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Bestellung

Statusübergänge

Trennung und Steuerung für mehrere Standorte

Anlegen einer Bestellung

Um eine neue Bestellung anzulegen gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie auf das Modul Bestellung   in der nun offenen Auswahl klicken Sie auf Daten aus einer bestehenden Anfrage übernehmen.

Wenn Sie eine Bestellung ohne Anfrage-Bezug erstellen wollen, so klicken Sie auf Neu .

Nun geben Sie in den Kopfdaten die allgemeinen Informationen zum Beleg ein. Das bedeutet u.a. den Lieferanten, Projekt, Bestellnummer, Termine - je nach Bedarf.

Mit einem Klick auf Speichern bestätigen Sie die Eingaben.

Wechseln Sie in den Reiter Positionen und geben hier die Positionen der Bestellung ein. 
Um eine neue Position hinzuzufügen klicken Sie auf Neu wählen im unteren Bereich des Fensters die Art der Position (Positionsarten), geben die Informationen (u.a. Menge) ein und klicken auf Speichern. Gehen Sie für alle gewünschten Positionen wie oben beschrieben vor.

 

Wenn die Erfassung der Positionen abgeschlossen ist, dann wechseln Sie in den Reiter Konditionen.
Hier geben Sie die Informationen ein, wenn diese von den Grundeinstellungen abweichen und ändern ev. die Texte für diese eine Bestellung ab. 

Mit Klick auf Drucken (oder oberes Menü Bestellung - Drucken...) erhalten Sie eine Voransicht des Ausdrucks. Mit dem Ausdruck , der Druckvorschau , dem Versenden per E-Mail oder speichern , aktivieren Sie die Bestellung, der Status ändert sich von angelegt in offen. 

Q: Wie wird aus einer Bestellung mit Status "angelegt" eine mit dem Status "offen"?

A: Der Statusübergang von angelegt nach offen geschieht immer durch den Aufruf der Funktion Drucken dieses Beleges. Siehe dazu auch Statusübergänge. 

Q: Welche Lieferadresse wird in der Bestellung angegeben?

A: Wird in einer Bestellung keine Lieferadresse angegeben, so wird (vom Lieferanten) die Ware an die Adresse des Lieferanten gesendet, da auf Ihren Bestellungsausdrucken Ihre Adresse angegeben ist. Nur wenn eine zusätzliche Lieferadresse angegeben wurde, wird der Lieferant dies an diese Adresse senden. Bitte bedenken Sie, dass die Lieferadresse immer die Adresse des Warenempfängers ist, die üblicherweise die Adresse eines Ihrer Kunden ist.

Q: Was ist die Lieferadresse in der Bestellung?

A: Die Lieferadresse ist jene Adresse an die die Ware vom Lieferanten gesandt wird. Üblicherweise ist dies die Adresse des Mandanten.
Wenn es erforderlich ist, dass die Ware direkt zum Kunden z.B. an eine Baustelle (Handadresse) gesandt werden muss, dann muss die Lieferadresse angegeben werden.

Q: Welche Rolle spielt der Liefertermin in der (dazugehörenden) Bestellung?

A: Der angegebene Liefertermin (eventuell pro Position) ist mein Wunschliefertermin für diese Position / für diese Bestellung. Zu diesem Zeitpunkt sollte die Ware beim Anwender eintreffen, bzw. bei der angegebenen Lieferadresse.
Zu diesem Termin erwarte ich die Ware im Haus. Der Liefertermin wird durch den bestätigten Liefertermin übersteuert. 
Von der Gewichtung her ist der, anhand einer Auftragsbestätigung des Lieferanten, eingepflegte Liefertermin wertvoller / verbindlicher, als der vom Anwender angegebene Wunschliefertermin. 

Q: Wie lange kann der Liefertermin geändert werden?

A: Wenn in einer Bestellung bereits Positionen erfasst sind, so kann der Liefertermin der Bestellung nicht mehr verändert werden. Beachten Sie bitte insbesondere bei Abrufbestellungen, dass daher der Liefertermin vor der ersten Erfassung der Positionen, ev. in Sicht Rahmen, richtig eingestellt ist. In aller Regel werden Sie dies beim ersten Speichern bereits einstellen.

Q: Wie wird der Vorschlagswert für den Liefertermin errechnet?

A: Dieser ist das aktuelle Datum plus der im Parameter DEFAULT_LIEFERZEITVERSATZ angegebenen Anzahl von Tagen. Wird dieser Parameter auf -1 gesetzt, so wird der Liefertermin in den Kopfdaten nicht vorbesetzt. D.h. es muss der gewünschte Liefertermin jedes Mal manuell eingegeben werden. Gerade bei ständig wechselnden Terminen ist dies unter Umständen ein Vorteil.

Q: Kann ich auch in anderen Mengeneinheiten bestellen?

A: Ja, wenn im Artikel die sogenannte Bestellmengeneinheit definiert ist. Siehe dazu.

Q: Der angegebene Rabatt wird automatisch verändert.

A: Siehe dazu bitte Verwendung der Preise und Rabatte.

Q: Kann der Bestellpreis automatisch in den Artikel zurückgepflegt werden?

A: Ja. Beachten Sie dazu die Einstellung der Auswahl: Preise für den Lieferanten nachpflegen.

 

Hier gibt es drei Möglichkeiten:

1.) Nicht nachpflegen

2.) Einzelpreis

3.) als Staffelpreis unter Angabe der gewählten Staffelmenge. Bei Angabe der Positionsmenge wird diese Menge für die Staffelmenge verwendet und gegebenfalls als neuer Staffelmengeneintrag in die Einkaufsstaffel des Artikellieferanten eingetragen.

 

Die Basiseinstellung ob die Preise zurückgepflegt werden oder nicht, sind von der Einstellung des Parameters DEFAULT_EINKAUFSPREIS_ZURUECKPFLEGEN abhängig. 

    0 ... nicht zurückpflegen

    1 ... immer zurückpflegen mit automatischer Erkennung ob Staffelpreise rückpflegen oder nicht

    2 ... immer nur als Einzelpreis zurückpflegen

Info: werden die Einzelpreise zurückgepflegt, so werden auch die Fixkosten, die Mindestmenge und die Verpackungseinheit gegebenfalls in den Artikellieferanten nachgepflegt.

Q: Was bedeuten die Felder im unteren Bereich der Bestellpositionen?

A: Mit diesen Feldern erhalten Sie zusätzliche Infos über den Artikel, weshalb diese auch mit Akt. LF-Daten (aktuelle Lieferanten Daten) gekennzeichnet sind.

Fixkosten Fixkosten auf dieser Position. Diese werden aufgrund des Artikellieferanten vorgeschlagen.
Verpackungseinheit Hier wird die beim Artikellieferanten hinterlegte Verpackungseinheit angezeigt (diese kann auch bei der Bestellung angedruckt werden)
Mindestmenge Hier sehen Sie die im Artikellieferanten definierte Mindestmenge.

Q: Wie erhalte ich schnell einen Überblick über die Warenbewegungen und den Bedarf der zu bestellenden Artikel?

A: Markieren Sie eine Zeile in den Bestellpositionen, mit Klick auf das Icon Monatsstatistik wird die Statistik über Warenzu- und abgänge dieses Artikels aufgerufen und angezeigt.

Q: Wie kann ein anderer Staffelpreis verwendet werden?

A: wählen Sie neben dem Punkt als Staffelpreis die gewünschte Staffelmenge aus der Combobox aus . Mit Klick auf den Button wird der zur Staffelmenge gehörende Preis in den Bestellpreis übernommen.

Q: Welche Rolle spielt das LS-Datum im Reiter Wareneingang in der (dazugehörenden) Bestellung?

A: Dies ist das Lieferscheindatum auf dem Lieferpapier des Lieferanten, welches Basis für den Wareneingang ist.

Q: Welche Rolle spielt das WE-Datum im Reiter Wareneingang in der (dazugehörenden) Bestellung?

A: Das ist das Datum der Wareneingangsbuchung. Mit diesem Datum werden die in den Wareneingangspositionen angegebenen Waren auf Lager gebucht.

Q: Wo sehe ich welche Wareneingangsposition zu welchem Wareneingang gehört ?

A: Wählen Sie im Reiter den gewünschten Wareneingang aus.

Wechseln Sie nun auf Wareneingangsposition.

Hier sehen Sie nun alle Positionen der Bestellung und deren Wareneingangsinformationen. Zusätzlich wird im Detail die Lieferscheinnummer dieses Wareneingangs angezeigt.

 

Die Spaltenüberschriften der Wareneingangsposition bedeuten:

Spaltenüberschrift Bedeutung
Offene Menge Gesamt offene Menge dieser Wareneingangsposition
Gel. WE-Menge Mit diesem Wareneingang gelieferte Menge
Bisherige WEPOS-Liefermenge Insgesamt bis zu diesem Wareneingang inklusive gelieferte Menge der Bestellposition
BSPOS-Menge Gesamt Bestellte Menge der Bestellposition
Bezeichnung Bezeichnung des Artikel, der Handeingabe
Gel.WE-Preis Geliefert-Preis der WE-Position

 

Bedeutung der Preis-Bezeichnungen im Wareneingang:

Gelieferter Preis ... Preis zu dem die Ware angeliefert wurde, z.B. laut Eingangsrechnung.

Fixkosten ............ Fixkosten für diese Wareneingangsposition

Einstandspreis ...... (gelieferter Preis * gelieferter Menge + anteilige Transportkosten + Fixkosten)

                            -------------------------------------------------------------------------

                                                                 gelieferte Menge

Bestellnettopreis ... Zu diesem Preis wurde die Bestellposition, dieser Wareneingangsposition bestellt.

Q: Wie kann ich zwischen einzelnen Wareneingängen wechseln?

A: Ab der Version 8845 können Sie mittels der Pfeile im Reiter Wareneingangspositionen zwischen den einzelnen Wareneingängen wechseln.

Zur Information, auf welchen Wareneingang sich die Wareneingangspositionen beziehen, welcher Wareneingang gerade angezeigt wird, finden Sie in der Mitte der Darstellung eine Zeile mit Informationen zum Wareneingang wie zum Beispiel 

Q: Kann der gelieferte Preis als Einzel-/Staffelpreis sofort beim jeweiligen Artikellieferant zurückgepflegt werden?

Ja, verwenden Sie dazu die Icons um den gelieferten Preis als Einzelpreis (links) bzw. als Staffelpreis (rechts) beim Artikellieferanten zu hinterlegen. Das Belegdatum wird als Gültig ab Datum eingetragen. Wenn der Artikellieferant im Artikel noch nicht hinterlegt ist, so wird auch dieser bei der Rückpflege des Preises als Artikellieferant angelegt. 

Wenn ein Preis aus der WEP zurückgepflegt wird und der Einzelpreis in der Bestellposition 0 ist, dann wird anstelle des Einzeplreises der Nettopreis verwendet. Weiters kommt in der EK-Staffel eine Warnung, wenn der Einzelpreis sowohl NULL als auch 0 ist.

Q: Kann der Wert der Position des Wareneingangs erfasst werden?

In dem Feld Gelieferter Preis können Sie den Preis für 1 Stück eingeben. Im Feld Gelieferter Wert können Sie für die Menge der gelieferten Menge (im Bild 10 Stk) den Gesamtpreis der Lieferungsposition eingeben. Besonders hilfreich ist diese Funktion bei Artikel, die kleine Preise, Kommazahlen und hohe Bestellmengen besitzen.
Da Lieferanten oft falsche Einzelpreise angeben, ist es möglich sein, bei der Wareneingangsposition für die eine Zulieferung den (Zeilen-) Gesamtpreis anzugeben.
Dieser wird dann durch die Liefermenge dividiert und somit ergibt sich der Geliefert Preis, welcher abgespeichert wird.

Q: Wie hängen Wareneingang, Wareneingangsposition und Bestellposition zusammen?

A: Beim Wareneingang geht es grundsätzlich darum, dass es immer wieder zu Teillieferungen auf einige / alle Bestellpositionen kommt. Daher ist es erforderlich, dass jeder Wareneingang auf jede Bestellposition buchen kann.

Wir haben dies daher so gelöst, dass in den Wareneingangspositionen (WEPOS) immer alle Mengenbehafteten-Bestellpositionen (siehe dazu auch den Parameter IN_WEP_TEXTEINGABEN_ANZEIGEN) angezeigt werden.

Das bedeutet, wenn Sie z.B. wissen möchten mit welchem Wareneingang eine Bestellposition angeliefert wurde, so wählen Sie einen Wareneingang aus und wechseln dann auf Wareneingangsposition. Alle Zeilen, bei denen bei Gel. WE-Menge Einträge sind, wurden mit diesem Wareneingang geliefert.

Q: Wie kann ich einer Bestellung eine Eingangsrechnung zuordnen?

A: Siehe bitte Eingangsrechnungszuordnung.

Q: Wie wirkt der allgemeine Rabatt in Bezug auf den zurückgepflegten Lieferantenpreis.

A: Dieser wird beim Rückeintragen nicht berücksichtigt.

Q: Können Bestellpositionen mit negativen Mengen eingegeben werden?

A: Nein. Sie erhalten ja von Ihrem Lieferanten keine Gutschrift, wenn Sie ihm Ware abkaufen.

Manche Anwender wollten mit diesen Eingaben die Rabatte auf Bestellpositionen und vor allem auf eine gesamte Bestellung darstellen. Verwenden Sie dafür bitte den allgemeinen Rabatt in den Konditionen.

Begründung:

Der allgemeine Rabatt wird auch in den Wareneingang übertragen und dort vorgeschlagen. Somit wirkt er bei der Warenzubuchung und es ergeben sich somit geänderte Einstandspreise, was ja für die Deckungsbeitragsrechnung Ihres Unternehmens wesentlich ist.

Q: Können Bestellpositionen mit negativen Preisen eingegeben werden?

A: Ja. Dies wird gerne für Preisreduktionen welche transparent dargestellt werden müssen verwendet.

Bedenken Sie bitte dass dies unter Umständen aus Sicht der Erfolgsrechnung, der Deckungsbeitragsbetrachtung nicht durchgängig ist.

Es bewirkt auch, dass negative Werte in Ihrem Lager liegen könnten, wenn der Reduktionsartikel nicht umgehend wieder ausgeliefert / vom Lager abgebucht wird.

Q: Was hat die Rechnungsadresse für eine Bedeutung?

A: Dies ist die Adresse des rechnungslegenden Lieferanten.

Beispiel:

Die Bestellung geht an einen externen Mitarbeiter des Lieferanten, welcher in Wien sitzt.

Die Lieferung erfolgt von Eindhoven (Holland) aus.

Um nun die Überleitung der Bestellung, über den Wareneingang, in die Eingangsrechnungsverwaltung richtig zu machen (EU-Ausland), muss die Rechnungsadresse auf den tatsächlich Beliefernden definiert sein.

Q: Kann die Rechnungsadresse geändert werden?

A: Sobald ein Wareneingang erfasst ist, können die Kopfdaten der Bestellung nicht mehr geändert werden. Wenn Sie jedoch erst bei der Rechnung bemerken, dass der Lieferant eine andere Rechnungsadresse besitzt, so finden Sie im Menü Bearbeiten den Punkt Rechnungsadresse ändern. Hiermit können Sie die Rechnungsadresse ändern solange bis Preise im Wareneingang erfasst sind.

Q: Wareneingangskommentar?

A: Der Wareneingangskommentar dient der Kommunikation zwischen den buchenden Personen und z.B. den Mitarbeitern der Buchhaltung. Sie können mit dieser Funktion für jede Wareneingangsposition einen Kommentar, also eine Bemerkung zu dieser Position hinterlegen. Um damit verschiedene Informationen für später oder eben andere Benutzer festzuhalten. Wenn auf einer Wareneingangsposition ein Kommentar hinterlegt ist, wird dies in der linken Spalte gekennzeichnet.

Q: Wie werden Transportkosten richtig erfasst?

A: Transportkosten zu Wareneingängen sollten, auch wenn sie oft als Position mitbestellt werden (müssen), nicht als Handeingabe oder Artikel im Wareneingang zugebucht werden, sondern dem Wareneingang als Kostenfaktor zugebucht werden.

Dazu gibt es in den Details des jeweiligen Wareneingangs die Felder 

TP-Kosten = Transportkosten, Zoll-Kosten, Bankspesen und sonstige Spesen. Als Gesamtheit Anlieferkosten.

Die Erfassung der Anlieferkosten in diesen Feldern bewirkt, dass diese Kosten anteilig auf die Positionen des Wareneingangs aufgeschlagen werden. Die Verteilung der gesamten Anlieferkosten erfolgt nach Positionswert. D.h. die Position mit dem höchsten Wert hat auch die höchsten Anlieferkosten zu tragen. D.h. der Einstandspreis der Positionen erhöht sich um den Faktor der anteiligen Transportkosten (genauer der gesamten Anlieferkosten).

Q: Wie werden Transportkosten, Anlieferrabatt und Anlieferpreis berücksichtigt?
Wie wird der Einstandspreis ermittelt?

A: Transportkosten werden anteilig nach Menge und Preis jeder bisher gelieferten Position aufgeteilt. Der Anlieferrabatt wird als Gesamtrabatt auf diese Lieferung (eine Lieferung entspricht einem Wareneingangseintrag) berechnet. D.h. es werden auch die Transportkosten rabattiert.

 

Ein Beispiel:

10 Stk. Socken à 7 € sind bestellt
20 Stk. Hosen à 20 € sind bestellt
10€ Transportkosten auf diese Lieferung
12% Anlieferrabatt

4 Stk. Socken kommen:

Einstandspreis = (Gelieferter Preis + (Transportkosten/Summe gelieferter Stück aller Positionen)) - Rabatt

Einstandspreis = (7 € + (10 € / 4)) - 12 % = 8,36   

 

nächste WE Position
5 Hosen
nun die Aufteilung der Transportkosten 
5*10€ (Socken) + 5*20 € (Hosen) = 50 + 100 = 150

Einstandspreis Socken = 10€ + (50/150)*10/5 = 10,6667€ -50% = 5,3333€
Einstandspreis Hosen = 20€ + (100/150)*10/5 = 21,3333€ -50% = 10,6666€

Der Rabatt wirkt also auf Anlieferpreis + anteilige Transportkosten.

Jede Änderung von Transportkosten bzw. Rabatt in den Wareneingangs-Kopfdaten stößt diese Berechnung erneut an.

 

Hinweis: Die Verteilung der Transportkosten erfolgt anhand der Werte jeder Wareneingangsposition. Sind nun Positionen mit Null(0,-) Preisen enthalten, so haben diese keinen Wert, was wiederum bewirkt, dass auch keine Transportkosten darauf gebucht werden. Wir gehen grundsätzlich davon aus, dass der Warenzugang einer Bestellung mit Transportkosten auch entsprechende, den tatsächlichen Kosten entsprechende Preise und somit Werte hinterlegt hat.

Q: Können die Transportkosten in einer anderen Währung als die Bestellung erfasst werden?

A: Sie finden rechts neben dem Feld TP-Kosten (Transportkosten) einen Knopf, der mit der Währung der Bestellung beschriftet ist. Damit gelangen Sie in einen Dialog in dem Sie als Rechenhilfe die Transportkosten in einer anderen Währung und zu einem anderen Stichtag für den Umrechnungskurs als der Wareneingang erfasst werden können.

 

Bitte beachten Sie, dass dies nur eine Rechenhilfe ist. Die Verbuchung der Transportkosten erfolgt immer in der Bestellwährung.

Q: Muss ich die Transportkosten zusätzlich als Aufwand einem Auftrag zuordnen?

A: Nein auf keinen Fall.

Wenn die Transportkosten in einem Wareneingang erfasst sind, so werden, siehe oben, die Transportkosten auf die angelieferten Artikel des Wareneingangs verteilt. Das bedeutet, dass die Transportkosten bereits im Gestehungspreis der Artikel enthalten sind.

Würden Sie die Eingangsrechnung der Transportkosten zusätzlich dem Auftrag zuordnen, so wären die Transportkosten doppelt enthalten.

Der Vorteil ist, dass die zusätzlichen Kosten direkt dem einzelnen Artikel des einen Wareneingangs zugeordnet sind. Wenn nun nur Teile der Ware ausgeliefert werden, so werden auch spätere Lieferungen mit den jeweils richtigen Transportkosten belastet.

Q: Wie storniert man Bestellungen?

A: Eine Bestellung wird üblicherweise dann storniert, wenn diese bereits beim Lieferanten ist. D.h. die Bestellung hat Positionen und diese bleiben in der Bestellung erhalten, es wird lediglich der Status auf storniert gesetzt. Zusätzlich muss eine stornierte Bestellung trotzdem ausgedruckt werden können, aber der Vermerk storniert oder Storno wird gedruckt. Durch das Storno der Bestellung werden alle Positionen dieser Bestellung aus der Bestelltliste entfernt. 

Um nun eine offene Bestellung zu stornieren, gehen Sie bitte in die Kopfdaten der Bestellung, klicken auf ändern und speichern und danach auf stornieren .

Eine bereits teilgelieferte Bestellung kann nicht mehr storniert werden. Verwenden Sie gegebenenfalls das manuelle Erledigen der gesamten Bestellung bzw. einzelner Bestellpositionen im Wareneingang.

Wenn eine stornierte Bestellung wieder aktiviert werden soll, kann durch ein Update in den Kopfdaten der Status auf angelegt zurückgesetzt werden. Durch das Drucken und den Statuswechsel auf offen werden die Artikel wieder in die Bestelltliste aufgenommen.

Q: Bestellung kann nicht storniert werden ?

A: Erklärung / Lösung:

Eine Bestellung die einen Wareneingang hat, auch wenn dies z.B. nur Testweise oder die falsche Bestellung war, kann nicht storniert werden. D.h. wenn die Bestellung trotzdem storniert werden muss, so müssen zuerst alle Wareneingangspositionen gelöscht werden. Dann können die Wareneingänge gelöscht werden und nun kann die Bestellung storniert werden.

Kann eine Wareneingangsposition nicht gelöscht werden, so sollte über das Warenbewegungsjournal des Artikels nachgesehen werden, mit welcher Lieferung der Artikel wieder verbraucht wurde. Dann ist dieser Verbrauch zurückzunehmen und dann die Wareneingangsposition zu löschen.

Q: Kann eine stornierte Bestellung wieder auf angelegt gesetzt werden ?

A: Ja. Wählen Sie im Menüpunkt Bearbeiten, Storno aufheben.

Q: Wie wird der Wareneingang / die Anlieferung richtig verbucht?

A: Im Panel Wareneingang wird die Lieferscheinnummer des Lieferanten eingetragen, der Rabatt kann noch verändert werden. Das Zubuchungs-Lager wird für diesen Wareneingang festgelegt. 

In den Wareneingangspositionen scheinen alle Positionen auf. Diese müssen einzeln verbucht werden, da sich in der Lieferung Abweichungen ergeben können.

Zum richtigen Wareneingang werden die jeweiligen Positionen in der gelieferten Menge verbucht. Das Programm schlägt immer die Restmenge vor, wenn mehr. Wird weniger angeliefert, so verändern Sie bitte die Menge entsprechend.

Der Einstandspreis ergibt sich aus dem Nettopreis - Rabattsätze der Lieferung plus anteilige Transportkosten. Der Nettopreis der Bestellposition wird als Information ausgegeben.

Q: Kann man einen weiteren Wareneingang direkt aus der Wareneingangsposition erfassen?

A: Ja, klicken Sie auf , danach erscheint ein Dialog in dem Sie die Informationen zum Wareneingang selbst erfassen. Geben Sie hier die Lieferscheinnummer und Datum, sowie das Lager an. Mit Klick auf OK wird der neue Wareneingang angelegt und Sie stehen im Reiter Wareneingangspositionen dieses Wareneingangs und können somit weitere Positionen erfassen.

Q: Können alle Bestellpositionen auf einmal verbucht werden ?

A: Ja, klicken Sie einfach auf , damit werden alle noch offenen Wareneingangspositionen, der nicht Chargen- bzw. Seriennummern geführten Artikel zugebucht.

Q: Können alle Bestellpositionen auf einmal als Preis erfasst verbucht werden ?

A: Ja, klicken Sie einfach auf , damit werden die als geliefert Preis eingetragenen Preise als Anlieferpreis bestätigt.

WICHTIG: Ist für alle Wareneingänge die Preis erfasst Information eingetragen, so wird der Status der Bestellung auf erledigt gesetzt. Daher ist es erforderlich, dass vorher eventuelle Transportkosten eingetragen werden.

Q: Kann eine Bestellposition nachträglich hinzugefügt werden?

A: Wenn eine Position geliefert wurde, die nicht Teil der HELIUM V Bestellung war, so klicken Sie im Reiter Wareneingangsposition auf das Icon . Wenn man in den Wareneingangspositionen eine neue Position hinzufügt, kann man rechts vom der Artikelicon einen Handartikel anlegen und zuordnen. Das Hinzufügen einer Position bewirkt, dass eine neue Bestellposition und Wareneingangspostion angelegt wird. Dieser Button kann nur ausgewählt werden, wenn noch keine Eingangsrechnung für den Wareneingang definiert ist.

Q: Wie werden mehrere Chargen auf einen Wareneingang zugebucht?

A: Derzeit kann pro Wareneingang nur eine Charge zugebucht werden.

Sollten Sie mit einer Lieferung mehrere unterschiedliche Chargen der selben Bestellpositionen erhalten, so ist es erforderlich, trotzdem mehrere Wareneingänge (der gleichen Lieferung) anzulegen und so die unterschiedlichen Chargen zuzubuchen.

 

Ab der Version 8523 sind mehrere Chargeinformationen pro Warenzugang möglich. Wenn im Chargendialog auf das '+'-Zeichen geklickt wird, bzw. auf Übernehmen geklickt wird, dann werden die Chargeninformationen abgefragt. Bei vorhandenen Chargen können per Doppelklick auf die Zeile die Chargeninformationen geändert werden.

Q: Können Chargen vereinzelt werden?

A: Gerade für das Thema Traceablity ist es wichtig, jedes Gebinde (z.B. eine Rolle SMD Widerstände) eigens zu erfassen.
Stellen Sie dafür den Parameter AUTOMATISCHE_CHARGENNUMMER_BEI_WEP auf 1.
Dies bewirkt, dass bei Chargengeführten Artikeln durch Klick auf das plus automatisch eine Chargennummer im Format "Bestellnummer-WENr-Posnr" vorgschlagen wird.
Nach dem Speichern der Wareneingangsposition kann nun durch Rechtsklick auf den Etikettendrucker sofort der Ausdruck der Wareneingangsetiketten angestoßen werden.

 

Q: Kann ein Wareneingang auf unterschiedliche Läger gebucht werden?

A: Nein. Es kann je Wareneingang das Zubuchungslager definiert werden.

Es werden damit alle Wareneingangspositionen dieses Wareneingangs auf das angegebene Lager gebucht.

Q: Wie kann eine erledigte Bestellung wieder ent-erledigt werden?

A: Wählen Sie den gewünschten Wareneingang aus und wechseln Sie in die Wareneingangspositionen. Klicken Sie auf ändern und entfernen Sie bei einer Position den Haken bei Preis erfasst. Nun noch abspeichern und die Bestellung ist wieder im Status geliefert. Nun können z.B. die Transportkosten eingetragen werden.

Q: Wie kann bei einer erledigten Bestellung ein Wareneingang gelöscht werden?

A: Wählen Sie den gewünschten Wareneingang aus und wechseln Sie in die Wareneingangspositionen. Klicken Sie nun auf ändern und entfernen Sie den Haken bei Preis erfasst und speichern Sie die Position ab. Nun ist die Bestellung nur mehr teilgeliefert und es kann der / alle Wareneingänge gelöscht werden.

D.h. für das Löschen eines Wareneingangs darf das "Preise erfasst" nicht angehakt sein. Dadurch ist der Wareneingang nur mehr im Status geliefert und somit kann er auch gelöscht werden.

Q: Wie kann eine Eingangsrechnung einem Wareneingang zugeordnet werden?

A: Sind für alle Wareneingangspositionen eines Wareneinganges alle Preise erfasst, so ist die Zuordnung der Eingangsrechnung freigeschaltet. Klicken Sie auf diesen Knopf um die Zuordnung des Wareneinganges zu einer Eingangsrechnung vorzunehmen.

Durch diesen Klick gelangen Sie in die Auswahlliste der Eingangsrechnungen. Hier kann nun durch Klick auf

Neu ... ... eine neue Eingangsrechnung angelegt werden. Es wird dabei der theoretische Wert der Eingangsrechnung anhand der Angeliefert Preise zzgl. den Transportkosten unter Berücksichtigung des Rabattes errechnet. Aufgrund des beim Lieferanten hinterlegten Mehrwertsteuersatzes wird der Bruttopreis errechnet. Wurde im Lieferanten unter Konditionen, das Warenkonto hinterlegt, so kann, mit Ausnahme der Lieferantenrechnungsnummer und dem Eingangsrechnungsdatum die Eingangsrechnung aus der Bestellung, genauer dem Wareneingang, ermittelt werden.

Durch den Klick auf Neu werden alle Daten der Eingangsrechnung wie oben beschrieben vorbesetzt. Tragen Sie die noch fehlenden Daten ein, überprüfen Sie den Rechnungswert und die Kontierung und speichern Sie die Eingangsrechnung ab.

Wichtig: Differiert der vorgeschlagene Eingangsrechnungswert zum tatsächlichen Betrag der Eingangsrechnung, so prüfen Sie bitte unbedingt Ihre Eingaben in den Wareneingangspositionen. Wenn alles richtig verbucht wurde, darf es zu keinen Differenzen kommen.

So hatten wir in der Praxis schon den Fall, dass in den Wareneingangspositionen immer 1000er Preise erfasst wurden und dann immer der Betrag der Eingangsrechnung korrigiert wurde. Im Endeffekt hat dies eine Differenz von 300.000,- € zwischen Warenzugangswert und Veränderung im Lager bewirkt, was wiederum bedeutete, dass die betroffenen Artikel in den betroffenen Losen deutlich zu hoch bewertet waren und damit Ihre Deckungsbeiträge viel zu nieder, oder die Verkaufspreise viel zu hoch waren. Mit allen möglichen Folgen daraus.

 

Hinweis: In der aufgeführten Liste der Eingangsrechnungen sehen Sie alle angelegten Eingangsrechnungen des jeweiligen Lieferanten. Damit können Sie auch mehrere Wareneingänge auf eine gemeinsame Eingangsrechnung zusammenhängen.

 

Wichtig: Durch jeden Klick auf Neu wird für den gewählten Wareneingang eine neue Eingangsrechnung angelegt. Die eventuell bestehende Eingangsrechnung bleibt trotzdem erhalten, verliert jedoch den Bezug zum Wareneingang. Bitte beachten Sie die entsprechende Meldung.

 

Hinweis: Haben Sie für einen Wareneingang mehrere Eingangsrechnungen erhalten, was in der Regel nicht vorkommen sollte, so muss für die richtige Zuordnung je Eingangsrechnung ein eigener Wareneingang angelegt werden.

 

Durch Klick auf

löschen ... ... wird die Verbindung zwischen Eingangsrechnung und Wareneingang gelöscht.

 

Durch Klick auf 

ändern ... ... kann die durch den Cursorbalken ausgewählte Eingangsrechnung geändert werden. Dies bewirkt keine Änderung der Zuordnung der Eingangsrechnung zum Wareneingang.

Q: Die Ware meines Lieferanten kommt einmal aus dem Inland, dann wieder aus dem Ausland?

A: Es kommt immer wieder vor, dass zum Zeitpunkt der Bestellung nicht bekannt ist, von welchem (EU-Aus-)Land die Lieferung tatsächlich erfolgt. D.h. hier kann beim Erzeugen der Bestellung keine wirklich richtige Rechnungsadresse angegeben werden. Da aber steuerlich eine deutliche Unterscheidung zwischen Inlands und EU-Auslands-Lieferungen (und auch Drittland) zu machen ist, muss in diesem Falle, nachdem die Eingangsrechnung wie oben beschrieben angelegt wurde, der Lieferant auf den tatsächlich liefernden geändert werden. Beachten Sie bitte, dass der Lieferant dann auch entsprechend steuerlich richtig definiert ist.

Q: Wie kann ich unterliefern?

A: Im Panel Wareneingangsposition kann mit eine einzelne Bestellposition erledigt werden. Das bedeutet Sie erwarten von dieser Bestellungsposition keine weitere Anlieferung von Ihrem Lieferanten. Zusätzlich wird in der rechten Spalte der Status (offen, erledigt) der jeweiligen Bestellposition angezeigt. Haben Sie versehentlich die falsche Position erledigt, so klicken Sie erneut auf den und ent-erledigen damit die Bestellposition wieder.

Q: Wie kann ich überliefern?

A: Geben Sie im Panel Wareneingangsposition beim jeweiligen Artikel die entsprechend höhere Menge an. 

Q: Fehlmengenauflösung?

A: Siehe nachträglich Fehlmengen bei der Zubuchung auflösen

 

Neben der Auflösung der Fehlmengen der Lose, gibt es die Möglichkeit auch Reservierungen aus Aufträgen bei Warenzubuchung automatisch zu buchen. Diese Zusatzfunktion kann von Ihrem HELIUM V Betreuuer aktiviert werden. Wird nun ein Artikel mit Reservierung zugebucht, so erscheint die Fehlmengenauflösung

Hier können Sie erkennen, dass neben der Auftragsreservierung auch Lose diesen Artikel benötigen würden. Das R in der Spalte Typ signalisiert, dass es sich um Reservierungen handelt und F steht für Fehlmengen. Reservierungen von Losen können über die Fehlmengenbuchung nicht aufgelöst werden.

Markieren Sie nun die gewünschte Zeile und klicken Sie auf das Icon um die markierte Zeile aufzulösen bzw. auf bearbeiten und ändern die Menge auf die gewünschte Menge ab.

Damit wird ein Lieferschein, wenn er schon besteht und im Status angelegt ist ergänzt oder ein neuer LS angelegt und die Position eingebucht.

Q: Warum kann man das Lager im Wareneingang nicht mehr verändern?

A: Wenn bereits Wareneingangspositionen verbucht wurden, so sind diese bereits einem Lager zugeordnet. Um die Lagerdefinition für die Zubuchungen dieser Bestellung zu ändern, müssen alle Wareneingangspositionen vorher zurückgenommen werden.

Q: Was bedeutet Teillieferung in den Kopfdaten?

A: Unterschied Gesamtlieferung und Teillieferung:

Bei der Gesamtlieferung rechnet der Empfänger damit alle Artikel gemeinsam geliefert zu bekommen. Im Druck der Bestellung wird ein Vermerk mitgedruckt, dass die Positionen dieser Bestellung nur als gesamtes geliefert werden dürfen.

Wareneingänge können unabhängig von dieser Vorgabe an Ihren Lieferanten angelegt und verbucht werden.

Q: Was ist eine Rahmenbestellung?

A: Eine Rahmenbestellung ist eine Vereinbarung mit Ihrem Lieferanten eine bestimmte Menge eines oder mehrerer Artikel in einem gewissen Zeitraum zu beziehen und diese auch zu einem besonderen Preis geliefert zu bekommen. Üblicherweise werden Rahmenvereinbarungen auch zur Verbesserung von Lieferzeiten getroffen.

Q: Was ist eine Abrufbestellung?

A: Mit der Abrufbestellung rufen Sie Teilmengen / Teilpositionen der Rahmenbestellung ab. Die Abrufbestellung bezieht sich immer auf eine Rahmenbestellung. Dies wird auch beim Druck der Abrufbestellung entsprechend mit angegeben. Durch den Abruf einer Rahmenbestellung reduziert sich die offene Rahmenmenge. Verwenden Sie diese Information auch um die offenen Rahmenmengen mit Ihrem Lieferanten abzustimmen.

Q: Was bedeutet Divisor, manuell und Rest bei der Abrufbestellung?

Divisor: Da die Abrufmengen einer Rahmenbestellung sehr oft Untermengen der Rahmenbestellung sind, können Sie bei der Übernahme der Rahmenbestellung in die Abrufbestellung einen Divisionsfaktor angeben, mit dem die Positionsmenge der Rahmenbestellung in den Abruf übernommen werden sollten. Dieser Divisor wird nur beim Anlegen einer neuen Abrufbestellung abgefragt.

Ein Beispiel:

Rahmenmenge 168 Stk zu 12 Abrufen

Anlage einer Abrufmenge, Divisor 12, da Sie ja 12 Abrufe geplant haben ergibt

Abrufmenge 14 Stk.

Manuell: Geben Sie manuell die Mengen der Positionen aus der Rahmenbestellung ein.

Rest: Alle verbleibenden Positionen werden errechnet und bestellt.

Q: Kann man eine bestehende Bestellung kopieren und bearbeiten

A: Ja, die Daten für eine neue Bestellung können aus einer bestehender Bestellung verwendet werden. Verwenden Sie dazu den Button Bestellung kopieren.

Auch beim Erstellen von Abrufbestellungen für bestehende Rahmenbestellungen hilft das Übernehmen der bestehenden Daten.
Wählen Sie dazu eine schon bestehende Abrufbestellung und kopieren diesen – nun werden die Daten (Kopfdaten und Positionen mit Rahmenauftragsbezug) übernommen.

Q: Wie nutzt man eingegebene Daten wie Verpackungseinheit, Mindestbestellmenge, Staffeln?

A: Bei der Eingabe der Bestellpositionen kommen viele Daten aus dem Artikelstamm zum Tragen. Um die Staffelmengen per Knopfdruck auswählen zu können, finden Sie neben Fixkosten, Verpackungseinheit und Mindestmenge die ersten beiden Staffelmengen im unteren Eingabebereich. Durch Klick auf den jeweiligen Button werden Menge und Staffelpreis nach oben übernommen.

Q: Die Lieferanten habe unterschiedliche Verpackungseinheiten, wie gehe ich da vor?

A: Definieren Sie im Artikelstamm unter Artikellieferant die entsprechende Verpackungseinheit des Lieferanten und gegebenenfalls auch die dazu gehörende Mindestbestellmenge. Dadurch werden bei der Eingabe der Bestellmenge die Daten auf ein ganzzahliges Vielfaches der Verpackungseinheiten überprüft. Ist die Bestellmenge kein ganzzahliges Vielfaches, so erscheint ein entsprechender Hinweis.

Q: Wie mit Verpackungseinheiten des Artikellieferants und der Lagerbewirtschaftung in abweichender Einheit umgehen?

Anwender schildern, das Problem, dass Lieferanten, an Stelle von bestellten Stück die Anzahl in Verpackungseinheiten liefern (z.b. werden 10 Stk. bestellt, geliefert aber 10 VPE). Hierzu gibt es die Möglichkeit im Bestellungsdruck ein eigenes Feld für die VPE des Artikellieferanten einzufügen. Somit ist die Information für den Lieferanten ersichtlich, dass 10 Stück bestellt werden, diese bei ihm jedoch nur 1 Verpackungseinheit umfassen. Bitte kontaktieren Sie Ihren HELIUM V Berater um dies bei Ihnen einzufügen.

Q: Wie verbucht man Wareneingänge mit geänderten Preisen?

A: Man verbucht normal als Wareneingang, gibt aber den geänderten Wert in das Feld Gelieferter Preis ein. Ansonsten lässt man dieses Feld frei, dann wird der Bestellpreis verwendet. Der gelieferte Preis wird NICHT als Preis in den Artikellieferanten zurückgepflegt.
Wenn der gelieferte Preis um mehr als 10% vom Bestellpreis abweicht wird eine Warnung ausgegeben.

Q: Ich habe eine Wareneingangsposition zugebucht und kann diese nicht mehr ändern.

A: Möglichkeit a.) Ist die soeben zugebuchte Wareneingangsposition die letzte offene Position dieser Bestellung gewesen, so wird durch diese Zubuchung automatisch die gesamte Bestellung auf erledigt gesetzt. Wenn nun dieser Wareneingang noch einmal geändert werden muss, so muss zuerst der Status der Bestellung von Erledigt auf Geliefert zurückgeändert werden. Danach kann die Wareneingangsposition wieder verändert werden.

Möglichkeit b.) Die zugebuchte Wareneingangsposition wurde bereits durch ein anderes Modul verbraucht.

D.h. es muss dieser Verbrauch zurückgenommen werden damit der Wareneingang auf die gewünschte Menge reduziert werden kann. Hinweis: Der Verbrauch in ein Los kann am Einfachsten durch die Rücknahme der Losausgabe durchgeführt werden. Siehe dort.

Q: Ich kann eine Wareneingangsposition nicht mehr löschen.

A: Um eine Wareneingangsposition grundsätzlich löschen zu können, prüfen Sie bitte:

Q: Wie finde ich heraus, wodurch der Wareneingang verbraucht wurde?

A: Gehen Sie im Artikelmodul direkt auf den Artikel, z.B. aus den Wareneingangspositionen heraus mit dem GoTo Knopf .

Sie sind nun im Artikelmodul. Hier wählen Sie Info, Warenbewegungsjournal. In diesem Journal sehen Sie alle Warenzu- und Abgänge des Artikels. Suchen Sie hier die gewünschte Zugangsbuchung und finden Sie damit die entsprechende Lagerabbuchung.

Nun ändern Sie die Lagerabbuchung in der Form, dass der Verbrauch zur tatsächlichen Zubuchung passt. Nun kann auch der Wareneingang auf die gewünschte Menge korrigiert werden.

Siehe dazu bitte auch Statistik der Artikel.

Q: Wareneingangsjournal

A: Mit dem Wareneingangsjournal haben Sie eine praktische Möglichkeit Ihre Wareneingänge im Zeitraum aufzulisten. Es stehen viel Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Verfügung.

Da manchmal auch gewünscht ist, dass angezeigt werden sollte, wo das Material verwendet wurde, wodurch es verbraucht wurde, steht mit Warenverbrauch zur Verfügung. Wird dieser Parameter angehakt, so werden neben den Wareneingängen auch die direkt zum Wareneingang zuordenbaren Warenausgänge dargestellt.

Q: Ändern der Bestellung von Erledigt auf geliefert

A: Wählen Sie die Bestellung aus und gehen Sie in das Wareneingangspanel dieser Bestellung. Nun klicken Sie auf Ändern. Den nachfolgenden Dialog

bestätigen Sie mit Ja.

 

Wichtig:

Da der Status immer beim Abspeichern der Wareneingänge bzw. der Wareneingangspositionen neu ermittelt wird, wird durch ein nachfolgendes Speichern der Status wieder auf erledigt gesetzt. Beenden Sie daher das Ändern des Wareneinganges durch Abbrechen.

Q: Wie können auf einfache Weise die Transportkosten nachträglich erfasst werden?

A: Es kommt immer wieder vor, dass Transportkosten auf eine bereits erledigte Bestellung gebucht werden müssen. Daher muss die Bestellung zuerst vom Status erledigt auf geliefert geändert werden, danach können die Transportkosten erfasst werden und durch das Speichern wird die Bestellung automatisch wieder in den Status erledigt versetzt.

Aufgrund dieser Logik ist es erforderlich, dass zweimal auf ändern geklickt wird.

Beim Ersten Klick auf Ändern wird der Status von Erledigt auf geliefert geändert (siehe oben) und beim zweiten Klick wird die eigentliche Änderung gestartet.

Geben Sie nun die Transportkosten ein und klicken Sie auf Speichern. Nun wird der Status der Bestellung geprüft und diese automatisch wieder auf erledigt gesetzt, wenn dafür alle Bedingungen erfüllt sind.

Das bedeutet auch, dass wenn Ihre Bestellung mehrere Wareneingänge gebucht hat, muss dieser doppelte Änderungsvorgang für jeden Wareneingang durchgeführt werden.

Q: geliefert / erledigt was ist der Unterschied ?

A: bei einer gelieferten Bestellung sind alle Positionen geliefert bzw. wegen Unterlieferung manuell auf erledigt gesetzt.

Bei einer erledigten Bestellung sind zusätzlich bei allen Wareneingangspositionen die Preise erfasst und damit freigegeben. Beachten Sie dazu bitte auch Lagerwert zum Stichtag und offene Wareneingänge

Q: Wo sehe ich, welche Abrufe an meiner Rahmenbestellung hängen?

A: Gehen Sie in der Rahmenbestellung in die Kopfdaten. Hier werden links unten die Abrufe zu dieser Rahmenbestellung angezeigt. Um den Status der Mengen zu sehen, wählen Sie bitte Sicht Rahmen in den oberen Modulreitern der Bestellung.

Q: Ich habe alle Positionen aus meiner Abrufbestellung gelöscht, wie kriege ich die Positionen mit Rahmenbezug wieder in meine Bestellung?

A: Gehen Sie in der Abrufbestellung auf Sicht Rahmen. Ändern Sie nun die Menge der Bestellung entsprechend auf die gewünschte Abrufmenge. Dadurch wird automatisch diese Position mit Rahmenbezug in die Bestellposition übernommen.

Hinweis:

Die unter Positionen neu eingepflegten Artikel, Handartikel haben keinen Bezug zur Rahmenbestellung und reduzieren daher die offene Rahmenmenge NICHT. Sie haben damit die Freiheit auch Positionen zu bestellen die in der eigentlichen Rahmenbestellung nicht enthalten waren.

Q: Wieso ist die AB-Nummer so kurz?

A: Die bei den Lieferdaten eingebbare AB-Nummer (Auftragsbestätigungsnummer des Lieferanten) ist auf 20Stellen begrenzt. Dies hat den Hintergrund, dass diese AB-Nummer auch in den Bestellübersichten usw. mit angedruckt wird und daher entsprechend Platz benötigen würde.

Q: Wie kann eine erledigte Wareneingangsposition wieder bearbeitet / gelöscht werden ?

A: Ist in einer Wareneingangsposition Preise erfasst bereits angehakt, so kann diese nicht gelöscht werden. Um sie zu löschen muss vorher das Preise erfasst entfernt werden. Gehen Sie daher auf ändern und entfernen Sie den Haken bei Preise erfasst. Nun kann mit löschen der Wareneingang dieser Position gelöscht werden.

Beachten Sie bitte, dass das Löschen nur möglich ist, wenn die Menge dieses Warenzugangs auch noch tatsächlich auf Lager liegt.

Q: Für die Erledigung eines Wareneingangs werden Dokumente angefordert.

A: Ist ein Artikel als Dokumentenpflichtig gesetzt, so muss beim Wareneingang für diese Artikel zumindest ein Dokument hinterlegt sein, anderenfalls erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Q: Ich kann auf einer Wareneingangsposition kein Dokument hinterlegen, der Knopf wird nicht angezeigt.

A: Ist in den Wareneingangspositionen noch keine einzige Wareneingangsmenge gebucht, so fehlt auch der Knopf für die Dokumentenablage. Buchen Sie zuerst eine Menge zu, danach wird sofort der Dokumentenablageknopf für diese Position angezeigt.

Q: Wozu dient das Lieferantenmahnwesen?

A: Leider zeigt die Praxis, dass manche Lieferanten die Wunschtermine nicht einhalten (können). Mit dem Lieferantenmahnwesen können die offenen Lieferungen und die offenen Lieferbestätigungen angemahnt werden.

Das Lieferantenmahnwesen ist in drei Arten geteilt.

a.) Mahnung der Lieferanten-Auftragsbestätigung

Hier werden jene Bestellpositionen angemahnt, bei denen noch kein Wareneingang und kein vom Lieferanten bestätigter Liefertermine angegeben ist und deren Bestelldatum drei Tage älter als der heutige Tag ist.

b.) Mahnung der Lieferungen

Hier werden jene Bestellpositionen angemahnt, bei denen bereits der Liefertermin überschritten ist.

c.) Mahnen als Liefererinnerung, wenige Tage vor der eigentlichen Lieferung

Hier werden der Lieferant daran erinnert, die Bestellpositionen rechtzeitig zu liefern, die in den nächsten Tagen von ihm an Sie angeliefert werden sollte.

Es wird pro Bestellung nur eine Mahnstufe verwaltet.

Als Liefertermin wird der eingepflegte bestätigte Liefertermin herangezogen. Ist kein bestätigter Liefertermin eingetragen, so wird der ursprüngliche (Wunsch-)Liefertermin verwendet.

 

Hinweis:

Die Mahnstufen werden im Bestellungsmodul, Grunddaten, Mahntext bzw. Mahnstufe definiert. Hier gilt die Regel, dass immer die nächst höhere Mahnstufe (aktuelle Mahnstufe + 1) für die nächste Mahnung verwendet wird. Ist diese nicht definiert, so wird die Mahnstufe 99 verwendet.

Achten Sie daher darauf, dass die verschiedenen Mahnstufen lückenlos definiert werden. (Also von 1 - 5).

Q: Bestellungen mahnen

A: Mit dem in HELIUM V implementierten Mahnwesen wird sowohl der Bereich der Einzelmahnung als auch der Sammelmahnung abgedeckt.

Für das Verhalten des Mahnwesens sind die Einstellungen der Mahnstufen und der Mahntexte, welche Sie im Modul Bestellung, Grunddaten vornehmen, wesentlich.

Durchführen eines Mahnlaufes, Sammelmahnung

Unter klicken Sie auf neu und wählen aus, ob Sie echte Liefermahnungen oder AB-Mahnungen oder beides erstellen möchten.

Nun werden alle offenen Bestellungen des Mandanten nach den obigen Regeln durchsucht und die zu mahnenden Bestellungen in die Mahnliste aufgenommen. In der Auswahlliste der Mahnläufe erhalten Sie einen neuen Eintrag. In diesem ist 

  

das Datum des Mahnlaufes, die Anzahl der zu mahnenden Bestellungen und die Anzahl der davon noch nicht gemahnten Bestellungen angeführt.

 

Im Reiter sehen Sie nun eine Liste aller zu mahnenden Bestellungen mit deren Positionen.

Sie können hier die Mahnung einer einzelnen Bestellung ausdrucken

eine einzelne Bestellung aus der Mahnliste herauslöschen ,

und mit die Mahnstufe der Bestellung verändern.

Eine bereits gemahnte Bestellung, also eine gedruckte Mahnung kann mit wieder zurückgenommen werden.

 

Der Status des Mahnungsdruckes ist anhand des Häkchens am rechten Rand ersichtlich.

= Mahnung bereits gedruckt. 

Gedruckte Mahnungen reduzieren auch die Anzahl der Offenen in der Sicht Mahnungslauf.

 

Wurden alle Mahnungen eines Mahnlaufes versandt, so kann ein neuer Mahnlauf gestartet werden.

 

Wichtig: Wird der Mahnungsdruck aus der Sicht gestartet, so werden sogenannte Sammelmahnungen erstellt. D.h. pro Lieferant wird nur eine Mahnung versandt.

Wird der Mahnungsdruck aus der Sicht gestartet, so wird nur diese eine Bestellung gemahnt. Ein nachfolgender Mahnungsdruck aller Mahnungen könnte eine weitere Mahnung an den gleichen Lieferanten

senden.

 

Wichtig: Wenn der Mahnlauf ausgedruckt wurde, werden alle Mahnungen, als versendet gekennzeichnet, selbst wenn sie nur kontrolliert wurden. Nehmen Sie den Mahnlauf zurück (siehe unten), wenn Sie sie per Fax oder Mail versenden möchten.

Mahnlauf zurücknehmen

Im Modulreiter Mahnläufe. Damit werden alle bereits als ausgedruckt gekennzeichneten Mahnungen wieder als nicht ausgedruckt gekennzeichnet. Damit können Sie bereits versandte Mahnungen erneut versenden.

Mahnlauf löschen

Im Modulreiter Mahnläufe. Hiermit löschen Sie den gesamten Mahnlauf. Z.B. wenn Sie vor dem Erstellen des Mahnlaufes vergessen haben Zahlungen einzubuchen.

 

Versand der Mahnungen per Fax oder EMail:

Mit den Knöpfen Faxversand und EMailversand können die offenen Bestellmahnungen als Gesamtes auf einmal versandt werden. Bitte achten Sie darauf dass hier nur mehr die offenen Bestellungen versendet werden. Wurden z.B. zur Kontrolle die Mahnung mit dem Druckersymbol in die Vorschau gedruckt, so sind bereits alle Mahnungen ausgedruckt und ein nachträglicher Versand der Mahnungen würde keinen weiteren Versand mehr auslösen. Wurden aus Kontrollzwecken die Mahnungen in die Vorschau gedruckt, so kann dieser Status durch Klick auf den wieder zurückgenommen werden.

 

Hinweis: Nur bei den Sammelmahnungen werden die EMail-Adressen bzw. Fax-Nummern der Ansprechpartner an den Druck und damit an den Versanddienst übergeben. Werden Mahnungen zuerst in die Vorschau gedruckt und von da aus versucht jede einzelne Sammelmahnung per Fax/EMail zu versenden, so müssen derzeit die Empfängerdaten per Hand eingegeben werden. Verwenden Sie daher bitte den oben beschriebenen Versand. Möchten Sie nur eine/wenige einzelne Mahnung(en) erneut per Fax/EMail versenden, so entfernen Sie die Markierung durch und klicken Sie dann auf den jeweiligen Versandknopf.

 

Da die Sammelmahnungen ja Bestellungen, welche an verschiedene Ansprechpartner gingen enthalten können, werden diese nur an die zentralen Email-/Faxadressen der jeweiligen Firmen gesandt.

Q: Es sollten nur bestimmte Artikelgruppen gemahnt werden.

A: Definieren Sie in den Bestellungen, unterer Modulreiter Grunddaten, oberer Modulreiter die zu mahnenden Artikelgruppen . Damit wird erreicht dass nur die Artikel gemahnt werden, die dieser Artikelgruppe entsprechen.

Bitte beachten Sie, dass wenn hier Artikelgruppen definiert sind, nur diese Artikelgruppen gemahnt werden und dass damit impliziert ist, dass auch keine Handeingaben gemahnt werden können.

Q: Was ist beim automatischen Mahnlauf zu beachten?
Wieso werden immer am Mittwoch keine automatischen Mahnungen erzeugt ?

A: In einigen Unternehmen ist es üblich, im automatischen Nachtjob nur die fehlenden Auftragsbestätigungen einzumahnen.

Nun kommt es immer wieder vor, dass für den Mittwoch keine Bestell-Auftragsbestätigungs-Mahnungen erzeugt werden.

Warum ?

Hintergrund:

Die Abmahnungen werden immer dann erzeugt, wenn drei Tage nach dem Bestelldatum noch keine Auftragsbestätigungen eingegeben sind. Haben Sie nun Lieferanten die entsprechend reagieren und werden die Auftragsbestätigungen auch umgehend eingegeben, was beim automatischen Mahnungsversand fast zwingend erforderlich ist, so sind in aller Regel für Mittwoch keine Auftragsbestätigungsmahnungen zu versenden, da sie ja am Sonntag davor normalerweise keine Bestellungen an Ihre Lieferanten gesandt haben.

Q: Wieso werden auch Rahmenbestellungen AB gemahnt?

A: Gerade bei Rahmenbestellungen haben Sie ja mit Ihrem Lieferanten einen Vertrag ausgehandelt. Daher ist es auch hier erforderlich, dass Sie von Ihrem Lieferanten eine Auftragsbestätigung erhalten und diese unter Sicht Lieferantentermine einpflegen. Wurde diese Daten nicht eingepflegt, werden beim Mahnlauf auch die fehlenden Auftragsbestätigungen der Rahmenbestellungen angemahnt.

Hinweis: Bei einer Rahmenbestellung werden immer die gesamten Mengen AB angemahnt, da dies ja als Gesamtes bestätigt werden muss. D.h. die angemahnte Menge ist unabhängig von eventuell bereits erfolgten Rahmenabrufen und daraus resultierenden Teillieferungen. Bitte achten Sie daher darauf, dass die Rahmenbestellungen 

Hinweis2: Da auf Rahmenbestellungen ja keine Lieferungen erfolgen, wird für Rahmenbestellungen keine Liefermahnung erzeugt.

Q: Können Bestellmahnungen nur für bestimmte Artikelgruppen gemacht werden ?

A: Ja. Definieren Sie in den Grunddaten der Bestellung die zu mahnenden Artikelgruppen. Wir haben dies so gesteuert, dass wenn hier Artikelgruppen eingetragen sind, so werden nur diese Artikelgruppen gemahnt. Ist hier keine einzige Artikelgruppe definiert, so werden alle Mengenbehafteten Positionen angemahnt.

Dies bedeutet auch, dass bei einer Definition von zu mahnenden Artikelgruppen, Handeingaben nicht gemahnt werden.

Q: An welchen Empfänger werden die durch den Nachtjob erzeugten Bestellmahnungen gesandt ?

A: Je nach Organisation Ihrer Unternehmens-Email Kommunikation kann es praktisch sein wenn:

Eine Rahmenbestellung ist im Status abgerufen. Warum kann ich das nicht erledigen?

Die Rahmenbestellung berücksichtigt zu Ihrer Information auch den Status der Abrufe. D.h. ist ein Rahmenbestellung nur teilweise abgerufen, so bleibt sie im Status offen. Ist sie vollständig abgerufen, so ist sie im Status abgerufen. Erst wenn alle Abrufe im Status erledigt sind, wechselt auch die Rahmenbestellung in den Status erledigt.

Q: Beistellware, wie wird das richtig gemacht?

A: Viele Lohnfertiger erhalten von Ihren Kunden Ware zur Fertigung beigestellt. In vielen Fällen ist es auch so, dass nur spezielle Teile, wie z.B. Artikel mit langen Lieferzeiten, Artikel mit Copyright usw. von den Kunden beigestellt werden. Wie wird das nun richtig gehandhabt, um die Teile auch richtig in die Warenbewirtschaftung einfließen zu lassen.

  1. Wir gehen davon aus, dass Sie die dem Kunden versprochenen Liefertermine halten wollen und daraus die Verantwortung für die Materialbeschaffung übernommen haben.

  2. Das bedeutet, dass Beistellteile von der Warenlogistik her, genauso zu behandeln sind, wie Artikel die Sie bei Lieferanten zukaufen.

  3. Das bedeutet, die Beistellteile sind als Artikel in die Stücklisten aufzunehmen.

  4. Um die Teile beim Kunden möglichst automatisch zu beschaffen, ist der Kunde auch als Lieferant anzulegen. Nutzen Sie hier die zentrale Partnerverwaltung.

  5. Über Interne Bestellung (Fertigung) und Bestellvorschlag werden - ausgelöst durch Ihre Auftragsbestätigung an den Kunden - die Artikel zeitgerecht bei Ihrem Kunden, der als Lieferant behandelt wird, durch eine Bestellung angefordert.

  6. Über den Warenzugang werden die Teile dem Lager zugebucht und damit im bei Ihnen üblichen Warenfluss behandelt. So können die Teile z.B. entsprechend etikettiert und geprüft werden.

  7. Eventuell auflaufende Transportkosten können den, meistens kostenlosen, Beistellteilen zugeordnet werden und werden so im Endeffekt auch in der Produktnachkalkulation berücksichtigt.

  8. Ist die Bestellung erledigt, kann sie durch Manuell erledigen auf Vollständig erledigt gesetzt werden.

Hinweis:

Es ist theoretisch auch möglich die Teile durch einen Lieferschein an den Kunden unter Angabe von negativen Mengen zuzubuchen. Das ist von der Menge her gesehen nicht falsch, es fehlen jedoch alle anderen bei der Warenbewirtschaftung zusätzlich zu beachtenden Punkte. Daher ist von dieser Vorgehensweise dringend abzuraten.

Q: Eine Bestellposition lässt sich nicht mehr löschen?

A: Sind auf einer Bestellposition bereits eine weiterführende Buchung, z.B. Mahnung bzw. Wareneingang eingetragen, so kann diese Position nicht mehr gelöscht werden.
Gehen Sie hier so vor, dass Sie die Menge der Bestellposition auf die nun noch offene Menge, z.B. 0 (Null) ändern und senden Sie Ihrem Lieferanten diese geänderte Bestellung erneut zu, da durch diese Änderung der Vertrag mit Ihrem Lieferanten geändert wurde.

Q: Können die Bestellpositionen sortiert werden?

A: Ja. Durch Klick auf kann in den Bestellpositionen die Bestellung, welche im Status angelegt sein muss, nach der Artikelnummer / Identnummer sortiert werden. Dies ist praktisch, wenn die Bestellpositionen zusammengetragen werden um dann einen Überblick über die unterschiedlichen Artikel zu erhalten. Die Sortierung erfolgt in der Form, dass zuerst die Positionsart Ident sortiert nach Identnummern, dann die Handeingaben und danach die weiteren Positionsarten, so wie erfasst einsortiert werden.

Q: Wird die Mahnstufe auch in der Übersicht angezeigt?

A: Ja. in der rechten Spalte der Auswahlliste, wird die jeweilige Mahnstufe der Bestellung angezeigt. Hier bedeutet die "0", dass die Bestellung nur AB-gemahnt wurde. Mahnstufen ab 1 stellen die jeweilige Liefermahnung dar. Ist die Spalte leer, so wurde keine Mahnung dafür erzeugt.

 

Q: Kann ich auch die vom Lieferanten bestätigten Liefertermine, die Auftragsbestätigung des Lieferanten eintragen?

A: Ja, das ist sogar sehr wichtig.

Es steht dafür dafür der Reiter Sicht Lieferantentermine zur Verfügung.

Von der Gewichtung her ist der, anhand einer Auftragsbestätigung des Lieferanten, eingepflegte Liefertermin wertvoller / verbindlicher, als der vom Anwender angegebene Wunschliefertermin, daher diese Eingabemöglichkeit.

D.h. der eingepflegte bestätigte Liefertermin wird in der Bestelltliste des jeweiligen Artikels gemeinsam mit der Auftragsbestätigungsnummer Ihres Lieferanten und eventuell des zusätzlich erfassten Kommentars angezeigt.

Um die Auftragsbestätigungsdaten einzupflegen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

 

Ändern:

Wählen Sie die zu ändernde Position aus und klicken Sie auf den Ändern Knopf. Geben Sie nun den bestätigten Termin (bei Ihnen eintreffend) und die AB-Nummer des Lieferanten ein. Im untern Feld besteht die Möglichkeit einen Kommentar, eine zusätzliche Information zu hinterlegen.

Ist der Parameter URSPRUNGSTERMIN_FUER_LIEFERANTENBEURTEILUNG eingeschaltet, so steht, besonders für die Lieferantenbeurteilung zusätzlich die Möglichkeit eines zweiten, des eigentlichen ursprünglich bestätigten Termins zur Verfügung. D.h. ändert Ihr Lieferant nachträglich seinen Liefertermin, was leider oft auch mehrfach vorkommt, so sollten Sie diese Änderung einpflegen. Für die Beurteilung seiner Termintreue, wird jedoch der Ursprungstermin belassen.

Für den Fall, dass Sie sich bei der Erfassung des ersten AB-Termins geirrt haben, haken Sie Ursprungstermin an AB-Termin anpassen an, pflegen Sie den AB-Termin und speichern Sie diese Änderung an. Damit wird der Ursprungstermin auf den eingegebenen AB-Termin gesetzt.

 

Alle Positionen auf einmal eintragen

Gerade bei umfangreichen Bestellungen, wäre es sehr mühsam, jede Position einzeln einzupflegen.

Verwenden Sie dafür diese Funktion durch Klick auf den Wecker.

Da es in aller Regel so ist, dass ein Großteil der Positionen zu einem Termin kommen, aber einige wenige Positionen zu einem anderen Termin, so bieten stehen zwei mögliche Vorgehensweisen zur Verfügung:

a.) Pflegen Sie zuerst die abweichenden Termine ein und wählen Sie dann "Für leere Positionen setzen". D.h. es werden die Daten nur für diejenigen Bestellpositionen eingetragen, bei denen noch keine AB-Termine eingetragen sind.

b.) Setzen Sie zuerst die AB-Termine und Nummern für alle Positionen und ändern Sie dann die anders lautenden Positionen ab. Achten Sie bitte auf Ursprungstermin an AB-Termin anpassen.

Q: Kann ich auch die vom Lieferanten erneut bestätigten Liefertermine eintragen ?

A: Wir auch die Liefererinnerung aus dem Mahnwesen verwendet, so muss selbstverständlich sehr zeitnah auch die erneute Bestätigung der zeitgerechten Lieferung Ihres Lieferanten eingetragen werden.

Bei dieser Mahnung (Mahnstufe -1) wird der Lieferant wenige Tage vor der eigentlichen Lieferung daran erinnert, die Bestellpositionen rechtzeitig zu liefern. Er sollte darauf hin umgehend eine erneute Lieferbestätigung an Sie senden.

Diese Bestätigung tragen Sie bitte unter Lieferantentermine ein, in dem Sie für die bestätigten Positionen durch Klick auf den Liefertermin als bestätigt kennzeichnen. Hinweis: Ein erneuter Klick auf den Button Liefertermin bestätigt entfernt die Bestätigung wieder.

Um die Liefererinnerung zu definieren, definieren Sie in den Grunddaten die Mahnstufe -1. Hier hinterlegen Sie z.B. -3Tage, was bedeutet, dass drei Tage vor dem Liefertermin die Liefererinnerung ausgedruckt werden sollte.

Q: Kann nachträglich der Ursprungstermin verändert werden?

A: Ja. Geben Sie unter AB-Termin das gewünschte Datum für den neuen Ursprungstermin ein und haken Sie Ursprungstermin an AB-Termin anpassen an. Klicken Sie nun auf speichern. Somit sind beide Termine, der Ursprungstermin und der AB-Termin gleich. Gehen Sie nun erneut auf ändern und geben Sie den eventuell anderen AB-Termin ein. Durch speichern haben Sie nun wieder die getrennten AB-Termine erfasst.

Q: Wie lange kann der AB-Termin eingetragen bzw. geändert werden.

A: So lange bis die Bestellposition vollständig geliefert ist.

Q: Kann z.B. die Qualitätssicherung auch nachträglich die bestätigen Termine ändern?

A: Da es immer wieder vorkommt, dass erst bei der Lieferbeurteilung festgestellt wird, dass z.B. bei den AB-Terminen Tippfehler gemacht wurden, zu diesem Zeitpunkt aber die Bestellungen schon längst erledigt sind, haben wir einen Funktion geschaffen, mit ein berechtigter Mitarbeiter, z.B. die QS, diese Termine trotzdem verändern darf, damit die automatische Beurteilung des Lieferanten wieder richtig gestellt wird.

Wenn Sie das Recht REKLA_QUALITAETSSICHERUNG_CUD besitzen, so können Sie in der Sicht Lieferantentermine durch Klick auf AB-Termin ändern, jederzeit den AB-Termin einer Bestellposition verändern.

Q: Wozu dient die Eingabe der Lieferanten Auftragsbestätigungsdaten?

A: Es ist für Ihre Planung von großer Bedeutung, ob die Termine der Warenanlieferung nur Ihre Wunschtermine sind, oder ob diese Termine auch von Ihrem Lieferanten bestätigt wurden. Wir haben daher in 
HELIUM V die Möglichkeit der Eingabe der Lieferantentermine geschaffen.

Geben Sie hier die Daten der Auftragsbestätigung (AB) Ihres Lieferanten für die / alle Positionen ein. Durch Klick auf kann das AB-Datum für alle/nur die noch nicht bestätigten Positionen gesetzt werden.

Q: Warum kann der Stichtag der offenen Bestellungen nur in der Zukunft sein?

A: Das Journal der offenen Bestellungen dient vor allem dazu, festzustellen welche Ware bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. Ende der Woche, eintreffen sollte. Eine Rückwärts-Betrachtung ist vor allem auch wegen der erforderlichen Statusinformationen auf der einzelnen Bestellposition (denken Sie an die Erledigung von unterlieferten Positionen) nicht vorgesehen.

Q: Wie wird der Stichtag bei den offenen Bestellungen angewandt?

A: Stichtag bedeutet, welche Bestellungen sind zum Stichtag noch offen, oder etwas förmlicher: Es werden alle Bestellungen aufgelistet, deren Bestelldatum vor oder zum dem Stichtag sind und deren Liefertermin(e) vor oder zum Stichtag sind und die noch nicht vollständig erledigt sind.

Wenn nur angelegte angehakt ist, so werden nur diejenigen Bestellungen ausgedruckt, die noch im Status angelegt sind.

Wenn nur offene Mengen angehakt, so werden nur diejenigen Bestellungen aufgelistet bei denen tatsächlich offene Mengen gegeben sind. Ist dieser Haken nicht gesetzt, so werden auch die Bestellung(sköpfe) aufgeführt, die noch nicht vollständig erledigt sind. Damit haben Sie einerseits den Überblick über die noch nicht verrechneten Bestellungen und andererseits eine Übersicht über die Waren die tatsächlich noch nicht angeliefert wurden.

Q: Kann beim Journal Offene Bestellungen nach einem Projekt gefiltert werden?

A: Wenn die Zusatzfunktion Projektklammer bei Ihnen aktiviert ist, so kann beim Druck des Journals kann durch klick auf Projekte... ein oder auch mehrere Projekte ausgewählt werden. Somit bezieht sich das Journal nur mehr auf diese Projekte. Wird beim Druck die Sortierung Projekt verwendet, so wird nach Projektnummer sortiert.

Q: Wie findet man Bestellungen eines Auftrags?

A: Aktivieren Sie im Bestellungsmodul Zusatzfilter

wählen Sie Kriterium Auftrag und klicken Sie auf das + Symbol.

und geben Sie bei Auftrag = die Auftragsnummer an (es kann hier auch nur 2655 eingegeben werden).

Entfernen Sie gegebenenfalls den Haken bei Schnellansicht und klicken Sie auf aktualisieren (bzw. F5).

Nun werden alle Bestellung die diesem Auftrag zugeordnet sind angezeigt.

Q: Wie findet man Bestellungen eines Loses?

A: Aktivieren Sie im Bestellungsmodul Zusatzfilter , wählen Sie Kriterium Losnummer und klicken Sie auf das + Symbol.

Geben Sie nun bei Losnummer = die gewünschte Losnummer an.

Entfernen Sie gegebenenfalls den Haken bei Schnellansicht und klicken Sie auf aktualisieren (bzw. F5).

Nun werden alle Bestellung die Positionen mit Verweisen auf das Loses beinhalten angezeigt.

Q: Eine bereits gemahnte Bestellung lässt sich nicht mehr ändern?

A: Wurde eine Bestellung bereits gemahnt, so können die einzelnen Positionen der Bestellung nicht mehr gelöscht werden, da diese ja bereits gemahnt wurde. Wird nun, warum auch immer, eine einzelne Position nicht mehr benötigt, so ändern Sie bitte nur die Menge dieser Position entsprechend auf die bereits gelieferte Menge ab, bzw. auf 0. Damit erreichen Sie, dass diese Bestellposition als bereits vollständig geliefert betrachtet wird und es erfolgt damit keine weitere Mahnung.

Q: Ändern / Anzeigen von Einkaufspreisen

A: Die Anzeige und auch das Ändern von Einkaufspreisen ist genauso, wie das Anzeigen und Ändern von Verkaufspreisen mit einem Benutzerrecht gekoppelt. Hier ist zu beachten, dass um Einkaufspreise ändern zu können, das Recht die Einkaufspreise ansehen zu können Voraussetzung ist. D.h. ein Benutzer der nur die Preise einsehen, aber nicht ändern darf muss LP_DARF_PREISE_SEHEN_EINKAUF besitzen. Sollte er auch die Einkaufspreise ändern können, muss er zusätzlich das Recht LP_DARF_PREISE_AENDERN_EINKAUF besitzen.

Q: Verknüpfen einer Bestellposition mit einer Los-Materialposition

A: Gerade in der Metallverarbeitung ist es sehr oft erforderlich, Bestellpositionen direkt mit Positionen des Loses (Fertigungsauftrags) zu verbinden. Dies kann mit dem Knopf Los in der Bestellposition erreicht werden.

Bei dieser Auswahl geben Sie zuerst das Los an und danach die Materialposition auf die sich diese Bestellposition bezieht.

Dadurch wird erreicht, dass Informationen der Losposition direkt auf der Bestellung mit angedruckt werden. Z.B. Längen von bestimmten Materialien.

Bei der Erzeugung des Bestellvorschlages wird diese Zuordnung ebenfalls unterstützt und somit werden die Daten automatisch vom Los an die Bestellung und damit zu Ihrem Lieferanten durchgereicht.

Für den Druck mit der Bestellung stehen folgende Felder zur Verfügung:

- Losnummer

- Stücklistennummer

- Stücklistenbezeichnung

- Stücklistenkurzbezeichnung

- Los-Kommentar

- Los-Projekt

- Kommentarzeile des Losmaterials

Q: Andrucken von Bemerkungen am Arbeitsgang der Fremdmaterialposition

A: In einigen Anwendungen ist es erwünscht, dass auch die Kommentare bzw. Beschreibungen welche am Fremdarbeitsgang erfasst wurden mit angedruckt werden. Diese Einstellung kann Ihr HELIUM V Betreuer für Sie in den Bestellformularen hinterlegen.

Der Zusammenhang ist hier folgender:

a.) In der Bestellung wird wie oben beschrieben die Los-Materialposition angegeben und somit die Verknüpfung hergestellt.

b.) Im Arbeitsplan des Loses wird beim (Fremd-)Arbeitsgang durch Klick auf den Knopf Material auf die Materialposition ( a.) )verwiesen.

Dadurch wird in der Bestellung der Inhalt des indirekten Arbeitsganges angedruckt.

Q: Wie werden Fremdwährungs Wareneingänge zugebucht ?

A: Ist für eine Bestellung eine Fremdwährung definiert, so wird diese zum Kurs des Wareneingangsdatums zugebucht.

Definition des Umrechnungskurse siehe bitte.

Q: Wie wird eine Zubuchung mit einem fehlerhaften Kurs korrigiert ?

A: Für die Korrektur von Zubuchungen mit falschen Kursen gehen Sie bitte wie folgt vor.

- korrigieren Sie bitte zuerst den Kurs, zum jeweiligen (Wareneingangs-) Datum

- Gehen Sie nun in die Bestellung, Wareneingang.

- wählen Sie den betreffenden Wareneingang anhand des Datums aus und lösen Sie mit ändern , speichern eine Neuberechnung der Einstandspreise des Wareneingangs aus. Dadurch wird der Kurs neu aus der Kurstabelle in den Wareneingang übernommen und damit die Gestehungspreise im Lager aktualisiert.
Je nach Gesamtstatus Ihrer Bestellung erhalten Sie eventuell folgende Rückfrage:

Beantworten Sie diese bitte mit Ja.

Die nachfolgende Meldung der Statusänderung bestätigen Sie bitte mit Ok.

Q: Kann bei einer Bestellung mit Wareneingänge nachträglich die Währung geändert werden?

A: Nein. Da bei den Buchungen der Wareneingänge die Preise von der Lieferantenwährung in die Mandantenwährung umgerechnet werden müssen, ist eine Währungsänderung der Bestellung nicht vorgesehen. Bitte definieren Sie den Lieferanten in der vereinbarten Währung und legen Sie die Bestellung entsprechend an.

Q: Es sollten nur die Artikel des Lieferanten der Bestellung angezeigt werden

A: Mit dem Parameter DEFAULT_ARTIKELAUSWAHL in der Kategorie Bestellung kann definiert werden, ob alle Artikel des Artikelstamms oder nur die Artikel des Lieferanten in der Auswahlliste der Artikel angezeigt werden.

Ist dieser Parameter auf 0 = Nur die Artikel des Lieferanten der Bestellung, so werden bei der Artikelauswahl normalerweise nur die Artikel des Lieferanten angezeigt. Haken Sie alle Lieferanten an, so werden alle Artikel angezeigt.

Beachten Sie bitte, dass die Einstellung alle Lieferanten solange erhalten bleibt, bis das Bestellmodul wieder geschlossen wird.

Q: Der Lieferant ist nicht zertifiziert, daher darf der Artikel nicht zugebucht werden.

Diese Meldung erscheint, wenn ein Artikel der aufgrund seiner Artikelgruppe zertifizierungspflichtig ist, zugebucht werden sollte und wenn beim Lieferanten keine Freigabe (Konditionen) hinterlegt ist. Siehe dazu Zertifizierungspflichtige Artikel.

Q: Können Bestellungen auch importiert werden?

A: Siehe bitte Bestellungsimport.

Q: Monatsbestellung, C-Teile Bewirtschaftung

Mit der Monatsbestellung haben wir eine komfortable Möglichkeit geschaffen, die sogenannten C-Teile zu bewirtschaften.

Sie finden diesen Import im Modul Bestellung unter Bestellung, Monatsbestellung.

Die Aufgabenstellung bei den C-Teilen ist ja, dass sie eigentlich vom Wert her zu vernachlässigen sind, aber wenn z.B. eine Beilagescheibe im Wert von 0,01 € fehlt, kann ein komplettes Produkt im Wert von 10.000,- € nicht ausgeliefert werden.

So gehen Anwender dazu über die Versorgung dieser Artikel an Sublieferanten auszulagern.

Hier ist es üblich, dass regelmäßig, z.B. einmal die Woche, der Lieferant die Lagerstände aller vereinbarten Artikel prüft und wenn der Vorrat halbleer ist, wird wieder nachgefüllt.

Selbstverständlich erhalten Sie dafür eine Eingangsrechnung.

Um nun:

- die Eingangsrechnung zu überprüfen

- den theoretischen Verbrauch (was machen Sie, wenn der Mitarbeiter des Lieferanten immer viel zu viel nachfüllt, weil ...) zu überprüfen.

Wird vom Lieferanten pro Besuch eine Nachfüll-Datei geliefert. Diese ist im CSV Format und hat folgenden Aufbau:

KUNDENNR;KUNDENNAME;BEST.NR.;LIEFERSCHEIN;ARTIKELNR;ARTIKELNR_KUNDE;TEXT;GEL.MENGE;OFF.MENGE;VERLADEDATUM

Dabei haben die Felder folgende Bedeutung:

KUNDENNR Ihre Kundennummer bei Ihrem Lieferanten.
Damit wird der Lieferant für die Monatsbestellung bestimmt.
Tragen Sie bitte die Ihre Lieferantenkundennummer im Lieferantenstamm unter Kopfdaten, Kundennummer ein.
KUNDENNAME Ihr Firmenname, hat für den Import keine Bedeutung
BEST.NR. keine Bedeutung
LIEFERSCHEIN Lieferscheinnummer des Lieferanten.
Es wird dies im Wareneingang unter Lieferschein protokolliert
ARTIKELNR Artikelnummer des Lieferanten.
Hat für den Import keine Bedeutung
ARTIKELNR_KUNDE Ihre Artikelnummer. Auf diesen Artikel wird die Bestellung ergänzt und der Wareneingang zugebucht
GEL.MENGE Gelieferte Menge.
Diese Menge haben Sie mit der (Wochen-)Lieferung erhalten
VERLADEDATUM Datum des Wareneingangs und des Lieferanten-Lieferscheines

Als Einkaufspreis wird der Preis des jeweiligen Artikellieferanten verwendet.

D.h. sorgen Sie dafür, dass der Einkaufspreis bei jedem Artikel des Lieferanten der C-Teile entsprechend Ihren Vereinbarungen ist.

Mit diesem Import haben Sie komfortabel die Wochenlieferung Ihres C-Teile Lieferanten importiert und können die monatliche Sammelrechnung direkt auf diese eine Bestellung zuordnen.

Die Entscheidung ob eine neue Monatsbestellung angelegt werden soll, wird anhand des Wareneingangsdatums (Verladedatum) getroffen. Gibt es eine offene Bestellung des Lieferanten im Monat des Verladedatum = Wareneingangsdatums, so wird diese Bestellung ergänzt. Wenn nicht wird eine neue Bestellung für dieses Monat angelegt.

 

Welche Fehlermeldungen können während des Imports auftreten und welche Bedeutung habe sie:

Zusammenfassung:

Von der Idee her ist es so, dass die Eingangsrechnung erst erfassen werden sollten, nachdem alle Warenbewegungen erfasst sind. Oder umgekehrt: Ihr Lieferant muss sicherstellen, dass Sie keine Warenbewegungen, keine CSV Dateien für bereits erledigte Wareneingänge erhalten. Das ist ja der zusätzliche Sinn dahinter, damit haben Sie eine gewisse Kontrolle, was denn so alles verrechnen wird.

 

Q: Informationen für den Lieferanten bei Handeingabe anführen

A: Auch bei Handeingaben haben Sie die Möglichkeit die Artikelnummer und Bezeichnung des Lieferantens anzuführen. Verwenden Sie dazu die entsprechenden Felder.

Q: Kann der Bestellwert als gesamtes übersteuert werden?

A: Es kommt immer wieder vor, dass für eine Bestellung ein pauschaler Betrag vereinbart wurde. Um nun nicht mühsam jede einzelne Position auf den Wert hinzurechnen, wurde die Erfassung des manuellen Bestellwertes geschaffen. Sie finden diese im Menü, Bearbeiten, Pauschalbetrag setzen. Im Gegensatz zum Setzen des manuellen Auftragswertes, werden hier die Nettopreise in den Positionen angepasst. Eventuelle zusätzliche Korrekturen werden so vorgenommen, dass diese an der Position mit den höchsten Preisen vorgenommen werden. Reicht auch dies nicht aus, wird wiederum eine Pauschalkorrektur gebildet und bei der Bestellung hinterlegt und auch als eigene Zeile in der Bestellung mit ausgedruckt.
Bitte beachten Sie:
- die Pauschalkorrektur wird, wenn die Bestellung geändert wird wieder auf ungültig gesetzt
- werden zusätzliche Positionen hinzugefügt, so löschen diese zwar die Pauschalkorrektur, verändern aber die geänderten Nettopreise nicht. D.h. gegebenenfalls ist der nun neue Bestellwert erneut einzugeben.

Q: Wie wird ein Setartikel im Wareneingang zugebucht?

A: Die Behandlung von Setartikeln im Wareneingang hängt auch davon ab, ob ein in sem Setartikel auch Serien- bzw. Chargengeführte Artikel enthalten sind.

Das bedeutet, dass beim Versuch den Setartikel-Kopf zuzubuchen, ein Hinweis erscheint, dass die Zubuchung in den Positionen erfolgen sollte.

Sind hingegen bereits einzelne Artikel in den Setpositionen zugebucht, so erscheint, bei einem unvollständigen Set der Hinweis, dass dieses Set unvollständig ist. Prüfen Sie in diesem Falle ob Ihre Zubuchungen mit der Lieferung übereinstimmen und handeln Sie entsprechend.

Q: Mandanten übergreifende Bestellung?

A: Siehe bitte.

Q: Wie mit Falschlieferungen durch den Lieferanten umgehen?

A: Dafür gibt es zwei Antworten.

 

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HELIUM V das Open Source ERP System für das erfolgreiche KMU

Autor:
Ing. Werner Hehenwarter