Sie alle Artikel die noch nicht in der Inventurliste erfasst
wurden. Gegebenenfalls hacken Sie
"nur Artikel mit Lagerstand > 0 (größer 0)" an um eine Liste der noch nicht
gezählten Artikel, welche aber derzeit noch einen Lagerstand haben zu
erhalten.
Hier besteht die zusätzliche Möglichkeit, dass für die
inventierten Artikel welche Seriennummern- bzw. Chargennummern geführten
sind, die noch nicht gezählten Serien- bzw. Chargennummern herauszufiltern.
Sind
nun alle zu zählenden Artikel gezählt und eingegeben, so muss nun der
Inventurlauf durchgeführt werden.
Gehen Sie dazu bei der entsprechenden Inventur auf Abschließen und hier
auf ändern.
Bitte beachten Sie unbedingt die Behandlung der nicht inventierten / nicht
erfassten / nicht gezählten Artikel.
. Wird diese
Option gesetzt, so werden mit den Inventurlauf ALLE nicht
erfassten Artikel auf einen Lagerstand von 0 gesetzt.
Beachten Sie, dass dieser Lauf NICHT zurückgenommen werden kann. Bitte
beachten Sie auch, dass es um die jetzt nicht lagernden Artikel geht (und
nicht um die damals nicht lagernden)
Sind alle Einstellungen richtig, so wird durch Klick auf
der Inventurlauf gestartet.
Nach
der Durchführung der Inventur finden Sie unter Inventurstand die für den
Inventurstichtag errechneten Lagerstände und Inventurpreise.
Diese Mengen und Preise können bearbeitet / abgewertet werden. Beachten Sie
dazu, dass:
a.) diese Änderungen keine Auswirkungen auf Ihr tatsächliches Lager haben
b.) die gesetzlichen Vorschriften.
c.) die veränderten Mengen auch in der Artikelstatistik angezeigt werden.
Die abgewerteten Preise werden zum Stichtag=Inventurdatum berechnet. Hier
liegt die gleiche Berechnung wie für die Stichtagsbetrachtung des
Lagerstandes zugrunde.
Abwertung der Inventur
Ein Inventurstand kann nur einmal abgewertet werden.
Als
Basis für die Inventurabwertung dient der unter Inventurstand eingegebene
Preis. Dieser wird anhand der Abwertungsformel abgewertet.
Abwertungsformel:
GESTEHUNGSPREISABWERTEN_AB_MONATE
GESTEHUNGSPREISABWERTEN_PROZENT_PRO_MONAT
Das
bedeutet: Ein Artikel der
GESTEHUNGSPREISABWERTEN_AB_MONATE Monate keine Bewegung hatte, wird für jedes
weitere Monat um GESTEHUNGSPREISABWERTEN_PROZENT_PRO_MONAT %te abgewertet,
solange bis er einen Preis von 0 hat.
Zur
Durchführung der Abwertung klicken Sie im oberen Modulreiter Inventurstand auf ,
Inventur-Preise abwerten.
Für
die Betrachtung der Abwertungen werden alle Lagerbewegungen mit Ausnahme der
Handlagerbewegung und der Inventurbuchungen berücksichtigt. Also nicht nur
Abbuchungen sondern auch Zubuchungen.
Eine
zusätzliche Variante der Abwertung ist über die Abwertung einzelner Positionen
umgesetzt.
Wechseln
Sie in den Reiter Inventurstand, markieren die Zeile des Artikels, den Sie
abwerten wollen.
Im
unteren Bildschirmbereich befindet sich die Eingabe des Prozentsatz für die
Abwertung und klicken auf Speichern.
Zur
Dokumentation erfassen Sie die Begründung für die Abwertung im Kommentarfeld.
Im
Anschluss daran wird in der Inventurstand-Liste der Basispreis, die Abwertung
und der daraus resultierende Inventurpreis angeführt.
Achtung:
Wenn die Inventur durchgeführt wird, dann wird die Abwertung der vorherigen Inventur
(siehe obere Beschreibung, allgemein Abwertung aller Artikel) übernommen (außer sie ist 0 oder NULL) und der Inventurpreis sofort abgewertet.
Wenn nach der
Inventurdurchführung die Preise abgewertet werden, dann werden hierbei nur Einträge berücksichtigt, bei denen die Abwertung(%)
geändert wurde, da der Rest bei 'Inventur durchführen' schon abgewertet wurde.
Ab Build 17096 werden nicht lagerbewirtschaftete Artikel generell nicht
abgewertet. Hintergrund: Manchmal möchte man, obwohl man den Artikel nicht
bewirtschaftet, diesen trotzdem in seiner Inventur und damit in der Bilanz
wiederfinden. Daher werden auch die nicht lagerbewirtschafteten Artikel bei der
Inventur gezählt und so mit erfasst.
Neuberechnung der Inventurpreise, Gemittelter Gest-Preis / EK-Preis
Bei der Durchführung der Inventur wird je nach Einstellung des Parameters INVENTUR_BASISPREIS (Gestehungspreis = 0, EK-Preis = 1) wird der aktuelle Preis als Inventurpreis in den Inventurstand übernommen. Liegt nun z.B. zwischen dem Stichtag der Inventur und der tatsächlichen Durchführung ein zu langer Zeitraum, oder wurde die Abwertung mit falschen Parametern durchgeführt, so kann es vorkommen, dass der Wunsch nach neuerlicher Ermittlung der Inventurpreise besteht.
Unter Inventurstand wird durch Klick auf Inventurpreise neu errechnen, die Neuberechnung der Inventurpreise nach Beantwortung von
gestartet.
Hier wird nach folgender Regel vorgegangen:
a.) es wird der im Moment der Berechnung aktuelle Gestehungspreis übernommen.
b.) ist dieser Preis kleiner als der Nettopreis des bevorzugten Lieferanten (und ist ein Lieferant definiert), so wird der Nettopreis des Lieferanten übernommen
c.) ist kein Lieferantenpreis definiert so wird der Einstandspreis der jüngsten Ablieferung vor dem Inventurstichtag gesucht und wenn dieser größer als der Gestehungspreis ist wird dieser Ablieferungs = Fertigungspreis als Inventurpreis übernommen.
Zum
Schluss wird die Sperre der Inventurabwertung wieder entfernt, damit der
Abwertungslauf erneut gestartet werden kann.
Bitte
beachten Sie, dass mit dieser Funktion alle bisherigen Inventurpreise der
gewählten Inventur überschrieben werden.
In kurzen Worte: Setzt den
Inventurpreis auf den Lief1preis, bzw. wenn dieser nicht vorhanden ist auf den
letzten Preis der Losablieferung vor dem Inventurdatum bzw. wenn dieser nicht
vorhanden ist, auf den gemittelten Gestpreis des betreffenden Lagers.
Neuberechnung der Inventurpreise alternative Variante, Gestpreis zum Inventurdatum
Setzt den Inventurpreis auf den zum Inventurdatum gültigen Gestehungspreis.
Für die Unterscheidung beachten Sie bitte den Tooltiptext.
Neuberechnung des Inventurpreises auf Basis EK-Preis
Durch Klick auf den Button EK-Preis zum Inventurdatum werden die Inventurpreise auf den Preis der letzten Losablieferung bzw. letzten Wareneingangspositionspreis vor dem Inventurdatum gesetzt. Ist keine Losablieferung / Wareneingangsposition vorhanden, so wird der Lief1Preis = EK-Preis verwendet. Wenn es auch diesen nicht gibt, dann wird der Inventurpreis des Artikels nicht verändert.
Welche Preise werden für die Inventurbewertung verwendet?
Grundsätzlich wird für die Bewertung der Inventur der Gestehungspreis als Preisbasis verwendet, da dies der lagertechnisch richtige Preis ist. In einigen Unternehmen ist es üblich, dass die Inventur zum letzten bekannten Einkaufspreis bewertet wird. Dies wird mit dem Parameter INVENTUR_BASISPREIS definiert. Wird dieser auf 1 gestellt, so wird für die Errechnung des Inventurpreises der aktuell gültige Lief1Preis (= aktuell hinterlegter Einkaufspreis des bevorzugten Lieferanten) verwendet. Wenn kein Einkaufspreis hinterlegt ist, wird der Gestehungspreis verwendet. Dies wird NUR für Einkaufsartikel und nicht selbst gefertigte Stücklisten angewandt. Für eigengefertigte Stücklisten wird trotzdem der Gestehungspreis herangezogen.
FAQ zur Inventur:
Bei der Durchführung einer Inventur gilt es alle Waren exakt zu erfassen. Hier ist die Trennung zwischen Waren in der Fertigung (Halbfertigfabrikate) und lagernden Waren besonders wichtig. Wenn wir hier von Inventur sprechen, so sind damit nur Waren, welche sich im Lager befinden gemeint. Beachten Sie dazu bitte unbedingt die Halbfertigfabrikatsinventur und die Lagerabstimmung.
Q: Bei einigen Artikeln gibt es Lagerstand und Fehlmengen, wie gehe ich damit um ?
A:
Es sollten vor jeder Inventur unbedingt die Fehlmengen aufgelöst werden.
Um festzustellen welche Fehlmengen noch aufgelöst werden können / sollen,
wählen Sie bitte aus dem Fertigungsauftrag (Los) Journal, Fehlmengen. Hacken
Sie hier "Nur Artikel mit Lagerstand" an. Sie erhalten eine Liste von
Artikeln mit Lagerständen, welche zugleich Fehlmengen sind. Lösen Sie diese
Fehlmengen auf. Siehe dazu bitte Nachträgliche
Materialentnahme im Los.
Sollte
bei einzelnen Artikeln Fehlmengen aufgelöst werden, so benötigen Sie auch dazu
die Fehlmengen verursachenden Lose. Gehen Sie dazu im Artikel auf Info,
Fehlmengen. Gehen Sie auch hier in die jeweiligen Lose und dann auf Material.
Suchen Sie hier den Artikel mit der Fehlmenge. Sie erkennen dieses Positionen am
F am rechten Rand der Materialliste.
Q: Was wird in der Artikelstatistik angezeigt?
A: In der Artikelstatistik wird der Inventurstand zum Stichtag der Inventur angezeigt. Das bedeutet auch, dass wenn von Ihrer Seite der Inventurstand verändert wird, wird dieser veränderte Wert angezeigt.
Q: Ich habe mich bei der Erfassung verzählt/vertippt. Wie kann die gezählte Menge verändert werden?
A: Wechseln Sie in den Reiter Inventurliste, wählen Sie den Artikel aus und klicken Sie unten auf ändern.
Geben Sie nun die richtige Menge ein.
Ist eine Reduktion der Menge nicht mehr möglich, so wurde in der Zwischenzeit der Artikel bereits wieder verbraucht.
Hinweis:
Beachten Sie, dass bei der Erfassung immer der aktuelle Lagerstand einzugeben ist.
Ein Beispiel:
Inventurstichtag 31.12.2011
Durchführung der Zählung 20.12.2011 ... Es werden fälschlich 22 Stk. eingegeben.
Feststellung des Fehlers am 23.1.2012
Inventur ist noch nicht durchgeführt.
Es hätten anstatt der 22 Stk. nur 11 Stk. eingegeben werden sollen. Hier kommt dazu, dass vom Inventurstichtag bis zum 23.1. bereits 5 Stk. verbraucht wurden.
D.h. es ist der heutige Lagerstand zu erfassen, also nicht die 11 Stk. zum 20.12. sondern die 6Stk. zum 23.1..
Beachten Sie dazu auch die Anzeige des voraussichtlichen Inventurstandes unter der Inventur Erfassungsmenge.
Hinweis:
Wird der Fehler erst nach der Durchführung der Inventur festgestellt, so muss der Lagerstand per Hand (Handlagerbewegung) korrigiert werden und der Inventurstand gleichlautend angepasst werden.
Q: Kann man mit HELIUM V auch eine permanente Inventur machen?
A:
Der Sinn einer permanenten Inventur ist, dass einmal während eines
Geschäftsjahres jeder Artikel einmal gezählt wird. Bei entsprechender Sorgfalt
kann davon ausgegangen, dass vom Zählzeitpunkt bis zum Inventurstichtag nur
unwesentliche Lagerabweichungen zum theoretischen Lagerstand auftreten.
Durch
die Anfangs beschriebene Eigenschaft der Zeitpunkt exakten Inventur und dadurch
dass die Veränderungslagerbewegung sofort gebucht wird, kann mit HELIUM V auch
eine permanente Inventur durchgeführt werden.
Hierbei
ist lediglich zu beachten, dass ein bereits in der Inventurliste enthaltener
Artikel in seinem letzten Inventurstand verändert werden muss und nicht ein
zweites Mal in die Inventurliste eingetragen wird. Bei mehrmaligen Änderungen
werden die Lagerveränderungen trotzdem in das Inventurprotokoll geschrieben.
D.h. die Vorgehensweise ist wie folgt:
a.)
Erfassen der Artikel
a1.)
kommt bei der Erfassung der Artikel in der Inventurliste keine Fehlermeldung so
direkt den gezählten Lagerstand eingeben
a2.)
kommt es beim Abspeichern des (erneut inventierten) Artikels zur Meldung, dass
der Artikel bereits eingetragen ist
so
wählen Sie, am Besten über den Direktfilter
Artikelnummer den bereits inventierten Artikel aus und ändern die erfasste
Inventurmenge durch klick auf ändern
auf die heutige Erfassungsmenge ab.
Im
Inventur-Protokoll werden die entsprechenden Änderungsbuchungen protokolliert.
Verwenden
Sie auch hier die Erfassung der laufenden Inventurmengen die Barcodeerfassung
der Inventur ,
in der der Ergänzungsdialog deutlich einfacher abgehandelt ist. Gegebenenfalls
verwenden Sie bitte ergänzend die Inventurerfassung per mobilem
Barcodescanner.
Um
zum Ende des (Geschäfts-)Jahres sicher zu sein, dass alle Artikel inventiert
wurden, drucken Sie unter Journal, nichterfasste Artikel eine Liste der
noch nicht inventierten Artikel mit Lagerstand, oder auch Artikel die keinen
Lagerstand haben, aus. Siehe dazu auch Schritte
der Inventur ab Punkt 4.
Q: Wie werden Seriennummern tragende Artikel erfasst?
A:
Bei der Inventur von Seriennummern tragenden Artikeln geht es darum, jede
einzelne Seriennummer zu erfassen. D.h. es wird der Artikel mit Menge 1 und
seiner Seriennummer erfasst, um so eine Gegenüberstellung zwischen den
lagernden und den in HELIUM V erfassten Artikeln zu haben.
Um
dies möglichst einfach zu machen haben wir dies in der Barcodeerfassung der
Inventur hinterlegt. Die Barcodeerfassung für die Inventur steht unter
zur Verfügung.
Im bestehenden Inventurliste-Schnelleingabe-Dialog können auch mehrere Seriennummern eingegeben werden: (z.B.: 10000-10010).
Sollten schon Seriennummern dieser Liste inventiert worden sein, dann
erscheint eine Abfrage, ob diese bereits inventierten Seriennummern ausgelassen werden sollen.
Sind
alle Artikel erfasst, also auch jeder einzelne Seriennummern-tragende-Artikel,
so verwenden Sie bitte das Journal nicht erfasste Artikel. Hier sind auch die
Seriennummern aufgeführt, die bisher noch nicht erfasst wurden. Sind hier noch
Seriennummern angeführt, so prüfen Sie bitte ob diese nicht versehentlich
übersehen wurden. Sind diese tatsächlich nicht lagernd, so müssen diese mit der
Inventurmenge von 0 erfasst und damit vom Lager ausgebucht werden. Die Funktion
"Setze Lagerstand der nicht inventierten Artikel auf 0" wird für Serien- und
Chargengeführte Artikel aus Sicherheitsgründen nicht angewandt.
Q: Wie werden Chargen geführte Artikel erfasst?
A: Die Inventur von Chargen geführten Artikel geht im wesentlichen nach der gleichen Logik wie die Erfassung der Seriennummern tragenden Artikeln. Auch hier geht es darum jede einzelne Charge zu erfassen. daraus ergibt sich auch, dass Mengenkorrekturen bei vorhandenen Chargen sofort durchgebucht werden. Beachten Sie bitte auch hier, dass vor der Durchführung der Inventur die nicht erfassten Artikel und damit die nicht erfassten Chargen geprüft und gegebenenfalls ausgebucht werden müssen. Die Darstellung zum Beispiel bei der Artikelstatistik wird pro Charge angeführt, ist zum Beispiel die Menge der Charge A von 3 auf 2 geändert worden, so finden Sie den Eintrag -1 in der Artikelstatistik.
Inventurliste CSV Import
In der Inventurliste gibt es
den Button 'CSV-Import'.
Hier können Sie Teile der Inventur per csv-Import übernehmen.
Die CSV-Datein muss 2
bzw. 3 Spalten haben:
1.) Artikelnummer
2.) Menge (Dezimaltrenner
muss ein Punkt sein)
3.) ev. Chargen bzw. Seriennummer
Der
Spaltentrenner ist ein Semikolon (;)
Wenn Die Artikelnummer nicht vorhanden ist oder die Menge nicht konvertiert werden kann oder es bereits einen Eintrag in der Inventurliste gibt, dann wird die Zeile ausgelassen und geloggt.
Nicht lagerbewirtschaftete Artikel werden beim Import ignoriert und ebenfalls im
Protokoll vermerkt.
Der Import kann nur für eine Inventur eines einzelnen Lagers gemacht werden.
Hinweis: Theoretisch können sich durch den Import bei einzelnen Positionen
negative Inventurmengen ergeben.
Lagerauswahl bei der Inventur
Bei
der Erfassung der Einträge, wird das Lager in folgender Form vorbesetzt: Bei der Schnellerfassung ist, wenn die Inventur nur für ein Lager definiert ist, nur dieses
Lager auswählbar.
In der
Inventurliste wird immer das zuletzt verwendete Lager vorbesetzt. Wenn eine
Inventur für ein Lager durchgeführt wird, so wird dieses Lager vorbelegt, der
Parameter DEFAULT_LAGER wird nicht berücksichtigt.
Q: Kann die Durchführung der Inventur zurückgenommen werden?
A: Wenn Sie versehentlich auf Inventur durchführen geklickt haben, finden Sie im Reiter Pflege die Möglichkeit diese zurückzunehmen.
Um anschließend auch die mit der Durchführung der Inventur entstandenen Protokoll-Einträge zurückzunehmen, klicken Sie auf diesen Menüpunkt.
Im Anschluss geben Sie das gewünschte Datum an, ab welchem die Einträge wieder zurückzunehmen sind.
ACHTUNG: diese Pflege ist nur innerhalb kurzer Zeit nach der Durchführung der Inventur möglich! Sobald Materialien verbraucht wurden, kann die Inventur nicht mehr zurückgenommen werden!
Q: Im Inventurstand werden negative Mengen angezeigt
A:
Trotz aller eingebaut Sicherheitsmaßnahmen ist es möglich im Endeffekt negative
Inventurstände zu erreichen. Hier eine kurze Beschreibung wie es dazu kommt,
damit Sie diese Situationen möglichst vermeiden und wie diese korrigiert werden
können.
Beispiel:
Es wird ein Artikel z.B. NT001
zum 27.11. 9:25:30 mit einer Menge von 0 in die Inventur aufgenommen.
am 28.11. 7:15:29 werden 40 aus der Bestellung mit einem Wareneingangsdatum vom
27.11. zugebucht
am 08.12. 11:25:11 werden 40 abgebucht.
Diese Buchung
bedeutet, dass zwar am 27.11. null Stück gezählt wurden, aber mit der später /
zu spät durchgeführten Buchung für den 27.11. wurde eine Menge vor der Inventur
dem Lager zugebucht, die laut der danach durchgeführten Inventurbuchung gar
nicht auf Lager war. Daher ergibt sich in dieser Situation der negative
Inventurstand.
Da wir diese Situation nicht vermeiden können, haben wir uns
entschlossen, die so zu belassen und die ehrlich sich daraus ergebende negative
Menge zu buchen.
Für die Korrektur gehen Sie bitte wie folgt vor. Wir nutzen
dafür obiges Beispiel:
In der Artikelstatistik wird angezeigt:
Hieraus ist ersichtlich, dass zwischen vermeintlicher Buchung, welche für alle
Betrachtungen herangezogen werden muss und tatsächlicher Buchung ein Tag
Unterschied liegt. Wenn genau zwischen diesen Datum eine Inventurbuchung gemacht
wurde kann es zu diesem Verhalten kommen.
In unserem Beispiel lautet die
Korrektur, Änderung des Warenzugangsdatums auf den 28.11., da ja die 40Stk erst
NACH der Inventur zugebucht wurden.
Da die zugebucht Menge bereits wieder
verbraucht wurde, müsste die Losausgabe zurückgenommen werden. Dies könnte
mühsam werden.
Die Alternative ist:
Rücknahme des Inventurlaufes
Wechsel in den Reiter Inventurliste
Positionierung auf den Artikel. Hier sehen Sie nun, dass unten als voraussichtlicher Inventurstand -40 angezeigt wird (diese Information stand zum Zeitpunkt der Erfassung noch nicht zur Verfügung).
Klicken Sie nun auf ändern und geben Sie den JETZT gültigen Inventurstand ein. Damit wird dieser mit dem heutigen Datum (genauer Zeitpunkt) gespeichert und so der Inventurstand korrigiert.
Um alle betroffenen Artikel zu finden, klicken Sie bitte im Reiter Inventurstand
auf die Spalte Menge und gehen (bei aufsteigender Sortierung) ganz an den Anfang
der Tabelle.
Sind alle Artikel korrigiert, führen Sie die Inventur erneut durch.
Anmerkung:
Da sich die
Belegbuchungen immer nur auf ein Datum beziehen und da dieses Datum auch gewählt
bzw. verändert werden kann, denken Sie z.B. an eine Wareneingangsbuchung die für
den vergangenen Freitag durchgeführt werden sollte, achten Sie idealerweise
darauf, dass zum Tag des Zählens keine Warenzugänge gemacht werden.
Q: Kann das Inventurdatum geändert werden?
A: So lange die Inventur noch nicht durchgeführt wurde, kann das Datum der Inventur angepasst werden. So können Sie den Stichtag der Inventur auch nach dem Anlegen der Inventur nochmals ändern.
Q: Zu welchem Stichtag/Zeitpunkt wird die Inventur betrachtet?
A: Die Inventur wird zum angegebenen Datum und ab Build 17165 um 23:59:59
betrachtet.
Zusätzlich wurde obige Meldung in einen Hinweis geändert, was
bedeutet, dass auch Inventurmengen erfasst werden können, die eigentlich eine
negative Inventurmenge ergeben würden.
Q: Wie werden nachträgliche Wareneingangsbuchungen behandelt, deren Wareneingangsdatum vor dem Inventurdatum liegen.
A: Unter der Voraussetzung, dass die Inventur noch nicht durchgeführt wurde,
zählt das Wareneingangsdatum.
Bitte beachten Sie beim Eintragen von
Korrekturen, dass diese mit dem aktuellen Datum abgespeichert werden. D.h. diese
müssen den Wareneingang mit beinhalten.
Ein Beispiel aus der Praxis:
a.)
es wird im Zeitraum vom 27.12.-29.12. Inventur gemacht. Zu diesem Zeitpunkt
werden keine weiteren Warenentnahmen oder Warenzubuchungen (Wareneingänge)
gebucht.
b.) Vom 30.12. bis 2.1. des Folgejahres wird nicht gebucht
c.)
die in der Zwischenzeit eingetroffenen Wareneingänge werden, vor allem auch
wegen Übereinstimmung mit der Buchhaltung (die Eingangsrechnungen sind ja auch
noch im alten Jahr), mit dem Wareneingangsdatum vom 30.12. eingebucht
d.) Nun
wird die Inventur durchgeführt / abgeschlossen. D.h. in der Inventur ist der
Wareneingang zum 30.12. noch mit enthalten.
Bitte beachten Sie bei der
Durchführung der Inventur dass wenn "setze nicht gezählte Artikel auf 0,00" bzw.
"setze nicht inventierte Serien/Chargennummern auf 0,00" angehakt ist, bei
allen nicht gezählten Artikel mit dem Durchführungsdatum eine
Lagerentnahmebuchung (also mit Heute) gemacht wird. Daher ist es wichtig, dass
die Liste der noch nicht inventierten Artikel immer unmittelbar vor der
eigentlichen Durchführung der Inventur geprüft wird.
Q: Können die Preise der Inventur nachträglich geändert werden?
A: Unterscheiden Sie hier bitte sehr sehr deutlich zwischen der Änderung der
Preise für die Bewertung der Inventur im Reiter
Inventurstand und den Preisen mit denen ein sich aus der Inventur ergebende
Zubuchung bewertet / korrigiert werden. Dies ist dann erforderlich, wenn
Inventurzubuchungen erfolgt zu einem Zeitpunkt sind, zu dem noch keine
Gestehungspreise der Artikel bekannt waren. Dies ist oft dann der Fall, wenn
neue Artikel erfasst werden und dann die Lagerstände per Inventur eingepflegt
werden. Da die neuen Artikel weder Lieferanten noch Gestehungspreise haben
stehen zum Zeitpunkt der Inventur-Lagerstands-Buchung auch keine Einstandspreise
zur Verfügung. Die schlussendliche Wirkung davon ist, dass man bei den
verschiedenen Nachkalkulationen feststellt, dass Artikel keine Einstands und
somit keine Gestehungspreise habe, weil "damals" keine Preise bekannt waren.
Dafür haben wir nun die Möglichkeit geschaffen, dass im Reiter Inventurprotokoll
für Zubuchungen, also positive Mengen, der Einstandspreis dieser Buchung
nachträglich verändert werden kann. Diese Änderungsbuchung wird der
Aktualisierungslogik des Gestehungspreises unterworfen. Ob diese Änderung des
Einstandspreise eine Wirkung auf den aktuellen Gestehungspreis hat, hängt von
den nachfolgenden Entnahmebuchungen ab. Siehe dazu bitte auch Gestehungspreis
im Artikel.
Wie wird nun diese Änderung durchgeführt?
Wählen Sie in
einer noch nicht durchgeführt (= abgeschlossenen) Inventur den Reiter
Inventurprotokoll.
Wählen Sie nun die zu ändernden Artikel(-preis). Klicken
Sie auf ändern . Wenn die Inventurbuchung
auf diesen Artikel eine Zubuchung ist, so kann der Preis geändert werden. Ist es
eine Abbuchung, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung (kann nur bei
einer Zubuchung geändert werden).
Q: Inventur in Zusammenhang mit importieren Losdaten / Kassendaten?
A: Da der Kassenimport die Kassenlagerbewegung mit aktuellem Datum (= heute) bucht, ist für die Inventur wichtig, dass alle Lagerbewegungen vor dem Inventurstichtag importiert sind. Würden die Daten später importiert, sind das natürlich Lagerbewegungen nach dem Inventurstichtag womit die Inventur unrichtig wäre.
Autor: |