(c) HELIUM V IT-Solutions GmbH    

HELIUM V Mobile App V2

Mit der HELIUM V Mobile App (HVMA) wurde eine Lösung für Android und iOs Geräte zur Verfügung gestellt um die vielfältigen mobilen Aufgaben zu erfüllen.
Technisch gesehen ist die HVMA eine sogenannte hybride Lösung, wodurch einerseits, wie bei HELIUM V üblich, die Betriebssystemunabhängigkeit erreicht wird und andererseits die Bedienung bzw. die Bedienelemente möglichst der üblichen Art und Weise anzupassen.

Derzeit gibt es, basierend auf dem Framework IONIC3 folgende Apps. Für die Beschreibung der Vorgängerversion HVMA Offline siehe bitte hier.

Diese beiden Apps sind aus technischen und organisatorischen Gründen voneinander komplett getrennt, auch wenn wir versucht haben einen vernünftigen Kompromiss zwischen gleicher Bedienung und unterschiedlicher Anforderung aus der Anwendung heraus zu erzielen.

Bitte beachten Sie in jedem Falle, dass die HVMA2 ein Single User, Single Instance, Single Mandant Client zu Ihrem HELIUM V ist.
D.h. es ist dafür gedacht, dass sich ein Benutzer an einer HELIUM V Installation und an einem Mandanten anmeldet. Das gilt auch, wenn es einerseits ein Testsystem und andererseits ein Echtsystem geben sollte.

Für die Installation siehe bitte
Für die erforderlichen Rechte und Berechtigungen siehe bitte.

 

HVMA2

Mit der HVMA2 steht sowohl eine Online als auch eine Offline Version für die Buchung in / mit Ihrem HELIUM V zur Verfügung.

HVMA2 Online App

Mit der HVMA2 Online App können annähernd alle Buchungen der mobilen Barcodescanner und wesentliche Buchungen der Zeiterfassung(sterminals) online gemacht werden. Erforderlich ist dafür eine direkte Verbindung zu Ihrem HELIUM V Server, welche gerne über einen vorgelagerten Proxyserver realisiert werden kann.
Verbindungen intern werden in der Regel per WLan umgesetzt. Verbindungen von extern meist über die Telefon-Provider und unter Verwendung des https Protokolles aufgebaut.
Beachten Sie bitte dass dafür öffentliche Zertifikate auf Ihren Servern eingerichtet sein müssen. Wir beraten Sie gerne.
Wichtig:
Da die https Verbindung nur ein Verschlüsselung der Daten darstellt, raten wir, bei Verbindungen von außen, gut konfigurierte VPN Verbindungen zu verwenden. Nur damit haben Sie halbwegs Sicherheit, dass keine unbefugten Nutzer Zugang zu Ihrem Netzwerk / HELIUM V Server bekommen.
Wenn Sie trotzdem nur https verwenden, so beachten Sie bitte, dass die Sicherheit nur am Passwort hängt.

Es stehen damit folgende Funktionen zur Verfügung:
ARTIKEL
Lagerauskunft
   Ändern der Lagerplatz Zuordnung
Textsuche. Werden hier drei oder mehr Zeichen eingegeben, so werden die ersten gefundenen Artikel deren Artikelnummer bzw. Text der Suche entspricht angezeigt. Ein Tipp auf den in der Liste angezeigten Artikel wählt diesen aus.

 Inventur
Es wird die Liste der noch nicht durchgeführten Inventuren angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Inventur aus und erfassen Sie die Inventurartikel durch scannen und Eingabe der gezählten Menge bzw. auch der Chargennummern bzw. der Seriennummern. Wichtig: Damit die Inventur(en) aufgelistet wird muss diese EINEM Lager zugewiesen sein und Sie müssen Rechte auf dieses Lager haben.
Dokumente anzeigen
Scannen Sie den Artikel ein und Sie erhalten eine Liste der für diesen Artikel abgelegten Kommentare und Dokumente (unter Berücksichtigung Ihrer Dokumentenrechte) im Format png und pdf. Durch Tipp auf eines der angezeigten Dokumente werden diese angezeigt. Bitte beachten Sie die unten angeführten Hinweise zur Anzeige von Dokumenten.
Bestellung vormerken
Ergänzen des Bestellvorschlages durch die Erfassung der zu beschaffenden Artikel. Die benötigten Artikel werden einfach durch scannen und Angabe der gewünschten Menge in den Bestellvorschlag als Vormerkartikel mit dem Standardlieferanten übernommen und können einfach bei Ihren Lieferanten bestellt werden. Wurde ein Artikel bereits in den Bestellvorschlag übernommen erscheint ein entsprechender Hinweis mit ergänzen oder korrigieren. Während der Erfassung darf der Bestellvorschlag von keinem anderen Benutzer belegt werden. Eine quasi parallele Erfassung durch mehrere HVMA2 Benutzer ist möglich.

FERTIGUNG
Los ausgeben
Los auf in Produktion stellen
Materialbuchung im Los
Los Belege drucken
Los Ablieferung
Los vollständig erledigen
Losgröße ändern
Losdokumente anzeigen
Herstellercode prüfen

WARENEINGANG
Wareneingang

LIEFERUNG
Lieferung anhand Auftrag
Freier Lieferschein
Lieferschein-Dokumente

ZEITERFASSUNG
Zeiten buchen
    Buchen Sie hier Kommt, Geht, Pause, Ende für die Anwesenheitszeiten
    Zusätzlich können Sie hier Ihre letzten Buchungen des heutigen Tages einsehen
Persönliche Daten
    Hier sehen Sie Ihren aktuellen Gleitzeitsaldo und den aktuellen Urlaubsanspruch

EINSTELLUNGEN
Einstellungen
Barcode scannen
Info

Anzeigen von Dokumenten:

Für die Anzeigen von Dokumenten stehen die üblichen Grafikformate (PNG, jpg, gif) und das verbreitete PDF Format zur Verfügung, sowie die Anzeige von Textdateien. Um die PDF Inhalte anzeigen zu können, muss einmalig aus dem Google PlayStore bzw. aus dem Apple Store der cleverdox Viewer je mobile Device installiert werden. Sie werden automatisch dazu aufgefordert.
Die Bedienung des cleverdox Viewers ist so gestaltet, dass mit einem Doppeltipp die Umrandung weggeschaltet werden kann. Diese verschwindet automatisch wenn Sie auf eine zweite Seite umblättern (Wischen). Durch einen erneuten Doppeltipp, wird die Umrandung wieder angezeigt, womit durch einen Tip auf das X links oben der PDF Viewer wieder verlassen werden kann.

Suche nach Artikeln

Bei der Textsuche muss das Wort innerhalb der Bezeichnung des Artikels vorkommen.

Suche nach Kunden

Im Gegensatz zur Suche nach Artikeln wird bei der Suche nach Kunden von links herein gesucht. Genau genommen ist dies von der Einstellung Ihres HELIUM V abhängig. Siehe dazu bitte Parameter PARTNERSUCHE_WILDCARD_BEIDSEITIG

Q: Können die ausgedruckten Belege in der App angezeigt werden?

A: Mit der Online App werden wie oben beschrieben derzeit PDFs angezeigt.

Die Bedienung der Online App

Die HVMA2 Online App stellt je nach Freigabe die Erfassung in verschiedenen Bereichen zur Verfügung.

Erfassen von Lieferscheinen

Für die Erfassung der Lieferscheine wählen Sie aus dem Menü

Mit

Lieferung anhand Auftrag werden üblicherweise die Auftragspositionen ausgeliefert.




D.h. wählen Sie den auszuliefernden Auftrag, durch Scan der Auftragsnummer mit Tipp auf oder durch Eingabe der Auftragsnummer oder suchen Sie den Kunden durch Eingabe des Kundennamens (siehe oben). Wählen Sie nun den offenen Auftrag und Sie gelangen in die Erfassung der Daten, d.h. Mengen der gelieferten Positionen


Tippen Sie auf den Pfeil geben Sie die mit dem Lieferschein zu liefernde Menge ein und tippen Sie auf Speichern. Damit wird der Artikel vom Lager abgebucht und in den Lieferschein übernommen.



Nun stehen weitere Funktionen zur Verfügung:
a.) Drucken des Lieferscheines durch Tipp auf den Drucker Siehe dazu bitte auch die Arbeitsplatzparameter für die Mobilen Drucker
b.) Drucken einer Versandetikette der Position
c.) Drucken einer Warenausgangsetikette
d.) Weitere Auftragspositionen übernehmen, soweit vorhanden
e.) weitere Bearbeitungsmöglichkeiten des Lieferscheins durch Tipp auf den Stift

Damit gelangen Sie zu den weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten für den Lieferschein, als da sind:

Unterschreiben lassen des Lieferscheins
die bereits oben angeführten Druckfunktionen
das ändern bzw. löschen einer Lieferscheinposition
und mit kann eine Textposition, z.B. Erklärung, Notizen hinzugefügt werden.
Mit kann eine im Auftrag nicht vorgesehene Artikelposition hinzugefügt werden.

Mit Unterschrift wird der Lieferschein aktiviert, eine PDF Datei des Lieferscheines erzeugt und eine kurz-Unterschriftsdatei um auf diesem Bild zu unterschrieben.

Hier sehen Sie im oberen Bereich die Kurzfassung des Lieferscheines
Füllen Sie nun Bemerkung und Unterschreibender aus und
unterschreiben Sie dann mit einem geeigneten Stift oder Ihrem Finger diesen Lieferschein.
Sollten Sie den tatsächlichen Lieferschein vorher sehen wollen, so tippen Sie bitte auf PDF.

Nach erfolgter Unterschrift und ausgefüllten Unterschreibender, wird der Akzeptieren Button freigeschaltet und der Lieferschein an Ihren HELIUM V Server, inkl. den Unterschriftsdaten übertragen.
Faktisch im gleichen Arbeitsgang wird der Lieferschein an die EMail-Adresse des Ansprechpartners des Lieferscheins gesandt.
Achten Sie bitte daher darauf, dass zumindest bei der Lieferadresse entsprechende EMail-Adressen hinterlegt sind.

Zugleich werden diese Dokumente in der Dokumentenablage des Lieferscheines abgelegt.

Lieferung freier Lieferschein

Mit der Lieferung eines freien Lieferscheines, also ohne Auftragsbezug steht die Lieferung faktisch auf Zuruf zur Verfügung.
Die Bedienung ist ähnlich der oben beschriebenen, mit dem Unterschied, dass nur ein Kunde ausgewählt werden muss.
Zur Vereinfachung kann auch die Kundennummer eingescannt werden. Für Kundennummer siehe bitte Parameter KUNDE_MIT_NUMMER. Ist dieser aktiviert, wird in der Kundenverwaltung unter Info, Adressetikett auch die Kundennummer mit angedruckt, welche Sie entsprechend scannen können.

Die weitere Vorgehensweise ist ähnlich der oben beschriebenen, wobei hier ein angelegter Lieferschein des Kunden

durch tipp auf den Pfeil geändert werden kann, bzw. durch tipp auf neuer Lieferschein dieser erstellt werden kann.

Wareneingangserfassung

Bei der Wareneingangserfassung können auch die vom Lieferanten in Barcodeform angegebenen Lieferscheinnummern gescannt und somit erfasst werden.
Da diese meistens ohne Kennung angedruckt werden, wird beim Scannen eines Barcodes ohne dem bei HELIUM V üblichen $ als LeadIn, dieser Barcode wie folgt interpretiert:
Scannen eines Barcodes ohne $ am Anfang:
Sannen der Lieferscheinnummer unter folgenden Bedingungen:
- Feld Bestellnummer muss vorhanden sein
- Feld Lieferschein muss leer sein
Hinweis: ist das Feld Lieferscheinnummer befüllt, wird der Scan als Artikel interpretiert und somit dieser Artikel in der Liste der offenen Positionen der Bestellung gesucht.

Zusätzlich kann der Wareneingangslieferschein durch Tipp auf das LKW Symbol fotografiert werden, womit dieses Dokument direkt beim Wareneingang hinterlegt wird.

Fertigung

Q: Los-Ablieferbuchung

A: Kommt bei der Los-Ablieferbuchung die Fehlermeldung Forbidden, so bedeutet dies, dass der Benutzer des Memors/der Online HVMA auf das Ziellager keine Berechtigung hat.
Bitte tragen Sie dieses in der zugehörenden Systemrolle im Reiter Lager nach.

 

 

HVMA2 Offline App


Bitte beachten Sie in jedem Falle, dass die HVMA(2) Offline App ein Single User, Single Instance, Single Mandant Client zu Ihrem HELIUM V ist.
D.h. es ist dafür gedacht, dass sich ein Benutzer an einer HELIUM V Installation und an einem Mandanten anmeldet.
Es ist nicht vorgesehen, dass wechselnde Benutzer mit einem mobilen Gerät verschiedene Daten erfassen, bzw. dass mal Daten für die eine und dann Daten für die andere Installation erfasst werden.
Wenn Sie z.B. Ihr mobiles Gerät einem anderen Benutzer geben, so raten wir derzeit die komplette HVMA2 Offline von Ihrem Gerät zu löschen und neu zu installieren. Nur dadurch werden die Daten auf einen eindeutigen initialen Zustand zurück gesetzt. Dass gegebenenfalls vorhandene Daten vorher an den HELIUM V Server übertragen werden, ist selbstverständlich.
Gleiches gilt, wenn Sie sich mit unterschiedlichen HELIUM V Instanzen verbinden wollen. Das gilt auch, wenn es einerseits ein Testsystem und andererseits ein Echtsystem geben sollte.




Mit der HVMA2 Offline App wurden folgende Funktionen realisiert.
Für die Materialbedarfsmeldungen siehe bitte auch Los, Materialbedarfsmeldung

Auf der Offline App, welche nun auch unter Ionic3 läuft und damit so Dinge wie Scannen und Kamera usw. machen kann läuft aktuell
- Einlesen der Liste der ToDos
- zugeordneten Projekte (= Zugewiesener)
- zugeordneten Aufträge (= Auftragsteilnehmer)
- zugeordneten Lose (= Techniker)

- Buchen von Zeiten auf ToDos
- auf die Projekte
- auf die Aufträge
mit ev. Auswahl der Auftragsposition auf die gearbeitet wird
- auf die Lose
mit ev. Auswahl der Tätigkeit auf der gearbeitet wird
- Kommt, Geht, Pause (=Unterbrechung)
- ergänzen der Buchungen um beschreibende Texte

- Materialbedarfsmeldungen siehe dazu auch.
- Scannen der Losnummer (eigentlich aus der Liste der ToDos)
- Erfassen von benötigten Artikeln in der Form dass
- eine HELIUM V Artikelnummer gescannt wird (nur erkennbar an den LeadIns) bzw.
- eine Artikelnummer eingetippt wird und oder
- eine Artikelbezeichnung eingetippt wird und oder
- ein Foto des Artikels
- ev. noch einen Kommentar dazu
- Menge muss größer 0 sein
- ein Schalter für Rückgabe (Also vom Los ans Lager)
- ein Schalter für zusätzlich, d.h. hat eigentlich mit dem Los nichts zu tun
- Eingabe eines Wunschtermins (heute, morgen, nächste Woche, Datum)

- Liste der gebuchten Zeiten des angemeldeten Mitarbeiters
mit der Möglichkeit die Texte zu ergänzen

- am Los die Liste der gebuchten Materialien

- Erfassen von Reisezeiten auf Aufträge
mit Kilometerständen und
- Erfassen von (Reise-)Belegen durch: Erfassung des Betrages und Scann des Beleges, Eingabe einer Bemerkung, Erfassung einer abweichenden Währung

- Unterschreiben von Zeitbestätigungen auf noch nicht unterschriebene Auftragszeiten (Anpassen von Zeitbestätigungen siehe)
Details siehe.

- Synchronisieren
- überträgt alle Zeitbuchungen
diese werden je nach Status des Loses (Auftrags, Projekts) verbucht oder wandern in die zu prüfen Liste
- überträgt alle Materialbuchungen (des angemeldeten Mitarbeiters)
- diese werden nach Abschluss des Empfangs automatisch ausgedruckt (und aus dem Ausdruck kann auch ein EMail versandt werden)
- damit verbunden ist die Bedienung der erhaltenen Materialbuchungen am Client (diese ist soweit auch schon fertig)
- hier werden, bei der Synchronisierung soweit möglich die Artikelnummern und Lose automatisch auf echte HELIUM V Artikelnummern und Lose übersetzt
- der Lagerist kann diese Zuordnung ergänzen / verändern
- er bekommt die gewünschte Menge
- kann entscheiden welche Menge er nun wirklich als Sollmenge ins Los bucht und
- welche Menge er jetzt ausgibt
- er sieht alle Daten die übertragen wurden inkl. Bild
- kann sich eine Liste der nun in die Lose gebuchten Daten ausdrucken und damit das Material für die Monteure zusammenstellen
- es gibt Journale für offene Materialbedarfe, offene Rückgaben

Das ganze am iOS / iPhone und natürlich auch am Android.

Die Bedienung der Offline App

Die HVMA2 Offline App wird für die Erfassung in aller Regel über die sogenannte ToDo Liste bedient.
In dieser Liste sehen Sie alle Projekte, Aufträge, Lose für die Sie eingetragen sind.

D.h. im unteren "Reiter" Todos, genauer dem darauf Tippen, wird die Liste der ToDos angezeigt
Unter Zeitbuchungen finden Sie die aktuell erfassten Zeitbuchungen
Unter Reisen werden die aktuell erfassten Reisezeiten angezeigt

Im Reiter Zeitbuchungen werden auch die Sondertätigkeiten:
Kommt ,
Pause  bzw. Unterbrechung
Geht  
gebucht.

Durch Tipp auf das Untermenü   gelangen Sie zu den Abwesenheitsanträgen.
Für einen neuen Abwesenheitsantrag tippen Sie unten auf + Hinzufügen.
Nun wählen Sie die Art Ihrer geplanten Abwesenheit.

D.h. durch Tipp auf Urlaub, Zeitausgleich oder Krank wird die Art des Abwesenheitsantrages definiert.
Geben Sie zusätzlich den Zeitraum in Tagen oder Halbtagen an für den Sie diesen Antrag stellen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Antrag in der Regel in die Zukunft gehen sollte. D.h. wenn Sie z.B. wegen plötzlicher Krankheit einen Krankantrag für heute stellen, so müssen diese Daten auch heute noch übertragen werden

 

Q: Kann ein Los / eine Tätigkeit / ein Arbeitsgang eingescannt werden?

A: Tippen Sie in der Liste der Projekte oben auf die Lupe. Nun erscheint das Suchfenster, in dem Sie sowohl einen Suchtext als auch den Barcode für das jeweilige Los scannen können. Damit wird die Liste der angezeigten ToDos auf die gescannte Nummer begrenzt.

Q: Wie kann einem Auftrag ein Dokument hinterlegt werden?

A: Manchmal ist es nützlich für einen Auftrag auch ein Foto hinterlegen zu können.
Wählen Sie aus der ToDo Liste den Auftrag durch Tipp in die Mitte = Firmenname, Projektbezeichnung. Nun sind Sie in den Buchungen dieses Auftrags. Tippen Sie rechts oben auf POS-> (Positionen) und Sie bekommen eine Liste der Auftragspositionen. Nun rechts unten auf den Stift mit dem Plus und Sie erhalten die Liste der bereits hinterlegten und noch nicht übertragenen Dokumente. Nun auf +HINZUFÜGEN. Tippen Sie auf das Kamerasymbol um ein Bild aufzunehmen, geben Sie einen Kommentar dazu an, ev. auch nur einen Kommentar und tippen dann auf BILD SPEICHERN.
Mit dem Pfeil nach links, links oben kommen Sie wieder in die Liste der bereits erfassten Kommentare, Bilder.
Mit der nächsten Synchronisierung, dem nächsten Datenabgleich werden diese Dokumente in der Dokumentenablage des Auftrags unter hvma-image-Datum beim jeweiligen Auftrag abgelegt.

Q: Wie kann bei einem Los ein Dokument hinterlegt werden?

A: Die Vorgehensweise ist analog zum oben beschriebenen Auftrag. Sie wechseln vom Los ausgehend in die Positionen, tippen unten auf den Stift mit dem Plus, dann auf hinzufügen. Bei der erfolgreichen Übertragung werden die Bilder beim jeweiligen Los in den Dokumenten hinterlegt.

Q: Ein Arbeitsgang eines Loses ist schon fertig, wie informieren?

A: Wenn das offene ToDo ein Los ist, dies ist auch an der Anzeige des Beginn und Ende-Datums ersichtlich, so tippen Sie im rechten Bereich unter dem Datum. Damit sehen Sie die Arbeitsgänge dieses Loses. Hier können Sie links mit dem Pfeil die Tätigkeit starten. Neben der Bezeichnung der Tätigkeit finden Sie ein blaues Viereck welches angehakt werden kann.
Durch das Anhaken signalisieren Sie, dass diese Tätigkeit beendet ist. Solange dieser Status nicht übertragen wurde, kann er auch wieder rückgängig gemacht werden. Ist im HELIUM V Server der Arbeitsgang bereits als erledigt / fertig eingetragen, so wird anstelle des Vierecks ein grüner Haken angezeigt.

Q: Ansichtslogik der ToDo Liste

A: Mit der ToDo Liste erhalten Sie alle Projekte, Aufträge und Lose bei denen Sie hinterlegt sind und deren Status die Übertragung erlaubt.
Hinterlegt bedeutet:
bei den Projekten: Sie sind der Zugewiesene oder ein zugewiesener Techniker
bei den Aufträgen: Sie sind ein Auftragsteilnehmer, unabhängig vom Vertreter
bei den Losen: Sie sind der verantwortliche Techniker oder einer der weiteren Techniker

Der Grundgedanke der ToDo Liste ist, dass die zu erledigenden Arbeiten = Projekte, Aufträge, Lose, nach ihren jeweiligen (Beginn-) Terminen von oben nach unten aufsteigend sortiert angezeigt werden. Damit wird dem Anwender signalisiert, welche Aufgabe, welches ToDo er zuerst und welches er danach durchführen sollte.

Die Anzeige der ToDo Liste ist in drei Bereiche unterteilt:
Links die Belegnummer mit der Möglichkeit die Zeitbuchung auf diesen Beleg, dieses ToDo zu starten bzw. zu stoppen (Blau hinterlegter Pfeil bzw. blau umrandetes Rechteck)
In der Mitte der Titel mit Kunden(Partner)name, Projektbezeichung, bei Losen auch Fertigungsstandort und Auftragsnummer des Loses
Rechts die Termine. D.h. beim Los der Beginntermin (wann sollte mit den Arbeiten begonnen werden) und der Endetermin (wann sollten die Arbeiten abgeschlossen werden), beim Auftrag der Liefertermin und beim Projekt der Zieltermin

Wird zwischen den Terminen ein Auge angezeigt, so bedeutet dies, dass Sie diese Position seit der letzten Aktualisierung noch nicht angesehen haben, diese also ev. ansehen sollten.

Der Tipp auf den blauen Pfeil links startet die Zeit auf diesem ToDo, was mit Gestartet angezeigt wird. Nun wechselt der Pfeil in ein blau umrandetes Rechteck. Ein Tip auf dieses Rechteck stoppt die Tätigkeit auf diesem ToDo.

Ein Tipp in die Mitte (Firma/Titel)  zeigt Ihnen
beim Projekt: den Kommentar aus den Kopfdaten
beim Auftrag: den internen und den externen Kommentar und wenn Sie die Berechtigungen dafür besitzen, auch die Packliste und die Kommissionierung (siehe dazu auch Rechte und Berechtigungen) Für die Bedienung der Packliste bzw. Kommissionierung siehe
beim Los: die Kommentarzeile

Je nach ToDo erhalten Sie durch den Tipp auf POS-> (rechts oben) folgende Informationen:
Projekt: Die Liste der in den Details des Projektes erfassten Punkte mit Titel und Erfassungsdatum
Auftrag: Die Positionen des Auftrags. Hier kann durch Tip auf rechts unten Stift mit dem Plus, ein Foto mit Schlagwort zur Dokumentenablage des Auftrags hinzugefügt werden
Los: Die Sollzeitpositionen (Arbeitsgänge) des Loses, mit der Möglichkeit den einzelnen Arbeitsgang zu starten bzw. zu stoppen. Zusätzlich kann auch zum Los ein Foto mit Schlagwort zur Dokumentenablage des Loses hinzugefügt werden.
Bitte unterscheiden Sie zwischen dem Starten des einzelnen Arbeitsganges durch Tipp auf den blau hinterlegten Pfeil und das Starten der allgemeinen Zeit auf dem Los durch Tipp auf den Pfeil unten in der Mitte.

Als besondere Funktion können Sie beim Los durch wischen nach links den blauen Button MATERIALBEDARF anzeigen. Tippen Sie nun auf diesen Button und Sie kommen in die Liste der bereits für dieses Los erfassten und noch nicht übertragenen Materialbedarfe. Durch Tipp auf hinzufügen können Materialpositionen angefordert werden. Details siehe bitte.

Zusätzlich kann in der ToDo Liste durch Tipp auf die jeweilige Spaltenüberschrift die Sortierung verändert werden.

Anzeige der Zeitbuchungen

In der unteren Leiste der HVMA2 Offline finden Sie links die ToDo Liste und in der Mitte die Zeitbuchungen.
Bei den Zeitbuchungen wird neben der Uhr die Anzahl der noch nicht übertragenen Zeitbuchungen angezeigt. Diese können durch Tipp auf die Uhr angezeigt werden.
Hier haben Sie zusätzlich bei den Beginnbuchungen noch die Möglichkeit Kommentare zur Durchführung der jeweiligen Tätigkeit mit anzugeben.

Aktualisieren der Zeitbuchungsliste, einfach durch kurz mal nach unten ziehen der Einträge, egal ob welche angezeigt werden oder nicht.

Q: Wie können Urlaubsanträge, Zeitausgleichsantrag bzw. ein Krankenstandsantrag von der Offline App aus gestellt werden?

A: Wechseln Sie unten auf die Zeitbuchungen.
Nun finden Sie rechts oben, in der Titelleiste eine kleine Liste. Tippen Sie darauf und Sie sind in der Liste der noch nicht übertragenen Anträge. Tippen Sie hier unten auf +HINZUFÜGEN. Wählen Sie nun in den oberen Punkten/Überschriften zwischen Urlaub, Zeitausgleich oder Krank. Geben Sie nun das von bis Datum und ob ganzer oder halber Tag an und tippen auf Speichern.
Mit dem Pfeil nach links, links oben wechseln Sie wieder zurück in das Hauptbedienfenster.
Mit der nächsten Übertragung werden diese Anträge inkl. der EMails an die Abteilungsleiter, Geschäftsführer eingetragen bzw. versandt.

Als frühester Tag kann heute gewählt werden und es kann maximal ein Datum bis ins nächste Jahr ausgewählt werden.

 



Q: Auftragszeiten unterschreiben lassen?

A: In vielen Unternehmen kommt immer wieder der Wunsch, dass die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter für spezifische Aufträge direkt auf der Baustelle / am Montageplatz von einem Verantwortlichen des Kunden unterschrieben werden sollten.
Dafür haben wir die Funktion Zeitbestätigung geschaffen.
Der übliche Ablauf ist wie folgt:

  1. Mitarbeiter bucht mit der Offline App-ToDo Liste seine Zeiten mit Kommt, Geht, Pause, Tätigkeit(en) auf den jeweiligen Auftrag

  2. Mitarbeiter synchronisiert, idealerweise zumindest täglich, seine Offline erfassten Daten mit Ihrem HELIUM V Server

  3. Der Mitarbeiter fordert die Zeitbestätigungszeiten/(daten) seines Auftrages an

  4. Der Mitarbeiter präsentiert diese Daten dem Kundenverantwortlichen und lässt diese von diesem unterschreiben

  5. Der Mitarbeiter sendet diese Daten durch die erneute Synchronisation an Ihren HELIUM V Server.
    Damit werden diese unterschriebenen Zeitbuchungen beim Auftrag und Mitarbeiter hinterlegt und zugleich wird ein Bestätigungsemail an den Ansprechpartner mit den unterschriebenen Daten und dem Roh-PDF des Auftraggebers gesandt.

  6. Damit ist für eventuelle weitere Zeitbuchungen definiert, dass erst die Buchungen ab dem Synchronisierungszeitpunkt wieder für die neuen Zeitbestätigungen (3.) verwendet werden dürfen.

Ausdrucken der Zeitbestätigungen des jeweiligen Auftrags siehe bitte.
Erfasste Zeitbestätigungen siehe bitte.

Q: Reisespesen als Eingangsrechnung erfassen?

A: Wenn in der HVMA2 Offline App Belege für Aufträge erfasst werden, so können vom mobile App Benutzer folgende Daten erfasst werden:

Wenn diese Daten auf der App gespeichert wurden, werden diese bei der nächsten Datensynchronisierung in Ihr HELIUM V übertragen.
Es wird dafür eine Eingangsrechnung angelegt. Da vom (Montage-) Mitarbeiter nicht verlangt werden kann, dass er/sie die buchhalterischen Forderungen kennt, wird davon ausgegangen, dass in jedem Falle diese Eingangsrechnung von jemandem in den grundsätzlichen Dingen der Eingangsrechnungserfassung bewanderten entsprechend korrigiert und richtiggestellt wird.
Es wird daher diese Eingangsrechnung an den Mandanten-Lieferanten (Ihr Unternehmen), mit dem Bruttobetrag mit 0% Vorsteuer, ohne Kontierung aber mit der Auftragszuordnung angelegt.
Durch die fehlende Kontierung werden diese Eingangsrechnungen im Eingangsrechnungsmodul in Rot angezeigt und somit signalisiert, dass hier noch entsprechende Daten für die korrekte Behandlung / Verbuchung der Eingangsrechnung fehlen.
Denken Sie bitte auch daran gegebenenfalls den Betrag der Auftragszuordnung entsprechend anzupassen.

Die vom HVMA Benutzer ausgewählte Zahlungsart wird automatisch in die Eingangsrechnung übertragen. Es werden dafür die versteckten Zahlungsziele

Privat, Kreditkarte, Anderes verwendet. Gegebenenfalls werden diese auch automatisch angelegt.

Q: Was ist beim Scannen / Fotographieren der Reisebelege zu beachten?

A: Achten Sie darauf dass einerseits der Beleg vollständig erfasst wird und andererseits der Beleg, auch beim Druck, gut lesbar ist.
Bewährt hat sich, wenn Sie den Beleg auf eine nicht spiegelnden matten weißen Hintergrund legen und dann fotographieren.
Beim Scannen wird die Auflösung, aus Gründen der Datenübertragung auf 150dpi reduziert.
Der Ausdruck der Eingangsrechnung kann über den Menüpunkt Dokumente drucken

aufgerufen werden. Womit Sie auch einen papierhaften Beleg der Eingangsrechnung haben.
Achten Sie beim Erfassen und vor allem beim Verbuchen der Belege darauf, dass die Belege alle Merkmale einer Rechnung haben müssen. Sind diese gegeben reicht nach der
Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, welche gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) erarbeitet wurde, die Ablage in Ihrer HELIUM V Dokumentenablage aus.


Fragen in direktem Zusammenhang mit der Offline App.

Q: Wann wird die Anzeige der noch nicht übertragenen Zeit-/Reise-Buchungen aktualisiert?

A: Diese Daten werden ca. 10Sekunden nach der letzten Buchung aktualisiert.

Q: Welche Aufträge, Projekte, Lose werden an die HVMA übertragen?

A: Es werden die Daten übertragen die bearbeitet werden sollten und bei denen der Benutzer als Mitarbeiter, Techniker eingetragen ist. D.h.:

Q: Wie oft sollten die Daten synchronisiert werden?

A: Mobile Geräte, moderner Bauart, haben ausreichend Speicherplatz um viele Daten zu erfassen.
Hier ist bei weitem wichtiger, dass Sie über den Fortschritt der Arbeiten auf der jeweiligen Baustelle, dem Montageauftrag o.ä. zumindest täglich informiert sind um bei Abweichungen rechtzeitig steuernd eingreifen zu können. D.h. unser dringender Rat ist, dass Sie von Ihren Mitarbeitern einfordern, dass die Daten täglich, idealerweise immer nach dem Ende der täglichen Arbeit zu Ihrem HELIUM V Server übertragen werden. Dies hat den Vorteil, dass:
- im Falle eines Verlustes des Gerätes nur die Daten des laufenden Tages abhanden gekommen sind
- Sie immer Tagesaktuell über den Zeitaufwand, den Fortschritt des jeweiligen Auftrages informiert sind
- Sie jederzeit eine Zwischenabrechnung machen können

Q: Wird die Reihenfolge der Buchungen auf Plausibilität geprüft?

A: Nein. Da die Erfassung der Buchungen Offline, also ohne Verbindung zum Server erfolgt, müssen alle Buchungen zugelassen werden. Die richtige Wirkung der Buchungen ist erst im HELIUM V Client ersichtlich, welcher direkt und Online auf alle HELIUM V Daten zugreifen kann und darf.
Es ist bei vielen Unternehmen üblich, dass sich die Mitarbeiter Morgens und Abends im Unternehmen an- und abmelden müssen. D.h. die Kommt und Geht-Buchungen müssen z.B. am Zeiterfassungsterminal im Unternehmen gemacht werden, nur die mobilen Buchungen dürfen am mobilen Gerät gemacht werden. Nun gibt es keine Notwendigkeit mehr, die Zeitbuchungen zurück auf das mobile Gerät zu übertragen. Würde aber am mobilen Gerät nun eine weitere Kommt Buchung erzwungen, so hätten Sie zwei Kommt Buchungen. Usw. usf. denken Sie z.B. an Korrekturen, Verbuchung automatischer Pausen, automatisches Kommt, etc..

Q: Was passiert bei der Übertragung?

A: Durch die Offline-Erfassung kann es auch zu Zuständen kommen, die eine Verbuchung der Daten nicht mehr zulässt.
Ein Beispiel ist wenn noch Zeiten auf einen Auftrag erfasst wurden, dieser aber bereits abgeschlossen = vollständig erledigt ist. Damit dürfen keine Zeiten mehr auf diesen Auftrag gebucht werden. Damit nun die Übertragung von der HVMA an Ihr HELIUM V nicht blockiert wird, landen diese Daten im Zeiterfassungsmodul im Reiter Prüfdaten .
Hier werden alle Buchungen aufgeführt, welche nicht verbucht werden konnten und die noch nicht bereinigt wurden.
Damit Sie sehen, bei welchen Personen diese Daten-Korrekturen durchgeführt werden müssen, wird in der Auswahlliste der Zeiterfassung in der rechten Spalte das Vorhandensein von Prüfdaten angezeigt. D.h. überall wo hier ein Haken gesetzt ist, gibt es Daten, die noch nicht richtig in Ihre HELIUM V Daten übernommen wurden und Sie sollten diese im Reiter Prüfdaten auflösen / zuordnen.
Im Reiter Prüfdaten wird unter Bemerkung die Begründung für das Nicht-Verbuchen der Zeitdaten angezeigt.


Bitte achten Sie, insbesondere bei Nachkalkulationen darauf, dass die Mitarbeiter alle Buchungsdaten von den mobilen Erfassungsgeräten in Ihr zentrales HELIUM V übertragen haben.

Ansichten

Insbesondere bei Aufträgen gibt es eine klare Unterscheidung zwischen der Anzeige der Kommentare und der Auftragspositionen.
Wenn Sie eher in der Mitte der Liste auf einen Eintrag tippen, so werden die internen und externen Kommentare des Auftrags angezeigt.
Durch Tipp oben auf Pos(itionen) kommen Sie weiter in die Anzeige der Positionen des Auftrags.
Als Abkürzung können Sie jedoch aus der Auswahlliste auch auf das Datum tippen. Damit gelangen Sie direkt in die Positionen.

Anzeige der Zeitbuchungen

Durch tippen unten auf das Uhrsymbol wechseln Sie in die Ansicht der Zeitbuchungen. Hier werden die aktuellen Zeitbuchungen angezeigt. Wie für sicherlich viele User von mobilen Anwendungen vertraut, kann/muss die Liste der noch nicht übertragenen Zeitbuchungen aktualisiert werden. Dies geschieht einfach durch ziehen des Bildschirms nach unten, bis "Ziehen zum Aktualisieren" erscheint. Durch Loslassen wird nun die aktuelle Liste aller Buchungen dargestellt.
Info:
Ziehen zum Aktualisieren bewirkt keinen Datenabgleich. Es sorgt dafür, dass die Daten, die sich im Gerät befinden, jetzt aus der Datenbank des mobilen Gerätes ausgelesen und neu dargestellt werden. Normalerweise sollte das Ziehen zum Aktualisieren nicht nötig sein. Da es aber trotzdem vorkommen kann, dass das automatische Aktualisierung nicht ausgelöst wird, haben wir diese Funktion zur Verfügung gestellt.

Wieso sind alle Zeitbuchungen mit H gekennzeichnet?

A: Alle Zeiten die einen abweichenden Buchungszeitpunkt haben werden im HELIUM V Client mit H als Handbuchung gekennzeichnet. Da die Daten der Offline-App immer erst nachträglich eingespielt werden, haben daher alle Buchungen diese Kennzeichnung. Dies hat vor allem den Vorteil, dass für das unterschreiben der Zeitbestätigungen eindeutig festgestellt werden kann, welche Zeitbuchungen bis zum Unterschriftszeitpunkt bereits vorhanden waren und welche nun neu unterschrieben werden müssen.
Zusatzinformation: Dies gilt auch für zum Buchungszeitpunkt exakt erfasste Zeitbuchungen, da der eigentliche Eintrag in Ihren HELIUM V Server erst später erfolgt. Sollten ein Erkennen gewünscht werden, ob die Zeit bei der Erfassung verändert wurde, was mit Option der Nacherfassung fast Standard ist, müsste eine dritte Zeitebene im HELIUM V Server eingeführt werden (Uhrzeit die gebucht wurde, Zeitpunkt der Erfassung, Zeitpunkt des Einspielens in den HELIUM V Server).

Q: Beim Abgleich kommt immer eine Warnmeldung.

A:
Grundsätzlich haben Sie in der offline HVMA auch die Möglichkeit eine nachträgliche Materialanforderung an das Lager zu senden. Wenn nun diese Anforderung ans Lager gesandt wird, so wird automatisch die Liste der von Ihnen benötigten Materialien ausgedruckt.
Nun sollte der Anwender natürlich wissen, dass das nicht geht, da für sein Gerät kein Drucker o.ä. eingerichtet ist. Daher diese Meldung. Idealerweise richten sie einen entsprechenden Drucker im System, Parameter, MOBIL_DRUCKERNAME_BEDARFSUEBERNAHME ein und können so auch Druck Ihres Materialbedarfes auslösen. Sollte der Druck nicht gewünscht sein, so tragen Sie bitte "Nicht Drucken" (ohne den Hochkommas) ein.

Q: Ich erhalte bei der Übertragung immer Reisebelege senden Fehlgeschlagen

A:

Diese Fehlermeldung tritt dann auf, wenn die Reisebelege nicht in die Eingangsrechnungsverwaltung übernommen werden können.
Bitte prüfen Sie ob die Systemrolle des UVMA Users auch das Recht ER_EINGANGSRECHNUNG_CUD besitzt.

WICHTIG:
Die Reisebelege werden auf den eigenen Mandanten als Lieferanten verbucht. Das bedeutet, damit die Reisebelege verbucht werden können muss der eigene Mandant als Lieferant angelegt sein. Sollten Ihre Reisebelege zwar übertragen werden und danach auf der HVMA auch gesperrt sein, aber nicht in der Eingangsrechnungsverwaltung aufscheinen, so prüfen Sie bitte ob der Mandant auch als Lieferant angelegt ist. Gegebenenfalls legen Sie diesen mit neuer Lieferant aus Partner neu an.

Q: Ich erhalte bei der Übertragung die Fehlermeldung Reisezeiten senden Fehlgeschlagen

A:

Die Aussage dieser Meldung ist, dass die installierte HVMA Version nicht aktuell ist, bzw. die in der HVMA verwendete Datenbank nicht stimmt.
Hier hilft nur vollständige Deinstallation und Neuinstallation. Siehe dazu.

Q: Welche Projekte/Aufträge werden im Todo übertragen.

A: Die erweiterte Frage ist dazu oft: Ich finde keine Projekte im Bereich Intern in meiner Liste obwohl ich als Teilnehmer bzw. Mitarbeiter eingetragen bin.

Es werden diejenigen Aufträge übertragen bei denen Sie als Teilnehmer eingetragen sind. Das wird der Grund sein warum keine Aufträge übertragen werden
Bei den Projekten müssen Sie (also der User der HVMA) als Mitarbeiter oder als Techniker eingetragen sein und bei den Losen ebenfalls als Techniker in den Kopfdaten bzw. im Reiter Techniker.

Q: Wie lange dauert es bis die Daten synchronisiert werden?

A: Wenn ich bei Änderungen am Pc ein paar Sekunden später die Daten am App abgleiche, hab ich keine Änderungen?
Sie können sofort nach Erfassung der neuen Teilnehmer, Aufträge usw. synchronisieren. Sie greifen ja direkt auf die HELIUM V Daten zu.

Q: Kann ich Reisezeiten mit Beginn buchen und später das Ende oder muss man sich die Abfahrtszeit merken?

A: Es ist beides Möglich. D.h. von der Idee her werden Reisezeiten und Kosten IMMER einem Auftrag und sei er intern zugeordnet.
Nun gibt es drei Möglichkeiten für die Reisezeiterfassung:
a.) über die ToDo Liste. D.h. einfach den Auftrag durch antippen auswählen und unten auf das Auto tippen und den gewünschten Reisebeginn, -ende oder auch den Beleg auswählen.
b.) über die Zeitbuchungen und das Plus. Hier hängt dann die Reisebuchung an der ausgewählten Tätigkeit. Diese muss als aktive oder passive Reisezeit definiert sein. Siehe dazu bei einem Arbeitszeitartikel Reiter sonstiges (unten auf der Höhe des externen Arbeitsganges). Bei dieser Art der Buchung muss immer Beginn und Ende angegeben werden.
c.) ähnlich geht es über die reine Reisezeitenbuchung.

Q: Wofür ist der Tab Adressen?

A: Dieser Platz ist für die Synchronisierung von Partneradressen vorgesehen, derzeit aber ohne Funktion



Weitere mobile Barcodescanner

Basierend auf dem Betriebssystem Android und auf den oben beschriebenen HVMA2 Funktionalitäten steht HVMA2 in der Online Version auch für das Memor1 von Datalogic zur Verfügung.
         
Dieses Gerät gibt es in der Ausführung mit und ohne Pistolengriff.
Insbesondere bei vielen Buchungen hat sich die Scann-Engine, also der integrierte echte 2D Barcodescanner, und dann noch in Kombination mit dem Pistolengriff, sehr bewährt.

Bitte beachten Sie dass diese Geräte im Kombination mit der HVMA2 nur bei uns beziehen können. Bitte wenden Sie sich vertrauensvoll an Ihren HELIUM V Betreuer.

Q: Unterschiede in den Funktionen zwischen Online HVMA auf einem mobilen "Telefon" und dem Memor1

A: Der wesentlichste Unterschied ist, dass jedes Memor1 für sich lizenziert ist und kein weiteren Benutzerlizenzen belegt. D.h. es können so viele Memor gleichzeitig in Ihrem HELIUM V arbeiten wie Sie Geräte haben. Zusätzlich ist zu beachten, dass die Hauptmenüpunkte welche auf Ihrem Memor sichtbar sind aus der Lizenzierung kommen. D.h. diese können in ihrer Darstellung nicht vom Anwender beeinflusst werden. In der reinen Online HVMA können diese über die Systemrolle und den Reiter HVMA für die jeweilige Rolle gesteuert werden.
Selbstverständlich greifen in beiden Ausprägungen, die jeweiligen Modulrechte der dem angemeldeten Benutzer zugeordneten RestAPI Rolle (für das Memor) bzw. HVMA Systemrolle für die beiden HVMA auf den jeweiligen mobilen Telefonen.

Creative Commons Lizenzvertrag


HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter